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Gestiona tus presupuestos eficazmente y conviértelos en ventas

Gestiona tus presupuestos de manera integral y sin salir del programa de gestión

Índice de contenidos

Crea, envía, negocia y gestiona tus presupuestos empleando el software de gestión, para maximizar tu capacidad de convertirlos en ventas

El inicio del año es una época emocionante. No solo por los propósitos de año nuevo, sino también porque tenemos ante nosotros todo un horizonte de posibilidades. El 2023 aún es un libro en blanco. En el plano empresarial, enero es el mes ideal para cerrar los últimos flecos del año que llegó a su fin y poner en marcha el nuevo curso. En esto último juegan un papel fundamental los presupuestos.

Durante estas semanas, muchas personas y negocios estudian los presupuestos que reciben para decidir qué servicios contratan. Por ello, la gestión de los presupuestos de manera eficaz es clave para una empresa que desea convertir sus oportunidades de negocio en ventas.

Muchas empresas ven la gestión de los presupuestos como una actividad farragosa. Crearlos, enviarlos, negociarlos… Un proceso por el que hay que pasar para conseguir que los clientes contratan los servicios que presta el negocio, pero que resulta arduo de llevar a cabo.

En la era analógica esta creencia era válida. Sin embargo, hoy en día, con un software de gestión integral como el de MN program, cualquier empresa o profesional puede crear, enviar, negociar y analizar sus presupuestos con suma facilidad. Y sin tener que consumir una gran cantidad de tiempo y recursos humanos.

Es más, el software de gestión convierte el tratamiento de los presupuestos en una actividad clave para mejorar la estrategia comercial de una empresa o autónomo. Ya que facilita la posibilidad de realizar un seguimiento exhaustivo de cada proyecto, analizar toda la gestión para implementar mejoras e, incluso, recuperar presupuestos que no llegaron a cerrarse para volver a impactar en esos clientes potenciales.

A continuación, vamos a explorar las claves de una gestión de los presupuestos eficiente.

Crea tus presupuestos en cuestión de segundos empleando plantillas

Generar un presupuesto es el primer paso a la hora de comenzar su gestión. Y también uno de los más importantes y laboriosos. Con el software de gestión, la creación de presupuestos sigue siendo relevante, pero, en cambio, ya no resulta laboriosa. ¿Por qué?

En primer lugar, porque el software de gestión almacena todos los presupuestos generados, de tal manera que el profesional que elabora un presupuesto puede consultar la información de otros presupuestos similares.

De tal forma que el precio de cada servicio se puede establecer con suma facilidad.

En segundo lugar, el software de gestión de MN program cuenta con plantillas predefinidas para realizar presupuestos.

De esta forma, el profesional no tiene que preocuparse en elaborarlo paso por paso, sino que puede emplear estas plantillas y personalizarlas para que el presupuesto final se ajuste a sus deseos y, sobre todo, a los del cliente al que va dirigido.

Asimismo, el uso de plantillas sirve para que las empresas emitan presupuestos homogéneos, que respeten su identidad visual, y en los que los diferentes ítems que los componen estén sistematizados.

Finalmente, porque estas plantillas disponen de macros que automatizan el volcado de la información. De tal manera que las plantillas beben de los datos del cliente y de la empresa registrados en el software de gestión y los incorporan sin que el profesional tenga que hacerlo manualmente.

Todas estas cuestiones redundan, claro está, en un mayúsculo ahorro de tiempo administrativo.

Gestiona tus presupuestos prestando especial atención al seguimiento de cada uno de los presupuestos que emites

Envía los presupuestos a tus clientes y potenciales o imprímelos

Después de que se haya elaborado el presupuesto, llega el momento de hacérselo llegar al cliente.

El software de gestión permite enviar los presupuestos a través de email y sin tener que salir del programa en ningún momento.

¿Y si el comercial va a realizarle una visita al cliente? También puede imprimirlo y llevárselo en persona. O bien, enseñárselo en su portátil y modificarlo en vivo y en directo, lo que podría permitirle cerrar la venta en el momento.

El abanico de posibilidades es amplio y se adapta a la forma de proceder de cada empresa.

Visualiza todo el historial de comunicaciones

¿Qué sucede cuando el cliente recibe el presupuesto, pero no da su sí de forma inmediata? Generalmente se entra en una fase de negociación.

Para evitar que el presupuesto quede perdido en el limbo, es fundamental que la empresa toma una posición proactiva. Es decir, que los agentes comerciales se pongan en contacto con el cliente, ya sea de manera presencial, por teléfono o por correo electrónico. Para, así, recordarle que le enviaron el presupuesto, conocer de primera mano por qué no lo ha aceptado, negociar con él y emitir un nuevo presupuesto si fuese necesario.

El software de gestión facilita esta misión de acercamiento al cliente y negociación del presupuesto. Ya que permite registrar todas y cada una de las comunicaciones que se llevan a cabo entre los profesionales de un negocio y el cliente.

Así, si un comercial habla con un cliente, puede saber con precisión qué negoció previamente dicho cliente con otro de sus compañeros y adaptar su estrategia comercial en base a ello.

Como siempre señalamos, los datos son fundamentales para que un negocio tenga éxito. Y en lo que respecta a la negociación de los presupuestos, aún más.

Realiza el seguimiento de cada presupuesto

Precisamente, tener a tu disposición todo el historial de comunicaciones con un cliente, te permite optimizar una tarea fundamental en la gestión de los presupuestos: el seguimiento.

De nada sirve que una empresa emita y envíe presupuestos si no se preocupa, posteriormente, de realizar un seguimiento exhaustivo de cada una de estas oportunidades de negocio.

El software de gestión facilita el seguimiento de los presupuestos, puesto que el negocio puede ver qué presupuestos ha emitido, cuáles han sido rechazados, cuáles se han aceptado y, finalmente, cuáles no se han cerrado todavía.

Esta funcionalidad, combinada con el historial de comunicaciones, permite a los comerciales radiografiar el estado de la negociación y diseñar una estrategia para convertir los presupuestos abiertos en ventas.

La digitalización de la gestión de los presupuestos ha permitido revolucionar su seguimiento, pudiendo emplear una única herramienta para llevar a cabo todas las acciones asociadas al seguimiento de los presupuestos: llamar al cliente, registrar sus peticiones, modificar el presupuesto, enviárselo de nuevo, visitarlo para cerrar el acuerdo…

Dicho de otra forma, la elaboración y el envío de un presupuesto no es más que la primera fase de su gestión. En un mercado cada vez más competido y dinámico, el seguimiento de los presupuestos se ha convertido en una acción estratégica dentro de la actividad comercial.

Resucita los presupuestos caídos en combate

¿Qué sucede si un presupuesto no se puede cerrar, a pesar de los esfuerzos del departamento comercial? ¿Se convierte en un documento sin ninguna utilidad? Por supuesto que no.

El software de gestión permite almacenar, también, los presupuestos que no se convierten en ventas.

Pero no se limita a guardarlos y sistematizarlos, sino que también permite consultarlos para devolverlos a la vida. Veámoslo mejor con un ejemplo.

Pensemos en una firma de abogados que ha negociado con una empresa la contratación de servicios laborales y fiscales. Después de una larga negociación, se llegó a un acuerdo para que el despacho le prestara a la empresa sus servicios fiscales, pero no los laborales.

Sin embargo, la firma ha puesto en marcha una tarifa plana de servicios laborales que incluye menos actividades que las presupuestadas para la empresa, pero que también presenta un precio muy competitivo.

Pues bien, al comprobar que dicha empresa estuvo interesada en estos servicios laborales, la firma puede abrir una nueva oportunidad de negocio y ofrecerle la tarifa plana.

De esta manera, de un presupuesto inconcluso puede terminar naciendo una venta.

Analiza cómo gestionas los presupuestos para optimizar tu estrategia

El frenesí del trabajo diario dificulta que muchos profesionales y negocios autoevalúen las actividades que desarrollan. Sin embargo, el análisis interno es fundamental para mejorar los procesos de un negocio y, sobre todo, para optimizar su estrategia comercial.

En este sentido, el software de gestión permite a una empresa analizar con precisión cómo funciona su gestión de los presupuestos.

Mediante el uso de la herramienta Cuadros de Mando se puede saber con exactitud cuántos presupuestos se emiten a lo largo de un determinado periodo, cuál es el índice de conversión en ventas, qué servicios presentan una mayor tasa de conversión o cuál es el comercial que tiene más éxito cerrando presupuestos de manera exitosa.

Todos estos datos son clave para tomar decisiones que permitan optimizar la forma en la que se gestionan los presupuestos y contribuir a aumentar las ventas.

Por ejemplo, si un comercial destaca sobre el resto, puede formar a sus compañeros para que mejoren su operativa.

La vida de las personas, pero también la de los negocios, es un constante aprendizaje. Y la mejor forma de aprender es analizando lo que se ha hecho hasta el momento, para subsanar deficiencias y sacarle más partido a lo que ya funciona a la perfección.

Gestiona tus presupuestos con la máxima eficiencia, sin tener que invertir más recursos en ello. Al contrario, el software de gestión libera a tus comerciales de las acciones meramente burocráticas y les permite optimizar sus estrategias al máximo para conseguir incrementar las ventas de la empresa.

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