Gestión del IVA en empresas de limpieza
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La gestión del IVA en empresas de limpieza se puede realizar de forma ágil y sin errores empleando un programa de gestión
Impuestos. Pocas palabras que generan más respeto e inquietud entre ciudadanos y empresas. Por eso, toda ayuda es poca a la hora de gestionarlos y asegurarse de que se cumplen todas las obligaciones fiscales sin pagar tributos de más.
Como resulta evidente, en el ámbito empresarial la gestión de los impuestos es mucho más compleja y comienza ya en el momento de elaborar presupuestos para los potenciales clientes.
Buena muestra de ello es la gestión del IVA en empresas de limpieza. Esta cuestión está de actualidad después de que una sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) señalara que los servicios de limpieza en centros sanitarios o educativos están exentos de IVA si son prestados por agrupaciones de personas autónomas a sus socios, aunque subcontraten a empresas de limpieza.
De tal forma que este dictamen puede tener un impacto directo en la gestión del IVA en empresas de limpieza del ámbito sanitario o educativo.
Más allá de esta cuestión, ¿cómo se puede realizar la gestión del IVA en empresas de limpieza con la máxima eficacia, sin tener que invertir una gran cantidad de tiempo y sin cometer errores?
Con un software de gestión, las empresas de limpieza pueden preparar los presupuestos para sus clientes, emitir facturas que incluyan el IVA, registrar las facturas de sus proveedores para poder deducirse el IVA de las mismas y cumplimentar las autoliquidaciones y declaraciones informativas del IVA.
1. Plantillas de presupuestos que tienen en cuenta el IVA de los servicios de limpieza
A la hora de abordar la gestión del IVA en empresas de limpieza es imprescindible comenzar por la elaboración de los presupuestos.
Al fin y al cabo, en los presupuestos entregados a los clientes y potenciales clientes es necesario especificar la carga fiscal de los servicios de limpieza y aplicársela al importe de los servicios para obtener la cifra final que el cliente deberá abonar.
Pues bien, con un programa de gestión para empresas de limpieza es posible:
- Disponer de un repositorio de plantillas de presupuestos en función de los diferentes servicios prestados por la empresa.
- Trabajar a partir de las plantillas editables para crear presupuestos con suma rapidez.
- Crear presupuestos totalmente personalizados.
- Automatizar la incorporación de la información de la empresa y del cliente a partir de su ficha.
- Imprimir, exportar o enviar por email o WhatsApp los presupuestos.
- Hacer un seguimiento de los presupuestos creados y no cerrados para conseguir llegar a un acuerdo con los clientes.
- Realizar nuevas versiones de los presupuestos en el transcurso de la negociación.
- Guardar copias de los presupuestos generados para poder consultarlas en cualquier momento.
2. Facturas personalizadas y automatización del cálculo de los impuestos
Para llevar a cabo la gestión del IVA en empresas de limpieza es imprescindible elaborar las facturas para los clientes de forma adecuada. Esto implica aplicar la cuota de IVA fijada legalmente y calcular la cantidad que se debe recaudar en concepto de IVA.
Pues bien, con un programa de gestión para empresas de limpieza es posible trabajar con plantillas de facturas personalizadas que automatizan:
- La incorporación de los datos del negocio y el cliente, como el CIF, la dirección o la cuenta bancaria.
- El cálculo del importe del IVA a partir de la base imponible.
- El cálculo de la base liquidable.
Además, esta información sobre los ingresos en concepto de servicios y el IVA recaudado se incorpora automáticamente a los libros contables y a los modelos tributarios del IVA. Por lo que se consigue erradicar la comisión de errores en la gestión del IVA en empresas de limpieza.
3. Registro automático de las facturas recibidas para poder deducir el IVA soportado
La gestión del IVA en empresas de limpieza implica, también, llevar un control exhaustivo del IVA soportado al pagar las facturas de los proveedores y asumir los gastos de desplazamiento de los trabajadores.
Con un software de gestión para empresas de limpieza es posible automatizar el registro de las facturas recibidas y los tickets de gastos. ¿Cómo?
Esta clase de solución cuenta con un lector OCR que es capaz de extraer todos los datos de un PDF o de una fotografía realizada a una factura o a un ticket.
De esta manera, los negocios se ahorran tener que invertir enormes cantidades de tiempo en registrar las facturas recibidas y contabilizar el IVA soportado. Además, como ya apuntamos antes, eliminan la posibilidad de cometer errores.
4. Cumplimentación de los modelos tributarios y envío de toda la información a la asesoría
Como ya señalamos en un apartado anterior, los software de gestión más potentes del mercado son capaces de crear automáticamente los asientos contables y cumplimentar los principales modelos tributarios a partir de la información de facturación de un negocio.
Esto implica que la gestión del IVA en empresas de limpieza se puede realizar con suma facilidad y sin que se pueden producir incoherencias entre la información de las facturas y las que se incluyen en los modelos tributarios.
Además, el programa cuenta con herramientas de chequeo automáticas que son capaces de detectar posibles errores y facilitar su subsanación.
Igualmente, es posible exportar tanto las facturas como los libros contables y los modelos fiscales para enviárselos a la asesoría fiscal y que se encargue de garantizar que la empresa cumple con sus obligaciones fiscales y contables.
Las empresas de limpieza que no trabajen con asesorías externas pueden exportar sus autoliquidaciones del IVA (modelo 303) y declaraciones informativas anuales del IVA (modelo 390) listos para ser subidos a la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
Además, si se trabaja con un software que ya está certificado como programa de facturación VeriFactu es posible facturar a través de esta modalidad, remitir automáticamente los registros de facturación a la AEAT y disfrutar de las ventajas que ello conlleva a la hora de presentar las declaraciones fiscales y reducir la posibilidad de ser objeto de comprobaciones fiscales e inspecciones de Hacienda.
5. Almacenamiento seguro de todos los documentos relacionados con la gestión del IVA en empresas de limpieza
Precisamente, en la gestión del IVA en empresas de limpieza juega un rol clave el almacenamiento de la documentación que permita hacer frente a comprobaciones fiscales.
En el transcurso de una comprobación o de una inspección, puede resultar necesario demostrar que se declaró de forma correcta tanto el IVA repercutido como el soportado.
Los software de gestión permiten almacenar de forma segura documentos e imágenes y acceder a ellos en cualquier momento.
Además, sistematizan toda la documentación y permiten buscarla usando cualquier dato presente en el documento que se necesita consultar.
Igualmente, como ya hemos ido señalando, las facturas, recibos y demás documentos relacionados con el IVA pueden enviarse por email, exportarse o imprimirse.
De esta forma, la gestión del IVA en empresas de limpieza se puede hacer de forma segura y contrastable.
En definitiva, llevar a cabo la gestión del IVA en empresas de limpieza es sencillo si se cuenta con un programa de gestión que:
- Agilice la creación de presupuestos y facturas.
- Erradique los errores en el cálculo de los impuestos.
- Automatice el registro de las facturas recibidas y los tickets de gasto y el IVA soportado en estas operaciones.
- Facilite la cumplimentación de los modelos fiscales relacionados con el IVA.
- Almacene toda la documentación para ser empleada en caso de que Hacienda requiera más información o cuestione una declaración tributaria.