Auditoría de datos: Prevén y detecta comportamientos indebidos
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Es posible realizar una auditoría de datos para tener una trazabilidad de la información y evitar brechas de datos, sanciones y demandas
No te llevarás una gran sorpresa si te decimos que la seguridad de la información de tu negocio y la protección de datos de tus clientes y trabajadores es crítica hoy en día. Desde la aprobación del RGPD, las empresas están obligadas a contar con mecanismos de seguridad que les permitan prevenir la exfiltración de información personal y garantizar un nivel adecuado de protección de los datos.
Además, en un mundo en el que la información es poder y resulta más valiosa que nunca, las compañías deben asegurarse de que pueden proteger sus secretos y evitar que usuarios malintencionados accedan a datos y documentos sensibles y sean capaces de sacarlos de la empresa.
Disponer de una auditoría de datos en el software de gestión de una empresa puede ser de vital importancia a la hora de prevenir que los usuarios realicen acciones sin que quede rastro y detectar comportamientos indebidos.
Qué es una auditoría de datos en un programa de gestión
Los programas de gestión más completos cuentan con una herramienta de auditoría de datos que registra cada acceso a la información y cada acción o modificación realizada por un usuario.
Además, permite consultar de una forma ágil y visual qué usuarios accedieron a un determinado documento, expediente, ficha o proyecto y qué acción llevaron a cabo.
De esta forma, ningún usuario puede realizar una acción sin dejar rastro en el sistema. Lo que garantiza la trazabilidad de la información y permite llevar a cabo un control eficaz de los datos y documentos almacenados en el programa de gestión.
Por ejemplo, mediante una auditoría de datos un despacho de abogados puede constatar quién añadió, eliminó, modificó, envió o exportó documentos incluidos en un expediente de un cliente. Mientras que un centro médico puede saber qué usuarios accedieron al historial clínico de un paciente.
Cuáles son los beneficios de realizar una auditoría de datos
La auditoría de datos en un programa de gestión se puede convertir en un elemento central de la política de seguridad y de protección de datos de una empresa, puesto que permite:
- Registrar de forma exacta cada acción realizada dentro del programa y que afecta a áreas tan sensibles como: la gestión de los clientes, la facturación, la contabilidad, los proyectos, los expedientes o las comunicaciones.
- Garantizar la trazabilidad de todas las acciones y el cumplimiento de la política de seguridad.
- Facilitar el control interno del uso que se hace del programa.
- Prevenir comportamientos indebidos o que infrinjan la política de seguridad como acceder a fichas de clientes sin motivo o enviarse documentos confidenciales a un email personal.
- Permitir que se lleven a cabo auditorías internas y externas en caso de que exista la sospecha de que algún profesional ha realizado una acción indebida.
- Ofrecer pruebas que permitan sancionar a trabajadores que infringen sus obligaciones laborales o acometer despidos disciplinarios.
- Reducir al mínimo posible el riesgo de sufrir brechas de información que pasen inadvertidas.
Por qué una auditoría de datos es esencial para prevenir comportamientos indebidos
Si el software de gestión de la empresa tiene una herramienta de auditoría de datos, la organización puede prevenir de forma notable incumplimientos de la buena fe contractual y de la política de seguridad. ¿Por qué? Si un usuario sabe que la empresa puede usar la auditoría de datos para saber quién realizó una determinada acción, es más improbable que vaya infringir las normas con respecto al acceso o envío de documentos o datos.
Igualmente, gracias a la auditoría de datos es posible detectar actuaciones incorrectas, pero que no se realizan de manera maliciosa, sino por descuidos, olvidos o falta de prudencia.
De esta forma, se puede avisar a un trabajador de que no está cumpliendo con las normas de seguridad antes de que realice una actuación que pueda suponer un incumplimiento laboral grave o poner en riesgo información sensible.
Detectar a tiempo actuaciones erradas es esencial para prevenir comportamientos que puedan tener consecuencias perjudiciales para un negocio.
Con una auditoría de datos se pueden obtener pruebas contra profesionales que han actuado de forma indebida
Hace unos meses, el Tribunal Superior de Justicia de Cataluña validó un despido por cotillear información de clientes, gracias a una auditoría de datos que reveló que una profesional había consultado las cuentas bancarias de cientos de personas, incumpliendo el código ético y la política de confidencialidad de su organización.
Este caso evidencia que una auditoría de datos puede ser esencial a la hora de sancionar a los trabajadores que consultan, modifican, eliminan o exportan información de forma injustificada.
Esta cuestión es esencial en terrenos como el legal, el sanitario o el educativo. Si un paciente denuncia que desde un centro médico se hizo pública la enfermedad que padecía, la clínica debe tener la capacidad de investigar lo ocurrido y recopilar las pruebas que le permitan actuar contra el autor de la filtración.
Los profesionales que vulneran la política de seguridad de una empresa o que eliminan información o se la facilitan a personas ajenas a la organización están infringiendo la buena fe contractual y abusando de la confianza de su empresa. Esta clase de incumplimiento es sancionable con un despido disciplinario. Pero la empresa debe ser capaz de probar los motivos alegados en la carta de despido y una auditoría de datos puede ser esencial en este terreno.
Sanciones de la AEPD y reclamaciones. Por qué es importante realizar una auditoría de datos
Asimismo, es importante destacar el papel que juega una auditoría de datos en la prevención de incumplimientos relacionados con la protección de datos personales.
Continuamente, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) sanciona a organizaciones por infringir la normativa sobre esta delicada materia. Por ejemplo, hace unos meses la agencia multó con 8.000€ a una empresa por enviar información sobre un cliente a otro.
Una auditoría de datos permite detectar errores, documentarlos y evitar que vuelvan a suceder en el futuro.
Además, gracias a una auditoría de datos se puede investigar cualquier posible incidente y aportar pruebas en procesos de reclamaciones ante la AEPD.
Igualmente, es importante tener en cuenta que si los datos personales de clientes o trabajadores son exfiltrados y estas personas sufren algún prejuicio como ser el objetivo de fraudes, tienen derecho a reclamar el abono de indemnizaciones.
En definitiva, gracias a un programa de gestión con auditoría de seguridad, una empresa puede saber con precisión qué acciones realiza cada usuario en el software y, así, prevenir actuaciones fraudulentas, detectar errores y recopilar pruebas que permitan acreditar incumplimientos y actuaciones maliciosas.