Cómo gestionar subvenciones en una asesoría o un despacho con eficacia
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Gestionar subvenciones en una asesoría o un despacho con eficacia ayuda a atraer a más clientes, incrementar los ingresos y ahorrar tiempo
Los programas de subvenciones y ayudas públicas son esenciales para cientos de miles de empresas y autónomos de nuestro país. ¿Por qué? Les ayudan a financiar inversiones de vital importancia para sus negocios, contratar personal o implementar sus estrategias de crecimiento y consolidación.
Sin embargo, estar al día de las subvenciones que ponen en marcha las múltiples administraciones públicas de nuestro país (ayuntamientos, diputaciones, comunidades autónomas, Estado, organismos dependientes de ellas…) es una tarea ardua que muchos negocios no pueden llevar a cabo. A lo que debemos sumar que la cumplimentación de las solicitudes también se le puede hacer muy cuesta arriba a un profesional o un empresario que no esté familiarizado con esta tarea.
Por eso, gestionar subvenciones en una asesoría o un despacho es extraordinariamente común. De hecho, para muchas asesorías o bufetes la gestión de subvenciones es un servicio esencial que prestan a sus clientes y que reporta importantes ingresos.
¿Existe alguna herramienta para gestionar subvenciones en una asesoría o una firma con facilidad, automatizando tareas e incrementando los beneficios de esta clase de servicio?
Sí. Con un software de gestión es posible informar a los clientes, incentivar la contratación de este servicio, gestionar subvenciones en una asesoría o despacho con rapidez y mantener al tanto a los clientes sobre la evolución de sus solicitudes. A continuación, te contamos cómo hacerlo.
Crear fichas de clientes con todos los datos clave para saber si pueden optar a una subvención
Uno de los pilares básicos de cualquier software de gestión es que permite a los negocios trabajar con una base de datos de clientes. Además, las herramientas más completas presentan un elevado grado de personalización de las fichas. De tal forma que un negocio puede establecer los campos que desea incluir en las fichas de sus clientes y, así, obtener un alto conocimiento sobre los mismos.
Esta cuestión es relevante para gestionar subvenciones en una asesoría o un despacho porque si las fichas están completas, la organización puede saber qué clientes pueden optar a una subvención y cuáles no. De tal manera que no se moleste a un profesional o a una empresa informándole de una ayuda pública a la que no tiene derecho porque no cumple los requisitos exigidos.
¿Qué información que se puede incluir en las fichas es clave para gestionar subvenciones en una asesoría o un despacho? Sector económico, localización geográfica, facturación anual, número de empleados… Además, en el caso de los autónomos también juegan un papel relevante la edad o el género.
Filtrar las bases de datos y obtener listados de clientes aptos para una ayuda pública
Los software de gestión no solo permiten administrar las fichas de los clientes, sino que también están preparadas para poder filtrarlas en función de los criterios que se deseen.
Así, por ejemplo, un asesor puede obtener un listado con todos los clientes que son empresas con una facturación anual inferior a 1 millón de euros y que están radicados en determinada provincia. Es decir, se puede saber con precisión qué clientes cumplen los requisitos fijados en las bases de una ayuda pública introduciendo dichos requisitos como criterios de búsqueda en la base de datos.
Enviar emails o WhatsApps en bloque a los clientes para informarles de una subvención
Una vez que se sabe con precisión qué clientes pueden optar y, por lo tanto, estar interesados en un programa de subvenciones, es el momento de informarles.
Con un programa de gestión completo también se puede realizar esta tarea para atraer a clientes y gestionar subvenciones en una asesoría o firma.
Así, el software permite preparar campañas usando plantillas de mensajes personalizados y enviarlas en bloque a todos los clientes seleccionados a través de email o WhatsApp.
Al usar plantillas de mensajes, una asesoría puede tener mensajes predefinidos para informar sobre subvenciones e incluir una macro que, automáticamente, vuelque el nombre del cliente cogiéndolo de su ficha.
Permitir a los clientes concertar citas para la gestión de subvenciones
Más allá de incentivar directamente que los clientes contraten los servicios de gestionar subvenciones en una asesoría o un bufete al informarles personalmente, también es posible dinamizar este servicio a través de la reserva de citas.
Por ejemplo, una gestoría puede habilitar en su web y en sus redes sociales una página de reserva online de citas. Así, el cliente interesado en informarse sobre subvenciones puede agendar una cita para el día y la hora que desee.
Esto es posible porque los software de gestión más avanzados cuentan con una agenda digital y una herramienta de reserva online conectada a ella. De tal manera que solo se muestran los huecos disponibles y, una vez que se concierta una cita, esta aparece reflejada automáticamente en la agenda de la organización.
Usar formularios web para recabar toda la información que se necesita
Pasemos a la siguiente fase de gestionar subvenciones en una asesoría o un despacho: su tramitación.
Para poder presentar las solicitudes, los negocios deben tener todos los datos de sus clientes exigidos en las convocatorias. ¿Cómo pueden conseguirlos de forma ágil y sencilla?
Es posible enviar por email o WhatsApp formularios web a los clientes en los que se les solicitan todos los datos necesarios para gestionar subvenciones en una asesoría o firma.
Así, los clientes pueden facilitar toda la información desde un móvil, un ordenador o una tablet y esta se incorpora automáticamente a sus fichas.
Recopilar toda la documentación con facilidad
El otro elemento crucial a la hora de gestionar subvenciones en una asesoría o una firma es la recopilación de la documentación que se debe adjuntar a la solicitud. Con un programa de gestión, las asesorías y los despachos tienen dos opciones para recabar todos los documentos:
- Dar acceso a los clientes a una plataforma desde la que pueden subir todos sus documentos, así como descargar archivos relacionados con los servicios que se les prestan. La documentación se adjunta automáticamente a las fichas de los expedientes.
- Asociar de forma automática a las fichas los correos y WhatsApps enviados por los clientes y la documentación adjuntada.
De esta forma, se pueden recopilar y sistematizar los documentos con facilidad y sin tener que invertir una gran cantidad de tiempo.
Enviar recordatorios automáticos a clientes sobre el plazo límite de presentación de las solicitudes
Uno de los principales desafíos de gestionar subvenciones en una asesoría o un despacho es conseguir que los clientes envíen toda la documentación necesaria a tiempo.
Con un programa de gestión se puede automatizar el envío de recordatorios a los clientes con documentación pendiente. De tal forma que un asesor no tiene que ponerse en contacto personalmente con cada cliente, sino que el software se encarga de avisar a los clientes de que el plazo de presentación de sus solicitudes está a punto de terminar y que si no envían todos los documentos, no podrán optar a las ayudas públicas a las que tienen derecho.
Usar plantillas para cumplimentar las solicitudes de subvenciones
Otro aspecto en el que un programa de gestión contribuye a agilizar la forma de gestionar subvenciones en una asesoría o un despacho es en la propia elaboración de las solicitudes.
Los profesionales pueden usar plantillas para cumplimentar las solicitudes incorporando automáticamente los datos de los clientes almacenados en sus fichas.
De esta manera se sistematiza la cumplimentación de las solicitudes, se ahorra una ingente cantidad de tiempo y se elimina la posibilidad de cometer errores al traspasar los datos.
Los documentos generados se pueden exportar y enviar por email o WhatsApp. Al igual que la documentación que debe ir adjunta a las solicitudes.
De tal forma que un asesor pueda generar la solicitud y presentarla en el registro pertinente junto con los documentos que deben ir anexos.
Informar automáticamente a los clientes sobre el estado de sus solicitudes
Gestionar subvenciones en una asesoría o un despacho implica atender a las consultas de los clientes sobre el estado de sus solicitudes.
Para muchos profesionales y empresas, la obtención de una ayuda pública puede ser crucial, de ahí que deseen estar informados de forma continua.
Sin embargo, esto supone que las asesorías y los despachos tengan que responder a una gran cantidad de llamadas, emails y WhatsApps.
Con un software de gestión, en cambio, la propia solución se encarga de enviar un email o un WhatsApp automáticamente a los clientes informándolos sobre cualquier novedad relativa a sus solicitudes: que han sido presentadas, que han sido aprobadas, que han sido rechazadas de forma provisional o definitiva, que se ha presentado la justificación de los gastos subvencionados, etc.
Registrar el tiempo invertido en gestionar subvenciones en una asesoría y facturar de acuerdo a ello
¿Cuánto se cobra por gestionar subvenciones en una asesoría o un despacho? Con un software de gestión es posible:
- Controlar el tiempo que se le dedica a cada solicitud de ayuda pública. Registrando las horas de trabajo en tan solo dos clics.
- Convertir el tiempo invertido en costes laborales fijando un importe por hora trabajada.
- Añadir otros gastos como el pago de tasas públicas o dietas por desplazamientos, en caso de que hubiesen sido necesarios.
- Detectar desviaciones entre los costes proyectados y los reales.
- Medir la rentabilidad de gestionar subvenciones en una asesoría o un despacho al comparar los costes con los ingresos.
Así, una asesoría o una firma puede ajustar el importe que cobra por gestionar subvenciones, así como facturar a los clientes en función del tiempo destinado a preparar y presentar las solicitudes.
De hecho, con un programa de gestión integral es posible emitir facturas en cuestión de segundos, enviárselas automáticamente a los clientes y supervisar su cobro.
Gestionar subvenciones en una asesoría o un despacho puede ser un servicio muy rentable y que sirva para fidelizar a clientes
Al automatizar y agilizar las diferentes tareas que se deben ejecutar para gestionar subvenciones en una asesoría o un despacho, los negocios pueden maximizar sus beneficios y atender a más clientes.
Además, es importante destacar que gestionar subvenciones en una asesoría o una firma contribuye a fidelizar a los clientes.
Si una empresa o un profesional es informado de todas las ayudas a las que puede optar, se puede desentender de la presentación de las solicitudes y lo mantienen al tanto del proceso, su satisfacción con su asesoría o bufete aumentará. Lo que contribuirá a fortalecer la relación de confianza cliente-negocio.
Igualmente, es importante destacar que algunas empresas llegan a una asesoría o un despacho a través del servicio de gestión de subvenciones y luego aumentan su ticket contratando otros servicios: asesoramiento laboral, gestión contable, cumplimentación y presentación de modelos tributarios, elaboración de contratos, asesoramiento mercantil, etc.
En definitiva, gestionar subvenciones en una asesoría o en un despacho es un servicio que se puede prestar con agilidad y eficacia, optimizando la comunicación con los clientes e incrementando la rentabilidad si se trabaja con un programa de gestión integral.