Cómo facturar por hora trabajada a los clientes usando un software de gestión
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Despachos, consultorías, asesorías… Muchos negocios necesitan facturar por hora trabajada a sus clientes de una forma ágil y eficaz
En el ámbito de los servicios profesionales es habitual que los negocios procedan a facturar por hora trabajada a sus clientes. Es decir, pactan con ellos una tarifa por hora y les facturan en función de las horas que han tenido que invertir para prestar los servicios contratados por los clientes.
Así, facturar por hora trabajada es una práctica habitual en despachos de abogados, empresas de consultoría, estudios de ingeniería o asesorías.
Aunque muchos de estos negocios ofrecen otra clase de acuerdos a sus clientes fidelizados, como el pago de tarifas planas mensuales, lo cierto es que las empresas y los profesionales siguen necesitando poder facturar por hora trabajada a sus clientes.
Para llevar a cabo esta tarea de una forma ágil, sencilla y eficaz las empresas pueden recurrir a un software de gestión integral que permita el registro del tiempo trabajado para cada cliente y facilite la elaboración de facturas.
A continuación, te explicamos cómo se puede emplear un software de gestión para facturar por hora trabajada a los clientes sin tener que invertir una gran cantidad de tiempo y esfuerzo en ello y sin cometer errores.
Permite a los trabajadores registrar el tiempo que dedican a un cliente en cuestión de segundos
Un aspecto fundamental para poder facturar por hora trabajada a los clientes es tener la capacidad de medir con precisión el tiempo que se destina a prestar los servicios que estos han contratado.
Empleando un programa de gestión que disponga de un módulo de rentabilidad es posible que cada profesional indique el tiempo que le dedica a cada una de las tareas que realiza para un cliente.
Además, este registro del tiempo trabajado para un cliente es muy sencillo de realizar, porque el trabajador solo tiene que indicar la actividad realizada, asociarla al cliente e indicar las horas que destinó a llevarla a cabo.
De esta forma, al facturar por hora trabajada se minimizan los olvidos, descuidos y errores y se dota de la máxima transparencia al proceso de contabilizar las horas empleadas en un cliente.
Establece un importe por hora invertida para cada profesional
No todas las horas que trabaja un profesional tienen el mismo coste para una empresa. Al fin y al cabo, hay trabajadores con nóminas más elevadas que otros y que destacan por su talento, conocimientos o experiencias. Esta cuestión se puede tener en cuenta a la hora de facturar por hora trabajada.
Así, es posible indicar en el módulo de rentabilidad cuanto cuesta la hora de cada profesional y tener en cuenta esta cuestión al estimar los costes de prestar cada servicio.
Asimismo, si además de facturar por hora trabajada, se pacta con los clientes que estos asumen gastos adicionales como dietas o gastos de desplazamiento, es posible registrar dichos gastos en el programa y tenerlos en cuenta al facturar.
Compara las horas empleadas con las estimadas
Igualmente, otra de las funcionalidades de un software de gestión que debemos tener en cuenta al facturar por hora trabajada es que esta clase de solución permite fijar una estimación de las horas que se deben emplear para llevar a cabo un servicio profesional o completar un proyecto.
De tal forma que se pueden comparar de una manera automatizada y visual las horas proyectadas y las trabajadas para observar desviaciones entre lo previsto y lo real.
Esta información es de vital importancia para ajustar mejor la carga de trabajo, reducir el tiempo que se necesita invertir para realizar un servicio y apostar por los servicios que generan más beneficios y menos desviaciones.
Dispón de toda la información sobre las tareas realizadas
Al facturar por hora trabajada a los clientes es importante poder listar con precisión las tareas realizadas.
En este sentido, usar un software de gestión es esencial. ¿Por qué? Como apuntamos antes no solo se pueden imputar tiempos a cada cliente o proyecto, sino que se pueden vincular con las diversas tareas que el profesional lleva a cabo.
Además, en los historiales de los clientes y los expedientes es posible incorporar toda la información y documentación sobre ellos y las actuaciones realizadas.
Crea facturas personalizadas con rapidez
Si hasta ahora nos hemos centrado en la imputación de tiempos, ahora debemos abordar el otro elemento clave para poder facturar por hora trabajada a los clientes: la creación de las facturas.
Los programas de gestión más complementos permiten a los negocios:
- Usar plantillas predefinidas y personalizadas para crear facturas en un par de minutos.
- Automatizar la incorporación de los datos de las empresas y los clientes en las facturas.
- Precisar los trabajos realizados y las horas invertidas en las facturas.
- Calcular automáticamente los impuestos y evitar tener que hacer cálculos de forma manual.
- Personalizar al máximo sus facturas incluyendo su identidad de marca y sistematizando todas las facturas generadas por un mismo negocio.
Envía facturas en bloque y programa su envío
Después de crear una factura, ¿cuál es el siguiente paso a dar? Enviársela a su destinatario.
Si se emplea un software de gestión esta tarea es tan sencilla que hasta se puede:
- Enviar en bloque todas las facturas que se deseen a los clientes.
- Programar el envío automático de las facturas. Por ejemplo, un negocio puede programar que al final del día todas las facturas generadas durante la jornada se envíen automáticamente a sus destinatarios.
Además, claro está, se puede enviar individualmente cada factura por email, exportarla e imprimirla.
Automatiza la incorporación de los datos a los libros contables y los modelos tributarios
Un aspecto relevante al facturar por hora trabajada al que también debemos prestar atención es la creación de los pertinentes asientos en los libros contables del negocio.
Una de las grandes ventajas de trabajar con un programa de gestión es que esta solución recoge automáticamente los datos de la facturación y crea los asientos contables sin que el negocio tenga que hacerlo manualmente.
Además, el software cuenta con herramientas de chequeo para detectar posibles incidencias en la contabilidad y subsanarlas con facilidad.
De la misma forma, el programa es capaz de cumplimentar los principales modelos tributarios que deben presentar ante la Agencia Tributaria los negocios y exportarlos en XML para subirlos a la plataforma de la AEAT.
Precisamente, es importante señalar que tanto los libros contables como los modelos tributarios se pueden exportar y enviar a los asesores fiscales de los negocios para que los revisen.
Almacena de forma segura toda la información generada al facturar por hora trabajada
Facturar por hora trabajada es una actividad estratégica para muchas empresas españolas. De ahí que usar un software de gestión sea de vital importancia a la hora de reducir el tiempo administrativo que se emplea en facturar por hora trabajada y erradicar los errores.
Pero, además, los programas de gestión ofrecen las máximas garantías a los negocios en una cuestión que no es menor: el almacenamiento seguro de la información.
Los datos económicos y los registros de la facturación y la contabilidad son críticos para las empresas y, además, están obligadas a conversarlos y ponerlos a disposición de la Inspección de Hacienda si esta lo solicita.
Por lo tanto, es importante tener en cuenta al facturar por hora trabajada que se debe guardar toda la documentación que permita constatar que la facturación se realizó de manera correcta y que no se produjo ninguna incidencia en el proceso.
En definitiva, facturar por hora trabajada a los clientes sigue siendo esencial para abogados, consultores, asesores y otros profesionales. Si trabajan con un programa de gestión pueden llevar a cabo esta tarea de forma integral a través de un único software, con la máxima rapidez y sin cometer errores.
