Gestionar y asignar tareas antes de irse de vacaciones

El gestor de tareas te permite priorizar los proyectos en función de los plazos de entrega y asignar tareas a otros profesionales

Si nos vamos de vacaciones, ¿qué pasa con las tareas que tenemos pendientes o que no hemos podido finalizar aún? ¿Y con los proyectos en los que participamos? ¿Se paralizan? Aunque nosotros no estemos en la oficina, el sol sigue saliendo todos los días y el mundo no deja de girar. Y ningún proyecto tiene que quedarse en suspensión porque nosotros no estamos para participar en él. Por eso, resulta fundamental, antes de irnos de vacaciones, que procedamos a gestionar y asignar tareas para asegurarnos de que los flujos de trabajo se mantienen en marcha y plenamente optimizados.

Para facilitar esta misión, el software de gestión de MN program cuenta con un gestor de tareas. Una herramienta que permite visualizar todas las tareas de un proyecto, qué profesional debe realizarlas, sus tiempos de ejecución y los indicadores clave, como el porcentaje de ejecución o los retrasos.

De esta forma, en un solo vistazo puedes entender el flujo de trabajo, priorizar las tareas más urgentes e, incluso, asignar tareas a otros compañeros para garantizar que la ejecución del proyecto se mantiene en plazo.

A continuación, vamos a contarte cómo la planificación de tareas te puede ayudar a afrontar los últimos días antes de tus vacaciones… y las primeras jornadas tras tu regreso.

Planificar nuestras tareas para priorizar las más importantes

No todas las tareas que tenemos que acometer son iguales, ni presentan la misma urgencia o relevancia. Para un abogado no supone lo mismo estudiar un posible caso nuevo, que presentar un recurso ante el juez en tiempo y forma.

Por eso, es fundamental, antes de irnos de vacaciones, planificar todas nuestras tareas, teniendo en cuenta los plazos de inicio y finalización, así como su relación con las tareas que ejecutan otros profesionales. Si una tarea que tenemos asignada se puede transformar en un cuello de botella, impidiendo a otros compañeros realizar sus tareas, o bien la llevamos a cabo antes de irnos de vacaciones, o bien se la asignamos a otra persona.

Todas las personas que trabajan en equipo, por ejemplo, pensemos en una gestoría o en un estudio de arquitectura, desean irse de vacaciones sin dejarles «marrones» a sus compañeros. El software de gestión sistematiza toda la información sobre las tareas y los proyectos y nos permite visualizarla a través de metodologías empleadas a nivel global como el diagrama de Gantt o método Kanban. ¿Por qué son útiles estas vistas?

Porque nos ofrecen una panorámica precisa de los flujos de trabajo, nos permiten entender qué tareas dejamos pendientes y cuál es su posición dentro de la línea temporal del proyecto y nos ayudan a decidir qué actuaciones podemos realizar antes de irnos y en qué casos debemos optar por asignar tareas a nuestros compañeros de forma preventiva, para que no tengan que asumirlas de sorpresa.

Asignar tareas para llevar a cabo los proyectos

Precisamente, la herramienta de planificación de tareas del software de gestión facilita, sobremanera, la forma en que se comunican los profesionales que intervienen en un proyecto.

A través de esta solución puedes comunicarte con tus compañeros y asignar tareas en cuestión de segundos a aquellos que tengan una menor carga de trabajo o cuyas tareas puedan ejecutarse más adelante en el tiempo.

Además, al asignar tareas, los profesionales pueden acceder a:

• Todas las comunicaciones: emails, WhatsApps…
• Los documentos asociados a las tareas
• Al historia en el que se detallan las acciones relacionadas con la tarea.

Esto es posible porque toda la información se almacena y sistematiza en el software de gestión. De tal forma que la ejecución de la tarea resulta mucho más sencilla y su traspaso de un profesional a otro no consume el valioso tiempo de ninguno de los dos.

Que uno o varios profesionales estén de vacaciones no tiene por qué traducirse en la paralización de los flujos de trabajo.

Obtener información sobre el devenir de un proyecto en el móvil

¿Qué sucede si quieres mantenerte al tanto del progreso de un proyecto del que formas parte durante tus vacaciones? El software de gestión dispone de una solución de Cuadros de Mando para automatizar el envío de informes al correo electrónico con los indicadores clave de un proyecto: gastos generados, porcentaje de ejecución, desviaciones, retrasos…

El usuario determina los indicadores que desea conocer y con qué periodicidad quiere recibir la información. Por ejemplo, una vez a la semana.

Esta funcionalidad es de gran utilidad, sobre todo, para aquellos profesionales que dirigen proyectos o equipos, porque les permite estar al tanto de la ejecución de las tareas y la evolución de los proyectos sin necesidad de desconectar de sus vacaciones. Basta con acceder a la app móvil del gestor de correo y consultar toda la información.

¿Tienes un equipo a tu cargo? Puedes gestionar los flujos de trabajo desde cualquier lugar

Precisamente, los profesionales que lideran equipos pueden sacarle un partido extra a la herramienta de planificación de tareas. ¿Por qué? Desde sus vacaciones pueden acceder a la versión Cloud del software de gestión y proceder a asignar tareas o tomar decisiones sobre la organización de los flujos de trabajo.

Para trabajar con la versión Cloud del programa solo se necesita disponer de un ordenador con acceso a internet. Así, si el responsable detecta algún retraso o constata que un profesional tiene que llevar a cabo demasiadas tareas, puede replanificar el proyecto, asignar tareas a los trabajadores con menos carga de trabajo y redirigir los recursos hacia las tareas más prioritarias, ya sea por su relevancia, o porque su plazo de ejecución está próximo a terminar.

Dejar preparada la vuelta a la rutina

Más allá de gestionar y asignar tareas antes y durante las vacaciones, es posible preparar el terreno para el regreso: dejar planificadas las tareas para que la vuelta a la rutina sea lo más llevadera, ordenada y tranquila posible.

Gracias a las vistas Kanban y Gantt se pueden visualizar las tareas pendientes y diseñar una hoja de ruta sobre todas las acciones que se pueden acometer antes de las vacaciones, pero también después. Algunas tareas no pueden esperar, de ahí que asignar tareas sea un funcionalidad de gran utilidad. Pero otras sí pueden hacerlo.

Dejar la lista de tareas preparada para nuestro regreso nos va a ahorrar tiempo y esfuerzo y nos va a permitir volver a la normalidad siendo productivos y teniendo claro qué tenemos que hacer.

En definitiva, el gestor de tareas de nuestro software de gestión busca ayudar a las empresas y a sus profesionales a organizarse mejor, priorizar y asignar tareas en función de las cargas de trabajo y no dejar que las merecidas vacaciones de los profesionales generen retrasos en los proyectos. Ni que los imprevistos en estos afecten negativamente a los trabajadores y sus descansos.