Gestión de igualas en despachos de abogados: Cómo realizarla con eficacia
Lo que debes saber sobre la gestión de igualas
La gestión de igualas es crítica para los despachos que prestan servicios de asesoramiento continuo a sus clientes a cambio de una tarifa mensual
Antaño, antes de que existiese la sanidad pública y que proliferasen los seguros sanitarios privados, muchas personas firmaban un convenio con sus médicos por el que abonaban una cantidad fija al año a cambio de que el doctor les prestase sus servicios. A este convenio se le conocía como iguala.
Hoy en día, las igualas son un vestigio en el ámbito sanitario, pero la gestión de igualas en despachos de abogados sigue siendo capital para ellos. Sobre todo, a la hora de prestar sus servicios de asesoramiento jurídico a las empresas, los autónomos y ciudadanos particulares que requieren asesoramiento continuo, por ejemplo, porque cuentan con un gran patrimonio.
¿Cómo se puede realizar la gestión de igualas en un bufete o firma legal con éxito? ¿Es posible automatizar procesos para generar las facturas y los cobros? ¿Y llevar un control del tiempo invertido en cada cliente para renegociar las igualas?
A continuación, te vamos a explicar cómo se puede llevar a cabo la gestión de igualas en despachos y firmas usando un software para abogados.
Cómo funcionan las igualas y por qué son beneficiosas para los despachos y sus clientes
Para llevar a cabo una gestión de igualas eficaz es fundamental entender los tres elementos clave de esta clase de contratos de prestación de servicios profesionales:
- El catálogo de servicios incluidos en el acuerdo. En las igualas se especifican todos los servicios de asesoramiento jurídico que el despacho se compromete a prestar al cliente. Lo más habitual es que se incluyan los servicios clave de áreas como el asesoramiento mercantil y societario, la contabilidad, la fiscalidad y la gestión laboral. Pero se pueden incluir otros servicios. Por ejemplo, en el caso de que el cliente sea un particular, puede estar más interesado en servicios de asesoramiento en conflictos de índole civil (herencias, disputas familiares…).
- El importe que debe abonar el cliente cada mes.
- La duración del contrato, el periodo a partir del cual se puede renegociar la iguala y las prórrogas automáticas del acuerdo.
La gestión de igualas en despachos es esencial porque muchos de ellos ofrecen y firman con sus clientes igualas, sobre todo, aquellos especializados en asesoramiento empresarial. ¿Cuáles son los beneficios de las igualas para los bufetes?
- Les dan estabilidad financiera. Cada mes se cobra lo mismo a un cliente, sin que sea relevante la carga de trabajo.
- Les permiten fidelizar a los clientes y construir una relación comercial continua. No dependen de consultas o contrataciones esporádicas, sino que los acuerdos suelen ser de largo recorrido.
- Les facilitan la organización de la carga de trabajo, pudiendo preverla y distribuir a sus juristas en función de las necesidades de los clientes.
Y para los clientes, ¿por qué es beneficioso firmar igualas?
- El precio. Las igualas ofrecen precios más competitivos a las empresas para premiar la confianza de los clientes y la obtención de ingresos recurrentes. Contratar servicios individuales resulta notablemente más caro.
- La celeridad. Basta con ponerse en contacto con el despacho y este comienza a trabajar inmediatamente para prestar el servicio concreto que la empresa necesita: dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social, analizar las cuentas para optimizar el Impuesto sobre Sociedades, presentar declaraciones tributarias periódicas, legalizar los libros contables, asesorar a la junta de socios de una empresa, etc.
- La calidad y la especialización de los servicios prestados es muy elevada, porque el bufete acaba por conocer a la perfección a cada cliente, sus peculiaridades y sus necesidades.
Plantillas de igualas y firma electrónica de los contratos
Habida cuenta de lo que venimos de apuntar, parece evidente que un elemento clave de la gestión de iguales en despachos es la elaboración de los documentos donde se acuerda la configuración de cada iguala.
Para llevar a cabo esta tarea, los despachos pueden trabajar con plantillas de igualas diferentes, en función de la clase de acuerdos que ofrecen a sus clientes.
Lo más habitual es que las firmas trabajen con prototipos de igualas adaptados a las características y necesidades de los clientes: particulares, autónomos, pymes, grandes empresas, etc.
De esta forma, una firma se asegura de que cada iguala está redactada de forma correcta e incluye los servicios demandados habitualmente por cada tipo de cliente, basándose en la experiencia acumulada por los juristas.
Estas plantillas se pueden editar desde el software para abogados para modificarlas y personalizarlas, adaptando cada documento a las necesidades y exigencias específicas de un cliente concreto.
Además, mediante el uso de macros se puede automatizar la incorporación de los datos del despacho y del cliente a partir de su ficha en el programa de gestión: nombre, NIF/CIF, dirección, IBAN, etc.
Igualmente, también se puede automatizar el cálculo de la carga impositiva de la iguala: IVA, IRPF…
Otro elemento clave para la gestión de igualas en un despacho es la firma de las mismas por ambas partes. Un programa de gestión permite:
- Firmar las igualas electrónicamente usando el certificado del despacho o del abogado.
- Enviar las igualas a los clientes a través de un enlace por email o WhatsApp para que las lean y las puedan firmar desde sus ordenadores o móviles.
- Almacenar las copias de las igualas firmadas en las fichas de los clientes.
- Remitir automáticamente copias de las igualas firmadas a los clientes para que ellos también puedan almacenarlas.
- Controlar el estado de todas las igualas generadas para incentivar que se firmen y que el despacho pueda comenzar a trabajar para los clientes.
Recepción y gestión de peticiones de los clientes por email y WhatsApp
La gestión de iguales en los despachos no termina con la elaboración de los documentos que las regulan y su firma. Al contrario, ese solo es el inicio.
Habida cuenta de que las igualas funcionan como tarifas planas de servicios jurídicos, los bufetes tienen que tener un mecanismo eficaz para recibir y atender las peticiones de sus clientes.
Con un software para abogados también es posible llevar a cabo esta parte de la gestión de igualas en despachos. ¿Por qué? Esta clase de solución cuenta con:
- Un gestor de correos integrado. De tal forma que desde el programa se puede acceder al correo corporativo de cada profesional.
- Asociación automática de correos a expedientes de clientes. El software vincula los emails a los clientes con los que guardan relación. De tal forma que se pueden consultar todos los correos intercambiados con clientes con igualas con suma facilidad.
- Centralización del historial de comunicaciones intercambiadas con los clientes tanto por email como por WhatsApp.
- Creación de tareas desde el correo. Si en un email se incluye una petición, el abogado puede crear la pertinente tarea para dar respuesta a la petición realizada por el cliente.
- Planificador de tareas. Las tareas que se deben realizar para un cliente se pueden secuenciar, temporalizar y distribuir.
- Control de tareas. En un vistazo se pueden comprobar las tareas abiertas.
- Notificación de tareas finalizadas. Cuando se finalice una tarea se puede marcar como terminada en el programa y automatizar el envío de un email o un WhatsApp al cliente para informarle.
- Envío de documentos por email o WhatsApp a los clientes. Cuando la petición consista, por ejemplo, en preparar un informe o elaborar un contrato, se puede remitir el documento desde el software de abogados.
Cómo realizar la gestión de igualas y cobros desde un único software para abogados
La gestión de igualas en despachos conlleva la tramitación de los cobros de las mensualidades.
Los software de gestión para abogados más avanzados permiten crear las igualas en la herramienta de facturación y contabilidad y, así, agilizar la generación de:
- Las facturas recurrentes.
- El cobro de las mensualidades de las igualas.
Además, también permite crear remesas de cobros mediante la generación y envío del fichero SEPA a la entidad bancaria para que tramite los cobros. Igualmente, también es posible sincronizar y conciliar las cuentas bancarias con los registros del software para evitar incoherencias y tener una imagen fiel de la situación económica de una firma.
Desde un software para abogados también se pueden abordar otros aspectos económicos de la gestión de igualas en despachos, como el control de las:
- Previsiones de cobro en función de las igualas del despacho.
- Facturas impagadas y recibos remesados que han sido devueltos.
Asimismo, esta solución también permite crear los pertinentes asientos contables de las igualas, facilitando el cumplimiento de las obligaciones contables y fiscales de los despachos.
Registro de gastos y suplidos
En muchas igualas se acuerda que algunos gastos asumidos por el despacho no entren dentro del precio fijo acordado por la prestación de servicios profesionales. ¿De qué gastos hablamos? Dietas, gastos de locomoción, etc. Estos gastos deben registrarse y facturarse.
Igualmente, en la gestión de igualas entran en juego los suplidos. Es decir, gastos adelantados por el despacho, pero que debe abonar el cliente: tasas públicas, contratación de peritos, etc.
Con un software de gestión para abogados es posible registrar los gastos y suplidos e incorporarlos a las facturas que se les emiten a los clientes con igualas y a los cobros mensuales.
El registro y control de los gastos y los suplidos es sencillísimo porque se pueden documentar con las pruebas que verifiquen la asunción de los gastos.
La gestión de igualas también incluye la comercialización de este servicio
Pasemos del terreno económico al comercial: la gestión de igualas en despachos abarca, también, la propia contratación de sus servicios de asesoramiento jurídico.
Para muchas firmas contar con clientes que abonan pagos mensuales es crítico. Así que la gestión de igualas en despachos incluye la promoción de los servicios jurídicos, la negociación entre las partes y el control de las oportunidades abiertas.
Pues bien, con un software de gestión para abogados es posible:
- Emplear formularios de captación de leads que se incluyan en la web y redes sociales corporativas. Estos formularios trasvasan la información introducida por los clientes potenciales al programa de gestión, creando automáticamente las fichas de los clientes potenciales y las oportunidades en el CRM.
- Enviar campañas de email marketing incentivando las igualas en una firma, poniendo el acento en sus beneficios para los clientes.
- Controlar el estado de todas las oportunidades en el CRM.
- Enviar propuestas de igualas a los clientes en función de sus necesidades, usando las plantillas que ya abordamos antes.
- Crear alertas automáticas para controlar la evolución de la negociación de igualas.
- Ponerse en contacto con potenciales clientes con los que aún no se han sellado acuerdos.
- Disponer de KPIs de ventas sobre igualas: tasa de conversión, importe medio de la mensualidad de las igualas, etc. Al fin y al cabo, la gestión de igualas en despachos conlleva saber con precisión si son una fuente de negocio esencial y cómo es posible mejorar el rendimiento comercial.
Control de las horas destinadas a cada cliente para renegociar igualas y detectar acuerdos deficitarios
La gestión de igualas en despachos también requiere que los bufetes puedan controlar el tiempo que invierten en sus clientes y los beneficios que les reportan las igualas.
Pues bien, con un software para abogados se puede:
- Registrar en dos clics el tiempo invertido en realizar cada tarea para un cliente.
- Fijar un importe por hora trabajada en función de cada profesional. Al fin y al cabo, es evidente que un socio no cobra lo mismo que un abogado senior o que un letrado junior.
- Calcular automáticamente los costes asumidos en cada iguala, sumando no solo el coste de la hora de cada profesional, sino también otros gastos.
- Descubrir en tiempo real desviaciones entre los costes previstos y los reales.
- Saber con precisión los beneficios de cada iguala al confrontar los costes reales con el importe que se factura mensualmente de acuerdo al contrato firmado por las partes.
Conocer estos datos es esencial para realizar la gestión de igualas en los despachos porque permiten:
- Detectar igualas que no son rentables o que presentan una rentabilidad muy baja.
- Disponer de datos verídicos que permitan renegociar las igualas menos rentables.
- Ajustar mejor la estrategia comercial ofreciendo precios competitivos sin renunciar a la obtención de beneficios sólidos.
La gestión de igualas en despachos de abogados se ha convertido en una tarea central, sobre todo, en aquellas firmas que prestan asesoramiento jurídico y empresarial a negocios.
Por eso, digitalizar un despacho de abogados implica realizar la gestión de igualas de forma digital gracias a un software de gestión para abogados. De esta forma, un bufete puede:
- Controlar todas sus igualas: comercialización, contratos, beneficios…
- Gestionar las facturas y los cobros de las igualas.
- Atender con la máxima celeridad y eficacia las necesidades de los clientes.