Cómo justificar subvenciones con un software de gestión
Índice
Registrar facturas en la contabilidad, elaborar memorias… Te explicamos cómo se pueden justificar subvenciones usando un programa de gestión
El acceso a subvenciones es crucial para el tejido productivo y para las entidades sociales. Gracias a líneas de ayudas públicas, muchas organizaciones pueden realizar inversiones y sacar adelante proyectos que les ayuden a crecer. Sin embargo, no pocas empresas o entidades se enfrentan a un importante desafío: el deber de justificar subvenciones, explicando a las administraciones públicas cómo se invirtió el dinero recibido y justificando los gastos realizados y las actuaciones que se llevaron a cabo.
Tanto las asesorías especializadas en presentar y justificar subvenciones como las empresas, los autónomos y las entidades sociales que las gestionan por sí mismas tienen un aliado clave para realizar esta clase de tarea especialmente sensible. ¿Cuál? Un software de gestión.
Mediante esta clase de solución es posible elaborar las solicitudes para optar a programas de ayudas públicas, controlar los plazos, registrar los gastos realizados, documentar el uso del dinero público y justificar subvenciones con facilidad.
A continuación, te vamos a explicar cómo puedes emplear un programa de gestión para empresas o entidades sociales para justificar subvenciones de una forma ágil y segura.
Empezando la casa por los cimientos: La preparación de solicitudes
Como resulta evidente, antes de justificar subvenciones es necesario, en primer lugar, obtenerlas.
Ello supone preparar las solicitudes para optar a los programas de ayudas públicas. En la mayoría de casos, las administraciones publican modelos donde se detalla toda la información que se tiene que aportar. De hecho, muchas de ellas exigen que se presenten exactamente sus modelos y no cualquier otro documento.
Es posible descargar los modelos y subirlos al programa de gestión para, desde esta solución, cumplimentarlos. De hecho, gracias al uso de macros se puede automatizar la incorporación de información como los datos identificativos de la empresa o la entidad social.
Una vez que el documento esté cubierto, se generar en PDF, firmar electrónicamente desde la propia solución y exportarlo para subirlo a la sede electrónica de la administración pública en cuestión.
La programación de alertas sobre los plazos claves para presentar y justificar subvenciones
Una cuestión clave a la hora de presentar solicitudes y justificar subvenciones son los plazos fijados en las convocatorias públicas.
Para las asesorías que gestionan subvenciones para sus clientes, las empresas, los autónomos y las entidades sociales es fundamental tener bajo control:
- Los plazos para presentar solicitudes de subvenciones.
- Los límites temporales para invertir el dinero obtenido a través de subvenciones.
- Las fechas límites para justificar subvenciones obtenidas.
Con un software de gestión es posible crear alertas emergentes que saltan días antes de que llegue una fecha clave. Así, las organizaciones se aseguran de que no se les olvida ningún plazo relevante y de que cuentan con tiempo para presentar, gastar o justificar subvenciones sin esperar al último momento.
Disponer de un sistema de alertas resulta especialmente crítico cuando varias personas intervienen en la gestión de una subvención o cuando se tienen que tramitar varias subvenciones a la vez.
Registrar con facilidad todos los gastos en la contabilidad
Si hay un elemento central a la hora de justificar subvenciones ese es, sin duda alguna, el registro de los gastos realizados con cargo a las subvenciones y el almacenamiento de toda la documentación que los acredite.
Con un programa de gestión es posible registrar con facilidad todas las facturas pagadas a proveedores, así como las nóminas de trabajadores contratados gracias a ayudas públicas obtenidas.
Una vez que los gastos se registran en la facturación recibida, el programa automatiza su incorporación a los libros contables. De tal forma que queden fielmente reflejados a través de los pertinentes asientos.
Además, el software permite subir documentos y fotografías para probar los gastos realizados: facturas, tickets, billetes de transporte, etc. De tal forma que estos documentos quedan almacenados de forma segura en la solución.
Periódicamente, se realizan copias de seguridad de toda la información del programa y se cuentan con medidas de seguridad para evitar la pérdida de datos o documentos o su alteración indebida.
Además, permite sistematizar toda la documentación y acceder a ella con facilidad en caso de que sea requerida al revisar las justificaciones de subvenciones.
Documentar las actuaciones realizadas con las ayudas recibidas
En muchos casos, sobre todo en lo relativo a las ayudas para entidades sociales, las subvenciones otorgadas tienen como objetivo financiar actuaciones concretas, detalladas en las solicitudes.
Por eso, a la hora de justificar subvenciones es fundamental poder demostrar que las actuaciones se llevaron a cabo.
En esta tarea documental también resulta de gran ayudar contar con un programa de gestión. ¿Por qué?
- Incluye un gestor de proyectos en el que se pueden crear todas las acciones que se van a llevar a cabo y registrar las tareas realizadas con todo el detalla que se desee, incluyendo su fecha de realización.
- Se pueden adjuntar a los proyectos fotografías, videos y documentos que acrediten la realización de las actuaciones vinculadas a los proyectos.
- En el caso de que se realicen actividades de formación o talleres es posible controlar la asistencia desde el software y contar con informes de asistencia.
Crear y modificar plantillas para justificar subvenciones de acuerdo a los modelos públicos
Si para presentar las solicitudes suelen existir modelos que deben emplearse, lo mismo ocurre al justificar subvenciones.
Es posible descargar los modelos de las webs de las administraciones públicas, subirlos al programa y convertirlos en plantillas. Lo que resulta especialmente útil en el caso de asesorías que tienen que justificar subvenciones idénticas para múltiples empresas, entidades o profesionales.
Como ya indicamos, se pueden introducir macros en las plantillas para trasvasar automáticamente información sobre las organizaciones, sus gastos asociados a subvenciones y sus proyectos a los documentos empleados para justificar subvenciones.
Esto supone un mayúsculo ahorro de tiempo y la reducción al mínimo de los errores que se pueden cometer al justificar subvenciones.
Adjuntar archivos a los documentos para justificar subvenciones
En muchos casos, más allá de cumplimentar los modelos para justificar subvenciones se hace necesario adjuntar documentos que permitan comprobar los gastos realizados o las actuaciones que se llevaron a cabo con cargo a las ayudas públicas.
Estos documentos también se pueden elaborar creando plantillas y, además, se pueden adjuntar a los modelos oficiales usando el paquete de herramientas PDF que trae consigo el programa de gestión.
Firmar electrónicamente la documentación para justificar subvenciones
¿Qué sucede cuando toda la documentación para justificar subvenciones se tiene preparada dentro del programa de gestión? Es posible firmarla electrónicamente sin salir del software y sin tener que recurrir a aplicaciones que no son demasiado eficientes como Autofirma.
Los software de gestión permiten a las organizaciones cargar sus certificados digitales y firmar en un par de clics cualquier tipo de documentos.
De esta forma, una vez cumplimentada y sistematizada toda la documentación que se necesita para justificar subvenciones, es posible firmarla con facilidad y seguridad jurídica.
Exportar y subir a las plataformas públicas toda la documentación
El último paso para justificar subvenciones es presentar los documentos que detallen los gastos y actuaciones realizados en las sedes electrónicas de las administraciones públicas.
Al tener toda la documentación sistematizada en el software de gestión y poderla firmar electrónicamente, basta con exportar los documentos en PDF y subirlos a las plataformas habilitadas por las diferentes administraciones.
En definitiva, justificar subvenciones es una tarea ingrata que consume mucho tiempo de trabajo administrativo y que requiere contar con grandes dotes de sistematización y documentación.
Sin embargo, con un software de gestión es posible justificar subvenciones de una forma ágil y eficiente. Esta clase de solución contribuye a:
- Preparar los documentos de solicitudes y de justificación de subvenciones en menos tiempo y sin olvidarse ningún dato.
- Crear un sistema de alertas para no saltarse ningún plazo relevante.
- Registrar en la facturación recibida y en la contabilidad todos los gastos realizados y almacenar los documentos que los acrediten.
- Justificar subvenciones detallando los gastos y las actuaciones realizados con cargo a ellas.
- Preparar la documentación que se debe presentar, incluyendo documentos adjuntos.
- Firmar toda la documentación, exportarla y subirla a la sede electrónica de la administración pública que concedió la subvención.