Elaborar facturas en papel o PDF, ¿va a estar prohibido?
Índice
En los próximos años, ninguna empresa va a poder elaborar facturas en papel, PDF o Word en lo que respecta a operaciones entre negocios
La facturación electrónica obligatoria ha hecho correr ríos de tinta desde la aprobación de la Ley Crea y Crece hace 2 años. Dicha norma establece que las empresas y los profesionales no podrán elaborar facturas en papel o PDF en lo relativo a las relaciones comerciales. Sin embargo, esta obligación aún no está en vigor. ¿Por qué?
- La Ley establece que el Gobierno debe aprobar un reglamento en el que se fijen el contenido de las facturas electrónicas y los requisitos técnicos de los programas de facturación que se empleen para elaborarlas.
- Una vez que el reglamento se publique en el BOE, se abre un plazo de adaptación para los negocios:
- Las empresas que facturen más de 8 millones de euros al año deberán dejar de elaborar facturas en papel, PDF, Word o Excel al año de aprobarse el reglamento.
- Los negocios cuya facturación sea inferior dispondrán de 2 años para implementar la facturación electrónica en sus relaciones comerciales.
- Aunque la ley imponía al Gobierno la aprobación del reglamento a los 6 meses de su publicación, lo cierto es que dicho reglamento no ha visto aún la luz. Sin embargo, se están ultimando los detalles y se espera que su aprobación sea inminente.
A la espera de que el reglamento fije con precisión los requerimientos técnicos que deben cumplir los programas de facturación y eche a andar la cuenta atrás para la facturación electrónica obligatoria, vamos a desgranar las claves de esta pequeña revolución.
Ya no es posible elaborar facturas en papel para las Administraciones
Aunque pueda parecer que la facturación electrónica obligatoria nació con la Ley Crea y Crece lo cierto es que desde hace años los negocios no pueden elaborar facturas en papel o en formatos como Word cuando las destinatarias de las mismas son Administraciones Públicas.
Así, la Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, del año 2007, ya impuso la facturación electrónica en la contratación del sector público.
De tal forma que las empresas y los profesionales que prestan servicios a las AAPP o les comercializan productos están obligadas a emitir facturas electrónicas para que las entidades procedan a realizar los pertinentes pagos.
Al generar una factura electrónica empleando un programa de facturación se crea un archivo XML que es el que se envía a la Administración.
Si los destinatarios son negocios no se van a poder elaborar facturas en papel
¿La Ley Crea y Crece establece que no se pueden elaborar facturas en papel bajo ninguna circunstancia? No, la norma solo establece esta prohibición para las relaciones comerciales.
De tal manera que todos los empresarios y profesionales están obligados a emplear soluciones de facturación para:
- Emitir facturas electrónicas.
- Remitirlas a sus destinatarios.
- Recibir facturas electrónicas emitidas por otros negocios.
En el País Vasco ya funciona la facturación electrónica obligatoria
Aunque en la mayoría de España habrá que esperar a la aprobación del reglamento para que eche andar la cuenta atrás hacia la facturación electrónica obligatoria en las relaciones comerciales, en las tres provincias vascas ya está en vigor.
Así, el Gobierno vasco y las tres Haciendas forales de Bizkaia, Gipuzkoa y Álava pusieron en marcha el proyecto TicketBAI, que impone la creación de facturas electrónicas y su remisión al sistema TicketBAI.
Los programas de facturación adaptados a TicketBAI permiten no solo crear las facturas electrónicas teniendo en cuenta todos los requisitos normativos, sino también enviar desde el software los archivos XML e, incluso, automatizar su remisión al crear las facturas.
¿Qué pasa con las facturas que se emiten para clientes que no son administraciones, empresas o profesionales?
Hasta ahora hemos señalado que no se podrán elaborar facturas en papel, Word o PDF en las relaciones comerciales, pero, ¿qué sucede cuando las facturas van dirigidas a particulares?
Como norma general podemos indicar que la Ley Crea y Crece no establece la prohibición de elaborar facturas en papel en las relaciones con los particulares.
Sin embargo, las empresas «que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica» están obligadas a expedir y enviar facturas electrónicas también a los particulares que hayan aceptado recibirlas o que lo hayan solicitado.
Estas empresas son aquellas que dispongan de más de 100 trabajadores o facturen más de 6 millones de euros y operen en estos sectores económicos:
- Comunicaciones electrónicas a consumidores.
- Finanzas.
- Suministro de agua, gas o electricidad.
- Agencias de viajes.
- Transporte de viajeros.
- Comercio al por menor.
Si bien, en el caso de las agencias de viaje, transporte de viajeros y comercio al por menor, la facturación electrónica solo será obligatoria si la contratación se realiza, también, por medios electrónicos, es decir, a través de internet.
De tal forma que las empresas de estos tres sectores podrán elaborar facturas en papel para sus clientes si la comercialización de sus servicios no se realiza a través de e-commerce.
Asimismo, la Ley Crea y Crece también faculta al Gobierno a impedir que se proceda a elaborar facturas en papel en las relaciones con particulares cuando:
- Se considere que las empresas deben entablar una interlocución telemática con los consumidores.
- La naturaleza de los servicios prestados por los negocios haga recomendable no elaborar las facturas en papel, sino electrónicamente.
- Las empresas emitan una gran cantidad de facturas.
¿Qué requisitos deben cumplir los programas de facturación certificados?
A falta de que se apruebe el reglamento que determinará los requerimientos técnicos de los programas de facturación, estos deberán:
- Asegurar su interconexión e interoperabilidad con otras soluciones para facilitar el envío y la recepción de facturas electrónicas.
- Almacenar de manera segura las facturas emitidas, puesto que los destinatarios pueden solicitar una copia de las mismas durante los 4 años siguientes a su creación.
- Garantizar las características esenciales de los registros de facturación:
- Integridad.
- Conservación.
- Accesibilidad.
- Legibilidad.
- Trazabilidad.
- Inalterabilidad.
- Estar debidamente certificados.
- Utilizar los formatos estándar de creación de facturas electrónicas para permitir su fácil legibilidad por parte de clientes y Administraciones.
Multas por incumplir las obligaciones de facturación electrónica
Finalmente, la Ley Crea y Crece estipula que las empresas y los profesionales que decidan elaborar las facturas en papel en vez de emitir facturas electrónicas, no ofrezcan esa posibilidad a los usuarios o no permitan que accedan a ellas sus ex-clientes serán sancionadas con hasta 10.000 euros.
Por ello, es fundamental que las empresas y los profesionales se preparen para la llegada de la facturación electrónica obligatoria. ¿Cómo? Empleando programas de facturación que ya están adaptados para la facturación electrónica del País Vasco y que, por ende, están preparados para cumplir los requisitos técnicos que establezca el Gobierno nada más se aprueben.
Cada vez menos empresas optan por elaborar facturas en papel o aplicaciones como Word. Sin embargo, aún hay negocios que emiten sus facturas por estas vías, en parte porque le tienen miedo a trabajar con programas de facturación, ya que creen que resultará complejo.
Sin embargo, los software más avanzados no solo son fáciles de usar, sino que permiten automatizar numerosas acciones y agilizar la elaboración de la facturación de un negocio y la comunicación con sus clientes.
Por ello, es recomendable que las empresas que aún deciden elaborar facturas en papel, empiecen a trabajar con software de facturación completos y sencillos que les permitan:
- Prepararse para la llegada de la facturación electrónica obligatoria.
- Cumplir con todas las obligaciones legales.
- Evitar multas y daños reputacionales.
- Beneficiarse de todas las ventajas de un software que permite crear facturas en cuestión de segundos, automatizar su generación y envío, controlar el estado de una factura y evitar impagos.
