Cómo llevar a cabo la negociación directa entre abogados usando un software de gestión
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La negociación directa entre abogados es uno de los MASC más empleados para intentar llegar a un acuerdo antes de presentar una demanda civil
La forma de trabajar de la mayoría de despachos españoles se ha visto alterada por la obligación legal de negociar de manera extrajudicial antes de presentar una demanda en el ámbito civil.
Para ello, se debe activar uno de los medios adecuados de solución de controversias (MASC) recogidos en la Ley de Eficiencia de la Justicia o cualquier mecanismo de negociación previsto por otra norma.
Entre los diversos MASC sobresale la negociación directa entre abogados. ¿Por qué? Es más ágil que otros medios en los que entra en juego un profesional independiente y permite confrontar directamente los intereses de las partes para intentar llegar a una solución consensuada a su conflicto.
Para gestionar la negociación directa entre abogados, los despachos y los juristas independientes pueden usar un software de gestión para abogados.
Este programa facilita el intercambio de comunicaciones con la parte contraria, la creación de toda clase de documentos y el registro seguro y eficaz de todo el proceso de negociación directa entre abogados para poder acreditar el intento de negociación mediante un MASC en caso de que haya que presentar, finalmente, una demanda.
A continuación, vamos a ver cómo se puede llevar a cabo la negociación directa entre abogados automatizando tareas, reduciendo la carga de trabajo administrativo y obteniendo sólidos resultados con la mayor celeridad posible.
La negociación directa entre abogados, un MASC eficaz
La negociación directa entre abogados es una práctica común en miles de despachos españoles. Sin embargo, desde la entrada en vigor de la Ley de Eficiencia de la Justicia ha adquirido una relevancia extra.
¿Por qué? Intentar negociar y alcanzar un acuerdo extrajudicial es, como ya apuntamos antes, un recurso de procedibilidad para poder presentar una demanda en el orden civil. Además, los MASC también adquieren una gran relevancia en el ámbito mercantil.
Los seis MASC recogidos expresamente en la ley son la mediación, la conciliación, el Derecho Colaborativo, la oferta confidencial vinculante, la opinión de tercero experto y la negociación directa entre abogados o entre las propias partes.
De entre todos ellos, la negociación directa entre los abogados está llamado a ser uno de los más empleados por resultar ágil y eficaz.
Además, es importante tener en cuenta que la norma establece que:
- Las partes «son libres para convenir o transigir, a través de estos medios, sobre sus derechos e intereses».
- A través de la negociación directa entre abogados y el resto de MASC se puede llegar a acuerdos totales o parciales.
- Cualquiera de las partes puede tomar la iniciativa de acudir a un MASC.
- En caso de que todas las partes planteen acudir a un MASC y no se pongan de acuerdo sobre cuál emplear, «se empleará aquel que se haya propuesto antes temporalmente».
¿En qué consiste exactamente la negociación directa entre abogados? La ley indica que para cumplir con el requisito de procedibilidad «las partes podrán cumplir dicho requisito mediante la negociación directa o, en su caso, a través de sus abogados o abogadas».
Es decir, no se regula con precisión cómo debe ser el proceso, lo que deja un amplio margen de maniobra a los juristas para hacerse propuestas y contrapropuestas, negociar de buena fe y defendiendo los intereses de sus clientes y alcanzar acuerdos que eviten tener que recurrir al Sistema Público de Justicia, principal objetivo de la norma.
Plantillas para agilizar la negociación directa entre abogados
¿Por qué decimos que para llevar a cabo la negociación directa entre abogados es necesario disponer de un software de gestión legal?
Los programas de gestión para abogados más completos incluyen un repositorio de plantillas personalizadas para trabajar con documentos tipo. Es decir, en el caso de la negociación directa entre abogados, es posible disponer de plantillas de:
- Solicitud de participación en un proceso de negociación directa entre abogados.
- Propuestas de acuerdo para los principales tipos de conflictos y casos dirigidos por el despacho: herencias, disputas en torno a la custodia de los hijos, etc.
- Actas de reuniones.
- Acuerdos finales.
- Documentos acreditativos de que se intentó alcanzar un acuerdo a través de la negociación directa entre abogados.
- Escritos de demanda.
Trabajar con plantillas legales permite a los abogados agilizar la elaboración de estos documentos, puesto que el programa incorpora automáticamente los datos sobre las partes y los abogados. Además, de esta manera, se puede sistematizar la forma en que un despacho gestiona la negociación directa entre abogados dotando de uniformidad a estos procesos.
Comunicaciones centralizadas y fluidas entre las partes
Otra de las ventajas de usar un software de gestión legal es que se pueden centralizar todas las comunicaciones que se producen con los clientes y con las partes contrarias.
Los programas más avanzados no solo cuentan con un gestor de correos, sino que permiten el envío de WhatsApps, asociar automáticamente los correos relacionados con un MASC al expediente del mismo y consultar el histórico de comunicaciones de una manera sencilla y visual.
Así, resulta sencilla llevar un control total de las comunicaciones relacionadas con una negociación directa entre abogados y evitar que los mensajes se traspapelen o no se respondan a tiempo, con las consecuencias que ello puede tener en materia de plazos o de que se estime que se negoció de buena fe.
Documentar la negociación directa entre abogados de una manera exhaustiva
Los programas de gestión para abogados permiten a los juristas crear expedientes extrajudiciales en los que almacenar y sistematizar toda la información y documentación de los MASC en los que participen.
Esta cuestión es crítica a la hora de:
- Intentar llegar a un acuerdo exhaustivo y preciso sobre todos los aspectos de un conflicto.
- Demostrar ante el juez que se negoció de buena fe, documentando con precisión todas las reuniones y ofertas realizadas.
Es fundamental tener en cuenta que si no se documenta la negociación directa entre abogados, la demanda puede ser inadmitida y también puede afectar al abono de las costas del proceso judicial.
Controlar los plazos de la negociación entre abogados
Aunque la negociación directa entre abogados sea un proceso extrajudicial, también está sometida a plazos legales.
El artículo 10 de la Ley de Eficiencia de la Justicia establece que la negociación directa entre abogados finaliza sin acuerdo cuando transcurran:
- 30 días desde la fecha en la que la otra parte recibió la solicitud de comenzar a negociar y no se haya mantenido la primera reunión.
- 30 días desde que, dentro de la negociación directa entre abogados, la otra parte recibió una propuesta concreta de acuerdo y ni se alcanzó una solución pactada ni se respondió a la propuesta.
- 3 meses desde la celebración de la primera reunión sin que se hubiese cerrado un acuerdo. Si bien la norma establece que las partes pueden acordar continuar con la negociación directa entre abogados más allá de este periodo temporal.
Además, la ley dicta que si una de las partes «se dirige por escrito a la otra dando por terminadas las negociaciones» también se puede considerar que están finalizadas.
Todo ello implica que es fundamental trabajar con un software de gestión que permita controlar escrupulosamente los tiempos y los plazos de la negociación directa entre abogados para:
- Responder en tiempo y forma a las propuestas de la parte contraria para que el cliente no sea acusado de no querer negociar de buena fe y de manera proactiva, con las consecuencias que ello tiene en materia de costas procesales.
- Dar por finalizado el proceso sin acuerdo cuando la otra parte no responda dentro de los plazos fijados.
Elaborar y firmar acuerdos y documentos acreditativos de haber intentado negociar
Como señalamos antes, un programa de gestión legal permite a los abogados preparar toda clase de documentos y, en especial, dos que resultan críticos en una negociación directa entre abogados:
- El documento mediante el que se formalice el acuerdo.
- El documento que acredite que las partes negociaron de buena fe.
Ambos documentos deben ir firmados por las partes. Pues bien, un software de gestión legal integral agiliza el proceso de firma. ¿Por qué? Permite automatizar el envío de un email o WhatsApp con un enlace que dirija a los usuarios al documento para que puedan leerlo con tranquilidad desde su móvil, tablet u ordenador. Si están de acuerdo, pueden firmarlo con un clic.
El software automáticamente almacena el documento firmado por todas las partes en el expediente y envía una copia a todas ellas en la que ya figuren las firmas para que puedan guardarla.
Llegar preparados a la fase judicial del conflicto si no se alcanza un acuerdo
Poner en marcha una negociación directa entre abogados no tiene como único objetivo cumplir con el requisito de procedibilidad, sino que este mecanismo está pensado para buscar un acuerdo real que satisfaga a las partes involucradas en un conflicto del orden civil.
Aun así, es posible que la negociación no llegue a buen puerto. En este caso, un programa de gestión facilita el paso de la fase extrajudicial a la judicial. ¿Por qué? Se puede:
- Crear un expediente judicial asociado al extrajudicial y trasvasar toda la documentación almacenada en él.
- Elaborar la demanda de acuerdo a una estrategia legal que tenga en cuenta el funcionamiento de la negociación directa entre abogados.
- Incorporar a la demanda el documento que acredite que se intentó negociar de buena fe.
- Enviar la demanda y el escrito acreditativo al procurador e intercambiar con esta mensajes y documentos de una forma ágil.
- Controlar los plazos legales.
- Crear recordatorios automáticos de tareas pendientes para intervenir en el proceso judicial respetando escrupulosamente sus plazos.
En definitiva, la negociación directa entre abogados está llamada a ser un procedimiento crítico en el ámbito del Derecho Civil y del Derecho Mercantil.
Por eso, es fundamental que los juristas dispongan de un software de gestión que les permita implementar los MASC en los despachos de abogados y gestionar la negociación directa entre abogados con la máxima eficacia para defender los intereses de sus clientes y captar un mayor volumen de negocio.
