Inspecciones de Hacienda. 8 claves
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Las inspecciones de Hacienda buscan comprobar e investigar si ciudadanos, autónomos y empresas cumplen con sus obligaciones tributarias
Pocas frases generan más respeto entre los empresarios en particular y el conjunto de la ciudadanía en general que «inspecciones de Hacienda».
Pero, ¿qué son en realidad las inspecciones de Hacienda?
Aunque en el imaginario colectivo se ha fijado la idea de que las inspecciones de Hacienda implican que un contribuyente ha realizado una acción que no debía, la realidad es que muchas veces se cierran validando las declaraciones tributarias efectuadas previamente por las empresas y los ciudadanos. Su fin, generalmente, es aclarar algunos datos o hechos sobre los que no se tiene toda la información necesaria.
De hecho, según la Ley General Tributaria, que es la norma que regula los aspectos esenciales de las inspecciones de Hacienda, el objetivo de estos procedimientos tributarios es «comprobar e investigar el adecuado cumplimiento de las obligaciones tributarias».
De hecho, los verbos comprobar e investigar son esenciales para entender en qué consisten las inspecciones de Hacienda ya que estas pueden:
- Comprobar «los actos, elementos y valoraciones consignados por los obligados tributarios en sus declaraciones».
- Investigar para descubrir si existen «hechos con relevancia tributaria no declarados o declarados incorrectamente por los obligados tributarios».
Es decir, a través de las inspecciones de Hacienda se busca constatar la veracidad de la información que se incluye en los modelos tributarios, así como detectar posibles hechos que no han sido declarados y que darían pie a obligaciones de carácter fiscal.
A partir de esta definición básica vamos a ahondar en qué consisten las inspecciones de Hacienda, cuáles son sus fases, qué medidas pueden llevar a cabo los inspectores y cuáles son los plazos. Además, también vamos a abordar qué software se puede usar para prevenir las inspecciones de Hacienda y actuar con celeridad y eficacia en el transcurso de una.
¿Cómo se inician las inspecciones de Hacienda?
Comencemos la casa por sus cimientos. ¿De qué manera se pueden poner en marcha inspecciones de Hacienda?
- De oficio por parte de los órganos de inspección.
- Por solicitud del propio obligado tributario que está siendo sometido a una inspección de carácter parcial y desea que la inspección sea general con respecto al impuesto y el periodo por el que está siendo investigado. En este caso, el obligado tributario, sea una persona física o jurídica, dispone de 15 días desde que se le notifica la puesta en marcha de la inspección parcial para solicitar que adquiera carácter general. Por su parte, la Administración deberá ampliar la inspección de parcial a general en el plazo de 6 meses.
Como apuntamos en el párrafo anterior, cuando se inician inspecciones de Hacienda es imprescindible notificar a los obligados tributarios a los que les atañen sobre:
- Naturaleza y alcance de las actuaciones que se van a llevar a cabo.
- Derechos y obligaciones del obligado tributario durante la ejecución de inspecciones de Hacienda.
¿Qué alcance pueden tener las inspecciones de Hacienda?
La ley establece que las actuaciones de las inspecciones de Hacienda pueden ser:
- De alcance parcial en aquellos casos en que no versen sobre:
- Todos los elementos de la obligación tributaria.
- En el periodo objeto de comprobación.
- De alcance general cuando sí se analicen todos los elementos de la obligación tributaria dentro del periodo de comprobación.
¿Qué medidas cautelares pueden adoptar los inspectores?
Dentro de las inspecciones de Hacienda, es posible adoptar una serie de medidas cautelares para «impedir que desaparezcan, se destruyan o alteren las pruebas». Estas medidas son el precinto, depósito o incautación de:
- Mercancías y productos sometidos a un impuesto.
- Libros, registros, documentos, archivos, locales y equipos electrónicos que puedan tener almacenada información de relevancia para los fines de la inspección.
Estas medidas deberán cumplir tres requisitos básicos:
- Ser proporcionadas.
- Limitarse en el tiempo a los objetivos de la inspección.
- No generar en el obligado tributario un perjuicio irreparable.
Además, la ley establece que las medidas cautelares adoptadas durante las inspecciones de Hacienda deben ser ratificadas en un plazo de 15 días desde que se ponen en marcha por el «órgano competente para liquidar». Además, han de levantarse cuando dejen de existir las causas que justificaron su puesta en marcha.
¿Dónde se realizan las inspecciones de Hacienda?
La LGT contempla cinco grandes escenarios en los que los inspectores pueden llevar a cabo su trabajo:
- En el domicilio fiscal del obligado tributario.
- Allí donde se realicen las actividades económicas sujetas al impuesto.
- En aquellos lugares donde existan pruebas «del hecho imponible o del presupuesto de hecho de la obligación tributaria».
- Las oficinas de la AEAT si la documentación se puede analizar en ellas.
- Desde cualquier lugar si las actuaciones se llevan a cabo a través de sistemas digitales.
Además, la normativa establece que los inspectores podrán acudir a las oficinas de las empresas sin informar previamente y realizar sus actuaciones en presencia del encargado o responsable del local.
Los libros contables, las facturas, los justificantes y los registros de los programas de facturación deberán consultarse en los lugares físicos donde se hallen y en presencia del obligado tributario o de la persona a quien este designe. A no ser que el propio obligado consienta que el examen se lleve a cabo en las oficinas de la AEAT.
Ello no es óbice para que los inspectores hagan copias de esta documentación y puedan trabajar con ella en su oficina.
¿Cuándo se pueden llevar a cabo las inspecciones de Hacienda?
Para responder a esta pregunta debemos tener en cuenta si las actuaciones de las inspecciones de Hacienda se realizan en:
- Oficinas públicas. En este caso se deberá cumplir con el horario público de la oficina o con la jornada laboral habitual.
- Locales del obligado tributario. Dentro de la jornada laboral de la oficina, almacén o establecimiento; o bien en función de la actividad que se lleve a cabo en él. Si la inspección y el obligado llegan a un acuerdo, pueden realizarse las actuaciones en otros horarios.
Asimismo, es posible que en determinadas circunstancias se realicen actuaciones de inspección fuera de las horas y días establecidos.
¿Cuánto pueden durar las inspecciones de Hacienda?
La normativa tributaria establece que las inspecciones de Hacienda terminan:
- A los 18 meses de comenzar.
- A los 27 meses si se cumple uno de estos dos requisitos:
- La cifra de negocios del obligado tributario sea igual o superior a 5.700.000 euros.
- Que el obligado forme parte de un grupo sometido al régimen de consolidación fiscal o al régimen especial de grupos de entidades y que se esté viendo afectado por una comprobación inspectora.
- Además, estos plazos se podrán ampliar:
- Hasta 60 días, si el obligado tributario solicita periodos en los que no se pueden realizar actuaciones con él dentro de las inspecciones de Hacienda. La solicitud debe estar bien motivada y puede ser rechazada.
- 3 meses si después de haber declarado que no se dispone de la información o documentación requerida se aporta después del tercer requerimiento.
- 6 meses si la aportación de la documentación se lleva a cabo cuando la inspección ya ha emitido un acta y el órgano competente para efectuar la liquidación establezca que se deben realizar actuaciones complementarias.
¿Qué sucede si se incumplen estos plazos?
- No se produce la caducidad de las inspecciones de Hacienda, que seguirán en marcha hasta que finalicen.
- El plazo de prescripción de las obligaciones tributarias no se interrumpe durante los plazos que venimos de enumerar.
- El plazo de prescripción sí se interrumpe por las actuaciones que se realicen a posteriori de estos plazos.
- Se consideran ingresos espontáneos aquellos que se realicen entre el inicio de la inspección y la primera actuación que se realice una vez finalizado el plazo ordinario si se imputan al impuesto y al periodo fiscal sobre los que versa la inspección.
- No se pueden exigir intereses de demora desde que finalicen los plazos legales de las inspecciones de Hacienda hasta que, efectivamente, terminan estas inspecciones.
¿Cómo finalizan las inspecciones de Hacienda?
Si las inspecciones de Hacienda no terminan porque se cumplan los plazos legales, ¿cómo finalizan? Mediante:
- La extensión de actas en las que figuren los resultados de las actuaciones de comprobación e investigación.
- Una propuesta de regularización de la situación tributaria o bien la declaración de que la información incorporada al modelo tributario era correcta.
Las actas deben incluir:
- El lugar y fecha en la que se expiden.
- La identificación del obligado tributario (nombre, razón social, NIF, domicilio fiscal…) y el nombre y NIF de las personas con las que se entienden las actuaciones, incluyendo el carácter con el que intervienen en ellas.
- Los elementos del hecho imponible y los fundamentos de derecho sobre los que se sustente la propuesta de regularización.
- La regularización y la propuesta de liquidación de impuestos que resulte oportuna, en caso de que las inspecciones tributarias no certifiquen que los datos declarados por el obligado son 100% correctos.
- La conformidad del obligado o, por la contra, su disconformidad, con respecto a la regularización y la propuesta de liquidación.
- Los trámites que se producen a posteriori de la expedición del acta, incluidos los recursos que pueda presentar el obligado y sus plazos.
- Si se han detectado indicios de infracciones tributarias deben señalarse.
En función de su tramitación, las actas pueden ser:
- Con acuerdo.
- De conformidad.
- De disconformidad.
Además, en caso de que el obligado rechace la recepción del acta o su suscripción se procederá a tramitar el acta de disconformidad.
¿Cómo pueden las empresas defender sus intereses durante las inspecciones de Hacienda?
A la luz de todo lo que hemos expuesto resulta evidente que las organizaciones que tengan que afrontar inspecciones de Hacienda a empresas necesitan tener a su disposición toda la información de carácter económico para:
- Cumplir con los requerimientos de los inspectores.
- Disponer de todos los documentos y datos para facilitarlos a la menor brevedad posible y cumplir con los plazos de las inspecciones de Hacienda.
- Usar la información para demostrar que no se ha incumplido ninguna obligación tributaria y articular una defensa de los intereses empresariales eficaz.
- Exportar la documentación en cualquier formato para compartirla con sus asesores fiscales.
Por ello, es crítico que las empresas trabajen con un programa de facturación que les permita:
- Generar, almacenar y sistematizar facturas, recibos, justificantes de pago y demás documentación económica.
- Cumplimentar los libros contables y los modelos tributarios de manera automática.
- Detectar y subsanar cualquier error o incoherencia en la facturación, la contabilidad o la fiscalidad.
- Exportar las facturas, los libros y las declaraciones tributarias.
- Posibilitar el acceso a toda la información durante las inspecciones de Hacienda.
- Hacer frente a todas las inspecciones que revisa Hacienda.
En definitiva, las inspecciones de Hacienda no tienen que desencadenar consecuencias negativas para las empresas y los ciudadanos. Sobre todo, cuando la gestión económica se ha realizado de forma rigurosa y se ha cumplido escrupulosamente con la normativa tributaria.
El programa de facturación es una solución que ayuda a los negocios a evitar las inspecciones de Hacienda, pero también resulta crítica en el transcurso de una comprobación o investigación fiscal, ya que almacena toda la documentación con relevancia tributaria de una empresa de una forma clara y accesible.
