Cómo calcular la rentabilidad de los clientes de tu negocio

El software de gestión te permite establecer los costes y compararlos con los ingresos para calcular la rentabilidad de los clientes

¿Cuál es el objetivo fundamental de un negocio? En dos palabras: ser rentable. Al fin y al cabo, una empresa que no es rentable no puede mantenerse con vida a lo largo del tiempo. Por eso, resulta fundamental que los negocios evalúen la rentabilidad de los servicios que les prestan a sus clientes y puedan determinar qué servicios son más rentables y cuáles menos. ¿Para qué? Tomar decisiones estratégicas como optimizar los servicios menos rentables para incrementar los beneficios que generan o priorizar los servicios altamente rentables.

En la era analógica, resultaba difícil calcular la rentabilidad de los clientes y los servicios de un negocio sin disponer de un equipo dedicado a ello e invertir una importante cantidad de recursos humanos y económicos. Hoy en día, gracias a la digitalización y al almacenamiento y sistematización de los datos las pymes y los profesionales también pueden calcular la rentabilidad de los clientes que confían en sus servicios. ¿Cómo?

El software de gestión para empresas de MN program dispone de un módulo diseñado para calcular la rentabilidad de los clientes y los proyectos a partir de los datos clave:

• Las horas invertidas en prestar un servicio y el coste/hora de cada profesional que ha trabajado en él para calcular el coste en recursos humanos.
• Los gastos asociados al servicio o cliente.
• La previsión de costes que se había realizado previamente.
• Los ingresos generados.

A partir de esta información, el software de gestión es capaz de:

• Calcular la rentabilidad de los clientes
• Medir las desviaciones entre las previsiones y los costes reales

A continuación, vamos a explicarte cómo puedes usar el programa de gestión de MN program para calcular la rentabilidad de los clientes y servicios de tu negocio para conseguir maximizar tus beneficios.

Imputar el tiempo que se dedica a un cliente

En primer lugar, es fundamental que los profesionales de una empresa registren el tiempo que le dedican a cada cliente o servicio prestado. Esta tarea se puede llevar a cabo con suma facilidad a través del módulo Time Report:

• Dando de alta una actuación, asignándola a la ficha de un cliente e indicando el tiempo.
• Empleando el contador automático de tiempos y asignando el resultado al cliente para el que se realizó la actividad.
• Usando la Vista Semanal para asignar los tiempos de todas las tareas de la semana en un par de minutos.

¿Por qué es tan importante que se imputen correctamente todas las horas que invierten los profesionales en los clientes del negocio? Este dato es la base que permite al software de gestión calcular la rentabilidad de los clientes.

Establecer el coste/hora de cada profesional

¿Cómo transforma el programa una magnitud temporal (las horas trabajadas) en otra económica (el coste para la empresa)? El negocio tiene que establecer el coste de una hora de trabajo de cada uno de sus profesionales.

El software de gestión facilita esta tarea. ¿Cómo? Permite a las empresas estipular diferentes costes por hora para cada uno de sus profesionales. ¿Por qué es es importante? No todos los trabajadores de una empresa tienen el mismo sueldo, ni los servicios que prestan o las actividades que llevan a cabo para un cliente tienen el mismo precio. Por ejemplo, la hora de un arquitecto jefe de proyecto no cuesta lo mismo que la de un aparejador. Ni la hora de un socio de una firma de abogados que es responsable de un departamento tiene el mismo valor que la de un asesor legal que acaba de empezar su carrera.

De esta forma, el software de gestión adjudica el coste salarial a cada cliente, teniendo en cuenta las peculiaridades de cada negocio y el talento del que dispone.

Asignar los gastos asociados a un cliente

¿El único coste de un servicio es el salario de los profesionales? Por supuesto que no. Hay que tener en cuenta el gasto en material, software, etc. Y todos estos gastos deben reflejarse en el software de gestión para obtener una vista precisa del coste asociado a un determinado cliente o proyecto.

Además, hay que incorporar los gastos que realiza un trabajador mientras lleva a cabo sus funciones. Por ejemplo, el ticket del parking de un abogado que tiene que ir al juzgado, o las dietas de un consultor que se tuvo que desplazar a la sede de un cliente.

Así, el software de gestión no solo permite tener en cuenta todos los gastos, sino que ayuda a los profesionales y a las empresas a gestionarlos con eficacia para que ningún gasto quede sin ser asignado de forma correcta.

Al fin y al cabo, si se desea calcular la rentabilidad de los clientes es indispensable contabilizar todos los costes que asume el negocio y no solo los salariales.

Comparación automática de costes e ingresos

Time Report recoge toda la información que venimos de detallar y la confronta con los ingresos previstos (es decir, el precio del servicio presupuestado) y los reales. De esta forma, es posible calcular la rentabilidad de los clientes y saber con exactitud cuál es el margen de beneficio que obtiene el negocio por cada cliente o proyecto.

Como hemos señalado en muchas otras ocasiones, una de las claves de disponer de un software de gestión es que esta solución sistematiza los datos y los almacena en un único programa, permitiendo que diversos módulos interactúen entre sí y compartan la misma información. Esto es esencial a la hora de calcular la rentabilidad de los clientes, puesto que los datos del módulo de rentabilidad tienen que estar ligados a la información disponible en la base de datos de clientes, al software CRM en el que se gestionan los presupuestos y a la facturación.

Un software de gestión para empresas integral como el de MN program permite abordar todas las acciones clave de la relación con los clientes, incluido el cálculo del margen de beneficio empresarial por cada cliente.

Medir la desviación entre previsión y realidad

Time Report no solo compara los ingresos con los gastos para calcular la rentabilidad de los clientes y los márgenes, sino que también confronta los gastos e ingresos reales con los previstos.

Si bien los ingresos previstos son más fáciles de establecer, porque se ha firmado un presupuesto con un cliente. Los gastos pueden resultar más escurridizos. Con lo que ello conlleva, puesto que solo se puede ofrecer un presupuesto a un cliente que vaya a reportar beneficios si se pueden estimar los gastos.

Para ajustar las estimaciones de gasto de cara a futuros clientes y proyectos es crucial que el negocio sea capaz de detectar posibles desviaciones en los servicios que presta a sus clientes. Time Report es, en este sentido, un aliado de enorme valor añadido.

La herramienta compara automáticamente lo presupuestado con lo real e indica las desviaciones positivas o negativas que se han producido en lo relativo:

• Ingresos
• Tiempo invertido
• Costes en tiempo laboral
• Otros gastos
• Margen de beneficios
• Porcentaje de margen

Todos estos datos ayudan a los profesionales y a las empresas a componer una amplia panorámica que les permite calcular la rentabilidad de los clientes y de los servicios que les prestan.

Calcular la rentabilidad de los clientes para tomar decisiones de negocio

¿Por qué calcular la rentabilidad de los clientes es una tarea de enorme valor empresarial? Porque permite tomar decisiones de negocio basándose en datos para mejorar los márgenes e incrementar los beneficios.

Por ejemplo, pensemos en un centro de formación que ofrece sus servicios a las empresas para incrementar la formación de sus profesionales. Una compañía es un cliente habitual del centro de formación, sin embargo, con los datos en la mano, el negocio puede descubrir que el margen de beneficio es mínimo. O que, sistemáticamente, se produce una desviación entre el tiempo que se estima que deben destinar los formadores y el tiempo que finalmente invierten en formar a los profesionales de la compañía.

Estos datos se pueden analizar con facilidad, de cara a implementar decisiones que contribuyan a mejorarlos. Ya sea recalibrando las estimaciones y los presupuestos o analizando por qué se invierten más horas de las estimadas en formar a los trabajadores de la empresa cliente.

Asimismo, el centro de formación puede detectar que otros clientes generan márgenes de beneficio más grandes y apenas se producen desviaciones entre lo previsto y la realidad. La empresa puede decidir reforzar las líneas de negocio más rentables, apostar por los servicios que generan más márgenes o implementar metodologías de trabajo de los servicios más rentables en los que no lo son tanto.

Calcular la rentabilidad de los clientes es, así, esencial a la hora de tomar las mejores decisiones para un negocio, de cara a incrementar los beneficios empresariales y sacarle el máximo partido al talento, uno de los activos más valiosos de cualquier empresa.