3 formas de imputar tiempos con el software de gestión

El programa de gestión te ayuda a contabilizar e imputar tiempos asignándolos con rapidez a proyectos y clientes

Las empresas y los profesionales que trabajan por proyectos o que cobran sus servicios basándose en las horas empleadas necesitan imputar tiempos para calibrar cuánto han de cobrar por los servicios que le prestan a sus clientes, medir la desviación entre lo presupuestado y la realidad y calcular la rentabilidad de cada servicio o cliente.

¿Cómo pueden las empresas y sus profesionales imputar tiempos a clientes o proyectos? Usando un software de gestión para empresas integral que disponga de una herramienta para imputar tiempos con suma rapidez, facilidad y exactitud.

Por eso, el software de MN program cuenta con el módulo Time Report, diseñado para imputar tiempos, analizar la productividad y evaluar la rentabilidad y las desviaciones de un proyecto o servicio.

En este artículo, vamos a desgranar tres formas de imputar tiempos que Time Report pone al alcance de las empresas y los profesionales que trabajen con nuestro software de gestión.

Da de alta nuevos tiempos en un proyecto o cliente

Comencemos por el principio, en Time Report los profesionales pueden imputar tiempos con rapidez. ¿Cómo? Pulsando en el botón Alta y, acto seguido, seleccionando la ficha de cliente o el proyecto al que se le quiere asignar un determinado tiempo. Por ejemplo, pensemos en un trabajador de una empresa de servicios ha realizado una actuación para un cliente. Simplemente tiene que entrar en el módulo Time Report y dar de alta el tiempo que le llevó ejecutar la actuación.

Una vez que se selecciona el cliente o el proyecto, hay que:

• Establecer la duración precisa de la actuación para que el software pueda imputar el tiempo.
• Describir la actuación acometida, de cara a facilitar el control de las actividades y poder analizar los tiempos improductivos para limitarlos.

Así de sencillo. El software de gestión almacenar la información y la incorporará al cálculo del coste de un cliente o proyecto, de cara a evaluar la rentabilidad y detectar desviaciones entre lo presupuestado y los costes y gastos generado por el proyecto.

Además, si se crean actuaciones predefinidas resulta más fácil clasificar los trabajos realizados y saber a qué dedica cada profesional su valioso tiempo.

El contador automático de tiempos

Aunque la forma anterior de imputar tiempos es ágil, el módulo Time Report cuenta con dos funcionalidades que aceleran aún más el proceso de registro y asignación de tiempo. La primera de ellas es el contador automático de tiempos.

Cuando un profesional comienza a realizar una actividad, simplemente tiene que pulsar en el botón Play. El programa comenzará a contabilizar el tiempo a partir de ese momento. Cuando la actuación llega a su fin, el trabajador ha de hacer clic en Stop. El programa calculará inmediatamente el tiempo transcurrido. De tal forma que se libera a los trabajadores de la obligación de controlar sus tiempos de forma manual para poder registrarlos en el software.

¿Qué tendrán que hacer los profesionales?

• Asignar el tiempo calculado por el programa al cliente o proyecto en cuestión.
• Describir la actuación realizada.

Utiliza la Vista Semanal para imputar los tiempos de tus actuaciones semanales

Otra modalidad para imputar tiempos usando el software de gestión de MN program es la Vista Semanal. Una vez que se selecciona esta vista, el profesional tendrá a la izquierda de la pantalla los diversos proyectos en los que está trabajando y podrá seleccionar aquel en el que desee imputar tiempos.

El software de gestión le mostrará en un solo vistazo todas sus actuaciones semanales, distribuidas en columnas en función de los días de la semana laboral. ¿Qué deberá hacer el trabajador? Indicar cuánto tiempo le ha dedicado a cada actividad. De esta forma, en un par de minutos se pueden imputar todos los tiempos dedicados a cada proyecto a lo largo de la semana.

Esta funcionalidad es muy útil cuando un profesional trabaja durante un tiempo en uno o varios proyectos. ¿Por qué? Muestra todas las actividades que se realizan de forma manual, sin necesidad de que el trabajador tenga que cubrir esta información y, además, facilita la visualización de la gestión del tiempo a lo largo de la semana.

Si esto fuese poco, el software de gestión calcula los subtotales de tiempo invertido en cada proyecto para facilitar la comprobación de que todas las horas trabajadas se han imputado de forma correcta.

Imputar tiempos es rápido, sencillo y rentable

Para algunas empresas, imputar tiempos es una forma de mejorar la productividad de los trabajadores. Para otras, imputar tiempos es una acción de vital importancia para poder facturar a sus clientes los servicios prestados, por ejemplo, un abogado o un consultor que trabajan por horas. O para analizar la rentabilidad de sus proyectos o clientes.

En este sentido, Time Report no solo es una herramienta para imputar tiempos, sino que es una solución avanzada que permite desgranar los costes de un proyecto o cliente (por ejemplo, las horas invertidas por los profesionales del negocio), sumar los gastos asociados al proyecto (tickets de parking, dietas…) y compararlos con los costes previstos y con los ingresos generados.

De esta forma, a través de una acción tan sencilla y ágil como la imputación de tiempos puedes conseguir medir con precisión cuánto cuesta cada proyecto, qué clientes te resultan más rentables y qué clase de servicios debes priorizar en tu negocio.

En definitiva, imputar tiempos a proyectos y clientes y llevar un control de cuántas horas invierten los profesionales en cada actuación es una acción estratégica para cualquier negocio. No solo porque contribuye a mejorar la productividad, sino también porque permite analizar el coste total de cada servicio que se presta, llevar un control de las desviaciones presupuestarias y reorientar el modelo de negocio hacia los servicios más rentables.