Gestión de la agenda de una clínica. 5 novedades de la nueva versión de nuestro programa de gestión
Índice
Huecos libres, listas de espera, presupuestos… Repasamos las novedades de nuestro programa para la gestión de la agenda de una clínica
Desde el punto de vista del paciente, concertar una cita con una clínica médica, dental, de fisioterapia o estética es una tarea sencilla. Y así se debe serlo. Las clínicas necesitan facilitar al máximo posible el proceso a sus pacientes. Sin embargo, a nivel interno, la gestión de la agenda de una clínica es una tarea que puede resultar compleja y que tiene una relevancia crítica.
En los últimos años, se han desarrollado múltiples programas que han permitido digitalizar la gestión de la agenda de una clínica.
Así, un software para clínicas completo debe incluir una agenda multiusuario y especialidad que permita automatizar procesos y facilite la reserva de citas y la ocupación de la agenda de cada profesional.
De cara a optimizar la gestión de la agenda de una clínica, entre las novedades de la versión 26-4 de MN program incluyen varias funcionalidades que buscan ayudar a los centros a incrementar el nivel de ocupación de sus agendas y a realizar acciones como cobrar o crear presupuestos de una forma más ágil y eficaz.
5 funcionalidades clave en la gestión de la agenda de una clínica
Antes de entrar a repasar las mejoras que hemos desarrollado para facilitar la gestión de la agenda de una clínica, debemos repasar cinco funcionalidades críticas que nuestra solución ya tiene:
- Agenda multiusuario, multiespecialidad y multicentro. La agenda de una clínica debe estar preparada para fijar citas en función del profesional que debe atenderla, de la especialidad para la que el paciente pide la cita y del centro en el que se va a llevar a cabo. Asimismo, la visualización de las citas también debe poder realizarse en función de estos parámetros.
- Concertación y modificación de citas ágil. Una de las ventajas de trabajar con un programa de gestión para clínicas es que permite visualizar con facilidad los huecos libres de cada profesional y ofrecer a los pacientes las fechas que mejor se adapten a sus necesidades y deseos. En un clic puede crearse una cita no solo desde la agenda, sino también desde la historia clínica o la ficha del paciente.
- Reserva online de citas. Cada vez más personas prefieren pedir cita en una clínica de forma autónoma. Con esta funcionalidad, una clínica puede facilitar que sus pacientes reserven citas desde su web. El software muestra los huecos disponibles en función del profesional, la especialidad y el centro indicados por el paciente. Y, una vez que se concierta la cita, automáticamente se muestra en la agenda.
- Recordatorios de citas por WhatsApp y confirmación, cancelación y reprogramación de citas. Un elemento central de la gestión de la agenda de una clínica es el envío de recordatorios automáticos a los pacientes para que no se olviden de sus firmas. Softwares como nuestro programa para clínicas permiten enviar mensajes a través de WhatsApp en los que no solo se recuerdan las citas, sino que también se permite a los pacientes confirmar su asistencia en un clic, cancelarlas e, incluso, reprogramarlas para otras fechas.
- Consulta de la agenda desde el móvil e integración con la agenda personal. Para que la gestión de la agenda de una clínica resulta 100% eficiente es crucial que la agenda del software de gestión se integre con los dos calendarios más usados del mundo: Google Calendar y Outlook Calendar. De esta forma, cada profesional puede consultar sus citas desde su propia agenda personal, en el móvil y en cualquier momento.
5 novedades de nuestra solución para facilitar la gestión de la agenda de una clínica
Las funcionalidades esenciales para realizar la gestión de la agenda de una clínica que venimos de detallar ya estaban implementadas en nuestro software. Sin embargo, en la nueva versión del programa hemos incluido mejoras y novedades que contribuirán a facilitar la gestión de la agenda de una clínica.
Indicador de huecos disponibles
A partir de ahora, nuestro software para clínicas cuenta con un nuevo indicador de huecos disponibles. ¿Para qué sirve?
Gracias a este indicador, el profesional que gestione la agenda de una clínica puede visualizar de un solo vistazo los huecos que aún no se han ocupado para los próximos días.
De esta forma, la clínica puede poner en marcha una estrategia para evitar que los huecos queden libres y, por lo tanto, que alguno de sus profesionales no tenga citas agendadas durante su jornada.
¿Cómo usar esta mejora? Sigue esta ruta: Cuadros de Informes > Informes de Agenda e Historial > Indicadores > Huecos disponibles
Sugerencias para ocupar automáticamente los huecos disponibles
El programa de gestión para clínicas no solo muestra de forma clara los huecos libres de la agenda, sino que automáticamente analiza la base de datos de pacientes y propone a aquellos pacientes que podrían estar interesados en llenar los huecos disponibles.
¿Qué pacientes analiza el programa? Aquellos pacientes que se encuentran en lista de espera, que han cancelado citas y no las han reprogramado o que no acuden a la clínica desde hace mucho tiempo y deberían someterse a una revisión.
De esta forma, una clínica puede trabajar con un listado automático de pacientes potencialmente interesados en agendar citas y ponerse en contacto con ellos ya sea a través de llamada telefónica o mediante el envío de WhatsApps personalizados.
Esta funcionalidad cubre un aspecto clave de la gestión de la agenda de una clínica: evitar que los huecos libres lastren la rentabilidad del centro.
¿Cómo usar esta novedad? Sigue estos pasos:
- Ajustes > Agenda > Mostrar Ocupar Agenda
- Agenda > Botón Ocupar Agenda.
Gestión de listas de espera
Otro elemento clave a la hora de realizar la gestión de la agenda de una clínica son las listas de espera.
En muchas clínicas, la demanda es tan elevada que necesitan trabajar con listas de espera para gestionar a los pacientes que quieren agendar una cita aunque no haya huecos disponibles.
El software de gestión permite, ahora, añadir a pacientes a listas de espera y, así, ponerse en contacto con ellos cuando aparezcan huecos disponibles.
¿Cómo usar esta mejora? Sigue estas rutas:
- Agenda > botón Ocupar Agenda > Desplegable Lista de Espera
- Botón derecho en Ocupar Agenda > Añadir/Eliminar de Lista de Espera
- Desde las citas de agenda > Botón derecho > Añadir a Lista de Espera
- Desde el listado de pacientes > Opciones > Añadir a Lista de Espera
Cobrar las consultas, pruebas o tratamientos desde la agenda
¿La gestión de la agenda de una clínica puede incluir el cobro de las consultas y los servicios prestados a los pacientes? Sí. Un programa de gestión de clínicas integral debe permitir cobrar a los pacientes desde la propia agenda.
Nuestro software ya contaba con esta funcionalidad, pero se ha actualizado la ventana de cobro desde la agenda para que resulte más fácil completar esta acción. La solución cuenta ahora con opciones simplificadas de facturación e impresión de las facturas, de tal forma que se puedan gestionar los cobros en cuestión de segundos y sin tener que cubrir datos innecesarios. Todo ello sin salir de la agenda.
Crear y enviar presupuestos desde la agenda
En muchas clínicas como las dentales o las estéticas, la generación de presupuestos es una tarea básica del día a día.
¿La gestión de la agenda de una clínica puede incluir la creación y envío de presupuestos a los pacientes? Con un software de gestión integral sí.
Nuestro programa permite crear presupuestos en segundos desde la agenda, las fichas de los pacientes o los módulos económicos del software.
Esto implica que desde la agenda, el profesional a cargo de la gestión de los presupuestos puede crearlos y enviarlos por WhatsApp o email a los pacientes, lo que agiliza el proceso de forma notable.
En definitiva, la gestión de la agenda de una clínica ha supuesto durante años un auténtico quebradero de cabeza. Sin embargo, actualmente gracias a los software para clínicas se puede realizar de una manera rápida y sencilla automatizando acciones.
Las novedades incorporadas a nuestro programa de gestión evidencian que las clínicas no están solas a la hora de maximizar la ocupación de sus agendas y gestionar los cobros y presupuestos.