Cómo calcular el coste de los servicios de un negocio midiendo el tiempo invertido en los clientes
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Calcular el coste de los servicios de un negocio es esencial a la hora de elaborar los presupuestos, negociar con los clientes y maximizar los beneficios
Dice el refranero popular que todo lo que entra en la red es pescado, pero quizás valga más la pena pescar especies de calidad que hacer pesca de arrastre. Por eso, cada vez más empresas que prestan sus servicios a otros negocios o a ciudadanos están más centradas en:
- Captar clientes recurrentes que generen sólidos beneficios.
- Apostar por los servicios más rentables.
De ahí que calcular el coste de los servicios de un negocio sea una tarea estratégica para empresas como despachos de abogados, asesorías, estudios de arquitectura o consultorías.
¿Cómo se puede calcular el coste de los servicios de un negocio? Usando un software de gestión que permita registrar el tiempo que se dedica a prestarle un servicio a un cliente y contabilizar, también, gastos asociados a dicho servicio como la compra de material, la contratación de software o gastos de desplazamiento.
A continuación, te contamos cómo calcular el coste de los servicios de un negocio de una forma ágil y precisa.
Calcula con precisión el tiempo invertido en prestarle un servicio a un cliente
Los programas de gestión más completos incluyen una herramienta de rentabilidad que permite a los profesionales registrar en cuestión de segundos cuánto tiempo le dedican a un cliente.
Esta funcionalidad es esencial para saber con total precisión cuántas horas se han invertido en prestarle un servicio a un cliente.
De esta manera, se erradica la intuición y se trabaja con datos reales. Un abogado puede llevar la cuenta de las horas que le dedica a un determinado tipo de proceso sin tener que estar con el reloj en la mano, el programa registra el tiempo y suma todas las horas trabajadas para un determinado cliente.
Fija un coste por hora trabajada y ten en cuenta otros gastos
¿Cómo se transforma el tiempo en costes? Es posible configurar en el software de gestión un determinado coste por hora para cada profesional. Esto es fundamental porque no todos los trabajadores tienen el mismo sueldo ni la misma valía o experiencia.
Por ejemplo, la hora de un consultor experimentado no vale lo mismo que la de un consultor junior. Y lo mismo puede aplicarse a otros negocios como los estudios de arquitectura o los despachos de abogados.
Al fijar una importe por hora trabajada, el programa transforma el tiempo en costes reales para la empresa. Además, también permite incluir otra serie de gastos: compras de material, contratación de programas informáticos, gastos de desplazamiento, dietas, etc.
De esta forma se puede obtener una radiografía precisa de todos los costes que asume un negocio al prestarle un servicio a un cliente.
Compara el importe cobrado con los costes asumidos por tu empresa
¿Cuál es el siguiente paso? Comparar los costes soportados con los ingresos obtenidos.
Los software de gestión también permiten realizar esta comparativa e ir un paso más allá: obtener información sobre las desviaciones que se producen entre los beneficios previstos y los realmente cosechados.
De esta forma, se puede actuar para poner coto a las desviaciones ya sea optimizando la ejecución de los servicios para reducir el tiempo que es necesario invertir o incrementando el importe que se cobra por los servicios.
Calcular el coste de los servicios de un negocio facilita la elaboración de futuros presupuestos
Precisamente, calcular el coste de los servicios de un negocio es crítico a la hora de preparar los presupuestos que se les envían a los clientes.
Si una asesoría no sabe cuánto tiempo ha de invertir en preparar la declaración de la Renta de un ciudadano, no puede estimar el coste que ello le supondrá y presupuestar este servicio crítico de tal forma que:
- Le genere beneficios.
- Tenga un precio competitivo en el mercado.
Aunque pueda parecernos sorprendente, muchos negocios que ofrecen servicios profesionales cuentan en su catálogo de servicios con actividades que les generan pingües beneficios o que, incluso, resultan deficitarias por el alto consumo de horas que requieren.
¿Cómo puede ser esto posible?
- En muchos casos no se procede a calcular el coste de los servicios de un negocio, de tal forma que el importe que se cobra por los mismos se basa en la intuición y en los precios que se ofertan en el mercado.
- Si otros servicios sí generan beneficios notables, su impacto positivo en las finanzas cubre el pobre rendimiento de los servicios menos rentables. De tal forma que el negocio tiene una buena salud financiera, aunque sus resultados se encuentran por debajo de su potencial.
Negociar con los clientes con los datos en la mano
En un mundo ideal, una vez que se le envía un presupuesto a un cliente este acepta sin intentar emprender una negociación que rebaje el importe de los servicios. Pero basta echarle un ojo a las noticias para darnos cuenta de que no vivimos en un mundo ideal.
Calcular el coste de los servicios de un negocio es clave a la hora de negociar los acuerdos con los clientes y reajustar los presupuestos. ¿Por qué?
Algunas empresas, en su afán por captar a nuevos clientes o fidelizar a los que ya se encuentran en su cartera, aplican rebajas en los presupuestos a costa de su margen de beneficio. Calcular el coste de los servicios de un negocio permite a los empresarios saber cuál es su margen de negociación para evitar que al bajar demasiado sus honorarios se acabe por prestar servicios deficitarios.
Los ingresos tienen que ser más elevados que los gastos. Esta verdad universal jamás dejará de ser la clave de bóveda de cualquier negocio.
Evalúa las medidas adoptadas tras calcular el coste de los servicios de un negocio
Calcular el coste de los servicios de un negocio no solo es fundamental a la hora de presupuestarlos, sino que es una acción que permite a las empresas tomar decisiones e implementar medidas que busquen reducir el coste de los servicios.
¿Cómo cuáles? Adquirir software como un programa de gestión que ayude a automatizar tareas y reducir el tiempo improductivo, formar a los profesionales para aumentar su productividad o modificar la estrategia empresarial y apostar por los servicios más rentables.
En un contexto socioeconómico convulso como el actual, en el que la guerra arancelaria amenaza con afectar negativamente al crecimiento económico mundial, es imprescindible calcular el coste de los servicios de un negocio para lograr que estos sean lo más rentables y competitivos posible. Empresas como despachos de abogados, asesorías, gestorías, consultorías o estudios de arquitectura se juegan su futuro en ello.
