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Analiza, evalúa y compara los presupuestos que te envían los proveedores para conseguir las mejores ofertas del mercado a la hora de adquirir los bienes y servicios que necesitas
Todos hemos escuchado alguna vez decir a nuestros padres que «el dinero no crece en los árboles». De esta forma nos inculcan desde pequeños que ganar dinero cuesta trabajo y que debe invertirse y gastarse de manera inteligente. Si este mantra es válido para la economía familiar, aún lo es más cuando hablamos de la gestión económica de una empresa. Por ello, es fundamental que los negocios analicen y comparen los presupuestos que les envían sus proveedores y tengan toda la información para conseguir los mejores acuerdos.
Durante los primeros meses del año, muchas empresas renegocian las relaciones comerciales con sus proveedores y deciden contratar nuevos servicios y productos. Por ello, si tienes un negocio es crucial que cuentes con una herramienta que te permita analizar y comparar los presupuestos de tus proveedores.
Y esa herramienta es el software de gestión.
Hoy vamos a contarte cómo puedes emplear el software de gestión para analizar y comparar los presupuestos de tus proveedores, de cara a conseguir las mejores ofertas del mercado en los servicios y productos que necesitas para desarrollar tu actividad económica. Una cuestión capital en cualquier momento y contexto, pero más relevante aún en un escenario de elevada inflación.
Renegociar y cerrar nuevos acuerdos
La gestión de los proveedores es una cuestión estratégica para cualquier negocio. Al fin y al cabo, toda empresa necesita adquirir bienes y/o servicios para poder operar. El punto más crítico de la gestión de los proveedores es, sin duda alguna, la negociación de los presupuestos.
Tanto si hablamos de nuevas relaciones comerciales, como si nos centramos en la renegociación de un contrato.
Las condiciones económicas cambian a lo largo del tiempo, aún más con una inflación elevada. Y las necesidades de una empresa también mutan. Una clínica puede adquirir una determinada cantidad de kits para realizar analíticas un año. Y, al siguiente, tras crecer su volumen de pacientes, necesitar aumentar el número de kits que compran.
Por ello, es fundamental que la empresa disponga de la información necesaria para analizar y comparar los presupuestos que le envían sus proveedores o aquellos que solicita a otras empresas que pueden convertirse en futuros proveedores.
El software de gestión es clave en esta tarea. Ya que registra todos los presupuestos recibidos y permite evaluarlos, de cara a mejorar la toma de decisiones en esta materia.
Optimiza la relación con tus proveedores
Además de registrar todos los presupuestos recibidos y facilitar su consulta, el software de gestión también es clave para mejorar la comunicación con un proveedor. Ya que permite intercambiar correos electrónicos y llamadas y registrar todas las comunicaciones que se llevan a cabo.
Así, en el historial de cada proveedor se puede obtener una fotografía de cómo es la comunicación con éste, cuánto tarda en responder a las peticiones de la empresa y cómo de arduo es el proceso de negociación.
Quizás un proveedor envíe un presupuesto competitivo, pero tarde demasiado tiempo en emitir el presupuesto o ponga trabas a la hora de introducir los cambios que necesita la empresa para poder cerrar el acuerdo.
Si bien el coste de un servicio es un factor capital para contratarlo o descartarlo, no es lo único que importa. Las empresas están dispuestas a gastar más por un producto si la relación con el proveedor es fluida.
Estudia la forma en la que se presta el servicio
Precisamente, a la hora de analizar y comparar proveedores con los que ya se ha trabajado se puede tener en cuenta, además del dinero o la complejidad de la negociación, cómo es el servicio prestado.
Por ejemplo, imaginemos un estudio de arquitectura que tiene contratado un software para realizar recreaciones en 3D de sus planos. El precio de esta solución es inferior al de otras herramientas análogas. Sin embargo, cuando al estudio le surge alguna duda, el servicio de atención al cliente tarda varios días en resolvérsela y solo lo hace a través de un bot.
Es importante tener este aspecto en cuenta.
Si regresamos al ejemplo de la clínica que esbozamos antes, si el proveedor de los kits de analíticas acumula constantemente retrasos en su entrega, debe incluirse este hecho en la toma de decisiones sobre si seguir confiando en este proveedor u optar por otro.
El software de gestión permite, así, evaluar a los proveedores con los que trabaja o ha trabajado un negocio e ir más allá de la mera comparativa económica entre diferentes presupuestos.
Confronta los presupuestos actuales con los anteriores
Asimismo, si nos centramos en la dimensión económica, que no deja de ocupar el corazón de la gestión de los proveedores, el software de gestión es una herramienta muy útil para estudiar la evolución de los diferentes presupuestos.
Si una academia de formación le ha contratado el material escolar a un proveedor a lo largo de cinco años, puede acudir al software de gestión y comparar los presupuestos que le ha emitido la empresa año a año. Quizás descubra que los costes han aumentado por encima de la inflación, por lo que a lo mejor debe sondear otras opciones en el mercado.
Compara los presupuestos que han emitido diversos proveedores
Esta última cuestión nos lleva, directamente, al quid de la gestión de proveedores: comparar los presupuestos emitidos por diferentes proveedores.
Si la empresa cuenta con un software de gestión, la comparación se puede llevar a cabo de manera ágil, sencilla y visual. El programa almacena y sistematiza todos los presupuestos recibidos y permite confrontarlos para analizar cada propuesta y decidir cuál es la que se ajusta más a las necesidades del negocio.
Comparar presupuestos es una acción básica a la hora de adquirir un bien o servicio. Quizás la oferta de un proveedor pueda parecernos interesante, pero si no la confrontamos con otros presupuestos no sabremos si el precio es o no competitivo.
Disponer de un proveedor de confianza, con el que estés contento porque lleva a cabo su trabajo con eficacia tiene un inmenso valor. Pero no se debe desechar la idea de llevar a cabo comparaciones entre diversos presupuestos, aún más, si cabe, en los casos en los que no se cuenta con un proveedor para el servicio o bien que se necesita.
Compara presupuestos y decide cuál es la mejor opción para tu empresa basándote en los datos del software de gestión.
Recupera ofertas del pasado
¿Qué sucede con los presupuestos que no aprobamos? Quedan almacenados en el software de gestión, así como el historial del proveedor que los emitió.
En esta vida nada, o casi nada, es blanco o negro. Quizás un presupuesto no se ajustaba a lo que necesitaba tu empresa en el momento en el que lo recibiste, pero el contexto ha cambiado y ahora sí podría encajar con lo que buscas.
Pues bien, el software de gestión te permite recuperar los presupuestos cerrados y retomar la negociación con el proveedor. Incluso es posible que ahora logres una oferta mejor que la que había hecho el proveedor en el pasado.
Todo cambia. Y es importante contar con una solución avanzada como el software de gestión que te permite surfear las transformaciones y adaptarte a cada situación.
¿Estamos consiguiendo las mejores ofertas del mercado?
A menudo, cuando las cosas van bien, nos olvidamos de analizar aspectos esenciales que nos ayudarían a que las cosas fueran aún mejor.
En este sentido, el software de gestión opera como una especie de Pepito Grillo. Todo su caudal de información y documentación sirve para recordarnos que podemos optimizar al máximo cuestiones tan relevantes como la gestión de proveedores.
A través de esta herramienta, una empresa puede descubrir que para adquirir una serie de bienes, solo se solicitaron dos presupuestos, lo que reduce la comparativa y no ofrece una imagen representativa de cuál es el precio de los productos en el mercado.
El objetivo de esta tarea analítica es conseguir un objetivo prioritario para cualquier negocio: lograr las mejores ofertas del mercado a la hora de adquirir bienes o servicios.
Puesto que de esta manera reduce sus costes operativos, aumenta su competitividad e incrementa su margen de beneficios.
Analizar y comparar los presupuestos que emiten los proveedores y potenciales proveedores no es una tarea menor en el seno de una empresa. Todo aquel que haya tenido un negocio sabe lo que cuesta ganar dinero, por ello hay que gestionar con suma precisión cómo se gastan los recursos económicos.
El dinero no crece en los árboles, pero el software de gestión nos ayuda a saber cuál es la mejor manera de plantarlo.
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