10 funcionalidades de un programa de gestión de un despacho de abogados indispensables
Elementos esenciales de un software para abogados
Administrar los expedientes, presentar escritos a través de Lexnet y recordar todos los plazos son algunas de las funcionalidades de un programa de gestión de un despacho más importantes
Aunque las películas y las series sobre despachos de abogados dedican gran parte de su tiempo a mostrarnos a estos profesionales en los juzgados, su trabajo va mucho más allá litigar y conlleva un enorme abanico de actividades que van desde la gestión de la documentación hasta la presentación de escritos, pasando por la planificación de tareas o la facturación de los servicios prestados.
Hoy en día, para llevar a cabo su trabajo diario, los letrados pueden emplear soluciones que permiten digitalizar, automatizar y agilizar numerosas acciones clave de su labor diaria, como el software de gestión. Pero, ¿todos los software son iguales? ¿Qué funcionalidades de un programa de gestión de un despacho de abogados son esenciales?
En este artículo, vamos a desgranar las 10 funcionalidades de un programa de gestión de un despacho de abogados clave para que los profesionales puedan llevar a cabo su trabajo.
Gestión integral de expedientes
Los expedientes son la clave de bóveda del funcionamiento de una firma de abogados. En ellos se registran todos los datos sobre los clientes y sus procesos legales.
De tal manera que, a través de los expedientes, se puede consultar cualquier información que se necesite para diseñar una estrategia legal exitosa.
Por eso, una de las funcionalidades de un programa de gestión de un despacho de abogados más importantes es la gestión de expedientes de manera digital y ágil. Gracias a ello, los letrados pueden:
- Llevar a cabo un seguimiento continuo y eficiente de todo lo relacionado con cada uno de sus expedientes: fases procesales, implicados, historial…
- Encontrar un dato en cualquier momento y lugar.
- Controlar los plazos, los vencimientos y los señalamientos para que no se produzca ninguna incidencia.
- Ofrecer una atención de altísima calidad a cada cliente.
- Personalizar los expedientes para incluir toda la información de valor de cada proceso.
Administración de la documentación
Junto a los expedientes, debemos destacar otra de las funcionalidades de un programa de gestión de un despacho de abogados esenciales: la creación, edición, almacenamiento y compartición de documentos.
Para pocos colectivos como el de los abogados y procuradores es tan importante gestionar la documentación de manera eficaz y segura.
Por ello, un buen software jurídico debe contar con plantillas predeterminadas para crear toda clase de documentos en cuestión de segundos en las que se pueda auto-volcar la información de cada cliente y expediente.
Además, todos los documentos deben ser fácilmente organizables y consultables e ir asociados al pertinente expediente.
Por otro lado, si tenemos en cuenta que, a menudo, un abogado no trabaja en solitario, es importante que el software de gestión permita compartir documentos de forma segura y facilitar su edición.
Todas las funcionalidades de un programa de gestión de un despacho de abogados que vamos a detallar son importantes, pero esta supone un ahorro de tiempo y recursos humanos y materiales mayúsculo.
Intercambio de documentos judiciales a través de Lexnet
En las últimas décadas, la Justicia española se ha digitalizado. Al calor de este proceso, el Ministerio de Justifica puso en marcha Lexnet, una plataforma pública que permite intercambiar documentos a toda clase de operadores jurídicos. ¿De qué documentos hablamos?
- Notificaciones.
- Escritos.
- Demandas.
Disponer de un software jurídico que integre Lexnet facilita:
- La presentación telemática de escritos de gran relevancia.
- La vinculación automática de las notificaciones, los escritos y otros documentos con los respectivos expedientes.
- La cumplimentación automática de los documentos, gracias al volcado de la información de los expedientes.
- La descarga de notificaciones y el control del estado de estas.
- La posibilidad de disponer de un sello resumen automático en documentos y correos.
El nivel de digitalización de nuestro sistema jurídico es tan elevado que, hoy en día, un abogado no puede trabajar sin disponer de un software jurídico que le permite estar al tanto de las notificaciones y presentar toda clase de documentos y escritos.
Por eso, una de las funcionalidades de un programa de gestión de un despacho de abogados más críticas es su interconexión con Lexnet.
Planificación de tareas
La gran mayoría de los procesos y servicios que prestan los abogados están conformados por un gran número de tareas y acciones que hay que llevar a cabo. En muchos de ellos, sobre todo en los más complejos, intervienen varios profesionales. De ahí que, a la hora de hablar de las funcionalidades de un programa de gestión de un despacho de abogados debamos incluir la planificación de tareas.
Esta clase de herramienta permite establecer quién tiene que realizar una actividad concreta, en qué momento de un proceso y cuál es el deadline para realizarla. Si la fecha límite es importante para todos los negocios que prestan servicios profesionales, aún lo es más para los letrados y los procuradores, puesto que estos deben ajustarse a estrictos plazos legales para, por ejemplo, recurrir una sentencia o presentar una demanda antes de que prescriba un delito.
Recordatorio de plazos
En línea con lo que venimos de señalar, otra de las funcionalidades de un programa de gestión de un despacho de abogados más relevantes es la posibilidad de que el software recuerde de forma automática los plazos que cada profesional debe tener en cuenta.
¿Por qué es tan importante? Un mismo abogado puede estar trabajando, a la vez, en una gran cantidad de expedientes, por lo que resulta muy difícil llevar un control mental de todos los plazos vinculados a ellos.
El programa de gestión realiza esta tarea tan engorrosa como trascendental. Así, cuando un plazo esté a punto de vencer, el software emite automáticamente una alerta para que al profesional no se le olvide ninguna fecha límite.
Así, los abogados podrán recibir alertas para audiencias, vencimientos o citas con clientes u otros letrados.
Firma electrónica
Gran parte de los documentos que presentan los abogados han de ir firmados por ellos y por sus clientes. Esto implica que una de las funcionalidades de un programa de gestión de un despacho de abogados ha de ser, sí o sí, una herramienta de firma electrónica. Esta solución debe permitir:
- Firmar documentos con certificados digitales legalmente válidos.
- Enviar documentos a todas las partes involucradas en un proceso para que los firmen.
- Notificar a todos los interesados de que los documentos han sido firmados por todas las partes.
- Remitir una copia de los documentos firmados a todos los intervinientes.
De esta manera, los letrados pueden agilizar un proceso tan tedioso como la recopilación de firmas y dinamizar todos los procesos que dirigen, informando al momento a sus clientes sobre su evolución.
Organización de la agenda
La agenda es otra herramienta de trabajo básica para cualquier letrado o procurador. Sobre todo, en lo relativo a sus citas con clientes o potenciales clientes. Esto implica que una de las funcionalidades de un programa de gestión de un despacho de abogados más interesantes es una solución de agenda que se pueda editar y consultar en cualquier momento y lugar.
Los software de gestión jurídica incluyen una agenda integral conectada con los expedientes de los clientes para beber de su información y facilitar a los profesionales todos los datos que necesitan conocer antes de tener una cita.
Centralización de las comunicaciones
La comunicación es esencial en el terreno de los servicios jurídicos y del asesoramiento legal. Esto implica que los letrados necesitan soluciones digitales a través de las que puedan enviar y recibir emails o WhatsApps y registrar toda la información que intercambian con compañeros, clientes y otros operadores jurídicos.
Una de las funcionalidades de un programa de gestión de un despacho de abogados más interesante es que esta clase de solución permite a los bufetes centralizar toda su información y las comunicaciones que intercambian con otros actores. Y, lo que es más importante, consultarlas y actualizarlas de forma ágil. De tal manera que en el expediente de un cliente se puedan visualizar las notas de una reunión, todos los emails relacionados con dicho expediente e, incluso, los WhatsApps que se le han enviado.
Facturación electrónica
La facturación electrónica obligatoria está cada día que pasa más cerca. Todas las empresas, incluidas los despachos de abogados, deberán realizar su facturación a través de un software que cumpla los requisitos técnicos de Hacienda.
De ahí que la facturación electrónica sea una de las funcionalidades de un programa de gestión de un despacho de abogados que deben exigirse a la hora de contratar un software.
Más allá de la obligación legal y del riesgo a sufrir cuantiosas multas económicas, la facturación electrónica supone un salto cualitativo a la hora de emitir y recibir facturas, confeccionar la contabilidad y cumplimentar las declaraciones fiscales. ¿Por qué?
- Se pueden realizar facturas y enviárselas a los clientes de manera ágil y sencilla.
- Resulta muy sencillo generar y enviar remesas de cobros a las entidades bancarias.
- Los datos de la facturación se trasvasan automáticamente a los libros contables.
- La creación de los asientos contables se automatizan.
- Se reduce el tiempo que se dedica a la gestión económica y se erradican los errores humanos.
- Los modelos fiscales se pueden complementar automáticamente a partir de los datos de la facturación. emitida y recibida.
- Es posible llevar un control continuo y exhaustivo de los cobros impagados.
- Los programas disponen de herramientas de chequeo para comprobar que la contabilidad y la fiscalidad carecen de errores.
Protección de la información
Los abogados manejan continuamente información confidencial sobre sus clientes y los procesos legales y judiciales en los que trabajan. Estos datos son críticos para los despachos, de ahí que deban protegerlos de forma continua y exhaustiva. Una filtración de información puede lastrar una estrategia legal, debilitar la posición de un cliente en un juicio y cercenar la credibilidad e imagen de marca de una firma.
Por eso, una de las funcionalidades de un programa de gestión de un despacho de abogados que resulta indispensable para estas empresas es un módulo de seguridad que incluya:
- Copias de seguridad periódicas y almacenadas de forma segura para evitar perder datos o documentos.
- Almacenamiento de los datos de acuerdo a las exigencias del reglamento general de protección de datos (RGPD).
- Sistema de permisos para establecer niveles de seguridad y delimitar qué profesionales pueden acceder a un determinado documento o información.
- Auditoría de logs para controlar qué usuarios consultaron, modificaron o eliminaron un documento o dato, de cara a evitar la manipulación de la información.
En definitiva, estas 10 funcionalidades de un programa de gestión de un despacho de abogados suponen una enorme ayuda para las firmas y los profesionales que deseen digitalizarse para aumentar su productividad y rentabilidad, a la vez que ofrecen servicios de asesoramiento jurídico de altísimo nivel a sus clientes.
