Firma electrónica: el futuro en 2 clics y 3 segundos
Los programas de firma electrónica y firma digital representan una solución ágil para que las empresas alcancen el futuro en 2 clics
Trámites ante la Seguridad Social o los bancos, presupuestos, consentimientos informados… El latir cotidiano de cualquier pyme está trufado de burocracia y de procesos de gestión de bases de datos y todo tipo de información. De exigencias que roban tiempo y, por tanto, dinero. Es por eso que la digitalización ha irrumpido con la fuerza de un tsunami en las empresas. Sus herramientas son oro puro. Pocas tan valiosas como la firma electrónica.
Contar hoy con un programa de firma digital y firma electrónica es un apoyo de un enorme valor. Sus ventajas saltan a la vista: rapidez, seguridad jurídica, trazabilidad, ahorro de costes…
Transitamos por una era en la que el papel viaja hacia la obsolescencia. La firma manuscrita tiene sus días contados, muy especialmente en algunos sectores que juegan en el filo de la navaja porque la Ley de Protección de Datos impone exigencias muy severas.
Los consentimientos informados de las clínicas, sin ir más lejos, representan una fuente potencial de problemas si no se tramitan con firma digital. Cada papel firmado a mano ha de quedar archivado bajo llave, estructurado y archivado durante años para cumplir con lo que dice la ley.
Archivado y a disposición entre 5 y 6 años
¿Hasta cuándo? Según el artículo 30 del Código de Comercio, los empresarios han de conservar toda la documentación en papel durante un período mínimo de entre 4 y 6 años. Y todo ello, sin tener en cuenta alguna excepción que se recomienda mantener por tiempo indefinido.
Son estas las exigencias que se incumplen con cierta frecuencia. Un consentimiento rubricado en papel y perdido porque se cayó de la bandeja o se archivó inadecuadamente puede convertirse en un espinoso asunto judicial.
Es por eso que la firma electrónica y digital ha cobrado tanto protagonismo. La trazabilidad, la agilidad y la seguridad jurídica son demasiado atractivas como para renunciar a ellas.
Y es que un software de firma electrónica y digital como el de MN program garantiza todas las exigencias que plantea la ley. También, que la información esté siempre ordenada, legible y a disposición del cliente para cualquier consulta.
¿Es consciente de cuánto tiempo requiere esta tarea en el mundo analógico? Automatizar todos estos procesos, digitalizar al fin y al cabo, es una ganancia segura.
Un ahorro de al menos 1.000 euros al año
El equipo de MN program ha realizado diversos estudios sobre la materia y las conclusiones no admiten lugar a dudas.
«Nuestro software de firma electrónica y digital permite reducir el trabajo administrativo y eliminar costes de impresión o almacenaje. Por supuesto, también contribuye de forma decisiva a sortear las sanciones de la LOPD y calculamos que supone un ahorro de unos 1.000 euros al año para una pyme», estiman desde la empresa.
Recibir un documento por correo, imprimirlo, firmarlo, escanearlo y volver a enviarlo es un proceso totalmente improductivo. Y hoy en día arriesgado.
Cada proceso analógico de una empresa se puede traducir en la actualidad como tiempo muerto. La digitalización es, sobre todo, inmediatez y deslocalización. ¿Firmar un contrato que lleva un mes esperando en medio de la calle? Sí, es posible.
MN Sign es una solución eficaz y eficiente porque es además extremadamente intuitiva. En dos clics y apenas 3 segundos podrá dar salida a su firma electrónica. Esto es, seguramente menos tiempo del que necesitaría para ir a la impresora a recoger cualquier documento en el que opte por la firma manuscrita.
En el ámbito de la seguridad jurídica y el trato con clientes, la herramienta desarrollada por MN program aporta ventajas que son puestas en valor cada día por miles de empresas. Clínicas, abogados, procuradores, arquitectos, empresas de consultoría, ingenieros…
¿Por qué? Básicamente, porque cada solicitud de firma que se envía o recibe por correo permite que la información quede registrada automáticamente.
Trazabilidad como aliada para alcanzar el futuro en 2 clics
El cliente recibirá siempre una copia de cada documento. Esto asegura que el acuerdo firmado sea exactamente el mismo que el original, y que no ha sufrido manipulaciones o alteraciones. La trazabilidad como aliada, ¿recuerdan?
Además, los datos que utiliza el firmante para realizar la firma electrónica son únicos y exclusivos. Por lo que nunca podrá desentenderse de esa firma electrónica.
La solución de MN program destaca finalmente por su versatilidad. Permite firmar cualquier tipo de archivos: documentos de Word o PDF, emails, comunicaciones por WhatsApp… Pero, sobre todo, ofrece alternativas para cada una de las firmas legales establecidas.
Firma electrónica simple (MN Sign), avanzada (firma wacom) y electrónica cualificada (certificado digital). O lo que es lo mismo, los máximos estándares de ciberseguridad y protección de datos en función de la documentación que quiera tramitar.
Contratos laborales, certificados académicos, hojas de trabajo, facturas, albaranes, resultados de pruebas médicas, actas de juntas… Es tal la variedad de datos y documentos que puede validar con esta herramienta que renunciar a ella es darle la espalda al progreso.
Es la firma electrónica. Un gran punto de partida para embarcarse en la aventura de la digitalización.
