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Visualizar e imputar tiempos con facilidad usando la Vista Semanal de Time Report

Imputar tiempos permite a los negocios saber con precisión cuánto tiempo invierten en cada proyecto o cliente


Imputar tiempos es clave para que los negocios puedan mejorar su productividad e incrementar la rentabilidad de sus proyectos

El tiempo ha obsesionado a los seres humanos a lo largo de los siglos. De hecho, el sueño de ser inmortales está ligado, directamente, a subvertir la dictadura del tiempo. De todos los recursos de los que disponemos, el tiempo es quizás el más importante porque desde luego no es infinito. Los días solo tienen 24 horas. Y las jornadas laborales, generalmente, ocho. De ahí que imputar tiempos sea una actividad de gran valor añadido para llevar un control sobre las actuaciones que desenvolvemos y en qué clientes o proyectos invertimos nuestro tiempo.

Antaño, las empresas y los profesionales no disponían de herramientas para imputar tiempos, asociándolos a actividades y clientes, sin embargo, gracias a soluciones como el software de gestión no solo es factible imputar tiempos, sino que se puede hacer de manera ágil. Esto tiene un impacto directo en cómo se facturan los servicios prestados, cómo se evalúa la rentabilidad de un proyecto y un cliente y, además, permite analizar la productividad de un negocio para mejorar la gestión del tiempo. ¿Cómo? Facilitando la visualización de los tiempos para permitir a los profesionales comprender en qué invierten los minutos de su jornada laboral.

Precisamente, el software de gestión de MN program cuenta con un módulo Time Report que, a través de su Vista Semanal, muestra en una sola ventana todas las actividades que ha realizado un profesional a lo largo de la semana con sus pertinentes tiempos.

A continuación, vamos a desgranar cómo Time Report puede ayudar a los negocios y a sus trabajadores a imputar tiempos e incrementar la productividad.

Observa en una sola ventana todas las actividades que realizas

Una de las funcionalidades más interesantes de Time Report es, como ya sugerimos antes, la Vista Semanal. Mediante esta vista, cada profesional de un negocio puede ver en una sola ventana todas las actividades que lleva a cabo a lo largo de una semana. Y, además, puede asignar de forma extraordinariamente rápida el tiempo que dedicó a cada actividad.

De esta forma, el software de gestión te permite imputar tiempos de forma intuitiva y visual. Mediante esta vista, el profesional verá una columna por cada día de la semana y diferentes celdas en función de las actuaciones desarrolladas, de tal forma que puede imputar tiempos en cada una de ellas.

Por ejemplo, un arquitecto puede imputar 2 horas de reunión con un cliente, 4 horas de diseño de planos y 2 horas de gestión administrativa.

Por su propia forma de operar, la Vista Semanal es una funcionalidad muy valiosa, sobre todo, para los negocios que trabajen por proyectos y/o que desenvuelven habitualmente las mismas tareas. El ejemplo anterior sobre un estudio de arquitectura nos permite observarlo, puesto que así imputar tiempos a las tareas se hace de una manera ágil, sencilla, visual e intuitiva. Lo mismo ocurre con otra clase de empresas: despachos de abogados, estudios de ingeniería, consultorías, empresas de servicios

Imputar tiempos se puede realizar con suma facilidad empleando la herramienta Time Report

Imputar tiempos asignándolos a cada proyecto o cliente

La Vista Semanal no solo permite imputar tiempos a las diferentes actividades desarrolladas por un profesional, sino que posibilita asignar esos tiempos a un proyecto o cliente en concreto.

A la izquierda de la Vista Semanal en Time Report, cada profesional se encontrará con el listado de todos los proyectos en los que está trabajando en la actualidad. Al seleccionar un proyecto o cliente podrá imputar tiempos en las diferentes actuaciones que ha realizado para dicho proyecto o cliente.

Esta acción resulta fundamental a la hora de facturar a un cliente, porque es imprescindible saber las horas empleadas en ejecutar trabajos para él. Además, gracias a estos datos, el módulo Time Report del software de gestión puede medir la rentabilidad de un cliente o proyecto y comprobar si existe algún tipo de desviación entre los gastos previstos y los gastos reales.

Imputar tiempos a proyectos y clientes puede suponer una pequeña revolución en la forma en que un negocio, sin importar su tamaño o su sector económico, gestiona sus presupuestos y su actividad comercial.

Comprobar que se han registrado todos los tiempos

Otra ventaja de la Vista Semanal de Time Report es que permite observar con claridad y rapidez si todos los tiempos de un trabajador se han imputado correctamente. ¿Cómo?

La herramienta Time Report ofrece a los profesionales subtotales con las horas imputadas a cada cliente o proyecto y, además, permite comprobar que a final del día o cuando termine la semana se hayan imputado en total 8 o 40 horas respectivamente en la totalidad de proyectos o clientes en los que los profesionales hayan estado trabajando.

Esto evita que queden horas sin imputar y que los trabajadores se les escape alguna actuación realizada. De tal manera que la imputación de tiempos sea 100% realista. Lo que resulta de gran importancia no solo en términos analíticos, sino también en lo relativo a la facturación y a la gestión de gastos e ingresos de un negocio.

¿Y si los tiempos los imputa otra persona?

Lo más habitual es que la acción de imputar tiempos la lleve a cabo cada trabajador por su propia cuenta. Sin embargo, en algunas empresas la imputación de tiempos y gastos se centraliza en la figura de un profesional administrativo. De tal forma que los trabajadores entregan hojas o partes de horas y los gastos que han efectuado (por ejemplo, el ticket del parking) a este administrativo.

Gracias a la Vista Semanal de Time Report, el profesional que imputa todos los tiempos de los trabajadores puede realizar esta acción en cuestión de minutos. Simplemente tiene que ir seleccionando a cada trabajador desde el icono Usuario y registrando en sus actividades semanales los tiempos invertidos en cada una de ellas.

Como ya señalamos antes, el personal de administración puede comprobar que todas las horas hayan sido imputadas de forma adecuada y estén asignadas a los clientes o proyectos con precisión.

Optimizar la gestión de uno de los activos empresariales más valiosos: el tiempo

¿A quién no le gustaría saber de forma sencilla y rápida en qué emplea su tiempo? La Vista Semanal de Time Report hace realidad este deseo histórico de las personas. En una sola ventana, un profesional puede visualizar el tiempo que ha dedicado a las diversas actividades y proyectos en los que ha trabajado.

¿Para qué le sirve esta información? Para mejorar la forma en que gestiona su valioso tiempo y aumentar su productividad.

Muchas veces no somos conscientes del tiempo que nos consumen actividades improductivas de nuestro día a día o somos incapaces de comprender cómo se nos escurre entre las manos nuestra jornada laboral. La Vista Semanal de Time Report no solo nos ayuda a imputar tiempos, sino también a analizar la gestión que realizamos de las horas laborales. ¿Con qué fin? Seguir mejorando para trabajar cada vez de una forma más óptima y productiva.

En definitiva, la Vista Semanal de Time Report es una aliada clave para las empresas y los profesionales que deseen imputar tiempos de forma rápida y sencilla y, además, visualizarlos para analizar cómo gestionan una de las cosas más importantes en la vida de las personas: el tiempo, ese bien finito.

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