Novedades de la versión 26-9 de MN program: Automatiza procesos y realiza acciones más rápido
Así es la versión 26-9 de MN program
La versión 26-9 de MN program agiliza el envío de facturas y recordatorios, la firma de documentos y el acceso a los datos claves de un negocio
El tiempo es, junto a la salud y el amor, el bien inmaterial más valioso que tenemos las personas. Y en un mundo tan acelerado como el actual, es habitual sentir que se nos escapa de las manos. Por eso, aprovechar al máximo el tiempo que tenemos disponible es fundamental. Tanto en el ámbito personal, como en el empresarial y el profesional.
Por eso, la versión 26-9 de MN program incluye múltiples mejoras para agilizar tareas y automatizar procesos lo máximo posible.
De tal forma que cualquier negocio que trabaje con nuestro software de gestión pueda tener más tiempo para centrarse en prestarles los mejores servicios a sus clientes e incrementar sus beneficios.
A continuación, vamos a desgranar las novedades de la versión 26-9 de MN program y a explicarte cómo les puedes sacar partido en el día a día.
Envío de facturas más ágil y seguro
Con la versión 26-9 de MN program es posible gestionar la facturación de una forma sencilla y eficiente. ¿Por qué? Hemos implementado cuatro mejoras que agilizan la creación de las facturas:
1. Botón «Enviar Factura». Este nuevo botón permite a cualquier usuario enviar una factura directamente y en segundos.
Ruta | Facturación Emitida > Facturas > Botón Enviar Factura
2. Control del estado del envío de una factura. En el listado de facturas emitidas hemos incluido una columna de envío en la que se puede consultar con facilidad qué facturas se han enviado y cuáles están pendientes de ser enviadas.
Ruta | Facturación Emitida> Facturas > Columna Envío
3. Desde el botón «Enviar Factura» es posible seleccionar la plantilla de mensaje que se quiere utilizar para mandar una factura a un cliente.
Ruta | Facturación Emitida > Facturas > Botón Enviar Factura > Configurar Plantillas
4. Permisos de acceso a la facturación por emisor. Si se emplean varios emisores de facturas en el software de gestión, es posible limitar el acceso de los usuarios, de tal forma que solo puedan entrar en la facturación del emisor que les corresponda.
Ruta | Permisos > Ver Facturación Emitida de (nombre emisor)
Facturas a origen: Factura varias veces con cargo a un único presupuesto
Una de las principales novedades de la versión 26-9 de MN program son las facturas a origen. ¿En qué consisten? Esta funcionalidad permite a los negocios que emiten certificaciones y facturas parciales o sucesivas asociarlas a un mismo presupuesto. Esta cuestión es clave en organizaciones como estudios de arquitectura, estudios de ingeniería o consultorías.
Gracias a las facturas a origen, una empresa puede:
- Llevar un control ágil y eficaz de cuánto se ha facturado en relación con cada presupuesto aceptado.
- Saber con precisión qué cuantía queda pendiente de facturar.
- Gestionar con eficacia la emisión de facturas parciales o sucesivas, evitando duplicidades y olvidos.
Para emplear esta funcionalidad hay que activarla en el software de gestión.
Ruta | Ajustes > CRM-Presupuestos > Activar Facturación a Origen/Certificaciones
Después, ya es posible facturar a través de esta vía.
Ruta | CRM-Presupuestos > Opciones > Facturar a Origen/Certificaciones
Plantillas de Word > Facturas>Oficiales>Expedientes y Clientes, dentro del apartado “Conceptos Campos Combinados”:
- Capítulo-Concepto-Uds. Presup-Importe Presup-Uds. Facturadas (origen)- Uds. Factura- Precio- Importe
- Capítulo-Concepto-Uds. Presup-Importe Presup-Uds. Facturadas (origen)-Importe Facturado (origen)- Uds. Factura- Precio- Importe
- Capítulo-Concepto-Uds. Presup -Uds. Facturadas (origen)- Uds. Factura- Precio-Importe
Envío de recordatorios con rapidez y reducción las cancelaciones de última hora
El envío de recordatorios de citas es crítico en organizaciones como clínicas médicas, dentales, de fisioterapia o estética, pero también en otras empresas como asesorías, despachos o consultorías en las que se conciertan citas con los clientes.
Por eso, en la versión 26-9 de MN program hemos optimizado la funcionalidad de envío de recordatorios desde la agenda para que sea posible:
- Enviar recordatorios de forma rápida y sencilla a los clientes desde la agenda pulsando simplemente el botón «Enviar recordatorio».
- Informar a los clientes sobre las citas y eventos relacionados con ellos, reduciendo las ausencias y erradicando los olvidos.
- Añadir en los recordatorios un enlace automático para que los clientes confirmen o cancelen sus citas en un clic.
- Alternar las plantillas de mensajes que se emplean para enviar los recordatorios por WhatsApp, para reducir posible incidencias al mandar múltiples mensajes iguales.
El objetivo de esta mejora de la versión 26-9 de MN program es agilizar la gestión de los recordatorios y permitir a los negocios ofrecerles a sus clientes una atención personalizada, a la vez que maximizan la ocupación de sus agendas.
Ruta | Agenda >Botón Enviar Recordatorio > Elige entre enviar Solo la actuación seleccionada o Todas las Actuaciones
Firmar documentos en menos pasos
Otra tarea diaria en muchas empresas es la firma de documentos. Por eso, cuanto más rápido se pueda realizar, mayor será el ahorro de tiempo y de trabajo administrativo para un negocio.
En la versión 26-9 de MN program hemos optimizado MN Sign, el módulo de firma de nuestro software para que se pueda:
- Iniciar el proceso de firma desde cualquier listado o ventana del software de gestión, sin necesidad de acudir al módulo de firma.
- Elegir con facilidad la vía a través de la que se va a gestionar la firma: por WhatsApp, por email, en papel, a través de Wacom, mediante tablet/móvil.
- Agilizar el envío de documentos a firmar.
Ruta | Botón MN Sign > Elige el documento a firmar y el tipo de firma
Alertas inteligentes: Todos los datos clave a golpe de vista
En la versión 26-9 de MN program seguimos optimizando una novedad de la actualización anterior de nuestro programa: las alertas inteligentes.
Mediante estas alertas, una empresa puede conocer la información clave de los módulos más importantes del programa.
Ahora, estas alertas inteligentes están a disposición de todos los sectores con los que trabajamos. De tal forma que los despachos, las clínicas, las asesorías, las empresas de servicios o los estudios de arquitectura pueden ver en un solo vistazo la información relevante que requiere su atención y, así, saber:
- Qué necesita seguimiento.
- Qué situaciones pueden requerir que se lleve a cabo alguna acción o tarea.
El objetivo de las alertas es evitar que un negocio o un profesional tenga que buscar la información de forma manual. El programa automatiza la búsqueda y la muestra de una forma sintética.
Ruta | Correo > Clientes/Expedientes/Proyectos/Facturas > Arriba a la derecha > Alertas
Para seguir mejorando las alertas inteligentes y lograr que se adapten a la perfección a las necesidades de los negocios, hemos abierto un canal de comunicación directa para que cualquier empresa o profesional nos pueda contar qué información necesita tener siempre bajo control. De tal forma que podamos crear alertas inteligentes que muestren estos datos:
- Vía telefónica: 981 146 300
- Vía email: indicadores@mnprogram.com
Cuadros de informes: Más seguros e intuitivos
La información siempre ha sido poder a lo largo de la Historia, pero hoy en día lo es más que nunca. Por eso, es de vital importancia para los negocios tener acceso a los datos más relevantes sobre su funcionamiento.
Pues bien, en la versión 26-9 de MN program hemos incluido varias novedades relacionadas con el módulo de Cuadros de informes:
1. Al crear un informe se puede elegir si este va a estar visible solo para el usuario que lo generó o si, en cambio, pueden acceder a él el resto de profesionales de la empresa. Así, resulta posible limitar el acceso a informes que no necesitan conocer todos los trabajadores. Lo cual es crítico a nivel de seguridad con respecto a información especialmente sensible, como determinados datos económicos. Por otro lado, de esta forma es posible crear un único informe que puedan consultar varios usuarios, sin que cada uno de ellos tenga que generar su propio informe, con el ahorro de trabajo que ello conlleva.
Ruta | Botón Informes /Dashboard > Guardar Informe> Seleccionar este informe se mostrará para: Todos los Trabajadores (si se desea que así sea).
2. Hemos desarrollado una papelera de reciclaje a la que van a parar los informes borrados. De tal manera que si se elimina un informe por error, se puede recuperar con facilidad.
Ruta | Desde menú de la izquierda > Cuadros de Informes > Papelera de Reciclaje
3. Se puede configurar con facilidad el envío automático de informes a determinados correos electrónicos, para que las personas que necesiten estar al tanto de la información que contienen los reciban de forma automática.
Ruta | Al abrir el programa > Pantalla emergente para indicar la dirección de correo y periodicidad de envío
4. Hemos incorporado nuevos filtros para ayudar a los negocios a filtrar los informes con facilidad como «Margen de rentabilidad».
Análisis más completo de los presupuestos
En línea con la novedad anterior, nos encontramos con otra mejora introducida en la versión 26-9 de MN program. Se ha incorporado al apartado de presupuestos una columna denominada «Edad» que permite consultar en un vistazo el número de días que han transcurrido entre que se creó un presupuesto y se cerró.
Esta columna también se puede emplear como filtro para localizar los presupuestos que llevan más tiempo abiertos y analizar qué ha sucedido.
De tal forma que un negocio pueda disponer de datos valiosos sobre la gestión de sus presupuestos y su capacidad de convertirlos en ventas.
Ruta | Facturación Emitida > Presupuestos > Columna y filtro Edad
Gestión ágil y personalizable del correo
Con la versión 26-9 de MN program la gestión del correo desde el software de gestión es más sencilla y personalizable, con el objetivo de que se pueda adaptar a la forma de trabajar de cada profesional.
Así, hemos introducido varias novedades que permiten a cada usuario:
- Determinar cómo debe actuar el correo al automatizar acciones.
- Configurar las reglas a su gusto.
- Acceder con facilidad a las funciones del correo que más usa.
¿Cuáles son estas funcionalidades?
1. Es posible copiar una regla de correo de un trabajador para que también puedan disfrutar de ella otros compañeros.
Ruta | En el listado de reglas de correo > nuevo icono > Copiar esta regla a otros trabajadores
2. Se han simplificado las opciones que se despliegan al clicar en el Botón «Correo» en cualquier parte del programa.
Ruta | En todos los listados y ventanas principales del programa > botón Correo > se simplifican las opciones del desplegable.
3. El software puede copiar automáticamente los archivos adjuntos de un correo asociado a una actuación y vincularlos a ella. Esta funcionalidad se activa sola al instalar la versión 26-9 de MN program.
Ruta | Al asociar un correo > Check de Copiar Adjuntos del Correo a la actuación
4. Un usuario puede deshabilitar la funcionalidad de recomendación de fichas al asociar un correo. De tal forma que el software no muestre automáticamente las fichas con las que puede estar relacionado un email. Igualmente, los usuarios que lo deseen pueden seguir disfrutando de esta funcionalidad que permite agilizar la vinculación automática de correos a fichas.
Ruta | Correo > Opciones > Opciones Globales > Recomendación de Fichas > Al seleccionar un correo no mostrar las fichas relacionadas para asociar
5. Es posible enviar un correo desde la ventana de una actuación con suma facilidad y rapidez.
Ruta | Ventana de actuación > Rueda de configuración > Mostrar botón Correo
Optimización de la integración de WhatsApp en la versión 26-9 de MN program
Pasemos del correo al WhatsApp. En la versión 26-9 de MN program hemos implementado mejoras para facilitar tanto el envío de WhatsApps como la consulta de los mensajes intercambiados con clientes, proveedores u otros actores:
1. Se han simplificado las opciones que se muestran al pulsar el botón «WhatsApp».
Ruta | En todos los listados y ventanas principales del programa > Botón Correo > Se simplifican las opciones del desplegable
2. Los mensajes de WhatsApp se muestran a través de una vista previa en las fichas, para que resulte más fácil leerlos.
Ruta | En las fichas > Pestaña WhatsApp > Añadimos vista previa del mensaje
3. Desde la ventana de una actuación se puede enviar un WhatsApp directamente.
Ruta | Ventana de actuación > Rueda de configuración > Mostrar botón WhatsApp.
Agilizar las tareas contables y la trazabilidad de la información
Si antes hablamos de la facturación, ahora nos toca abordar la contabilidad. En la versión 26-9 de MN program se han añadido varias funcionalidades nuevas encaminadas a facilitar el cumplimiento de las obligaciones contables y reducir las tareas manuales:
1. Al cumplimentar el modelo 303 se ofrece la opción de compensar automáticamente con otros periodos.
Ruta | En el modelo 303 > Apartado Resultado Negativo > Se marca la opción «A compensar»
Se arrastra el resultado a la casilla 110 del siguiente trimestre.
2. Se ha añadido el campo área al libro diario.
Ruta | Ajustes > Facturación > Mostrar Campo Área
Ruta | Facturas Emitidas y Facturas Recibidas > En los conceptos > Campo Área
Al enviar las facturas a diario se refleja el campo área en el asiento.
3. Desde el control de cuentas e posible enviar la información al libro diario.
Ruta | Control de Cuentas > Opciones > Más Opciones > Enviar a Diario
4. En el libro diario se ha incluido un nuevo filtro por emisor de las facturas.
Ruta | Ajustes > Facturación > Permitir facturar con diferentes CIFS
Ruta | Diario > columna y filtro Emisor Factura
Organización personalizada de los archivos adjuntos
Aunque pueda parecer una tarea menor, lo cierto es que la gestión de los archivos adjuntos puede consumir mucho tiempo en organizaciones que trabajan con muchos documentos como despachos o asesorías.
Como dice el refrán, cada maestrillo tiene su librillo, y cada organización desea organizar sus adjuntos de una forma concreta. Para facilitar la personalización de dicha organización, la versión 26-9 de MN program incluye dos novedades:
1. Se puede configurar el módulo de adjuntos para que no se cree automáticamente una carpeta de ficha para las excepciones seleccionadas por el negocio.
Ruta | Ajustes > Adjuntos > Excepciones > Mostrar todas las facturas en la misma carpeta, sin crear subcarpeta por cliente.
2. Se ha incluido en las fichas una carpeta de adjuntos sin archivar.
Ruta | En las fichas > Pestaña Adjuntos > Se muestra de nuevo la carpeta «Sin Archivar»
Registro ágil del tiempo dedicado a cada cliente
¿Llevas un control del tiempo que inviertes al realizar cada tarea para un cliente o un proyecto? Nuestro software de gestión cuenta con el módulo Time Report, que facilita el registro y la imputación de tiempos.
Pues bien, en la versión 26-9 de MN program hemos incluido tres mejoras que permiten registrar con mayor rapidez el tiempo dedicado a realizar un trabajo, sin perder, precisamente, el tiempo:
1. El botón «Start/Stop» se ha rediseñado para que en un clic y con suma facilidad se pueda indicar el inicio y el final de un trabajo. El programa se encarga de calcular el tiempo automáticamente.
Ruta | Time Report > Imputaciones de Tiempo > arriba a la derecha > Iniciar Tiempo
2. Se ha incluido el botón «Start/Stop» en los expedientes, para que un profesional no tenga que dejar de realizar su trabajo.
Ruta | Expedientes > arriba a la derecha > Iniciar Tiempo
3. Ya no se exige una descripción del trabajo realizado para imputar el tiempo a un expediente o proyecto.
Ruta | Time Report y Expedientes > arriba a la derecha > Iniciar Tiempo > guardar actuación
Ajustes simplificados para configurar módulos clave con facilidad
Para sacarle el máximo partido a un software de gestión es crucial configurar sus módulos de forma adecuada. Para facilitar esta tarea, evitando que un profesional tenga que adentrarse en complejos menús, hemos incorporado un apartado de ajustes simplificados para tres módulos clave:
1. Correo
Ruta | Menú de la izquierda > Correo > Ajustes
2. Agenda
Ruta 1 | Menú de la izquierda > Agenda > Ajustes
Ruta 2| Agenda > Rueda de configuración > Configuraciones Avanzadas > Ajustes
3. Facturación
Ruta 1 | Menú de la izquierda > Facturación> Ajustes
Ruta 2 | Facturas Emitidas > Rueda de configuración > Configuraciones Avanzadas > Ajustes
Auditoría de datos y logs
Al instalar la versión 26-9 de MN program se activan automáticamente los logs. De tal forma que es posible llevar a cabo una trazabilidad total de las acciones que un usuario realiza en el programa.
Esta funcionalidad es clave cuando ocurre algún incidente de seguridad y es necesario comprobar qué acciones indebidas se realizaron y quién y cuándo las llevó a cabo. Por ejemplo, si un profesional accede a fichas de clientes sin motivo y exporta datos, mediante la auditoría de datos y logs es posible saberlo con precisión y tomar medidas.
Ruta | Menú de la izquierda > Seguridad > Auditoría de datos y logs
Consulta individual de las tareas y plazos de cada profesional
Sin salirnos del ámbito de la seguridad nos encontramos con otra novedad interesante de la versión 26-9 de MN program. Estamos hablando la posibilidad de establecer un sistema de permisos para consultar las tareas y los plazos. De tal forma que cada usuario solo pueda ver sus tareas pendientes y los plazos que le incumben y no los de sus compañeros.
De esta manera se limita el acceso a la información, facilitando la privacidad y llevando a cabo un política de control de accesos sólida.
Ruta | Permisos > Mostrar solo la información del usuario
Búsqueda de clientes más flexible
Desde la versión 26-9 de MN program, nuestra solución permite buscar a clientes sin que importe que las palabras introducidas en el buscador no tengan puestos los tildes.
Así, ya es no es necesario introducir con exactitud una palabra o frase, sino que el programa es capaz de encontrar la información que se busca sin tener en cuenta los acentos.
Ruta | Bases de datos > Buscador > Se puede buscar indistintamente con o sin tilde.
Exportación a Excel: Organiza la información en hojas por clientes
¿Exportas desde el programa listados con un gran volumen de información? Con la versión 26-9 de MN program puedes organizar automáticamente la información exportada a Excel en diferentes hojas: una por cliente.
Ruta | Ajustes > Módulos One > Exportar a Excel en Hojas Separadas
Agilización de procedimientos y asociación de información judicial
Aunque se traten de mejoras que solo afectan al sector jurídico, en la versión 26-9 de MN program hemos:
1. Optimizado la forma en que se gestionan los procesos monitorios y se inician a través de Lexnet.
Ruta | En Lexnet e Historial del Expediente > Enviar Lexnet > Iniciador de Asunto-Procedimiento Monitorio
2. Incorporado la posibilidad de asociar automáticamente la información de las notificaciones judiciales de Lexnet y Avantius a los expedientes.
Ruta | Lexnet > Opciones > Asociar automáticamente por Juzgado y Número de Autos
Ruta | Importar Zip Avantius > Asociar automáticamente
De esta forma, los abogados y los procuradores pueden reducir las tareas manuales que llevan a cabo y agilizar la gestión de procedimientos y notificaciones.
Conexión de la versión 26-9 de MN program con SCANORA 5.2.6
Finalmente, la última de las novedades de la versión 26-9 de MN program está pensada para el sector sanitario. Puesto que consiste en la posibilidad de enlazar el software de gestión con la máquina SCANORA 5.2.6. De tal manera que desde la ficha de un paciente se pueden visualizar pruebas diagnósticas directamente.
Ruta | Ficha del paciente > Arriba a la derecha > Enlace a máquina
En definitiva, la versión 26-9 de MN program busca incrementar la capacidad de las empresas y los profesionales de ahorrar tiempo, eliminar tareas mecánicas y automatizar acciones para tener más horas disponibles y dedicarlas a lo que más importa: atender a sus clientes y atraer a nuevos e incrementar sus ingresos para seguir creciendo a nuestro lado.