Gestión de las vacaciones de los trabajadores: 6 claves
Cómo realizar la gestión de las vacaciones de los trabajadores
La gestión de las vacaciones de los trabajadores es clave para cumplir con la normativa y garantizar la operatividad de una empresa
A estas alturas del verano, muchos profesionales están a punto de darle al play a uno de los hits de Bad Bunny, la persona que ha pasado más tiempo este año en Madrid sin ser residente de la ciudad, y cantar «me fui de vacaciones».
Las vacaciones son uno de los derechos laborales más importantes en nuestro país, salvaguardado por el Estatuto de los Trabajadores y los convenios colectivos.
Por eso, la gestión de las vacaciones de los trabajadores es una tarea que deben realizar todas las empresas, sin importar su tamaño o el sector económico en el que operan.
¿Cómo se puede llevar a cabo la gestión de las vacaciones de los trabajadores de una forma eficaz y cumpliendo con la normativa?
Con un software de gestión, las empresas pueden informar a sus empleados sobre los criterios que se van a seguir en la gestión de las vacaciones de los trabajadores, recibir propuestas, fijarlas en el calendario de vacaciones, redistribuir la carga de trabajo, adaptar su agenda y garantizar el derecho a la desconexión.
A continuación, te vamos a contar cómo realizar la gestión de las vacaciones de los trabajadores de una forma rápida, sencilla, sistematizada y acorde a la normativa.
Informar sobre los criterios de gestión de las vacaciones de los trabajadores y tener evidencias en caso de conflicto
Básicamente, el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores establece que:
- Todos los trabajadores tienen derecho a 30 días naturales de vacaciones.
- La duración de las vacaciones puede ser mayor si así lo establece el convenio colectivo.
- Las vacaciones se deben fijar de común acuerdo entre la empresa y los trabajadores.
- Si no se alcanza un consenso entre empresario y empleado, «la jurisdicción social fijará la fecha que para el disfrute corresponda y su decisión será irrecurrible. El procedimiento será sumario y preferente».
- Los empleados tienen derecho a saber cuáles son las fechas de sus vacaciones con dos meses de antelación.
Estas reglas básicas junto a todo lo dispuesto en el convenio colectivo deben tenerse en cuenta al crear el calendario de vacaciones de una empresa.
Además, antes de fijar las vacaciones, un negocio también debe comunicar a sus empleados los criterios y reglas internas para establecer los días de descanso.
¿De qué reglas hablamos? Por ejemplo, que un área de práctica legal de un despacho no coincidan más de dos personas de vacaciones a la vez. Cómo se pactan las fechas de las vacaciones cuando dos personas que no pueden estar ausentes a la vez desean los mismos días. O cuál es el plazo para enviar las peticiones de vacaciones.
Por todo ello es fundamental que una empresa elabore una guía de gestión de las vacaciones de los trabajadores.
Mediante un programa de gestión se puede usar una plantilla para crear y actualizar este documento.
Además, al contar con una base de trabajadores se puede enviar el documento por email o WhatsApp para informar a todos los profesionales e, incluso, se pueden enviar documentos diferentes en función de las áreas o departamentos donde trabajan los profesionales. Esto es importante porque a veces se aplican convenios diferentes o los trabajadores tienen derechos distintos.
De esta manera, una empresa se asegura de que toda su plantilla sabe cómo se realiza la gestión de las vacaciones de los trabajadores y adaptan sus solicitudes a lo fijado por la empresa.
Además, en caso de que un trabajador y una empresa no puedan llegar a un consenso sobre la distribución de las vacaciones, el negocio cuenta con pruebas para demostrar en sede judicial que cuenta con un sistema equitativo de gestión de las vacaciones de los trabajadores que busca conciliar los deseos de todos los profesionales y las necesidades del negocio.
En este sentido, es importante destacar que un software de gestión también permite obtener y descargar informes que evidencien la carga de trabajo en años anteriores durante los meses de verano para justificar por qué no se pueden conceder vacaciones a algunos trabajadores en las fechas que desean.
Realizar la gestión de las vacaciones de los trabajadores una forma visual y eficaz
Una de las ventajas de contar con un programa de gestión integral es que permite a las empresas realizar la gestión de las vacaciones de los trabajadores desde un único software. ¿Cómo?
- Los trabajadores pueden enviar sus solicitudes de vacaciones dentro del plazo fijado por la empresa.
- El equipo de recursos humanos o el responsable de validar las vacaciones de los trabajadores visualiza las fechas solicitadas por todos los profesionales de una forma visual para analizar las peticiones con rigurosidad.
- En caso de que no se puedan validar directamente porque varias personas han pedido las mismas fechas, se pueden enviar mensajes a los trabajadores afectados para que intenten llegar a un consenso y alguno de ellos modifique su solicitud.
- Una vez acordadas las fechas al conciliar los deseos de los trabajadores con las necesidades de la empresa, se pueden validar e informar automáticamente a los trabajadores.
- Además, los profesionales pueden consultar el calendario de vacaciones cuando deseen.
Igualmente, con un programa de gestión es más sencillo realizar la gestión de las vacaciones de los trabajadores ante casos extraordinarios como que:
- Un profesional se encuentre de baja durante sus vacaciones y, por lo tanto, deba garantizarse su disfrute a posteriori.
- Una persona trabajadora esté disfrutando del permiso de paternidad.
- Por circunstancias extraordinarias sea necesario modificar las vacaciones de algún trabajador.
Redistribuir la carga de trabajo en los proyectos y repartir el seguimiento de expedientes
Realizar la gestión de las vacaciones de los trabajadores no consiste, solo, en fijar las reglas, tramitar las solicitudes, validarlas y confeccionar el calendario de vacaciones.
Desde el punto de vista operativo, un negocio debe planificar su carga de trabajo para que la prestación de sus servicios no se vea afectada por las vacaciones de sus profesionales.
Por ejemplo, un estudio de arquitectura o de ingeniería debe planificar sus proyectos y distribuir las tareas teniendo en cuenta la ausencia por vacaciones de los profesionales. De esta forma, se puede evitar que un profesional tenga asignada una tarea que se debe realizar cuando no se encuentre disponible o, lo que es peor, que sea esencial para llevar a cabo otras tareas y, por lo tanto, se genere un cuello de botella.
Con un programa de gestión, el responsable de un equipo puede visualizar en la misma solución el calendario de vacaciones de todos los profesionales a su cargo y la secuenciación de cada proyecto en el que intervienen. De tal forma que la toma de decisiones se optimiza al máximo y desde el propio software se puede hacer una asignación eficaz de las tareas.
Además, ante la ausencia por vacaciones de un profesional, un despacho, una asesoría o una consultoría puede distribuir los expedientes abiertos en los que interviene para que otros profesionales se quedan a cargo de los mismos durante su ausencia. Esto es fundamental, sobre todo, cuando entran en juego plazos procesales o notificaciones tributarias o administrativas que se deben gestionar con la máxima celeridad.
El objetivo de una gestión de las vacaciones de los trabajadores eficiente debe ser que los servicios no se vean afectados y que los clientes vean atendidas todas sus necesidades de forma continua.
Modificar la agenda para evitar la concertación de citas durante las vacaciones de los profesionales
Realizar la gestión de las vacaciones de los trabajadores también implica adaptar la agenda del negocio para evitar que se les asignen citas o que los clientes las puedan agendar de manera autónoma a través de la herramienta de reserva online de la empresa.
En un software de gestión integral también se puede llevar a cabo esta tarea. Así, esta clase de programa cuenta con un agenda integrada. De tal manera que se puede bloquear la agenda de un profesional durante los días en los que vaya a estar de vacaciones.
Esta acción implica que:
- Ningún profesional a cargo de la agenda pueda agendar por error citas durante las vacaciones de un trabajador.
- Los clientes no puedan reservar citas con un trabajador de vacaciones.
Además, como la agenda del negocio se interconecta con la agenda de cada profesional en Google Calendar o Outlook Calendar, un trabajador puede ver desde su móvil si tiene alguna cita programada para sus vacaciones.
Si se detectan citas concertadas para jornadas de vacaciones se puede proceder a moverlas poniéndose en contacto con los clientes o derivándolas a otros profesionales.
Desviar a los clientes a otros profesionales a través de las respuestas automáticas
Precisamente, un elemento de la gestión de las vacaciones de los trabajadores que debemos tener en cuenta es la gestión de la comunicación con los clientes.
Pensemos, por ejemplo, en el administrador de una pyme que le escribe a su asesor para hacerle una consulta urgente, pero dicho profesional está de vacaciones… ¿Cómo puede el empresario saberlo?
Los programas con gestor de correo integrado permiten a los profesionales programar respuestas automáticas a los correos que les envían. De tal manera que al recibir un email de un cliente o un proveedor, esta persona recibirá un correo de vuelta informándole de:
- Que el profesional se encuentra de vacaciones.
- En qué fecha se reincorpora.
- A quién debe escribirle para resolver cualquier gestión durante su ausencia.
De esta manera, un negocio se asegura de que la comunicación con clientes y proveedores se mantiene y un profesional que se reincorpora tras sus vacaciones no se encuentra con un pila de correos pendientes de gestionar que conllevan la realización de múltiples tareas.
Dar de alta a los profesionales contratados para cubrir vacaciones
En muchos negocios las vacaciones se cubren de forma interna, ya sea porque la carga de trabajo durante el periodo estival desciende o porque se realizan horas extra que se compensan con descanso o remuneración. Pero también hay empresas en la que la gestión de las vacaciones de los trabajadores conlleva la contratación de empleados para cubrir a los profesionales ausentes.
En estos casos es prioritario contar con un programa que facilite la incorporación de los nuevos trabajadores. Con un software de gestión, una empresa puede:
- Dar de alta a un nuevo trabajador en la base de datos.
- Enviar por email o WhatsApp un enlace a un formulario web para que sea el propio trabajador quien cubra sus datos básicos y adjunte toda la documentación que se necesita recabar.
- Mandar por email o WhatsApp un enlace con el contrato para que lo firme desde su móvil u ordenador personal. El programa almacena la copia firmada automáticamente en la ficha del trabajador.
- Recabar el consentimiento del trabajador a la política de tratamiento de datos personales de la empresa.
- Facilitar también a través de email o WhatsApp las credenciales de acceso al software para que, por ejemplo, pueda fichar.
- Crear el horario de trabajo del nuevo profesional en cuestión de minutos.
- Visualizar al trabajador en el calendario de trabajo y organizar los turnos de trabajo teniéndolo en cuenta.
- Registrar las jornadas de trabajo, supervisar que no incurra en incumplimientos como retrasos y contabilizar las horas extra para abonárselas en la nómina.
- Abonar la nómina a través de la domiciliación bancaria y la generación de una remesa de pagos que se puede enviar a la cuenta de banco online del negocio.
En definitiva, realizar la gestión de las vacaciones de los trabajadores no es una cuestión menor para las empresas, sobre todo, en verano, cuando gran parte de las plantillas se cogen vacaciones. Con un programa de gestión se pueden controlar todos los aspectos clave desde la creación del calendario de vacaciones hasta la gestión de los profesionales contratados para cubrir a empleados que están disfrutando de su merecido descanso.
Nunca resultó más fácil llevar a cabo la gestión de las vacaciones de los trabajadores.