Elaborar, negociar y firmar contratos electrónicamente usando un software de gestión
Cómo firmar contratos electrónicamente
Los negocios que cuenten un software de gestión integral pueden elaborar, enviar, modificar y firmar contratos electrónicamente de una forma sencilla
Hasta los más bellos compromisos entre personas, como el matrimonio, están sellados con un contrato. En el ámbito empresarial, los contratos adquieren una enorme relevancia. ¿Por qué? A través de ellos, los negocios suscriben acuerdos con proveedores y clientes para recibir productos o servicios o para proporcionarlos.
En un mundo hiperconectado como el actual y donde la esfera digital se extiende a todos los hábitos de nuestra vida, es fundamental que los negocios puedan elaborar, enviar, modificar y firmar contratos electrónicamente. ¿Por qué?
- Elaborar y firmar contratos electrónicamente permite automatizar tareas y acciones, reduciendo la carga de trabajo administrativo vinculada a la gestión de contratos.
- La gestión de los contratos por medios digitales facilita su modificación dentro del proceso de negociación entre las partes.
- Resulta más sencillo hacer un seguimiento de los contratos pendientes de ser firmados.
- Permite ahorrar dinero en la creación, firma y almacenamiento de los contratos.
- Los contratos se almacenan de una forma segura, asociados al cliente o proveedor correspondiente y son fácilmente consultables en caso de que se produzca algún desacuerdo.
A continuación, vamos a analizar cómo las empresas y los profesionales pueden usar un software de gestión para crear, enviar, negociar y firmar contratos electrónicamente.
Plantillas para elaborar toda clase de contratos
Lo habitual es que un negocio disponga de un catálogo de servicios claro y que para cada servicio cuente con un contrato tipo. A partir de dicho documento base se pueden modificar algunas cláusulas en función de las características del cliente o el proceso de negociación.
Los software de gestión empresarial más completos del mercado cuentan con un repositorio de plantillas predefinidas en el que las empresas pueden disponer de una plantilla para cada tipología de contrato.
¿Cuál es la ventaja de usar las plantillas de un programa de gestión? El software vuelca automáticamente los datos del negocio y del cliente. De tal forma que se puede elaborar un contrato en cuestión de segundos. Esto supone un notable ahorro de tiempo y, además, elimina la posibilidad de cometer errores.
Envío de contratos a través de email o WhatsApp a los clientes
Después de elaborar un contrato, llega el momento de enviárselo al cliente. Los programas de gestión permiten hacer llegar los contratos a través de email o WhatsApp sin salir en ningún momento de las soluciones.
Así, no es necesario exportar el documento, abrir un gestor de email, adjuntarlo a un correo y enviarlo. En tan solo un clic se puede enviar un contrato a un cliente. El software realiza automáticamente todos los pasos intermedios.
Además, al igual que sucede con otros documentos como las facturas, es posible enviar en bloque todos los contratos elaborados a lo largo de un día o automatizar su envío a los clientes.
Igualmente, los programas de gestión más avanzados cuentan con un sistema de recordatorios para que a un profesional no se le olvide elaborar o enviar un contrato.
Centralizar las comunicaciones con los clientes para optimizar la negociación de los contratos
Que un negocio envíe a un contrato a un cliente y este lo firme sin requerir ningún cambio no es tan habitual como a las empresas y a los profesionales les gustaría.
En la negociación de los contratos, a menudo, se tienen que enviar varias versiones hasta que las dos partes quedan plenamente satisfechas.
Ahí es dónde entran en juego los emails, WhatsApps y llamadas que se intercambian la empresa y sus clientes o proveedores.
Los programas de gestión permiten asociar emails y WhatsApps a determinados clientes o proveedores para consultar el historial de comunicaciones desde sus fichas en la base de datos. Además, también se puede recoger en dichas fichas lo que se ha hablado por vía telefónica con un cliente o un proveedor.
De esta manera se logra centralizar todas las comunicaciones, consultar con suma facilidad cualquier petición realizada por un cliente en la fase de negociación y ajustar el contenido de los contratos a sus demandas con la máxima eficacia.
Los clientes pueden firmar contratos electrónicamente desde su casa o negocio
Otra de las funcionalidades claves de un software de gestión empresarial es la firma digital de toda clase de documentos por parte del negocio, pero también de sus clientes.
Así, los programas más completos del mercado permiten:
- Firmar contratos electrónicamente a los negocios.
- Enviar los contratos a través de un enlace al email o al WhatsApp de los clientes. De tal forma que puedan leerlos y firmarlos en un clic desde su móvil, ordenador o tablet.
- Automatizar el envío de los contratos firmados por todas las partes a las mismas una vez que se completa el proceso.
La posibilidad de firmar contratos electrónicamente supone una revolución en este ámbito. ¿Por qué? Hasta ahora, los contratos se tenían que firmar de manera presencial o las empresas debían remitirlos en formato PDF para que los clientes los firmasen mediante certificados digitales y devolviesen la copia o los imprimiesen y los firmasen de manera manual.
Este procedimiento era largo, farragoso e implicaba realizar tareas improductivas tanto por parte de las empresas como de sus clientes.
En cambio, usar un software de gestión permite firmar contratos electrónicamente de una manera ágil y sencilla.
Almacenar de forma segura los contratos una vez que están firmados
¿Después de firmar contratos electrónicamente qué se hace con ellos? Si no se dispone de un software de gestión hay que guardarlos empleando un sistema de carpetas en un equipo informático o en la nube o, incluso, almacenarlos físicamente.
En cambio, con un programa de gestión integral, los contratos se almacenan automáticamente y se asocian a las fichas de los clientes. De esta manera se consigue:
- Que los contratos estén seguros y no se extravíen. Los software de gestión realizan copias de seguridad periódicas para proteger todos los documentos de un negocio.
- Que resulte sencillo encontrar cualquier contrato acudiendo a la ficha del cliente o buscándolo empleando cualquier palabra que figure en él.
- Que se pueda saber con facilidad cuánto se le debe facturar a un cliente en función de lo estipulado en el contrato.
Gestionar y firmar contratos electrónicamente ahorra tiempo, dinero y esfuerzo a los negocios
La posibilidad de digitalizar la gestión de los contratos es fundamental para que las empresas y los profesionales puedan:
- Crear contratos en un par de clics, empleando plantillas predefinidas con las cláusulas contractuales adecuadas para cada tipo de servicio que prestan.
- Enviar los contratos a los clientes con facilidad y permitiéndoles firmar contratos electrónicamente de una manera sencilla.
- Controlar todos los contratos pendientes de firma y automatizar el envío de recordatorios a los clientes que deben firmarlos.
- Negociar de una manera eficaz para lograr que los clientes firmen los contratos que se les han enviado.
- Firmar contratos electrónicamente de una manera ágil tanto con clientes, como con proveedores e, incluso, con trabajadores.
- Almacenar y sistematizar todos los contratos firmados para consultarlos con facilidad.
En definitiva, un software de gestión integral pone a disposición de las empresas todas las funcionalidades que necesitan para elaborar contratos, enviarlos, negociar con los clientes y firmar contratos electrónicamente en el menor tiempo posible para poder comenzar a trabajar cuanto antes.
