Realiza cobros y presupuestos desde la agenda de tu clínica
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Con un software para clínicas se pueden gestionar cobros y presupuestos desde la agenda, lo que agiliza estas tareas y reduce la carga de trabajo
Aunque las series y películas ambientadas en clínicas y hospitales no nos las muestran, las personas a cargo de la recepción son un personal esencial para cualquier clínica médica, dental, estética, de fisioterapia o podológica.
No solo reciben a los pacientes, sino que también se encargan de procesos críticos como la emisión y firma de consentimientos informados, la gestión documental, la generación de presupuestos, la emisión de facturas, la realización de cobros y la concertación y reprogramación de citas.
Fuera de las consultas, son el nexo de unión entre las clínicas y sus pacientes y juegan un rol esencial en la fidelización de los pacientes y garantizar que estén a gusto y que valoren positivamente el trato recibido.
¿Cómo se le puede facilitar el día a día a las personas encargadas de la gestión de una clínica? Con un software para clínicas es posible automatizar y agilizar tareas. Por ejemplo, se pueden gestionar cobros y presupuestos desde la agenda. Lo que facilita estas tareas básicas de una forma notable.
A continuación, te vamos a explicar cómo realizar cobros y presupuestos desde la agenda de una clínica, cómo imprimirlos en el momento o enviárselos a los pacientes por email o WhatsApp y cuáles son los beneficios de gestionar los cobros y presupuestos desde la agenda.
Cobros y presupuestos desde la agenda: Gestionar 3 pilares claves de una clínica desde el mismo lugar
La agenda es, quizás, el principal activo de una clínica más allá del talento de sus profesionales y el valor de sus equipamientos.
De ahí que no deba sorprendernos que la gran mayoría de las clínicas españolas ya haya procedido a digitalizar su agenda.
Sin embargo, no es lo mismo emplear una simple agenda digital, como podría ser Google Calendar o Outlook Calendar, que usar un software de gestión con agenda que permita realizar todas las tareas diarias, incluida la posibilidad de realizar cobros y presupuestos desde la agenda.
Así, las soluciones más avanzadas del mercado permiten:
- Agendar citas manualmente.
- Reservar citas de forma online a través de la web o las redes sociales de una clínica.
- Visualizar la agenda del centro y de cada uno de sus profesionales.
- Sincronizar la agenda de la clínica con las agendas personales en Google Calendar o Outlook Calendar y, así, poder consultar las citas desde el móvil.
- Ver en cada cita la información clave sobre la misma.
- Programar el envío de recordatorios automáticos de citas por WhatsApp, sms o email.
- Cancelar y confirmar citas y visualizar en la agenda si una cita ha sido confirmada por el paciente.
- Reprogramar citas canceladas.
- Añadir y eliminar a pacientes de las listas de espera.
- Incorporar a pacientes al listado de llamadas pendientes para informar sobre huecos libres o revisiones periódicas para las que resulta necesario programar citas.
- Gestionar cobros y presupuestos desde la agenda.
Esta última funcionalidad, la posibilidad de realizar cobros y presupuestos desde la agenda, resulta especialmente interesante para las clínicas porque los profesionales pueden llevar a cabo cualquiera de estas dos acciones con facilidad.
Así, para gestionar cobros y presupuestos desde la agenda, el software abre una ventana de cobro o de creación de presupuesto.
En la ventana de cobro se puede establecer con facilidad:
- Los servicios prestados al paciente: cita, pruebas médicas, intervenciones realizadas…
- El importe establecido para cada servicio.
- Elegir una opción simplificada para emitir la pertinente factura usando una plantilla personalizada de la clínica.
El programa vuelca automáticamente la información sobre el cobro en el libro contable de la clínica.
Mientras que en la ventana de presupuestos es posible seleccionar una plantilla de presupuestos y listar los servicios que se le van a prestar al paciente. También se puede configurar en el software el importe de cada servicio, de tal forma que este lo vuelca automáticamente en el presupuesto, así como los datos de la clínica y el paciente.
Enviar automáticamente a los pacientes presupuestos y facturas desde la agenda
No solo se pueden realizar cobros y presupuestos desde la agenda, sino que también se pueden imprimir o enviar con facilidad.
En la ventana de cobro o de presupuesto, el programa permite seleccionar opciones simplificadas de impresión. De tal manera que se imprima una factura o un presupuestos en el momento sin que el paciente tenga que esperar.
Igualmente, también se puede enviar a través de correo electrónico o WhatsApp la factura o el presupuesto para el paciente.
De esta forma, el paciente puede consultar la factura o el presupuesto desde el móvil y guardarla de forma digital.
Habida cuenta de que cada vez más Comunidades Autónomas permiten deducir los gastos sanitarios en la Renta, que el paciente pueda conservar la factura de una forma segura y sin correr el riesgo de perderla mejora de forma notable su experiencia en la clínica.
Mientras que en lo relativo a los presupuestos, la clínica puede optar entre imprimírselos a sus pacientes o enviárselos a través de correo electrónico o WhatsApp y que los pacientes puedan decidir en casa si reservan una cita o no.
Además, es importante señalar que gestionar cobros y presupuestos desde la agenda también conlleva hacer un seguimiento eficaz de los presupuestos emitidos.
En muchos casos, una clínica crea un presupuesto para un paciente, pero no se hace un seguimiento del mismo. Lo que implica que si no se trata de una cuestión de urgencia, por ejemplo, quitarse una muela porque causa un gran dolor, el propio paciente se olvide del presupuesto y solo se acuerde cuando sufra dolor de nuevo.
Desde la agenda es posible crear un listado de llamadas pendientes o programar el envío de mensajes a pacientes con presupuestos abiertos y fomentar que los acepten y agenden citas.
Beneficios de gestionar cobros y presupuestos desde la agenda
Aunque ya los hemos ido apuntando a lo largo del artículo, gestionar cobros y presupuestos desde la agenda trae consigo algunos beneficios evidentes:
- Un mayúsculo ahorro de tiempo. Al poder tramitar cobros y presupuestos desde la agenda, sin tener que salir del programa, ni entrar en otras herramientas, los profesionales se ahorran mucho tiempo al ejecutar estas acciones. Este tiempo administrativo puede dedicarse a fomentar la ocupación de la agenda y ofrecer un trato personalizado a cada paciente.
- Una mayor sistematización de los presupuestos y las facturas. Tanto unos como las otras se crean usando plantillas predefinidas y personalizadas que incluyen la imagen de
- Los cobros y las facturas se pueden gestionar con rapidez y sin hacer esperar al paciente.
- También es posible generar presupuestos en el momento y desde la propia agenda, vinculándolos a los pacientes. De tal manera que queden almacenados en sus fichas.
- La impresión de las facturas y los presupuestos es extraordinariamente ágil.
- Al gestionar cobros y presupuestos desde la agenda también es posible enviar facturas y presupuestos por email o WhatsApp sin salir de la agenda en ningún momento.
- Mayor trazabilidad de los presupuestos emitidos. Desde la agenda se puede crear un listado de llamadas pendientes para ponerse en contacto con los pacientes con presupuestos abiertos o enviarles mensajes personalizados proporcionándoles un enlace para que agenden su cita.
En definitiva, tramitar cobros y presupuestos desde la agenda permite a los profesionales de las clínicas realizar las tareas de gestión más relevantes sin salir de la agenda de sus centros en ningún momento. Lo que redunda en que:
- Se puedan automatizar procesos, como la carga de los datos en las facturas y los presupuestos, la asociación de estos documentos a las fichas de los pacientes o la creación de los mensajes para enviar recordatorios de citas, presupuestos o facturas a través de email o WhatsApp.
- No sea necesario cambiar de programa.
- Se pueda ahorrar mucho tiempo en tareas cotidianas, sistematizando la forma en que se realizan y ejecutándolas en poco tiempo.
- Se ofrezca a los pacientes una atención de calidad e inmediata, gestionando las citas, los cobros y la generación de presupuestos con rapidez y sin que los pacientes tengan que perder su valioso tiempo.