Horario de verano de una empresa y cierre por vacaciones: ¿Cómo informar a los clientes?
Índice de contenidos
Con un software de gestión se puede informar sobre el horario de verano de una empresa, así como sobre su cierre por vacaciones
Con la llegada de julio, muchas empresas implementan jornadas intensivas de trabajo y adaptan sus propios horarios de apertura. E, incluso, algunos negocios echan el cierre durante semanas, por ejemplo, en el ámbito de la educación.
El horario de verano de una empresa no solo es clave para los profesionales de la misma, sino también para sus clientes.
De ahí que sea fundamental informar a los clientes de una forma eficaz sobre el horario de verano de una empresa o sobre su cierre por vacaciones.
De lo contrario, un negocio se expone a que los clientes llamen sin éxito fuera de horario o, incluso, que acudan presencialmente hasta una empresa que está cerrada, con la frustración que todo ello genera.
A continuación, te vamos a explicar cómo se puede informar sobre el horario de verano de una empresa y su cierre por vacaciones usando un software de gestión.
Comunicar el horario de verano de una empresa por email o WhatsApp
Para informar sobre el horario de verano de una empresa a sus clientes existen varias vías:
- Modificar el horario de apertura en la ficha de Google My Business de la empresa.
- Actualizar el horario en la web corporativa.
- Informar sobre el cambio de horario a través de las redes sociales.
- Enviar comunicaciones personalizadas a los clientes.
Como resulta evidente, la opción con una mayor tasa de éxito es informar del horario de verano de una empresa mediante emails o WhatsApps dirigidos a los clientes.
Pues bien, una de las funcionalidades básicas de cualquier software de gestión es disponer de una base de datos de clientes donde se incluye toda su información clave incluyendo su nombre, su email o su teléfono móvil.
Además, los programas de gestión más avanzados permiten:
- Crear campañas de email para enviar de forma masiva correos a múltiples destinatarios.
- Enviar en bloque WhatsApps.
- Elaborar y usar plantillas de mensajes en las que la empresa defina con precisión cómo desea informar sobre su horario de verano y la idea fuerza que desea transmitir.
- Personalizar las comunicaciones gracias al uso de macros en las plantillas. De tal forma que la solución vuelca automáticamente el nombre de cada cliente antes de enviar los mensajes.
- Centralizar el historial de comunicaciones con cada cliente en su ficha.
- Responder a los clientes sobre cualquier duda con respecto al horario de verano de una empresa.
Además, en el caso de los clientes más importantes o con los que la relación suele ser presencial o telefónica es posible crear llamadas pendientes. De tal manera que en el gestor de llamadas por realizar se pueda llevar a cabo un control eficaz sobre qué clientes han sido informados sobre el horario de verano de una empresa y cuáles no. Una vez que la llamada se lleva a cabo con éxito, se marca la tarea como realizada y desaparece del listado.
Modificar la agenda para evitar la concertación de citas fuera del horario de verano de una empresa
¿Basta con informar a los clientes sobre el horario de verano de una empresa? En muchos casos no. ¿Por qué? Numerosas empresas y profesionales trabajan con una agenda profesional y permiten la concertación de citas online por parte de los clientes.
La reserva online de citas es una herramienta de gran relevancia para cualquier negocio. Clínicas, despachos, asesorías, consultorías, estudios de arquitectura o ingeniería, empresas de limpieza o de mantenimiento…
Mediante esta clase de solución, un cliente puede agendar autónomamente una cita desde su móvil eligiendo el hueco disponible que más le convenga.
¿Qué sucede cuando se implementa el horario de verano de una empresa? Que al modificarse sus horarios de apertura es imprescindible adaptar también los horarios disponibles en la agenda.
Con un software de gestión con agenda integrada se pueden modificar los horarios generales de apertura de la empresa, así como los horarios de cada profesional que atiende citas en cuestión de minutos. Lo cual es relevante porque es habitual que no todos los profesionales tengan el mismo horario, aunque todos disfruten de jornadas intensivas.
De tal forma que la agenda se adapte al horario de verano de una empresa y se impida que:
- Los profesionales concierten citas fuera del horario de apertura.
- Los clientes reserven citas cuando la empresa está cerrada o los profesionales que deben atendarlas no están trabajando.
¿Qué pasa si no se modificó la agenda a tiempo y ya hay citas agendadas incompatibles con el horario de verano de una empresa? El programa de gestión permite:
- Enviar emails o WhatsApps personalizados a los clientes incluyendo un enlace para que reprogramen autónomamente sus citas.
- Generar llamadas pendientes para ponerse en contacto con los clientes por vía telefónica y proponerles reprogramar sus citas a los huecos disponibles más próximos a las fechas originales.
Informar con antelación del cierre por vacaciones
Si la implementación del horario de verano de una empresa puede alterar la forma en que se relaciona con sus clientes, su cierre por vacaciones es aún más trascendental.
Por eso, además de anunciar el cierre en la ficha de Google My Business o las redes sociales es conveniente informar tanto a clientes como a proveedores de los días en que un negocio va a estar cerrado.
Gran parte de las empresas no cierra en verano, pero muchas otras sí lo hacen. Además, también es común que los profesionales independientes se cojan algunas semanas de vacaciones durante la temporada estival.
Como sucede con el horario de verano de una empresa, la mejor forma para informar del cierre de un negocio por vacaciones es enviar emails o WhatsApp en bloque a los clientes en los que se precisen:
- Los días concretos de cierre del negocio.
- Cómo se pueden comunicar con la empresa o el profesional para cuestiones urgentes. Por ejemplo, mediante un teléfono móvil o una cuenta de correo.
Además, en esta clase de comunicación se puede incentivar la reserva online de citas para la vuelta de las vacaciones. De tal forma que un negocio reabra con su agenda ocupada.
Formularios web y reserva online: 2 herramientas para seguir captando clientes aunque un negocio esté cerrado
Precisamente, es importante señalar que un software de gestión es una solución que no solo permite informar sobre el horario de verano de una empresa o su cierre por vacaciones, sino que facilita la captación de clientes incluso cuando un negocio está cerrado.
¿Cómo? Básicamente, a través de dos funcionalidades clave:
- Los formularios web. Una empresa puede programar el envío de emails o WhatsApp para promocionar sus servicios o productos incluyendo un formulario para que los clientes interesados lo rellenen. Así, al volver de las vacaciones se puede contactar con los clientes potenciales para cerrar las ventas. Además, los formularios web se pueden incluir en la web y las redes sociales corporativas para mantener siempre abierta la captación de clientes. Pensemos, por ejemplo, en un despacho de abogados que cierra la primera quincena de agosto. Si cuenta con formularios web en su página corporativa, los clientes interesados en contratar sus servicios pueden rellenar los formularios explicando sus casos. El software crea automáticamente las oportunidades con toda la información recabada.
- La reserva online de citas. Al permitir la concertación de citas a través de la web de la empresa o de sus redes sociales, el negocio puede ocupar su agenda aunque no esté abierto. El programa de gestión muestra los huecos disponibles, los actualiza cuando se completa una reserva y vuelca toda la información en la agenda de la empresa y del profesional que tendrá que hacerse cargo de la cita.
Vuelta a la normalidad: Informar a los clientes sobre el fin del horario de verano de una empresa o su reapertura
Aunque al informar a los clientes sobre el horario de verano de una empresa o su cierre por vacaciones se puede precisar cuándo llegan a su fin estas medidas, no está de más recordárselo a los clientes.
Por eso, más allá de asegurarse de que el horario ordinario vuelve a figurar en la ficha de Google My Business o de publicarlo en las redes sociales, es recomendable volver a enviar emails o WhatsApp en bloque a los clientes.
Con un programa de gestión, esta tarea se puede realizar en cuestión de minutos y puede redundar en un enorme beneficio para los negocios. Además, en la comunicación se puede incluir un enlace para incentivar la reserva de citas.
En definitiva, informar sobre el horario de verano de una empresa o sobre su cierre por vacaciones puede parecer una cuestión puramente administrativa, pero en realidad tiene una trascendencia comercial de gran envergadura.
Gracias a un software de gestión, un negocio no solo puede comunicarse con sus clientes de una manera ágil y personalizada, sino que, además, puede continuar impulsando la captación de clientes y la reserva de citas.