Lector OCR para registrar facturas y tickets, firma de fichajes y otras 8 novedades de nuestro software
Así es la versión 25-7 del software de gestión de MN
La versión 25-7 de nuestro software de gestión incluye un lector OCR para registrar facturas y tickets y novedades en registro horario o agenda
Hacer más en menos tiempo. Este es un objetivo que ha obsesionado a la humanidad desde los albores de la civilización. Un sueño que cada día que pasa es más real gracias a novedades tecnológicas como un lector OCR para registrar facturas y tickets de gasto.
Una herramienta tecnológica capaz de leer y extraer toda la información de las facturas y los tickets y volcarla en el programa de gestión. De tal forma que ya no sea necesario picar los datos manualmente.
Aunque el lector OCR para registrar facturas y tickets es una de las novedades más importantes de la versión 25-7 de nuestro software de gestión, no es la única mejora diseñada e implementada por el equipo de desarrollo y producto.
¿Quieres conocer las novedades del programa de gestión que te permitirán completar más tareas en menos tiempo? Te las contamos a continuación.
1. Lector OCR para registrar facturas y tickets
¿Qué es un lector OCR para registrar facturas y tickets? La tecnología OCR (Optical Character Recognition) se basa, como su propio nombre indica, en el reconocimiento óptico de caracteres.
Así, el lector OCR para registrar facturas y tickets es capaz de leer la información contenida en estos documentos, extraerla y volcarla automáticamente en el software.
De esta forma, basta con que un profesional suba al programa el PDF de una factura recibida o una fotografía de un ticket y el lector OCR para registrar facturas y tickets se encarga de introducir todos los datos de forma automática. ¿De qué datos hablamos? Nombre y CIF del proveedor, fecha de la factura o ticket, importe, impuestos, etc.
Gracias al lector OCR para registrar facturas y tickets, las empresas y los profesionales pueden:
- Agilizar la gestión de la facturación recibida y la gestión de los gastos.
- Erradicar los errores derivados de introducir los datos a mano.
- Controlar todos sus gastos de una forma sencilla.
- Llevar a cabo la gestión económica de una manera eficaz.
¿Cómo puedes usar el lector OCR para registrar facturas y tickets?
1- Activa esta funcionalidad en el programa:
Ruta | Ajustes > Módulos Advance > Mostrar Facturación Recibida > Mostrar Lector OCR.
2- Abre el lector OCR para registrar facturas y tickets automáticamente:
Ruta | Módulo Facturación Recibida > Alta > Lector OCR > Importar.
2. Registro de dietas y generación de pagos de nóminas y cuotas a la Seguridad Social
En línea con el lector OCR para registrar facturas y tickets, otra de las novedades del programa de gestión es la posibilidad de registrar las percepciones no salariales en las nóminas de los trabajadores.
¿De qué percepciones hablamos? Por ejemplo, las dietas de comida o transporte que, generalmente, se documentan a través de tickets que el lector OCR puede leer.
A diferencia del salario normal y corriente o de los complementos, esta clase de percepciones no se les aplica retención en el IRPF. De ahí que se le haya de dar un tratamiento diferenciado.
¿Cómo se lleva a cabo esta tarea?
Ruta | Menú de la izquierda > Facturación Recibida > Nóminas.
Además, desde la versión 25-7 del software de gestión también es posible generar el devengo y los pagos de nóminas y cotizaciones a la Seguridad Social en bloque. Es decir, se pueden seleccionar varias nóminas a la vez y marcarlas como pagadas. E, igualmente, registrar en bloque que se abonaron las cotizaciones sociales de los profesionales.
Ruta | Facturación Recibida > Nóminas > Vista Sel. Múltiple > Opciones > Generar Asiento Devengo y Generar Asiento Pago a Seguridad Social.
3. Firma de registros horarios por parte de los trabajadores
Más allá del lector OCR para registrar facturas y tickets y la gestión del pago de nóminas, otra de las novedades clave del software de gestión es la firma de los registros horarios de los profesionales.
Así, desde esta versión es posible que cada trabajador firme digitalmente sus fichajes diarios, reforzando la integridad, validez y seguridad de los registros horarios.
Es decir, un profesional puede fichar desde el programa el inicio y el final de su jornada y validar los datos del fichaje firmándolos con suma facilidad, sin necesidad de recurrir al papel en ningún momento.
¿Cuáles son las ventajas que trae consigo la firma digital de los fichajes?
- Las empresas se aseguran que están cumpliendo con sus obligaciones de registro horario en un contexto en el que se prevé la aprobación del control horario digital obligatorio en los próximos meses.
- Se simplifica el proceso de fichaje y firma de los asientos.
- Se reduce el tiempo que deben destinar los trabajadores a registrar su jornada de trabajo.
- Se minimizan los errores que se pueden cometer al registrar la jornada y se facilita su subsanación antes de firmar los fichajes.
¿Cómo se puede llevar a cabo la firma digital de los registros horarios?
1- Activación del módulo MN Sign:
Ruta | Ajustes > Módulos Premium > Mostrar MN Sign
2- Firma de los registros:
Ruta | Desde el menú > Módulos Premium > Registro Horario > Historial de Fichajes > botón Firmar Horarios
4. Informe de vacaciones y ausencias de los profesionales
Así como el lector OCR para registrar facturas y tickets agiliza la gestión de la facturación recibida de una empresa, la posibilidad de obtener informes sobre vacaciones y ausencias facilita la gestión del personal de un negocio.
El programa se encarga de generar automáticamente un informe de vacaciones y ausencias para que el responsable de un equipo o un departamento pueda saber de una forma ágil e intuitiva qué profesionales están de vacaciones y hasta cuándo o que trabajadores están ausentes por bajas, días libres o permisos.
De esta forma, es posible organizar los turnos, planificar las tareas o programar reuniones de una forma eficaz y garantizar que la operatividad de la empresa no se ve afectada por las ausencias.
Ruta | Menú de la Izquierda> Módulos Premium > Registro Horario > Vacaciones y Ausencias
5. Tareas y notas en la agenda
Lector OCR para registrar facturas y tickets, optimización de la herramienta de control horario… ¿Qué más se incluye en la nueva versión del programa de gestión?
Se han incorporado varias mejoras que afectan a un módulo clave para muchas empresas y profesionales, sobre todo, del ámbito de la salud: la agenda.
A partir de ahora es posible crear tareas pendientes y visualizarlas en la agenda sin tener que establecer una fecha y hora específica para realizarlas.
De esta forma, se pueden registrar en el programa recordatorios rápidos, ideas que tienen los profesionales o tareas pendientes de realizar sin que se deban programar.
La consulta de estas tareas pendientes es muy sencilla, porque se pueden visualizar a simple vista desde la agenda y de una forma organizada.
Una de las ventajas de esta novedad es que cada profesional puede organizar mejor sus tareas abiertas y fijar un sistema de prioridad que no dependa, solo, de la fecha en la que se debe realizar una actuación.
Igualmente, de esta forma los profesionales se aseguran de que no se les escapa ninguna idea, una cuestión crítica para colectivos como abogados, docentes o arquitectos.
¿Cómo se registran tareas y notas en la agenda?
1- Se debe activar el panel de tareas en la agenda:
Ruta | Agenda > Ajustes > Mostrar Mis Tareas/Notas.
2- Se procede a crear una nueva tareas o nota:
Ruta | Agenda > panel “Mis Tareas/Notas” > Crear Tarea/Nota.
Además, también se han incluido las siguientes mejoras en la agenda del software de gestión:
1- Visualizar desde la agenda la sala asignada para realizar una actuación. Desde la agenda es posible saber cuál es la sala en la que se debe llevar a cabo una actuación registrada en la agenda. De tal forma que resulta más sencillo organizar los recursos y la carga de trabajo.
Ruta | Agenda > Panel Informativo > Campo Sala.
Ruta | Agenda > Ajustes > Mostrar los siguientes datos de la actuación > Campo Sala.
2- Decidir si el icono de que el cliente o paciente no ha firmado la política de tratamiento de datos se muestra o no de forma automática en la agenda.
Ruta | Ajustes > Bases de Datos > Clientes > Ver icono de LOPD pendiente en agenda en función del campo
3- Consultar de forma rápida y desde la agenda qué profesionales están relacionados con una actuación. De tal forma que no sea necesario entrar en ella y se puedan coordinar los equipos con facilidad. Por ejemplo, pensemos en una operación en la que intervienen varios doctores.
Ruta | Agenda > Ajustes > Mostrar los siguientes datos de la actuación > Trabajadores
6. Optimización del gestor de correos
Así como el lector OCR para registrar facturas y tickets es una tecnología puntera que puede ahorrar mucho tiempo a las empresas, el gestor de correos es una herramienta básica desde para los negocios desde hace lustros.
Por eso, el software de gestión incorpora recurrentemente novedades que optimizan el funcionamiento del gestor de correos y facilitan el trabajo diario de los profesionales.
En la versión 25-7 del programa de gestión se incluyen tres nuevas funcionalidades que afectan al gestor de correos:
1- Al proceder a asociar un correo a una ficha de cliente, el programa busca automáticamente qué fichas o expedientes pueden estar relacionados con el email. ¿Cómo? Se basa en la dirección desde el que se envió o en los datos del expediente. Esto supone un ahorro mayúsculo de tiempo al vincular correos y fichas.
Ruta | Correo > botón derecho > Asociar a > Cliente/Expediente >
Clientes/Expedientes sugeridos.
2- Asociar directamente documentos adjuntos de los correos con oportunidades abiertas, sin necesidad de realizar ningún paso intermedio.
Ruta | Correo > botón derecho en documento > Asociar adjunto a > Oportunidad
3- Organizar los correos de una forma más visual aplicando diversos colores a los emails de forma masiva. De tal manera que se puedan encontrar los correos con mayor facilidad en función del sistema que desee establecer cada profesional.
Ruta | Correo > Selección de correos > Botón derecho > Asignar Color
7. Exportación de libros de IVA e IRPF
La gestión de la contabilidad de una empresa es una de las tareas más ingratas y, también, de las más críticas para cualquier negocio.
Por eso, además de incluir novedades relacionadas con el control y la contabilización de los gastos como el lector OCR para registrar facturas y tickets, se han incorporado al software varias novedades relacionadas con la gestión contable:
1- Exportación directa a Excel de los Libros de IVA e IRPF. De tal forma que se puedan presentar ante la Agencia Tributaria con facilidad y, así, cumplir con las obligaciones contables de un negocio de manera escrupulosa.
Ruta | Contabilidad > Libros/Modelos AEAT > Libros
2- Cumplimentación automática de los datos adicionales del modelo tributario 190 a partir de la información de la ficha de los trabajadores. Esta novedad facilita y agiliza la presentación de este modelo ante la Agencia Tributaria.
Ruta | Ficha de Trabajador > pestaña “Mod. 190”
3- Actualización de todos los modelos tributarios en función de las novedades publicadas por la Agencia Tributaria.
Ruta | Contabilidad > Libros/Modelos AEAT > Modelos
4- Optimización de la exportación a A3 de las cuentas contables, que se exportan con su NIF/CIF, y de los asientos, que pasan a marcarse como exportados de forma automática, contribuyendo a evitar duplicidades.
Ruta | Contabilidad > Cuentas > Opciones > Exportar cuentas contables a A3
Ruta | Diario > Exportar Diario a A3 > Marcar asientos como exportados
8. Mejoras en la creación de facturas y en su envío
Aunque el lector OCR para registrar facturas y tickets es la novedad más llamativa de la versión 25-7 del programa de gestión, no es la única novedad relacionada con el proceso de facturación.
Así, en lo relativo a la facturación emitida, se han introducido las siguientes mejoras:
1- Al guardar una factura, el programa comprueba automáticamente si existe una factura del mismo año y de la misma serie con un número superior, pero creada anteriormente. De esta forma las empresas se pueden olvidar de los saltos en su facturación y controlar la numeración de las facturas para que esta sea coherente y no pueda generarle problemas ante Hacienda.
Ruta | Facturas Emitidas > Alta > Aceptar.
2- Se puede trabajar con series en las facturas simplificadas y elegir el emisor en caso de que existan varios. El objetivo de estas mejores es dotar de mayor flexibilidad al programa en lo relativo a la emisión de facturas simplificadas.
Ruta | Facturas Emitidas > Alta Factura Simplificada > campos Emisor y Serie.
3- Si se van a proceder a enviar varias facturas a diversas fichas de clientes, el programa es capaz de generar automáticamente un único email para cada cliente con todas las facturas que le corresponden. Gracias a esta funcionalidad, un cliente con cinco facturas no va a recibir cinco correos, sino solo uno en el que se incluyan las cinco.
Ruta | Menú Izquierdo > Módulos Premium > Automatizaciones > Correo > Envío de Facturas.
Mientras que en lo relativo a la facturación recibida, más allá del nuevo lector OCR para registrar facturas y tickets, podemos destacar las siguientes novedades:
1- Al introducir el total con IVA incluido, el programa calcula automáticamente el desglose hacia atrás:
Ruta | Ajustes > Facturación > Mostrar 4 decimales.
Ruta | Facturación Recibida > Alta > Concepto > escribe en campo Total.
2- Se pueden registrar facturas de abono en la facturación recibida:
Ruta | Facturas Recibidas > botón Factura de Abono.
9. Registro de alertas y expedientes relacionados
La versión 25-7 del software de gestión también incluye dos novedades relacionadas con las fichas o expedientes de los clientes:
1- El registro de alertas. Al crear o modificar una alerta, el software guarda automáticamente la fecha y el usuario que la creó o modificó y, además, al crear o eliminar una alerta se genera una actuación en el historial del cliente. De tal forma que se puede llevar a cabo un seguimiento detallado de todas las actuaciones que se llevan a cabo en la ficha o expediente de los clientes.
2- El icono de expedientes relacionados. Dentro de cada expediente se incorpora un icono en caso de que existan expedientes relacionados con él, para que un profesional pueda tener constancia de ello y encontrar dichos expedientes con facilidad.
10. Adaptación automática de la interfaz a cualquier pantalla y mayor velocidad
Comenzamos este listado sobre novedades del software de gestión haciendo referencia a una nueva herramienta: el lector OCR para registrar facturas y tickets. Y lo vamos a terminar mentando dos mejoras implementadas por el equipo de desarrollo y producto que optimizan de forma notable la usabilidad del programa:
1- Se han hecho múltiples trabajos en la interfaz del programa para que se adapte automáticamente al tamaño y resolución de cualquier pantalla. Así, cuando los iconos no entren en la botonera del software, el sistema los reorganiza automáticamente y las acciones ocultas se agrupan para que los profesionales y las empresas puedan tener siempre a su alcance y de forma ordenada las funcionalidades y los módulos que usan en su día a día.
2- Se he dado un impulso significativo al rendimiento del software para que resulte más ágil y veloz. En especial, se ha mejorado la carga de la agenda para que se realice de forma inmediata y puedan trabajar con ella múltiples usuarios simultáneamente. También se ha optimizado el proceso de facturación en bloque de un gran volumen de cobros. De tal manera que no haya que esperar para que el programa los procese.
En definitiva, la versión 25-7 del software de gestión incluye novedades de gran calado como el lector OCR para registrar facturas y tickets o la firma digital de fichajes. A las que debemos sumar los trabajos de optimización continua que se han llevado a cabo en módulos críticos como el correo, la agenda, la facturación o la contabilidad.
Las mejoras incorporadas al programa, desde el lector OCR para registrar facturas y tickets hasta el aumento de la velocidad del software, han sido pensadas para ayudar a las empresas a eliminar acciones improductivas, reducir el tiempo que necesitan para llevar a cabo tareas diarias y conseguir, en suma, hacer más en menos tiempo, ese vetusto e imperecedero sueño del ser humano.
