Cómo conocer a los clientes con un CRM
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Es posible conocer a los clientes con un CRM, adaptarse a sus necesidades y dar respuesta a sus deseos para lograr fidelizarlos
Nuestra forma de vivir, relacionarnos, producir, vender o comprar ha cambiado de manera radical en las últimas dos décadas. Las fronteras entre lo físico y lo digital se han diluido y, hoy en día, es imposible vivir sin un smartphone.
La revolución digital ha venido acompañada del desarrollo de infinitos programas informáticos específicos para ofrecer soluciones a las necesidades de las empresas y los ciudadanos.
En el ámbito de los negocios, el software CRM (Customer Relationship Management) se ha convertido en una herramienta esencial.
¿Por qué? Es posible conocer a los clientes con un CRM de una forma extraordinariamente precisa, ofrecerles una atención personalizada desde la preventa hasta la posventa y hacerles llegar propuestas que se adapten a lo que están buscando e, incluso, se anticipen a sus necesidades.
En este artículo, te vamos a contar cómo puedes conocer a los clientes con un CRM y convertir a este programa en un activo comercial crítico para tu negocio.
Fichas exhaustivas con todos los datos clave
Cada cliente es un mundo. ¿Cómo se puede sistematizar toda la información sobre los clientes de un negocio para que se pueda consultar en cuestión de segundos?
Los software CRM son críticos en esta misión. ¿Por qué? Permiten disponer de bases de datos de clientes y potenciales conformadas por fichas exhaustivas.
De hecho, los programas más avanzados permiten crear cuantos campos desee una empresa en cada ficha. Lo que facilita la recopilación de la mayor cantidad de información. De ahí que resulte sencillo conocer a los clientes con un CRM.
Además, los software más potentes incluyen funcionalidades de gran ayuda en el día a día como:
- Buscar fichas de clientes por cualquier dato incluido en ellas.
- Herramientas de fusión de fichas para evitar duplicidades y la pérdida de información.
Actualización constante de la información
El mundo avanza a toda velocidad y la situación de los clientes con él. Por eso, es importante poder actualizar los datos esenciales sobre los clientes de una forma ágil y eficaz.
Los programas CRM más completos permiten enviar formularios por email o WhatsApp para que los clientes actualicen autónomamente sus datos. De tal forma que una vez completados los formularios se modifican automáticamente los datos en sus fichas.
Así, no solo es posible conocer a los clientes con un CRM, sino que dicho conocimiento puede actualizarse de forma continua y evitar malentendidos o perder oportunidades de negocio.
Todas las comunicaciones con los clientes centralizadas
Otro aspecto clave de un software CRM integral es que permite centralizar todos los intercambios comunicativos que se mantienen con cada cliente: emails y WhatsApps intercambiados, resumen sucinto de las llamadas telefónicas efectuadas, documentación, etc.
Conocer a los clientes con un CRM pasa por tener pleno acceso a los mensajes, documentos e información intercambiado con ellos a lo largo del tiempo.
Para cualquier profesional resulta imposible retener en su cabeza la información exacta que le transmitió un cliente, en cambio, si trabaja con un software CRM puede consultarla en cualquier momento y de una forma ágil.
Si a ello le sumamos que a la hora de gestionar a un cliente pueden intervenir varios profesionales, resulta imprescindible trabajar con un programa en el que las comunicaciones estén centralizadas y se pueda acceder a ellas cuando sea necesario.
Historial de servicios contratados por los clientes
Un aspecto esencial de la relación negocio-cliente es el historial de compras y servicios contratados de cada consumidor.
Cuando hablamos de que es posible conocer a los clientes con un CRM de una forma precisa, tenemos en cuenta que esta clase de herramienta ofrece una panorámica de todos los servicios que tiene contratados un cliente o que ha contratado en el pasado.
Tener información de primera mano y 100% fiable sobre el historial de compra o contratación de un cliente es esencial desde el punto de vista comercial.
Si un despacho de abogados o una asesoría le desea vender a una empresa con la que ha trabajado un nuevo servicio de asesoramiento, necesita saber qué servicios previos ha contratado para diseñar una estrategia comercial efectiva.
Lo mismo se puede decir en lo relativo a otros ámbitos empresariales. Por ejemplo, una clínica estética que va a lanzar un nuevo tratamiento debe poder obtener información sobre los tratamientos a los que se han sometido previamente sus pacientes. Gracias a estos datos podrá saber a qué pacientes puede interesarles más el nuevo tratamiento y a cuáles menos.
Gestión de presupuestos y expedientes económicos de cada cliente
Tan importante es conocer a los clientes con un CRM, como gestionar la creación, seguimiento y conversión de los presupuestos.
Así, un software CRM no solo permite sistematizar todos los datos sobre los clientes, sino que es el mejor aliado de los negocios a la hora de crear presupuestos, enviarlos, hacer un seguimiento para evitar que caigan en el olvido, negociarlos y terminar por convertirlos en ventas.
En no pocos negocios, existe una gestión de los presupuestos caótica que lastra su conversión. Conocer a los clientes con un CRM facilita la confección de presupuestos adaptados a sus características, a la vez que esta herramienta permite gestionarlos con la máxima eficacia.
Asimismo, es importante señalar que al trabajar con un CRM resulta mucho más sencillo controlar un aspecto crítico de la relación con los clientes: su expediente económico.
Es decir, se puede conocer a los clientes con un CRM prestando atención a un elemento clave: su historial de facturación, los cobros que se la han realizado y los cobros pendientes. ¿A un negocio le interesa seguir ofreciéndole servicios a una empresa o a un particular que le adeuda varios cobros? Seguramente no.
Diseño de propuestas comerciales adaptadas a los clientes
Otra de las ventajas de conocer a los clientes con un CRM es que se pueden diseñar campañas comerciales adaptadas a sus necesidades y hábitos de consumo.
Los programas CRM más avanzados incluyen la posibilidad de trabajar con plantillas predefinidas y enviar emails o WhatsApps en bloque a los clientes que puedan estar interesados en un mismo producto o servicio.
Por ejemplo, una asesoría no tiene por qué informar a todos sus clientes sobre una línea de ayudas para autónomos, sino solo a aquellos que efectivamente lo son.
Así, conocer a los clientes con un CRM se traduce en la posibilidad de cualificar las bases de datos y extraer listados con clientes que cumplen determinadas características. De tal forma que las probabilidades de que una campaña comercial tenga éxito aumenten.
Todo ello sin tener que invertir ingentes cantidades de tiempo en filtrar las bases de datos y elaborar y enviar los mensajes comerciales.
Informes esenciales sobre KPIs de ventas
Conocer a los clientes con un CRM no consiste, solo, en conocer individualmente a cada empresa o particular con el que trabaja un negocio, sino que esta clase de solución permite calcular automáticamente KPIs de ventas de gran valor y disponer de informes periódicos sobre los principales datos comerciales de un negocio.
¿Cómo es esto posible? Los programas CRM más potentes son capaces de recopilar todos los datos almacenados en las fichas de los clientes y ofrecer información sobre las ventas generadas, los clientes obtenidos o los ingresos facturados en un determinado periodo de tiempo. Además, permiten segregar estos datos por servicios o productos.
¿Cómo puede una clínica médica saber qué áreas generan más beneficios? Usando un software CRM.
De tal forma que el programa es capaz de crear informes con los KPIs que el negocio desee conocer y enviarlos por email con la periodicidad que se desee a todas las personas que deben estar al tanto de la información.
Conocer a los clientes con un CRM permite a los negocios incrementar sus ingresos
¿Por qué es tan importante conocer a los clientes con un CRM? Un negocio que no dispone de información y datos verídicos sobre sus clientes va a tener muy difícil:
- Ofrecerles una atención personalizada para elevar su nivel de satisfacción.
- Fidelizarlos y conseguir que renueven su confianza en el negocio.
- Lograr que amplíen su ticket y contraten nuevos servicios.
- Extraer datos valiosos para intentar atraer a nuevos clientes con necesidades, demandas y hábitos de consumo similares.
- Incrementar las ventas, los ingresos y los beneficios.
La competencia es feroz. Conocer a los clientes con un CRM es una de las armas que tienen los negocios a su disposición para acercarse el máximo posible a los deseos de sus clientes y optimizar continuamente su estrategia comercial sin tener que invertir ingentes cantidades de tiempo, dinero y esfuerzo.
