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6 beneficios de medir la rentabilidad de los proyectos en tiempo real

Medir la rentabilidad de los proyectos es fundamental para ajustar los presupuestos

Índice

Consultores, ingenieros, arquitectos o despachos deben medir la rentabilidad de los proyectos para maximizar sus beneficios y evitar desviaciones

Un negocio tiene que ser rentable, de lo contrario su futuro es del color de la noche. Hoy en día, existen numerosos programas informáticos que permiten medir la rentabilidad de los proyectos de una empresa o un profesional en tiempo real. Soluciones como un software de gestión dotado con una herramienta de rentabilidad posibilitan saber de una manera rápida y visual cómo evoluciona un proyecto y si es o no rentable, no solo tras su realización, sino también durante su ejecución.

Como resulta evidente, medir la rentabilidad es fundamental para las empresas que llevan a cabo proyectos para sus clientes: estudios de arquitectura o ingeniería, despachos de abogados, consultorías… Estos negocios necesitan disponer de una solución que les permita medir la rentabilidad de los proyectos con facilidad sin tener que emplear tiempo en conocer este dato.

Por eso, los software de gestión más completos no solo incluyen un planificador de tareas o expedientes de clientes, sino que cuentan con un módulo de rentabilidad en el que se puede:

  • Establecer previsiones de horas invertidas y gastos de un proyecto.
  • Registrar el tiempo que le dedica cada profesional un proyecto.
  • Fijar un coste por hora en función de cada profesional, puesto que no todos los trabajadores cobran el mismo salario, realizan las mismas tareas, cuentan con experiencia y conocimientos equiparables.
  • Incluir los gastos derivados de un proyecto: material, desplazamientos, dietas…
  • Controlar las desviaciones entre las estimaciones y la realidad.
  • Comparar los gastos reales con los ingresos que se obtienen al realizar el proyecto.

A continuación, vamos a desgranar seis grandes beneficios de medir la rentabilidad de los proyectos empleando software que sistematizan los datos y ofrecen una panorámica precisa de la rentabilidad de cada proyecto desde su inicio hasta su finalización.

1. Controlar el tiempo que se le dedica a un proyecto y ajustar la planificación de tareas

Algunos profesionales como los desarrolladores o los abogados cobran por horas. Por lo que conocer con precisión cuánto tiempo le dedican a un proyecto o cliente es absolutamente crítico. 

Los programas de rentabilidad permiten computar las horas que cada profesional invierte en un proyecto a golpe de clic. De tal manera que los trabajadores no tengan que emplear tiempo en llevar el control y en todo momento se pueda saber cuántas horas se han invertido en un proyecto.

Precisamente, mediar la rentabilidad de los proyectos en tiempo real conlleva la posibilidad de tomar decisiones durante la realización de los proyectos y modificar la planificación de tareas para reducir, en la medida de lo posible, las horas consumidas por un proyecto.

2. Contabilizar los gastos asociados a un proyecto con facilidad

Aunque el coste salarial es el principal gasto que asumen estudios de arquitectura o despachos de abogados cuando realizan un proyecto para un cliente, no se trata del único gasto.

Si se dispone de un software de gestión para medir la rentabilidad de los proyectos resulta sencillo registrar todos los gastos relacionados con un proyecto y asociarlos a él: compra de materiales, contratación de servicios, gastos de desplazamiento, tickets de parking, dietas…

A la hora de medir la rentabilidad de los proyectos es necesario tener en cuenta todos los gastos en los que incurre un negocio para ofrecer al cliente el servicio que contrató. 

La ventaja de emplear un software de gestión radica en que este tipo de programas cuenta con herramientas de facturación y contabilidad, de tal forma que la imputación de gastos es más sencilla y queda reflejada en facturas, albaranes y libros contables.

De hecho, existen soluciones que permiten registrar con suma rapidez gastos como los tickets de una comida o los billetes de tren, validarlos e imputar los costes a un proyecto concreto.

3. Detectar desviaciones a tiempo para corregirlas

Por desgracia, en algunas ocasiones las previsiones que realiza un negocio sobre las horas que debe invertir en un proyecto y los gastos que ha de asumir fallan. 

Medir la rentabilidad de los proyectos en tiempo real permite que una empresa pueda detectar las desviaciones antes de que sean incorregibles y poner en marcha medidas para paliarlas. 

¿Por qué es tan importante conocer las desviaciones que se producen en la ejecución de los proyectos? Si dichas desviaciones se consolidan al finalizar, los beneficios previstos se verán reducidos e, incluso, puede ser que la realización del proyecto acabe generando pérdidas económicas.

Asimismo, las desviaciones evidencian que, o bien la empresa ha reducido su productividad a la hora de llevar a cabo un proyecto, o bien las previsiones no eran realistas. Tanto una cuestión como la otra suponen un problema para despachos de abogados, consultorías o estudios de ingeniería.

Por una parte, una menor productividad redunda en una pérdida de competitividad de la empresa.

Por otra, si las previsiones no son certeras es previsible que el presupuesto entregado al cliente no se haya ajustado bien y que el margen de beneficios se reduzca. 

4. Ajustar los presupuestos para conjugar precios competitivos con la obtención de beneficios

Precisamente, medir la rentabilidad de los proyectos es fundamental para poder elaborar y negociar mejor los presupuestos futuros. 

Un negocio que no sepa con precisión cuál es su margen de beneficio a la hora de llevar a cabo cada uno de los tipos de proyectos que realiza, no puede pactar un precio que sea competitivo y le garantice la obtención de beneficios.

En este sentido, la información que se consigue al medir la rentabilidad de los proyectos es de enorme ayuda a la hora de fijar el precio que se le va a ofrecer a un cliente y saber con precisión hasta dónde se puede llegar en la rebaja del presupuesto inicial.

La competencia es salvaje. Una empresa no tiene que destacar, solo, por la calidad de su trabajo, sino que, además, ha de contar con precios competitivos. De lo contrario, se arriesga a ser devorada por sus rivales.

5. Priorizar los servicios y proyectos más rentables

Como resulta evidente, no todos los servicios que ofrece un negocio son igual de rentables. Por eso, medir la rentabilidad de los proyectos es una actividad estratégica. 

Gracias a esta información, una empresa puede:

  • Saber qué servicios son más rentables.
  • Apostar por los servicios y proyectos que generan más beneficios.
  • Reorientar las horas de trabajo de sus profesionales hacia los servicios que presentan una mayor rentabilidad.
  • Rediseñar sus servicios menos rentables para aumentar su rentabilidad. 

6. Reducir gastos y aumentar las ganancias del negocio

Los beneficios que hemos ido desgranando van orientados en la misma dirección: medir la rentabilidad de los proyectos desde el minuto 1 y tras su finalización es esencial para optimizar los gastos y los ingresos de un negocio.

Aunque pueda parecer una perogrullada: medir la rentabilidad de los proyectos es esencial para mejorar la rentabilidad de un negocio.

Por eso, es de vital importancia que las empresas que realizan proyectos para sus clientes cuenten con una solución de rentabilidad sencilla de usar, completa y visual. 

Los datos que ofrecen estas herramientas contribuyen a tomar decisiones basadas en la información y no en la intuición. Para todas las empresas es crítico incrementar su rentabilidad, lo que implica reducir los gastos y obtener el mayor volumen de ingresos posible por cada proyecto que realizan. 

En definitiva, medir la rentabilidad de los proyectos no solo es beneficioso, sino que resulta imprescindible.

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