8 beneficios de usar un programa de gestión para asesorías
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Un programa de gestión para asesorías permite gestionar las facturas, los libros contables y las declaraciones tributarias con rapidez y eficiencia
Octubre es un mes especialmente ajetreado para las asesorías, puesto que deben cerrar la declaración trimestral del IVA de las empresas y los profesionales con los que trabajan, además de preparar el final del año fiscal.
¿Cómo pueden estos negocios ahorrar tiempo, organizar de manera eficiente su carga de trabajo e incrementar su productividad? Poniendo a disposición del talento de sus profesionales soluciones que les permitan automatizar tareas como un programa de gestión para asesorías.
Estos negocios son esenciales para el funcionamiento de miles de empresas y profesionales que les contratan la gestión de la facturación, la contabilidad y la fiscalidad o el acceso a ayudas públicas.
¿Quieres descubrir todos los beneficios de implementar un programa de gestión para asesorías en tu negocio? Te invitamos a que sigas leyendo.
1. Distribuir la carga de trabajo y realizar todas las tareas a tiempo
Presentar subvenciones, controlar la facturación emitida y recibida, elaborar los libros contables, cumplimentar toda clase de declaraciones fiscales y enviarlas a la Agencia Tributaria… Las asesorías tienen que realizar un amplio abanico de tareas y, además, trabajan con deadlines rígidos. Por ejemplo, la declaración trimestral del IVA a la que hicimos mención antes debe presentarse entre el 1 y el 20 de octubre. De lo contrario, sus clientes pueden recibir multas.
Por eso, resulta crítico poder organizar bien la carga de trabajo y calendarizar todas las tareas que se deben realizar.
En este sentido, un programa de gestión para asesorías permite:
- Trabajar con tareas predefinidas, de tal forma que no haga falta crearlas de cero cada vez.
- Establecer deadlines.
- Secuenciar las tareas que forman parte de un mismo proyecto.
- Controlar en un vistazo que tareas están pendientes y cuál es la fecha en la que deben estar completadas.
- Automatizar acciones como, por ejemplo, el envío de documentación o información a los clientes u a otros actores.
Así, un software para asesorías integral ayuda a estos negocios a:
- Organizar mejor las tareas que deben realizar.
- Detectar retrasos y prevenir incumplimientos.
- Completar sus proyectos y ofrecer servicios de altísima calidad a sus clientes.
2. Gestionar las facturas de empresas y profesionales
La gestión de la facturación de un negocio puede ser una tarea ardua si no se dispone de un programa de gestión para asesorías. Esta clase de soluciones facilita la elaboración y el control de la facturación emitida y recibida de una empresa o un profesional.
Así, desde el software se pueden crear y registrar facturas en cuestión de segundos. ¿Por qué?
- El programa dispone de plantillas predefinidas de facturas personalizables para cada negocio.
- Se puede automatizar la incorporación de datos de las empresas y los trabajos realizados.
- Calcula automáticamente las cargas impositivas.
- El programa de gestión para asesorías dispone de herramientas de chequeo que detectan incidencias en las facturas antes de que estas se envíen.
- Mediante el software se puede supervisar el estado de una factura y evitar que las facturas impagadas se eternicen en el tiempo.
3. Realizar la contabilidad de los clientes de forma rápida, sencilla y sin cometer errores
Si la facturación es la base de la gestión económica de un negocio, la contabilidad supone subir un escalón. Las empresas tienen que cumplir una serie de obligaciones en materia de contabilidad como elaborar el libro diario en el que se registren las operaciones económicas que llevan a cabo.
Una de las grandes virtudes de un programa de gestión para asesorías completo es que facilita la cumplimentación de los libros contables. ¿Por qué? A partir de la información de la facturación emitida y recibida, el software crea automáticamente los asientos contables, siguiendo las estipulaciones marcadas por la asesoría sobre las cuentas contables en las que deben figurar.
Además, claro está, esta solución permite crear asientos contables de manera manual y dispone de mecanismos para detectar errores o incongruencias en los libros contables y subsanarlos con facilidad.
De tal manera que gracias a un programa de gestión para asesorías se puede:
- Ahorrar una mayúscula cantidad de tiempo en la elaboración de los libros contables de un negocio.
- Automatizar una tarea tan farragosa y mecánica como la creación de asientos contables.
- Evitar errores e incongruencias entre la contabilidad y la facturación.
- Cumplir escrupulosamente con la normativa mercantil que impone a las empresas la elaboración y presentación de libros contables.
4. Controlar las obligaciones tributarias de los clientes
Si continuamos con la metáfora de la pirámide, en la cima nos encontraríamos con la fiscalidad de empresas y profesionales.
La gran mayoría del tejido productivo de nuestro país trabaja con asesorías que se encargan de lidiar con sus declaraciones fiscales y evitarles problemas con Hacienda.
Precisamente, porque ninguna empresa desea recibir una Inspección de Hacienda, la cumplimentación y presentación de los modelos tributarios es una cuestión muy sensible.
Un programa de gestión para asesorías integral permite:
- Automatizar la cumplimentación de los principales modelos tributarios a partir de los datos de la facturación y la contabilidad.
- Revisar automáticamente los modelos antes de presentarlos para detectar posibles errores y facilitar su subsanación.
- Exportar los modelos tributarios en formato XML para subirlos a la plataforma de la Agencia Tributaria.
- Crear calendarios específicos de las obligaciones fiscales de cada uno de los clientes de la asesoría.
- Controlar todos los plazos mediante recordatorios automáticos para que ningún modelo se presente fuera de plazo.
5. Comunicarse con los clientes con fluidez
Para que la relación entre una asesoría y sus clientes sea fructífera es indispensable que existe una buena comunicación entre ambas partes.
Una de las características más interesantes de un programa de gestión para asesorías es que centraliza todas las comunicaciones que se mantienen con los clientes. De tal forma que se puede:
- Incorporar archivos a los expedientes de los clientes.
- Asociar correos electrónicos a expedientes concretos para poder consultar su información de una manera ágil.
- Enviar emails o WhatsApps a los clientes desde cualquier parte del programa de gestión para asesorías.
- Segmentar las bases de datos de clientes en función de parámetros como el número de trabajadores de una empresa o su facturación anual para saber qué novedades legales o que ayudas les incumben a las diferentes empresas y profesionales.
- Realizar envíos en bloque a los clientes para informarles sobre subvenciones o deadlines fiscales.
6. Almacenar de manera segura y estructurada todos los documentos
En pocos negocios es más importante la gestión de la documentación que en las asesorías. Los clientes mandan facturas, tickets, recibos y un sinfín de documentos. Además, claro está, se generan archivos de gran relevancia como las declaraciones fiscales, las comunicaciones de la Agencia Tributaria o los libros contables.
Un buen programa de gestión para asesorías facilita dos cuestiones clave en la gestión documental:
- Sistematiza todos los documentos relacionados con un cliente. De tal manera que se pueda establecer una estructura de carpetas para estructurar bien los archivos y encontrarlos de manera ágil buscándolos por cualquier criterio.
- Almacena los documentos de manera segura. ¿Por qué? Un programa de gestión para asesorías bien diseñado ha sido desarrollado de manera segura desde su propio diseño y se actualiza periódicamente para incorporar nuevos mecanismos de seguridad. Además, lleva a cabo copias de seguridad recurrentes para evitar que se pierda información y dispone de otras herramientas de seguridad como un sistema de permisos o una auditoría de logs para saber cómo se interacciona con cada documento.
Así, podemos destacar que una de las virtudes de un programa de gestión para asesorías sólido es que permite asegurar los documentos a la vez que facilita su acceso a ellos.
7. Medir la rentabilidad y el éxito de cada servicio
Para las asesorías es fundamental que los servicios que ofrecen a sus clientes sean rentables. En ocasiones, un negocio puede prestar un servicio que consume demasiadas horas de trabajo y que, en cambio, genera ingresos modestos.
Un programa de gestión para asesorías integral debe incluir:
- Una herramienta para medir la rentabilidad de cada servicio o proyecto. De tal forma que se puedan imputar las horas de trabajo que se le dedica a un cliente concreto y confrontar el coste salarial a los ingresos, así como a las estimaciones previas. De esta manera se puede saber si se ha cometido un error en la presupuestación o si se producen desvíos que lastran la rentabilidad.
- Una solución de Cuadros de Mando para tener acceso a todos los datos críticos para la asesoría: número de clientes generados, ingresos, gastos y beneficios registrados, qué servicios producen más ingresos, cuáles, en cambio, no resultan rentables… Las asesorías saben, quizás mejor que ningún otro negocio, que los datos son valiosísimos.
8. Cumplir con todas las obligaciones legales: LOPD, registro horario…
Una de las tareas centrales de las asesorías es ayudar a las empresas a cumplir escrupulosamente con la ley… Pero ellas también deben hacerlo.
Precisamente, un programa de gestión para asesorías ayuda a estos negocios a cumplir con normas como:
- La LOPD y el RGPD: Puesto que les permite obtener el consentimiento de sus clientes al tratamiento de sus datos. De tal forma que en su ficha se pueda comprobar si han firmado el consentimiento y, en caso contrario, enviarle el documento a través de email o WhatsApp para que lo firmen en segundos.
- La norma que obliga a las empresas a llevar a cabo un registro riguroso de la jornada laboral de sus trabajadores y de las horas extra que realizan. Un programa de gestión para asesorías integral dispone de una solución de control horario para que los trabajadores autónomamente registren sus jornadas laborales.
- La Ley Antifraude. De tal forma que los registros de facturación cumplan con los requisitos establecidos por esta norma que busca luchar contra la existencia de contabilidades B.
- La facturación electrónica obligatoria que impondrá la Ley Crea y Crece a profesionales y empresas una vez que se apruebe su desarrollo reglamentario.
- Las propias normas tributarias y contables que la asesoría debe cumplir como empresa.
En definitiva, el programa de gestión para asesorías es una solución tecnológica diseñada para facilitar la actividad diaria de estos negocios, permitirles ahorrar tiempo, evitar errores y cumplir con todos los plazos legales que son críticos para sus clientes.