Novedades de la versión 26-4 de MN program: Un software ágil y adaptado a tu negocio
Así es la versión 26-4 de MN program
Asociación de correos a las fichas de los clientes, plantillas más ágiles, gestión centralizada de llamadas pendientes, ocupación automática de la agenda… Repasamos las novedades de la versión 26-4 de MN program
Eliminar las tareas repetitivas en las que se desaprovecha el talento humano, trabajar con soluciones intuitivas y ágiles, optimizar los procesos diarios y prestar una mejor atención a los clientes. Estos cuatro objetivos son cada vez más prioritarios para todas las empresas y los profesionales.
Por eso, al diseñar la versión 26-4 de MN program hemos puesto el foco en las funcionalidades que pueden ayudar a los negocios en su día a día y permitirles incrementar su rentabilidad y productividad.
Así, además de actualizar la interfaz del software de gestión para que resulte más clara, atractiva y fácil de utilizar, hemos optimizado algunos módulos clave en la versión 26-4 de MN program como el correo, la agenda, las plantillas o la firma digital.
Además, hemos desarrollado nuevas funcionalidades como una herramienta de gestión de llamadas pendientes o alertas inteligentes que incluyen datos críticos para cada organización.
A continuación, vamos a repasar las principales novedades de la versión 26-4 de MN program.
Envío de correos desde el programa a través de Outlook
La versión 26-4 de MN program trae consigo la integración total del módulo de correo electrónico del software con Outlook.
Gracias a ello, se pueden enviar correos desde el programa a través del entorno Outlook, con lo que ello supone a nivel de rapidez y potencia.
Ruta | Ajustes > Correo > Enviar y Recibir mensajes > Mostrar opción de envío a través de Outlook.
¿Cómo funciona esta novedad de la versión 26-4 de MN program? Un profesional puede enviar un correo desde cualquier parte del software: la ficha o expediente de un cliente, la agenda, la facturación, etc. y escoger mandarlo a través de Outlook.
Ruta | Botón Enviar Correo > con Outlook > Nuevo.
Automáticamente, el software permite escoger una plantilla de correo que automatiza la creación de los mensajes en los envíos recurrentes (por ejemplo, la remisión de facturas a los clientes) y abre el correo en Outlook con la dirección del destinatario ya cargada.
Ruta | Botón Enviar Correo > Con Outlook > Con Plantilla
Además, también es posible adjuntar desde MN program la documentación que se desea enviar (una factura, un presupuesto, un contrato, etc.) y estos documentos se adjuntan automáticamente al correo.
Ruta | Botón Enviar Correo > Con Outlook > Con Adjuntos > Nuevo / Con Plantilla
Ruta | Pestaña o ventana Adjuntos > Enviar Correo > Con Outlook
Asociación inteligente y automática de correos a fichas y expedientes
La versión 26-4 de MN program optimiza la forma en que se pueden asociar los correos a las fichas o expedientes de los clientes con los que guardan relación:
1. A partir de esta actualización se pueden filtrar los correos que están asociados a fichas e identificarlos con facilidad. El programa los detecta y te avisa de qué emails no se han asociado todavía.
Ruta | Columna Asociado
Ruta | Filtrar > Asociados a ficha / No asociados
2. El software permite asociar emails a fichas desde los propios mensajes o su vista previa.
Ruta | Selecciona correo no asociado > doble clic o vista previa > Asociar correo a ficha
3. La solución te hace automáticamente recomendaciones de asociación para los correos que no se han asociado aún a ninguna ficha.
Ruta | Selecciona correo no asociado > doble clic o vista previa > Hay fichas con este correo. Pulsa aquí y selecciona para asociar
4. Es posible crear reglas de asociación automática para que sea el propio programa quien asocie los correos a las fichas o expedientes.
Ruta | Correo > Crear Regla > Asociar al Proyecto / Mover a Carpeta
Creación de actuaciones desde el correo, selección rápida de plantillas de mensajes y programación de envíos
Sin salir del módulo de correo nos encontramos con otras de las mejoras clave de la versión 26-4 de MN program:
1. A partir de ahora es posible crear actuaciones en el programa desde el correo y el software procede a asociar automáticamente el correo a la actuación generada. Por ejemplo, realizar una determinada tarea.
Ruta | Correo > botón derecho > Alta Actuación > selecciona entre las actuaciones prioritarias o crea una nueva
2. Selección ágil y sencilla de una plantilla de mensaje al crear un correo. El software te muestra tus plantillas de correo favoritas y te permite crear una nueva plantilla con facilidad.
Nuevo Correo > desplegable Plantillas de Correo > selecciona la plantilla entre tus favoritas
Nuevo Correo > escribe el cuerpo del mensaje > desplegable Plantillas de Correo > Guardar como plantilla
3. Desde la versión 26-4 de MN program es posible programar el envío de correos electrónicos desde cualquier módulo del software de gestión: la facturación, la agenda, el CRM, etc.
Ruta | Botón Enviar Correo > Programar > indica fecha y hora > Programar repetición
Ruta | Nuevo Correo > Programar Envío > indica fecha y hora > Programar Repetición
Alertas inteligentes con datos clave
Un programa de gestión es una mina de información para cualquier negocio. Sin embargo, muchas veces las empresas y los profesionales tienen dificultades para extraer los datos que desean conocer.
Pues bien, la versión 26-4 de MN program incorpora alertas inteligentes con un resumen visual de los principales datos de cada módulo clave del programa: CRM, facturación y contabilidad, correo, etc.
Para facilitar el uso de las alertas inteligentes, al actualizar el programa se cargan automáticamente alertas específicas para cada tipo de colectivo empresarial o profesional. Pero, además, cada negocio puede personalizar sus alertas inteligentes para que muestren los datos que desean conocer sobre cada módulo crítico.
Creación y consulta ágil y sencilla de los informes
En línea con la novedad anterior, en la versión de 26-4 de MN program hemos optimizado el módulo de Cuadros de Informes del software, con el objetivo de que resulte más intuitivo y sencillo de usar.
¿Cuáles son las funcionalidades que se han introducido para facilitar el manejo del módulo y el acceso a la información de forma rápida?
1. En un clic se pueden consultar en tiempo real los datos más relevantes.
Ruta | Módulos premium > Cuadros de Informes > Cuadros de Informes
2. Se pueden crear, editar, eliminar o programar el envío de informes con facilidad.
Ruta | Cuadros de Informes > Nuevo / Editar / Eliminar / Programar envío
3. La gestión de los indicadores incluidos en los informes es más ágil.
Ruta | Cuadros de Informes > Alta o Editar > Nuevo / Modificar / Eliminar indicador
4. Los informes se pueden exportar, imprimir o enviar.
Ruta | Cuadros de Informes > Más opciones
5. Es posible establecer que un informe se muestre como alerta inteligente en un módulo.
Ruta | Selecciona un Informe > botón Opciones > Abrir este informe desde módulo
Gestión de llamadas pendientes, una de las novedades de la versión 26-4 de MN program
En muchos negocios, las llamadas pendientes son como lágrimas en la lluvia y terminan por caer en el olvido porque no se lleva un control sistemático de ellas.
Para evitar este escenario, en la versión 26-4 de MN program hemos incluido un apartado de llamadas en la agenda. De esta forma, desde la agenda de tu empresa puedes gestionar todas las llamadas que tienes pendientes.
Ruta | Ajustes > Agenda > Mostrar llamadas en agenda
El proceso para consultar las llamadas pendientes es extraordinariamente sencillo. Desde la agenda se pueden visualizar por orden de antigüedad las llamadas que aún no se han realizado.
Ruta | Visualiza y gestiona todas las llamadas pendientes por antigüedad y usuario.
Asimismo, también es posible crear nuevas llamadas pendientes con facilidad, asociadas a la ficha del cliente, proveedor u otra persona o empresa a la que haya que llamar.
Igualmente, marcar como realizada una llamada pendiente es, también, muy ágil. Además, el programa registra automáticamente la llamada realizada en la base de datos y permite al profesional escribir notas sobre la llamada que quedan reflejadas en el historial del receptor de la llamada (generalmente, un cliente). De esta manera, se puede realizar un control total de las llamadas y de su contenido, lo que puede ser crítico a la hora de realizar tareas.
Ruta | Agenda > Panel Llamadas > Nueva llamada > selecciona ficha, usuario, márcala realizada y escribe las notas necesarias.
Envío de documentos a firmar, formularios o cuestionarios
Nuestro software de gestión cuenta con una solución de firma digital y electrónica, MN Sign, desde hace años. Sin embargo, en la versión 26-4 de MN program hemos procedido a rediseñarla para:
1. Simplificar el proceso de envío de documentos, formularios o cuestionarios a clientes y otras personas. Así como la forma de seleccionar los documentos y el tipo de envío.
2. Permitir el envío de documentos para ser firmados, cuestionarios y formularios desde cualquier módulo del programa: facturación, CRM, expedientes, fichas, historiales clínicos, etc.
Ruta | Botón MN Sign > Documento / Formulario / Cuestionario > selección entre plantillas de Word recomendadas o Formulario/Cuestionario a enviar > selección método de envío > envía en el instante o programa el envío
3. Garantizar que se puedan realizar envíos completos de documentos, cuestionarios o formularios desde el menú del software de gestión.
Ruta | Menú lateral > Enviar MN Sign > selección Tipo de Envío > selección entre plantillas de Word recomendadas o Formulario/Cuestionario a enviar > selección método de envío > destinatarios > envía en el instante o programa el envío
3. Facilitar que se puedan enviar documentos para ser firmados por cualquier canal: email, WhatsApp, tablet, wacom…
4. Poder enviar comunicaciones con confirmación o aceptación.
Ruta | Botón Enviar Correo > Con Confirmación
Ruta | Botón Enviar WhatsApp > Con Confirmación
Simplificación del uso de plantillas de Word
Las plantillas de Word facilitan el día a día de miles de empresas y profesionales. Sobre todo en aquellos ámbitos donde la elaboración de determinado tipo de documentos es habitual. Por ejemplo, en los despachos de abogados, las asesorías o los estudios de arquitectura o ingeniería.
La versión 26-4 de MN program simplifica y moderniza la gestión de las plantillas de Word desde el programa con el objetivo de que resulte más sencillo crearlas, modificarlas, seleccionarlas y trabajar con ellas. ¿Qué mejoras hemos desarrollado?
1. La ventana de selección de plantillas es más simple e incluye las plantillas favoritas de tu empresa. De tal manera que puedes elegir qué plantilla deseas usar con facilidad. Además, desde esta ventana también se puede acceder a todo el repositorio de plantillas de tu empresa.
2. El gestor de plantillas de Word se ha renovado para que resulte más sencillo organizarlas y encontrar cualquier plantilla que se busque.
Optimización del lector OCR con IA
En la versión 26-4 de MN program se incluye una nueva funcionalidad en el lector OCR con IA del software de gestión.
Así, una vez que se actualice el programa, el lector OCR será capaz de crear automáticamente la ficha de un proveedor cuando este no exista en la base de datos de un negocio.
De tal forma que el leer una factura o un ticket de un proveedor nuevo, el programa es capaz de procesar el gasto incluyendo la información del proveedor, sin que sea necesario que un profesional intervenga manualmente. Lo que supone agilizar de forma notable el registro de los gastos de una empresa en la facturación y la contabilidad.
Selección de pestañas favoritas en cada módulo
Como ya apuntamos antes, la versión de 26-4 de MN program busca ayudar a las empresas a reducir tiempos improductivos y a personalizar al máximo el programa de gestión. Hasta el punto de que logren trabajar con un software adaptado 100% a sus necesidades y formas de trabajar.
Por eso, se ha incluido en la versión 26-4 de MN program un apartado de pestañas favoritas en todos los módulos. De tal manera que se pueda acceder con suma facilidad a los procesos o tareas más habituales.
Además, se han incorporado varias funcionalidades para garantizar la seguridad y personalizar la configuración de las nuevas pestañas:
1. Control de permisos sobre pestañas favoritas para establecer qué usuarios pueden guardar, modificar o eliminar pestañas favoritas en los módulos.
Ruta | Menú > Permisos > Pestañas Favoritas
2. Permisos específicos para cada pestaña, de tal manera que solo algunos usuarios puedan gestionarlas.
Ruta | Pestaña Favorita > permisos
3. Configuración de columnas por defecto para las nuevas pestañas que se creen.
Ruta | Rueda de configuración del módulo > Nueva Pestaña > Gestionar columnas
La versión 26-4 de MN program facilita el control de los WhatsApps enviados y programados
La última de las novedades de la versión 26-4 de MN program que queremos destacar gira en torno al control de los WhatsApps enviados y programados.
Nuestro equipo de desarrollo y producto ha efectuado múltiples trabajos para ayudar a las empresas a organizar de una forma más eficiente el envío de WhatsApps y el seguimiento de los mismos. ¿Qué funcionalidades se incluyen en la versión 26-4 de MN program?
1. En el módulo de control de WhatsApp se ha incorporado una vista previa de mensajes que permite visualizar tanto los WhatsApps enviados como los programados, facilitando su seguimiento.
Ruta | Control de WhatsApp > Vista previa
2. En la rejilla de envío de WhatsApp se muestra ahora el tipo de envío. Es decir, el origen del mensaje (una cita, un recordatorio, una factura, un presupuesto, etc.).
Ruta | Control de WhatsApp > Columna Tipo de envío
3. A partir de la versión 26-4 de MN program es posible marcar con un clic que una gestión ha sido realizada, de tal forma que se detienen los envíos programados relacionados con ella. Así, no se hacen envíos innecesarios motivados por tareas que ya se han completado con éxito.
Ruta | Control de WhatsApp > Columna Gestión realizada
4. Se pueden escribir notas asociadas a los WhatsApps. Estas notas se pueden consultar sin tener que abrir los mensajes desde la rejilla de envíos. Así, por ejemplo, es posible especificar el motivo del mensaje o su prioridad, para llevar un control más eficaz de las comunicaciones que se envían.
Ruta | Control de WhatsApp > Columna Notas
5. El buscador de plantillas de WhatsApp se ha perfeccionado para poder encontrar cualquier plantilla por su nombre o asunto y, así, seleccionarla de forma ágil para proceder a hacer un envío.
Ruta | Plantillas de WhatsApp > buscar
En definitiva, la versión 26-4 de MN program contribuye a personalizar aún más el programa de gestión y facilita la automatización de tareas y la realización ágil de múltiples acciones dentro del software.
Cada minuto es oro y las empresas no tienen tiempo que perder. Por eso, optimizar continuamente nuestro software de gestión es un objetivo prioritario.