Crea presupuestos predefinidos y ahorra tiempo
Índice
Con el software de gestión puedes crear presupuestos predefinidos, ahorrar tiempo administrativo y agilizar su tramitación
Crear presupuestos es una tarea administrativa que quizás no resulte muy sexy, pero que es indispensable para conseguir cerrar un acuerdo con los clientes. Por eso, los profesionales y las empresas demandan soluciones que les permitan generar presupuestos en el menor tiempo posible y con la máxima eficacia.
Nuestro software de gestión cuenta con una funcionalidad que da respuesta a estas demandas: los presupuestos predefinidos.
Gracias a los automatismos es posible configurar presupuestos predefinidos para no tener que elaborar cada presupuesto partiendo de cero. Conceptos y precios se vuelcan automáticamente. Lo único que tiene que hacer el profesional a cargo de la creación o modificación del presupuesto es adaptarlo a las características de los servicios o productos que desea adquirir el cliente.
En este artículo vamos a desgranar las claves de los presupuestos predefinidos de nuestro software de gestión y por qué pueden suponer un ahorro mayúsculo de tiempo, a la vez que dinamizan la conversión de las oportunidades en ventas.
Presupuestos predefinidos: El valor de automatizar procesos
Muchos profesionales y pymes la automatización de procesos es una cuestión que relacionan con las grandes empresas. Sin embargo, soluciones como el programa de gestión han democratizado el acceso a los automatismos, permitiendo que cualquier tipo de negocio se beneficie de ellos. Pero… ¿qué implica automatizar procesos?
- Ahorro de tiempo administrativo. En su día a día, muchos profesionales tienen que realizar acciones meramente administrativas, en las que no pueden desplegar su talento. La automatización se centra en liberarlos de estas tareas, con el consiguiente ahorro de tiempo.
- Reducción de costes. Al ahorrar tiempo, se reducen los costes de realizar las acciones que se han automatizado.
- Incremento de la productividad. Los profesionales pueden dedicar su jornada laboral a realizar tareas de gran valor añadido para el negocio, mejorando su productividad y contribuyendo a un aumento de la rentabilidad de la empresa.
Usar presupuestos predefinidos permite reducir gran parte de la carga de trabajo asociada a la creación y gestión de los presupuestos. Pero solo es una más de las automatizaciones que se pueden poner en marcha en el día a día de una empresa empleando el software de gestión.
Ideal para negocios que trabajan con el mismo formato de presupuesto
¿A quién beneficia la posibilidad de trabajar con presupuestos predefinidos? Sobre todo, a los profesionales y a las empresas que emiten presupuestos con un formato idéntico o similar a casi todos sus clientes.
Por ejemplo, pensemos en una consultoría que realiza asesorías en materia laboral a empresas. Sus presupuestos presentan prácticamente los mismos conceptos. O un odontólogo que realiza ortodoncias. Los casos son infinitos.
La mayoría de los negocios prestan un catálogo de servicios o comercializan unos productos muy concretos. Emplear los presupuestos predefinidos les permite no tener que crear cada presupuesto de cero, sino que pueden cargar el documento y solo incorporar los cambios que consideren oportunos para personalizarlo a la realidad y las demandas de cada cliente.
No es necesario picar los conceptos ni incorporar los precios manualmente
La clave de los presupuestos predefinidos radica en los datos que el programa vuelca automáticamente, sin necesidad de que el profesional tenga que realizar ninguna acción. ¿De qué información estamos hablando?
- Los conceptos que conforman el presupuesto.
- Los precios de cada concepto.
Al crear los presupuestos predefinidos se señala qué conceptos se desea que figuren en ellos y, además, los negocios pueden fijar los precios en el software de gestión e, incluso, actualizarlos, por ejemplo, a principios de año de acuerdo con la subida del IPC.
De tal forma que cuando un profesional genera un presupuesto a partir de un predefinido, el programa incorpora automáticamente conceptos y precios.
¿Qué tiene que hacer el trabajador? Adaptar la información que figure en el presupuesto a lo acordado con el cliente. Esta tarea consume muy poco tiempo y esfuerzo. El software de gestión se encarga del trabajo sucio.
Además, el presupuesto se creará incorporando tanto la información del negocio como del cliente y, trabajar con presupuestos predefinidos permite a las empresas guardar una coherencia total en los presupuestos que emiten, tanto en fondo como en forma.
¿Y después? Envía tus presupuestos a través de email o WhatsApp y acelera su aceptación
¿Qué pasa después de que hayas generado presupuestos aprovechándote de las ventajas de usar presupuestos predefinidos? Llega un momento no menos relevante: el envío de los presupuestos.
El software de gestión para empresas de MN program te permite enviar los presupuestos a tus clientes sin salir del programa, a través de email o WhatsApp. E, incluso, puedes gestionar desde el software la firma o aceptación de los presupuestos. ¿Cómo? A través de MN Sign.
Esta herramienta permite a los clientes consultar los presupuestos que se les remiten y aceptarlos sin tener que descargarse ninguna aplicación. Desde el programa se les envía un enlace a su correo electrónico o WhatsApp. Al pinchar en el link, podrán consultar el presupuesto y se encontrarán con un botón para aceptarlo. Así de sencillo. Ni siquiera tienen que conectarse a un ordenador, pueden aceptar un presupuesto desde su smartphone.
¿Cuál es la consecuencia de esta forma de proceder? Se ahorro un tiempo mayúsculo no solo a la hora de crear los presupuestos, sino también en el momento de enviarlos y conseguir que los clientes los acepten.
En definitiva, trabajar con presupuestos predefinidos es una forma de eliminar tareas improductivas, incentivar la homogeneidad de los presupuestos y posibilitar que el tiempo que transcurre desde que un cliente solicita un presupuesto hasta que lo acepta se acorte lo máximo posible. Lo que redunda en un aumento de la efectividad, productividad y rentabilidad del negocio, así como en una mejor atención al cliente.
¿Quién dijo que las pymes y los autónomos no pueden beneficiarse de los automatismos?
