Guía básica sobre la gestión de clínicas dentales
12 actividades clave de la gestión de clínicas dentales
La gestión de clínicas dentales se puede realizar con agilidad y eficiencia gracias a un programa de gestión con agenda, bases de datos, presupuestos y facturación
Detrás de las sonrisas más bellas y luminosas hay mucho trabajo, tanto por parte de las personas que las lucen, como por parte de los odontólogos que emplean sus conocimientos y experiencia para cuidarlas. Más allá de prestar a sus pacientes los mejores tratamientos dentales, los odontólogos tienen que hacer frente a todas las actuaciones relacionadas con la gestión de clínicas dentales. Desde la organización de la agenda, hasta el cobro de los tratamientos y consultas, pasando por la actividad comercial o la realización de la contabilidad.
Para realizar todas las acciones que engloban la gestión de clínicas dentales, los profesionales pueden usar software de gestión odontológica. Estas soluciones incluyen todas las herramientas necesarias para cuidar a los pacientes (por ejemplo, un odontograma digital), conocer sus necesidades y tratamientos, agendar citas, evitar que se olviden de la renovación de un tratamiento y realizar la facturación, la contabilidad o la fiscalidad.
En esta guía básica sobre la gestión de clínicas dentales vamos a desgranar las 12 principales actividades que se deben realizar y cómo es posible llevarlas a cabo de manera rápida, sencilla y eficaz usando un programa de gestión de clínicas.
1. Controlar la agenda y fomentar la reserva online
La agenda es una herramienta de organización esencial para una clínica dental. Sin una agenda clara y bien organizada, una clínica no puede atender a sus pacientes.
En los ya lejanos tiempos del papel, la posibilidad de cometer errores a la hora de agendar citas era mayor y, además, este proceso consumía más tiempo y resultaba más tedioso.
Gracias a la pujante digitalización del sector de la salud, las clínicas trabajan hoy en día con programas de gestión que incluyen agendas digitales interconectadas con las fichas de los pacientes. De tal forma que es posible visualizar la agenda de cada odontólogo con suma facilidad, observar los pacientes y tratamientos que tiene agendados para un día o una semana determinados y crear nuevas citas.
Además, algunos programas de gestión de clínicas dentales ofrecen la posibilidad de facilitar la reserva online de citas. ¿Cómo? Enviándoles un link a los pacientes a través de email, sms o WhatsApp que los redirija a una página en la que podrán elegir el profesional que desean que los atienda, la fecha y el tipo de cita (revisión, limpieza bucal, endodoncia…). Esta página también se puede incorporar a la web de una clínica odontológica o compartir el enlace a ella a través de las redes sociales.
2. Enviar recordatorios de las citas y reprogramarlas
La gestión de la agenda incluye, también, el envío de recordatorios a los pacientes que tienen citas programadas. ¿Por qué? Es muy sencillo que nos olvidemos de una cita, nos confundamos de hora o nos surja algún inconveniente.
Automatizar el envío de recordatorios contribuye a limitar los huecos libres en la agenda. Los programas de gestión de clínicas dentales permiten enviar mensajes a través de email, SMS o WhatsApp con la hora y el día de una cita e incluir un enlace para que el paciente la cancele o la confirme.
De esta manera, si un paciente no puede acudir finalmente a una cita puede, autónomamente, informar a su clínica. La cita se dará de baja directamente en su ficha y en la agenda del centro odontológico.
Además, la clínica puede optar por ponerse en contacto con pacientes que tienen citas en el futuro para adelantárselas si lo desean. Esta acción también es automatizable si se dispone de un software de gestión odontológica.
¿Qué sucede con un paciente que ha tenido que cancelar una cita? También se le puede enviar un mensaje para que seleccione una nueva fecha y, así, la cita quede reprogramada para un momento en el que pueda acudir a ella.
3. Odontograma e historial dental: toda la información sobre los pacientes, sus dolencias y sus tratamientos
Si la agenda es esencial dentro de la gestión de clínicas dentales, aún son más importantes las herramientas que permiten a los odontólogos realizar su trabajo: el historial dental y el odontograma.
- El historial dental recoge toda la información relevante sobre la salud bucodental de una persona: diagnósticos, tratamientos, procedimientos a los que se ha sometido, medicamentos, pruebas… Además de datos, incluye los resultados de pruebas como radiografías. El historial dental de un paciente debe ser fácilmente consultable, estar bien sistematizado para acceder a la información que se desea conocer en cuestión de segundos y permitir su edición.
- El odontograma es una representación visual de las piezas dentales de la boca de una persona. Gracias al odontograma resulta más sencillo realizar los diagnósticos, planificar y realizar los tratamientos, consultar los estados anteriores de cada pieza y generar los presupuestos de los tratamientos que se deben llevar a cabo. Incluso es posible establecer tratamientos predefinidos dentro del odontograma para facilitar la labor de los profesionales. Además, actualmente hay programas de gestión de clínicas dentales que permiten, incluso, cobrar los tratamientos desde el odontograma.
4. Firmar los consentimientos informados y cumplir con las normas de protección de datos
Los consentimientos informados son documentos críticos en el sector sanitario. Algunas intervenciones quirúrgicas y tratamientos exigen que los pacientes firmen, previamente, un consentimiento informado.
Por eso, dentro de la gestión de clínicas dentales es fundamental tener en cuenta la gestión de esta clase de documentos. Lo que incluye disponer de plantillas para sistematizarlos y crearlos de forma ágil; contar con una solución de firma electrónica para que los pacientes puedan firmarlos desde sus propios móviles u ordenadores personales o en una tablet de la clínica; y almacenar de forma segura todos los consentimientos informados asociándolos a las fichas de los pacientes.
Al extenderse la digitalización a todos los ámbitos de la sociedad y el tejido productivo, han ido en aumento las preocupaciones asociadas a la protección de datos. Por ello, tanto a nivel europeo como español, se han aprobado diversas normativas que regulan la protección de datos.
Por eso, la gestión de clínicas dentales debe contemplar la necesidad de recabar el consentimiento de los pacientes para tratar sus datos. Los software agilizan esta tarea porque ofrecen plantillas predefinidas para lograr la aceptación del consentimiento, es posible enviar esta información a través de email o WhatsApp y si el paciente acepta, automáticamente se incorpora el documento a su ficha.
5. Crear presupuestos y hacer un seguimiento de ellos
A la hora de proponer a un paciente algunos tratamientos odontológicos es fundamental, en primer lugar, elaborar un presupuesto para que el paciente conozca el importe y pueda meditar la decisión.
Por eso, los presupuestos se han convertido en un documento crítico en la gestión de las clínicas dentales.
En primer lugar, es fundamental agilizar su generación y disponer de presupuestos predefinidos para los principales tratamientos: implantes, prótesis, endodoncias, ortodoncias, invisaling… Así como tarifas base generales y en función de si el tratamiento se realiza a través de un seguro médico.
En segundo lugar, resulta muy importante que las clínicas dentales puedan llevar a cabo un control de los presupuestos que han generado y que no han sido aún aceptados por sus pacientes. Un programa de gestión de clínicas dentales facilita esta labor de seguimiento y permite a los centros ponerse en contacto con sus pacientes, tomar nota de todas sus indicaciones, hacerles ofertas y gestionar todo el proceso hasta lograr que los presupuestos sean aceptados.
6. Incentivar las citas de tratamientos renovables y complementarios
Al igual que sucede con otros ámbitos del sector sanitario, las clínicas dentales disponen de muchos tratamientos que requieren revisiones y renovaciones periódicas.
Aunque algún paciente puede estar pendiente de pedir una cita cuando su odontólogo le ha recomendado que lo haga, lo cierto es que lo habitual es que los pacientes se olviden de las revisiones y renovaciones.
Por eso, la gestión de clínicas dentales debe prestar atención a la renovación de tratamientos. Esta tarea se puede llevar a cabo generando recordatorios automáticos para enviar mensajes a los pacientes recomendándoles que agenden una cita porque está a punto de cumplir la fecha de revisión de un tratamiento o porque ha llegado la hora de realizar de nuevo un tratamiento, como puede ser una limpieza bucal. ¿En qué hay que hacer hincapié? En los beneficios para la salud dental de los pacientes y en la necesidad de evitar que los beneficios de un tratamiento desaparezcan por falta de renovación.
Además, los software de gestión odontológica permiten recabar toda la información de los pacientes, estructurarla, analizarla y determinar qué tratamientos podrían resultarle beneficiosos a cada persona. Sobre todo, en lo relativo a los tratamientos complementarios.
Por ejemplo, si un paciente se ha sometido a una endodoncia, es recomendable que anualmente realice una limpieza bucal. Un programa de gestión de clínicas dentales permite convertir esta información en negocio e incentivar que los pacientes concierten citas para tratamientos que aún no han probado.
7. Poner en marcha nuevos tratamientos e informar a los pacientes
Precisamente, conocer a los pacientes, sus necesidades y deseos es fundamental para tomar decisiones estratégicas. ¿Cómo cuáles? Invertir en tecnologías y tratamientos nuevos que puedan tener una buena acogida entre los pacientes y contribuir a mejorar su salud bucodental y su bienestar.
En este sentido, la gestión de clínicas dentales debe incluir el análisis de los datos sobre los pacientes, pero también otras actividades como facilitar formularios para que los pacientes contesten si estarían interesados en un determinado tratamiento que se desea incorporar al catálogo de la clínica.
Los software de gestión para clínicas permiten crear esta clase de cuestionarios o formularios, asociarlos a las fichas de los pacientes, enviarlos por email o WhatsApp y obtener una tabla con los datos de las respuestas.
Si finalmente se opta por implementar un nuevo tratamiento, también es posible saber con precisión a qué pacientes podría resultarles beneficioso e informarles sobre sus beneficios. De esta forma, se podría fortalecer la estrategia de lanzamiento de un tratamiento nuevo, recabando pacientes nada más comenzar y logrando fidelizarlos.
8. Atraer a nuevos pacientes y recuperar a los que se han ido
Hasta ahora hemos hablado de los pacientes actuales de una clínica, pero la gestión de clínicas dentales no se limita a abordar las relaciones con las personas que ya confían en un centro odontológico.
Por eso, dentro de la gestión de clínicas dentales es importante tener en cuenta:
- La captación de nuevos pacientes. Por ejemplo, a través de las redes sociales, la publicidad convencional, o estrategias digitales como el SEO y el SEM. Aunque ampliar el ticket de un cliente es fundamental para lograr que una clínica crezca, sumar nuevos pacientes es incluso más importante.
- La recuperación de pacientes que hace tiempo que no acuden al dentista. Como dice el refrán, muchas personas solo «se acuerdan de Santa Bárbara cuando truena». O lo que es lo mismo, algunos pacientes solo acuden al dentista cuando tienen algún problema que se manifiesta en forma de dolor. Esta práctica es contraproducente, porque dolencias que se podrían atajar de manera temprana, se complican. Por eso, la gestión de clínicas dentales debe apostar por intentar recuperar a pacientes que llevan demasiado tiempo sin acudir al odontólogo, por ejemplo, haciéndoles una oferta para que acudan a una revisión o se realicen una limpieza dental.
9. Ofrecer bonos y gestionar la relación con las aseguradoras
Dentro de la estrategia comercial de una clínica odontológica es fundamental tener en cuenta tanto la posibilidad de ofrecer bonos a los pacientes para abaratar el coste de los tratamientos y fidelizarlos, como las relaciones que se establecen con las aseguradoras que incluyen en sus planes tratamientos odontológicos.
Como consecuencia de ello, la gestión de clínicas dentales incluye la comercialización y gestión de los bonos, asociando una cita o sesión de un tratamiento a un bono determinado. Para realizar esta gestión es fundamental disponer de un software que automatice la asociación entre pacientes, bonos y citas y permita controlar de manera rigurosa cómo se consumen los bonos y alertar a un paciente de que su bono está a punto de expirar.
Por otro lado, en lo relativo a las aseguradoras, es fundamental llevar a cabo un control de los pacientes provenientes de cada compañía de seguros a los que se atiende, qué servicios se les prestan y a cuánto asciende su cuantía. Solo de esta forma se puede facturar de manera eficaz a las compañías de seguros.
Gestionar las relaciones con las aseguradoras resulta mucho más sencillo y consume menos tiempo si se dispone de un software de gestión odontológica que disponga de herramientas de facturación y contabilidad y permite seleccionar diferentes tarifas en función de si un tratamiento se realiza a través de un seguro o no.
10. Cuidar el talento: horarios, comisiones…
El corazón de las clínicas odontológicas lo componen sus profesionales. Aunque los equipos y dispositivos tecnológicos son esenciales para realizar la mayoría de tratamientos, el talento humano sigue siendo indispensable y el gran factor diferencial de una clínica con respecto a su competencia.
Para atraer y retener a los mejores dentistas, la gestión de clínicas dentales debe realizar una organización eficaz y precisa de sus recursos humanos y facilitarle el día a día a todos sus profesionales.
En este sentido, es clave gestionar los horarios de cada odontólogo, proporcionarles un programa en el que puedan consultar su agenda, poner a su alcance todas las herramientas para administrar los tratamientos que prestan y calcular las comisiones que les corresponden para abonárselas en tiempo y forma.
11. Cobrar los tratamientos y pagar a proveedores
La gestión de clínicas dentales incluye, también, el cobro de los tratamientos y las citas, la facturación y el pago a proveedores.
Por eso, los programas de gestión de clínicas disponen de herramientas para:
- Crear y registrar facturas y controlar los plazos para abonar las facturas recibidas.
- Generar remesas de cobros y pagos y enviárselas a las entidades bancarias.
- Domiciliar los cobros a los pacientes que así lo deseen.
- Cobrar a los pacientes en las clínicas o, incluso, por anticipado, al reservar una cita.
- Gestionar los bonos.
- Ofrecer a los pacientes la posibilidad de disponer de una cuenta cuyo saldo se vaya consumiendo en función de los tratamientos que reciban.
- Poner a disposición de los pacientes planes de pago en plazos.
Además, ya que hablamos de los proveedores, debemos recordar que resulta esencial controlar el stock de productos sanitarios que se consumen de manera habitual, para evitar tener problemas de suministros que impidan realizar tratamientos.
12. Realizar la contabilidad y presentar las declaraciones fiscales
En directa relación con lo que venimos de tratar, nos encontramos con otra cuestión esencial de la gestión de clínicas dentales: la contabilidad.
Al igual que todas las empresas, las clínicas han de llevar a cabo la contabilidad de manera precisa y cronológica, cumplimentando los libros contables.
Muchas clínicas delegan la realización de la contabilidad en asesorías y despachos de abogados. Pero han de suministrarles toda su información contable.
Por eso, resulta de enorme utilidad trabajar con un software de gestión odontológica que automatice la contabilidad a partir de la información de la facturación. Y que, además, permita exportar todos los datos contables en diversos formatos para hacérselos llegar a los asesores contables.
Asimismo, además de las obligaciones de índole contable, las clínicas también deben cumplimentar y presentar diversos modelos tributarios y abonar sus impuestos en tiempo y forma para evitar sanciones e inspecciones de Hacienda. Esta clase de software traslada la información de la facturación y la contabilidad para cubrir las declaraciones tributarias. Sin que esto sea óbice de que los datos se puedan exportar para que los modelos los cumplimenten los asesores fiscales de las clínicas.
En definitiva, la gestión de clínicas dentales es un conjunto de actividades que todos los centros odontológicos deben realizar en su día a día. Sin estas actuaciones de gestión, las clínicas dentales no podrían realizar los tratamientos que necesitan sus pacientes ni ofrecerles la mejor atención posible.
Por eso, es tan importante que los centros dispongan de un software de gestión para clínicas dentales integral y que permita a los profesionales centrarse en cuidar a sus pacientes y ayude a los negocios a crecer y consolidarse en un ámbito tan competitivo como el de la salud dental.
