Cómo calcular el IVA soportado por un negocio de una forma sencilla
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A la hora de realizar la autoliquidación del IVA es crítico para empresas y profesionales calcular el IVA soportado para poder deducirlo
Modelo 303. Si hay una declaración tributaria que no necesita presentación es esta. La autoliquidación del IVA, que generalmente se realiza de forma trimestral, es un elemento central en la gestión económica de cualquier negocio.
No realizar la autoliquidación del IVA dentro del plazo fijado en el calendario fiscal o cometer errores a la hora de calcular el IVA soportado y el IVA repercutido puede conllevar sanciones tributarias.
Por eso, es fundamental que las empresas lleven a cabo un registro exacto tanto del IVA que recaudan al comercializar sus bienes y servicios, como del IVA que abonan al contratar servicios o comprar productos afectos a sus actividades económicas.
Antaño, esta tarea suponía todo un desafío. Sin embargo, actualmente, con un programa de facturación resulta mucho más sencillo y seguro calcular el IVA soportado y repercutido para cumplimentar el modelo 303 de manera adecuada. Sobre todo, si esta solución incluye un lector OCR para registrar facturas y tickets.
¿En qué casos es posible deducirse el IVA soportado? ¿Qué es exactamente un lector OCR? ¿Cuáles son los principales beneficios de usar un programa de facturación integral para cumplir las obligaciones de facturación, contables y fiscales de un negocio? Respondemos a estas preguntas a continuación.
Los 5 requisitos que se deben cumplir para deducir el IVA soportado
La Agencia Tributaria fija cinco grandes requisitos para que una empresa o un profesional puedan deducirse el IVA soportado:
- El contribuyente que desee deducirse el IVA que abonó debe ser un profesional o un empresario a efectos del IVA. Como resulta evidente, un ciudadano común y corriente no puede deducirse el IVA.
- Se deben haber realizado operaciones que den derecho a la deducción. Por ejemplo, hay algunas actividades que se encuentran exentas del IVA, como la educación o la asistencia sanitaria.
- Al calcular el IVA soportado se deben tener en cuenta solo las cuotas soportadas por bienes o servicios afectos a la actividad empresarial o profesional. Por ejemplo, un abogado puede deducirse el IVA soportado al contratar un software de gestión, pero no puede deducir el IVA que abonó por comprarse una nevera para su casa.
- Se tiene que disponer de las facturas, tickets y demás documentos que acrediten que, efectivamente, se soportaron las cuotas de IVA que el contribuyente ha cuantificado. Además, estas operaciones y las cuotas de IVA soportadas deben estar contabilizadas en el libro de registro de facturas recibidas.
- Se debe elaborar la declaración tributaria y proceder a la autoliquidación del IVA para poder ejercer el derecho a la deducción. Es decir, no solo se debe calcular el IVA soportado, sino reflejarlo en el modelo 303. En dicho modelo, al IVA repercutido se le resta el IVA soportado para determinar el importe que el negocio debe ingresarla a la Agencia Tributaria o la suma que esta debe devolverle al empresario o profesional.
Por qué un lector OCR es clave a la hora de registrar y calcular el IVA soportado
Como resulta evidente, para calcular el IVA soportado de forma correcta es imprescindible registrar la facturación recibida de un negocio. Los programas de facturación no solo sirven para emitir facturas, sino también para registrar las facturas recibidas. ¿Esto implica que las facturas de los proveedores de un negocio se deben picar a mano?
Si se cuenta con un lector OCR no. Esta herramienta es capaz de leer facturas en PDF o, incluso, la fotografía de una factura que se recibe en papel y extraer la información que contiene.
De esta forma, el lector OCR vuelca los datos de una factura recibida en el programa y permite a un negocio contabilizar las facturas de sus gastos de una forma automatizada. ¿Qué supone esto? Menos errores, ya que ningún profesional tiene que volcar a mano la información; y necesitar menos tiempo para registrar las facturas y calcular el IVA soportado a lo largo de un trimestre.
Un programa de facturación facilita el cumplimiento de las obligaciones contables y fiscales
De hecho, un programa de facturación integral permite a los negocios:
- Calcular el IVA soportado y el repercutido durante un determinado periodo temporal.
- Automatizar la cumplimentación de los libros contables a partir de los datos de la facturación emitida y recibida.
- Usar herramientas automáticas de búsqueda de errores o incoherencias. Lo que les permite resolver incidencias antes de presentar declaraciones fiscales o cerrar el año contable y subsanarlas de forma ágil.
- Cumplimentar modelos tributarios, entre los que se encuentra el 303, o exportar toda la documentación e información que necesita un asesor fiscal para cubrirlos y presentarlos ante la AEAT.
Almacenar de forma segura toda la documentación empleada para calcular el IVA soportado
Como ya apuntamos antes, no basta con calcular el IVA soportado de manera precisa, sino que se deben guardar los documentos que acrediten que las cuotas deducidas fueron abonadas correctamente.
En este sentido, un programa de facturación integral es una herramienta clave para almacenar de forma segura tanto las facturas emitidas como las recibidas y facilitar el acceso a esta información en cualquier momento.
En el transcurso de una Inspección de Hacienda o ante un requerimiento de la AEAT, se pueden tener que aportar las pruebas que validen la forma de calcular el IVA soportado y cumplimentar el modelo 303.
Tener toda la documentación a buen recaudo y poder consultar, exportarla e, incluso, darle acceso a ella a los inspectores es crítico para demostrar que un negocio cumplió con sus obligaciones de forma adecuada y evitar problemas con Hacienda.
En este sentido, un software de facturación con lector OCR permite guardar copias de las facturas y tickets en papel dentro del programa y garantizar su conservación gracias a que se efectúan copias de seguridad periódicas de toda la documentación.
Exportar toda la documentación y enviársela a tu asesor fiscal para que proceda a calcular el IVA soportado
Gran parte del tejido productivo español trabaja con asesorías y gestorías que se encargan de garantizar que cumplen con sus obligaciones contables y fiscales.
Por eso, es fundamental tener un programa de facturación que permita a los negocios facilitar a sus asesores toda la documentación que necesitan para calcular el IVA soportado y el repercutido, así como para elaborar los libros contables y cumplimentar los modelos tributarios en general y el modelo 303 en particular.
Automatizar la cumplimentación del modelo 303 y agilizar su presentación
Igualmente, como apuntamos antes, los software de facturación más completos del mercado permiten calcular automáticamente el IVA soportado y el repercutido y cumplimentar el modelo 303.
Además, también se pueden emplear las herramientas de chequeo para comprobar que no se haya producido ningún error al calcular el IVA soportado.
Gracias a ello, es posible tanto descargar las declaraciones en xml para subirlas directamente a la plataforma de la Agencia Tributaria, como enviárselas a los asesores fiscales para que comprueben que todos los datos están bien, que se ha procedido a calcular el IVA soportado y el repercutido de manera adecuada y que una vez validada la declaración sean ellos los encargados de presentarla ante la AEAT.
En definitiva, deducirse el IVA soportado por compras afectas a la actividad económica de un negocio es un derecho. Además, es una tarea esencial para que una empresa o un autónomo no paguen más impuestos de los que les corresponden. En la actualidad, registrar las facturas recibidas, calcular el IVA soportado y hacer la autoliquidación del IVA es más fácil y seguro que nunca.