Cómo cumplir con los plazos sin llegar asfixiado al deadline
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El planificador de tareas de MN program te ayuda a cumplir con los plazos de tus proyectos y evitar retrasos indeseados
Muchos estudiantes deciden no estudiarse hasta el último momento porque creen que funcionan mejor bajo presión. Esto supone darse atracones de estudio para aprender todo lo posible antes de que el examen dé comienzo. ¿Esta estrategia da buenos resultados? Depende de a quién le preguntemos, pero los estudiantes que se toman los exámenes como una carrera de fondo seguramente no alcancen el nivel de estrés de sus compañeros de «última hora». En el ámbito laboral y empresarial, forzar los plazos no suele ser una gran idea, porque genera tensión y, en el caso de que no se logre cumplir con los plazos, las consecuencias económicas y reputacionales pueden lastrar al negocio.
Por eso, los profesionales y las empresas que trabajan a través de proyectos y tareas necesitan poner en marcha un sistema que les permita cumplir con los plazos acordados con la máxima eficacia y prestar a sus clientes los mejores servicios en tiempo y forma.
Para ayudar a los negocios en esta tarea, el software de gestión de MN program cuenta con una herramienta de planificación de tareas que sirve para crear y asignar tareas, controlar su evolución y conseguir cumplir con los plazos sin tener que hacer un sobresfuerzo de última hora porque el deadline se aproxima.
A continuación, vamos a apuntar algunas de las claves de nuestro programa que pueden resultar de gran utilidad a toda clase de empresas: despachos de abogados, estudios de arquitectura, asesorías, consultorías, academias de formación, empresas de servicios… Decenas de colectivos trabajan por proyectos y con plazos.
Visualiza y controla la evolución de todas las tareas
¿Cuál es la mejor forma de cumplir con los plazos? Controlando la evolución del proyecto y sus tareas. Para realizar esta actividad, resulta de enorme utilidad visualizar todas las tareas de un proyecto, los plazos de cada una de ellas y los profesionales que tienen que realizarlas.
El software de gestión de MN program incorpora dos sistemas de uso cotidiano en empresas de todo el mundo: Gantt y Kanban.
Gantt. Tener clara la línea temporal
La vista Gantt ayuda a los profesionales a visualizar la línea temporal de cada proyecto y tarea. De tal forma que muestra con suma claridad cuándo debe arrancar y finalizar la realización de una tarea y quién está a cargo de llevarla a cabo.
A la hora de cumplir con los plazos de un proyecto, ya sea porque se han acordado con un cliente, ya sea porque es una necesidad de la propia organización, resulta crucial no perder de vista la línea temporal.
Gantt es clave para moverse por la línea temporal con fluidez para planificar las tareas y los recursos con la máxima eficacia con la vista puesta en el objetivo final: cumplir con los plazos estipulados.
Kanban. Gestionar los flujos de trabajo y mover tareas entre profesionales
La metodología Kanban es de gran utilidad a la hora de diseñar flujos de trabajo eficientes, porque permite controlar las tareas que conforman un proyecto para garantizar que todas se llevan a cabo y se lograr cumplir con los plazos.
La vista Kanban en el módulo de tareas de nuestro software de gestión ayuda a los profesionales, sobre todo a los líderes de equipo, a ver en un solo vistazo qué tareas se han realizado, cuáles aún no, qué porcentaje de ejecución presenta cada tarea y qué profesionales realizan cada una de las actividades del proyecto.
Además, gracias a la vista Kanban puedes tomar decisiones para optimizar los flujos de trabajo. ¿Cómo? Por ejemplo, moviendo tareas en función de la carga de trabajo de cada profesional, para facilitar que sea posible cumplir con los plazos y todo el equipo reme en la misma dirección.
Prioriza las tareas teniendo en cuenta los plazos de entrega
Las empresas no tienen recursos humanos, económicos y técnicos infinitos. Por eso, para cumplir con los plazos de un proyecto es fundamental priorizar los recursos de forma altamente eficiente.
El software de gestión te ayuda a conseguirlo. ¿Cómo? No solo te facilita la visualización de todas las tareas, sino que te permite controlar de forma continua su porcentaje de ejecución y los plazos de inicio y finalización.
Si una determinada tarea va retrasada y es clave para poder poner en marcha otras tareas subsiguientes, resultará fundamental priorizarla, quizás destinando más profesionales a realizarla o dejando libre la tecnología que se necesita para ejecutarla.
Cuando hablamos de planificar las tareas de un proyecto, no solo nos referimos a cómo se distribuyen entre los diferentes profesionales del equipo encargado de ejecutar el proyecto, sino también en cómo se emplazan en el tiempo para conseguir cumplir con los plazos.
Asigna tareas para cumplir con los plazos y evitar cuellos de botella
Precisamente, en varias ocasiones para dinamizar un proyecto es necesario reorganizar las tareas o redistribuirlas y sortear posibles cuellos de botella.
Si retomamos el ejemplo anterior, una tarea esencial para poner en marcha otras acciones puede impedir que estas actividades arranquen en el momento previamente planificado. El software de gestión te ayuda a determinar qué tareas pueden convertirse en cuello de botella para destinar más recursos a ejecutarlas, consiguiendo cumplir con los plazos y evitando que los retrasos se encadenen.
Además, también te permite equilibrar las tareas que tienen que realizar los profesionales. Si un trabajador tiene que ejecutar 10 tareas que suman en total 50 horas de trabajo y otro, en cambio, solo tiene que realizar 8 que no suponen más de 15 horas, es evidente que existe un desequilibrio. Y dicha situación puede provocar que no se logre cumplir con los plazos establecidos al poner en marcha el proyecto.
La planificación de los tiempos es esencial, pero tener la capacidad de evaluar de forma crítica la planificación para corregirla y optimizarla sobre la marcha también es de vital importancia a la hora de cumplir con los plazos y realizar todas las tareas con eficacia.
Analizar las tareas y tomar medidas para evitar desviaciones
Por eso, el software de gestión ayuda a los profesionales a tener plena libertad para tomar medidas sobre la marcha, redistribuir las tareas o modificar los plazos de ejecución. Para ello, en primer lugar hay que poder analizar con facilidad la evolución de las tareas. Además de las vistas Gantt y Kanban, los profesionales también pueden recibir informes con indicadores clave y llevar un control exhaustivo de la desviación de tiempo de cada tarea.
A veces, no se puede cumplir con los plazos de un proyecto porque las tareas no se han planificado de forma adecuada, quizás porque se cree que una tarea va a consumir menos tiempo del que en la práctica conlleva ejecutarla. La información sobre el porcentaje de desviación de cada tarea es fundamental en dos sentidos:
- Para corregir el rumbo, ya sea cambiando la forma en la que se está llevando a cabo la tarea, ya sea empleando más recursos.
- Para modificar la forma de planificar la tarea en el futuro.
Los datos son poder y en lo que respecta a la planificación de tareas aún más. Si deseas cumplir con los plazos que has acordado, tienes que gestionar todas las tareas y supervisar que todo discurre de acuerdo al planning, de lo contrario, las desviaciones pueden lastrar la forma de trabajar y tener repercusiones económicas y reputacionales.
Planifícate y evita que el deadline se te eche encima
Antes de que existieran soluciones como el software de gestión, a las empresas les costaba mucho más tiempo y esfuerzo planificar sus tareas y controlar su evolución para cumplir con los plazos. Por suerte, hoy en día se puede supervisar la forma de trabajar en un solo vistazo y tomar medidas para corregir el rumbo y no tener que llegar al deadline con la lengua fuera. O lo que es peor, tener que pedirle a un cliente, a un socio o a otro equipo de la empresa que nos den una prórroga.
Las empresas son las personas que forman parte de ellas. No cumplir con los plazos de cada tarea no solo afecta al profesional que la ejecuta, sino a sus compañeros de proyecto y, seguramente, al resto de miembros de la organización. La planificación es la mejor arma que tenemos a nuestro alcance para que el deadline no se nos eche encima y podamos trabajar con seguridad y eficiencia, pero no con estrés.
En definitiva, si quieres gestionar tus proyectos y tareas con éxito, basándote en datos y no en intuiciones y mejorar los flujos de trabajo de tu negocio, el software de gestión puede ser un aliado excelente. ¿Por qué? Te ofrece toda la información relevante sobre la ejecución de una tarea, te ayuda a cumplir con los plazos y te permite tomar decisiones para subsanar problemas antes de que entorpezcan o ralenticen la ejecución de las tareas.
