¿Qué se debe tener en cuenta al contratar un software de gestión en 2024?
Índice
Antes de contratar un software de gestión es necesario saber si sus funcionalidades se adaptan a las necesidades de la empresa
El destino de las empresas depende, en gran medida, de las decisiones estratégicas que toman. Por ejemplo, decidir apostar por un servicio en vez de por otro. U optar por abrir una sede en un lugar determinado. Contratar un software de gestión es una de estas decisiones estratégicas. ¿Por qué?
El software de gestión es una clase de programa informático ayuda a las empresas y a los profesionales a gestionar un amplio abanico de tareas diarias, desde las bases de datos de sus clientes hasta la facturación, pasando por la agenda o el registro de las jornadas laborales.
Por eso, antes de contratar un software de gestión empresarial es fundamental analizar sus características y los servicios que ofrece la compañía que lo ha desarrollado.
A continuación, te vamos a dar algunas claves que debes tener en cuenta a la hora de contratar un software de gestión para tu negocio.
1. ¿Qué módulos incluye el programa?
No todos los programas de gestión cuentan con los mismos módulos. Las soluciones más básicas a lo mejor disponen de bases de datos de clientes, pero no permiten realizar facturas ni cumplimentar los libros contables. Algunas pueden disponer de un CRM, pero no contar con un módulo de agenda.
Por eso, antes de nada, es imprescindible que tengas claro qué módulos necesitas sí o sí.
Por ejemplo, para una clínica es crítico disponer de una agenda digital y puede resultar de enorme valor contar con un módulo de reserva online para que los pacientes puedan concertar citas autónomamente.
Es decir, antes de contratar un software de gestión debes comprobar si todos los módulos que necesitas o que pueden ayudarte a generar más negocio están incluidos en el programa.
2. ¿Es sencillo y fácil de usar?
Si las funcionalidades del software son importantes, no lo es menos su usabilidad. Hay programas muy completos que resultan muy difíciles de emplear y que exigen a los usuarios contar con conocimientos avanzados de informática o analítica de datos.
Por eso, a la hora de contratar un software de gestión es de vital importancia tener en cuenta si el programa es sencillo e intuitivo. En muchas ocasiones es mejor que una solución permita realizar menos acciones, pero que su facilidad de uso ayude a las empresas a realizar cientos de tareas de manera ágil y eficaz.
3. ¿El software se adapta a las características del sector económico de tu negocio?
Muchos programas de gestión son genéricos, es decir, no cuentan con módulos específicos para determinados sectores económicos. En cambio, hay software que sí disponen de herramientas clave para los negocios de un sector.
Por ejemplo, los despachos de abogados o procuradores necesitan disponer de un módulo de expedientes para gestionar sus casos. Además, es crítico que la solución que empleen esté interconectada con Lexnet, la sede judicial electrónica española.
Mientras que para un estudio de arquitectura o de ingenieros es crítico disponer de un módulo de proyectos que les permita llevar un control de las tareas que deben realizar o un módulo de rentabilidad para medir las horas y el dinero que invierten en cada proyecto.
Habida cuenta de los ejemplos que venimos de listar, te recomendamos que antes de contratar un software de gestión compruebes si está específicamente adaptado a tu sector económico. Esto no solo te garantizará trabajar con las mismas herramientas que tu competencia, sino que, además, sabrás que las futuras actualizaciones del software pueden incluir novedades específicamente pensadas para tu colectivo profesional o tu sector productivo.
4. ¿El programa es personalizable?
Aunque sea recomendable disponer de un software especializado en el sector económico de tu empresa, también es de gran valor que el programa se pueda adaptar a tu negocio.
¿Qué queremos decir con esto? Algunos programas ofrecen paquetes de módulos cerrados, en cambio, otros, permiten contratar módulos específicos más allá de las funcionalidades básicas.
De esta manera, un mismo software de gestión puede incluir funcionalidades diferentes para cada cliente, ajustándose a sus necesidades específicas.
Además, claro está, debemos tener en cuenta la posibilidad de adaptar los módulos. Por ejemplo, creando automatizaciones de tareas específicas para el negocio o disponiendo de formularios o plantillas personalizados.
5. ¿Qué opiniones tienen otros clientes?
Antes de contratar un software de gestión es importante consultar las valoraciones que tiene este producto entre sus clientes.
Al fin y al cabo, la mejor manera de saber si un programa va a dar respuesta a las necesidades de tu negocio es conocer la experiencia de empresas similares a la tuya.
Hoy en día, existen numerosas plataformas en las que se pueden consultar las opiniones de los consumidores. Además, muchas compañías recopilan las valoraciones en su propia web.
6. ¿Cómo es el proceso de migración de datos?
Uno de los principales motivos por los que muchas empresas son reacias a contratar un software de gestión o cambiar de programa es porque temen el proceso de migrar sus datos.
Algunos programas ofrecen precios atractivos, sin embargo, no prestan ningún servicio, lo que incluye la migración. De tal manera que los propios profesionales de la empresa deben encargarse de migrar datos tan sensibles como la información de los clientes o los registros de facturación.
Por eso, antes de contratar un software de gestión es fundamental comprobar si la compañía ofrece un servicio de migración de datos y si dicho servicio es gratis, mejor.
De esta manera, te asegurarás de que tus datos se migran de manera óptima, ya que este proceso será realizado por expertos en la materia. Además, claro está, te ahorrarás horas improductivas y quebraderos de cabeza.
7. ¿Se ofrece un asesoramiento continuo para sacarle partido al programa?
Como decíamos antes, muchas soluciones no incluyen servicios de atención al cliente personalizados y continuos. Un software de gestión es una herramienta que puede ayudarte a automatizar cientos de tareas, captar más clientes, obtener más ventas y optimizar tu estructura de costes. Pero para ello necesitas poder usarlo en su totalidad.
En este desafío resulta de gran ayuda contar con el asesoramiento de profesionales especializados en el programa. Así, al contratar un software de gestión es importante tener en cuenta si la compañía ofrece un asesoramiento gratuito y continuo y por qué canales se realiza dicho asesoramiento: chat, email, llamada telefónica… Lo óptimo es que se ofrezca un soporte telefónico para facilitar la comunicación.
8. ¿Se puede trabajar con él desde cualquier lugar?
El teletrabajo y la movilidad son dos realidades con las que las empresas conviven en el mundo actual. Por eso, es importante tenerlas en cuenta a la hora de contratar un software de gestión.
Si el programa permite a los usuarios acceder a él desde cualquier lugar e , incluso, trabajar con módulos básicos desde el móvil, la empresa y sus profesionales se podrán beneficiar de ello.
Pensemos, por ejemplo, en una empresa que ofrece servicios de mantenimiento. Es importantísimo que sus técnicos puedan entrar en el programa y consultar las visitas que tienen programadas y registrar todos los datos sobre ellas. Si pueden realizar estas tareas desde el móvil, se podrá llevar a cabo un control eficaz de sus actividades diarias sin perder tiempo en ello.
En definitiva, cualquier profesional o empresa que esté pensando contratar un software de gestión no debe fijarse, únicamente, en su precio, sino que debe poner el foco en si la solución puede ayudarle a ser más rentable y productivo.
