Todas las mejoras de nuestro software de gestión visual e intuitivo

El sentido de la vista ha sido clave en el desarrollo de la humanidad. Quizás más importante que ningún otro de nuestros sentidos. A través de nuestros ojos vemos, literalmente, el mundo. Por ello, desde el arte, pero también desde el ámbito de los negocios se ha buscado constantemente conseguir que una obra, una herramienta o un producto además de ser interesante, útil o atractivo, respectivamente, sean visuales. No por mero goce estético, sino porque nos resulta mucho más fácil entender cómo se usa algo si es visual. Teniendo en cuenta esto, el equipo de MN program ha diseñado y desarrollado mejoras para ofrecer a todos nuestros clientes un software de gestión visual e intuitivo.

Todas las novedades incluidas en la versión 22.11 de nuestro programa tienen por objetivo maximizar el uso de las soluciones. Es decir, ayudar a todos los usuarios a emplear cada funcionalidad con facilidad y, así, poder ahorrarse tiempo a la hora de llevar a cabo su trabajo. De ahí que se haya apostado por diseños más elegantes y sencillos, permitiendo a los usuarios observar de un solo vistazo toda la información que necesitan poseer y agilizando acciones comunes como la consulta de las fichas o la creación de actuaciones.

A continuación, vamos a abordar las mejoras que hemos implementado para conseguir un software de gestión visual e intuitivo al 100% y ayudar a los negocios a sacarle el máximo partido.

Revisión de las configuraciones: Sácales partido a nuestras soluciones desde el minuto 1

En MN program tenemos un mantra: nuestras soluciones tienen que hacerles la vida más fácil a los negocios y ayudarlos a crecer. Por eso, tenemos por objetivo que nuestro software de gestión integral sea auto-usable, es decir, que su nivel de usabilidad y adaptabilidad sea tan alto que todas las empresas y autónomos sean capaces de sacarle el máximo partido a cada uno de los módulos.

Para dirigirnos hacia esa meta, nuestros equipos de producto y desarrollo han implementado nuevas configuraciones en todos los módulos. Así, los usuarios se encontrarán con tres tipologías de configuraciones distintas:

• Esenciales
• Básicas
• Avanzadas

Configuraciones esenciales, básicas y avanzadas

En primer lugar, tendríamos las configuraciones esenciales. Como su propio nombre indica, estas configuraciones de nuestros módulos tienen todo lo indispensable para que los negocios puedan trabajar con las herramientas de nuestro programa.

Ello hace que las configuraciones esenciales sean extremadamente útiles para aquellos usuarios que van a comenzar a usar nuestro programa.

Así, ayudamos a los clientes en su proceso de aterrizaje en el entorno de MN program, contribuyendo a que el software de gestión sea más visual e intuitivo y su empleo sea lo más sencillo y claro posible.

A partir de esta nueva versión, los usuarios podrán seleccionar el nivel de configuración que desean. De tal manera que, desde el Día 1, las empresas podrán emplear todas nuestras herramientas y beneficiarse de todas las funcionalidades de nuestro software.

Además, una vez que los usuarios se hayan hecho con el control del software, podrán profundizar en su uso y sacarles partido a todas sus características gracias a las configuraciones avanzadas. Éstas permiten realizar acciones más complejas y obtener resultados con un nivel de precisión mayor.

Ruta | Desde la carcasa del programa y desde todos los módulos del programa > Rueda de Configuración

Configuraciones de usuario y de empresa

Asimismo, los profesionales de desarrollo y producto de nuestra compañía han incorporado a la versión 22.11 la posibilidad de acceder a las configuraciones de usuario y a las de empresa. ¿Qué quiere decir esto?

Muy sencillo, a la hora de configurar cada módulo, un usuario puede alterar su propia configuración, es decir, establecer cómo quiere que se configure el módulo, que pestañas desea incluir, cuáles no, etc.

Pero, también, puede clicar en configuraciones de empresa y cambiar la configuración del módulo no solo para él, sino para todos los usuarios de su negocio.

Además, debemos señalar que esto es posible tanto en lo que respecta a las configuraciones básicas, como en lo relativo a las avanzadas.

¿Qué se logra con esto? Dar mayor libertad a los negocios para que adapten nuestro programa a sus necesidades y características. Algunas empresas desearán que nuestro software de gestión visual e intuitivo sea, también, homogéneo. De tal manera que todos los trabajadores tengan una interfaz idéntica en cada módulo y tengan a su alcance las mismas funcionalidades. Lo cual les permitirá homogeneizar, también, la forma de trabajar con el programa.

En cambio, otras empresas pueden necesitar que unos trabajadores cuenten con una configuración avanzada en determinados módulos, puesto que tienen que llevar a cabo acciones más complejas. Mientras que otros, en cambio, solo necesitarán una configuración básica, puesto que sus tareas no tienen el mismo nivel de complejidad y, así, el manejo del programa les resultará más sencillo y tendrán que invertir menos tiempo.

Una agenda más completa, ágil y fácil de usar

La agenda es uno de los activos críticos de muchos negocios. Por ejemplo, para una clínica médica gestionar de manera eficiente su agenda es de vital importancia para aumentar la productividad de sus profesionales e incrementar la rentabilidad de los servicios que presta.

Teniendo en cuenta esto, todo software de gestión visual e intuitivo debe contar con un módulo de agenda altamente funcional y extremadamente fácil de usar. Por ello, en esta nueva versión hemos incorporado varias mejoras relativas a esta solución.

Bloquea y desbloquea horas en la agenda

En primer lugar, debemos destacar una novedad que va a resultar de enorme utilidad para muchos negocios: la posibilidad de bloquear y desbloquear horas de profesionales en la agenda de la empresa.

A partir de esta nueva versión de nuestro programa, los negocios podrán establecer un horario de la empresa. Es decir, las horas que el negocio, ya sea una clínica odontológica, una gestoría o un despacho de abogados, está abierto al público.

Este horario general figurará en la agenda. De tal manera que cuando se entra en ella, se pueden seleccionar las horas en las que el negocio está abierto, pero en las que un trabajador en concreto no está disponible y bloquearlas.

Repetibilidad del bloqueo

Además, cuando se procede a bloquear unas horas en la agenda, nuestro programa pregunta al usuario si desea que dicho bloqueo se repita. Volviendo al caso anterior, se podrá programar el bloqueo de las horas para que se repita todo el tiempo en que el negocio lo desee.

Al igual que se pueden bloquear horas, también se pueden desbloquear. Por ejemplo, el abogado de nuestro ejemplo anterior necesita reunirse con un cliente fuera de sus horas pautadas, basta con acudir a la agenda para desbloquear la hora que precise. Todo ello se puede realizar con suma facilidad gracias a nuestro software de gestión visual e intuitivo.

Ruta | Desde agenda > selecciono el rango de horas > botón derecho del ratón “Bloquear Agenda”. Puedo bloquear solo ese hueco o repetir el bloqueo de esas horas durante x días.

Configura un horario general de la empresa y ahórrate los horarios individuales

En línea con lo que venimos de exponer, ahora los negocios podrán ahorrar tiempo en la configuración del horario de cada trabajador. Ya que bastará con emplear el horario de la empresa como base y bloquear las horas que el profesional no trabaja.

Veámoslo mejor con un ejemplo. Una clínica médica abre de lunes a viernes de 10 de la mañana a 9 de la noche, cerrando para comer entre las 2 y las 4 de la tarde. Sin embargo, uno de los especialistas que trabaja en ella, solo acude los martes y los jueves de 16 a 21 h. Pues bien, el resto de horas se pueden seleccionar y bloquear, de tal manera que no se pueda pedir ni adjudicar una cita para dicho médico en aquellas horas en las que no se encuentra en la clínica.

Avisos emergentes en la agenda más visuales

A todos se nos puede pasar una cita, por eso es extremadamente útil contar con una alerta que nos avise de que en breves minutos tiene que dar comienzo una cita que tenemos programada en nuestra agenda.

Nuestro software de gestión ya contaba con esta funcionalidad, pero después de esta actualización, el pop up emergente que nos avisa de las citas es mucho más visual y tiene un diseño más moderno.

Ruta | Desde la ventana de actuación > check de aviso > llegado el momento salta el pop up de aviso en la agenda

Seleccionar fechas y crear huecos manualmente en Vista Disponibilidad

Vista Disponibilidad es una funcionalidad de gran utilidad a la hora de gestionar la agenda de un negocio, porque permite observar de un vistazo los huecos disponibles y el nivel de ocupación de la agenda.

Pues bien, hemos implementado dos mejoras en esta vista para mejorar su usabilidad y facilitar a los usuarios la posibilidad de sacarle todo el partido a esta funcionalidad de nuestro software de gestión visual e intuitivo.

Por un lado, a partir de esta actualización ya es posible ir seleccionando, libremente, fechas en el calendario con el botón Control.

Ruta | Desde la agenda > esquina superior derecha > icono de Vista Disponibilidad

Por otro, los negocios podrán, ahora, crear huecos de forma manual. Lo que aumenta su autonomía y complementa la capacidad del programa de crear huecos de manera dinámica.

Ruta | Desde la agenda > esquina superior derecha > icono de Vista Disponibilidad > botón derecho > Alta Hueco Disponible

Mejora de la velocidad en las vistas Calendario + Pestañas y Listado + Pestañas

Nuestros esfuerzos en ofrecer a todos los clientes un software de gestión visual e intuitivo nos han llevado a mejorar la velocidad de algunas de las vistas más interesantes de nuestra agenda.

Estamos hablando de las vistas Calendario + Pestañas y Listado + Pestañas. De tal manera que los usuarios podrán trabajar en una sola ventana con toda la información que necesitan de manera ágil y sin tener que esperar a que las vistas se carguen. Al fin y al cabo, no basta con facilitar la visualización de la información, sino que dicha tarea debe llevar el menor tiempo posible. Cada minuto es oro.

Ruta | Desde la agenda > esquina superior derecha > iconos de Calendario + Pestañas y Listado + Pestañas.

Nueva vista de Alta Semanal en Time Report

Las vistas también son protagonistas en otra de las mejoras que hemos llevado a cabo de cara a lograr un software de gestión visual e intuitivo al 100%: una nueva vista de Alta Semanal en nuestro módulo Time Report.

Alta Semanal fue una de las novedades estrella de la versión 22.10 de nuestro programa, puesto que permite establecer actividades recurrentes e imputar sus tiempos en escasos segundos.

Pues bien, hemos modificado el diseño para conseguir que la nueva Vista Semanal sea aún más fácil de usar y resulta todavía más sencillo y rápido imputar los tiempos y ver en una sola ventana en qué actividades invierte cada profesional su jornada laboral a lo largo de la semana.

De esta manera nuestro software visual e intuitivo permite reducir tiempos improductivos y analizar con mayor facilidad cómo emplea su valioso tiempo cada profesional.

Con la Vista Semanal de Time Report, diseño y productividad van de la mano.

Ruta | Desde el menú del programa > Time Report > TimeSheet > Vista Semanal

Fichas y actuaciones: Mayor rendimiento y más opciones a la hora de trabajar con ellas

El software de gestión es un activo de gran valor para las empresas y los autónomos porque les ayuda a gestionar aspectos clave de sus negocios como la relación con los clientes o la organización de sus tareas y actuaciones.

Por ello, el equipo de MN program ha diseñado e implementado varias mejoras relacionadas con las fichas y las bases de datos del programa y con las actuaciones que se pueden abrir y llevar a cabo en él.

Mejoras en el rendimiento de dos acciones críticas

Abrir la ficha de un cliente o un proveedor es una acción cotidiana que los profesionales de un negocio realizan constantemente. Lo mismo sucede con la creación de actuaciones. Al fin y al cabo, todos los días es necesario consultar fichas y dar de alta actuaciones.

De cara a agilizar ambas acciones críticas, hemos llevado a cabo una notable mejora del rendimiento, lo que se traduce en una optimización de la velocidad de apertura de las fichas y de la ventana de actuación.

Tras instalar la nueva actualización, los usuarios podrán comprobar por sí mismos que las fichas se abren a una enorme velocidad desde cualquier parte del programa. Sin ir más lejos, desde la agenda. Otro tanto pasa con la ventana de actuación.

Imprimir las alertas de las fichas

Antes, nuestro programa permitía crear alertas en las fichas. Esto permite a los usuarios incorporar información a las fichas que se debe tener en cuenta a la hora de gestionarlas. Por ejemplo, alguna información relevante sobre un cliente que hay que tener en cuenta cuando se entabla una comunicación con él o se negocia un presupuesto.

Esta funcionalidad de nuestro software de gestión visual e intuitivo se puede trasladar más allá del entorno del programa: al papel.

Los usuarios pueden imprimir una plantilla de Word en la que se vuelque todo el contenido de la alerta que figura en una ficha gracias al desarrollo de una nueva macro. Esto es útil, por ejemplo, cuando se realizan visitas comerciales a clientes. O, en el caso de una escuela infantil, cuando un niño tiene algún problema de salud que hay que tener en cuenta a la hora de darle de comer o de realizar algún tipo de actividad en el exterior.

Ruta | Plantillas de Word > Clientes/Pacientes etc. > Macro Alerta

Imprimir una oportunidad o una tarea con los datos del proyecto o expediente

En el terreno de la impresión de documentos debemos destacar otra interesante novedad. Los negocios pueden imprimir un CRM-Oportunidad o una Tarea incorporando de manera automática los datos de un expediente o proyecto relacionado con dicha oportunidad o tarea. Así, se ahorrarán una enorme cantidad de tiempo en el trasvase de los datos y podrán llevarse esta información impresa siempre que lo necesiten, por ejemplo, en el caso de que vayan a reunirse con un cliente.

Las plantillas de Word y las macros hacen el trabajo de trasvase, logrando que en cuestión de segundos se puedan obtener documentos con toda la información que se precisa.

Desde Plantillas de Word > Clientes > Nodo Cuentas > CRM- Oportunidades > Expedientes > se agregan las macros a la plantilla. Desde el módulo de CRM-Oportunidades > botón Imprimir para utilizar la plantilla

Agilización del trabajo con los adjuntos

Un aspecto relevante de las fichas que conforman las bases de datos de un software de gestión son los documentos adjuntos asociados a ellas.

Hay programas en los que adjuntar archivos a fichas resulta una labor ardua que consume mucho tiempo. En nuestra herramienta trabajar con los documentos adjuntos a las fichas es sumamente fácil y se puede realizar en unos cuantos clics.

Más aún tras los trabajos que hemos llevado a cabo para aumentar la agilidad del trabajo con los adjuntos. Ahora todos los usuarios tienen a su disposición nuevas opciones en el menú contextual que les permitirán realizar más acciones y de manera más rápida.

Ruta | Ficha de base de datos > pestaña Adjuntos > botón derecho del ratón

División del historial por tipo de actuación

Otro elemento clave de las fichas es el historial. A través de él podemos disponer de toda la información sobre un cliente, proveedor o expediente y gestionarlo de una manera mejor.

Hasta el momento, en el historial figuraban todas las actuaciones relacionadas con una ficha, por ejemplo, sin diferenciar por tipologías.

Sin embargo, nuestro equipo de desarrollo ha incorporado la posibilidad de dividir el historial por tipo de actuación. De tal manera que se puede tener una pestaña para las llamadas, otra para las incidencias, etc. Así, en un solo vistazo podemos ver el tipo de información que buscamos, sin tener que recorrer todo el historial y diferenciando las actuaciones de forma manual.

Ruta | En historial de las fichas de bases de datos y de expedientes> rueda de Configuración > Configuraciones Básicas > Historial agrupado por Tipo de Actuación > Marcar check “Mostrar pestañas por tipo de actuación en la ficha”.

Estadísticas más precisas: Número de personas relacionadas con cada actuación

La obtención de estadísticas que faciliten el análisis sobre la forma de trabajar de los negocios es una cuestión cada día más relevante. Antaño resultaba difícil recabar, sistematizar y procesar los datos, sin embargo, programas como el software de gestión han abierto un sinfín de posibilidades para el análisis de la información.

Para seguir avanzando por esta senda, hemos desarrollador un nuevo indicador: Número de Fichas. De esta manera, los usuarios podrán saber el número de personas que tienen determinada actuación.

Hasta ahora, el software proporcionaba el número de actuaciones realizadas, pero no el número de fichas relacionadas con una actuación concreta.

Por ejemplo, un profesional que desea saber con cuantas personas se reunió a lo largo del último mes. A nivel estadístico, esto abre un abanico de opciones muy interesante para evaluar con precisión la relación entre actuaciones que se realizan y las personas involucradas en ellas, especialmente clientes.

Ruta | Control de Historial > Informes/Dashboard > Indicadores > Nº de Fichas

Exportar listado de contactos

Hablando de datos, debemos apuntar hacia otra optimización que ha efectuado el equipo de nuestra compañía: la posibilidad de exportar a Excel un listado de contactos e incluir los expedientes en los que están relacionados.

Aunque nuestro software visual e intuitivo está pensado para que los negocios puedan gestionar todas sus actuaciones en nuestro entorno, también se facilita la exportación e impresión de la información para aumentar el nivel de usabilidad y ayudar a los usuarios a exprimir todo el potencial de la información que se acumula en el programa.

Ruta | Bases de datos de Contactos > Botón Excel

Importar actuaciones empleando las opciones automáticas

Si en el apartado anterior hablamos de la exportación, ahora debemos hacerlo de la importación.

La versión 22.11 de nuestro software de gestión visual e intuitivo permite que si se importa una actuación y ya existe una predefinida en el sistema con la misma descripción automáticamente se ejecutan las opciones de la actuación predefinida en la importada. Por ejemplo, actuaciones encadenadas o envíos de correo.

Esto supone, en primer lugar, homogeneizar las actuaciones y, en segundo, ahorrar tiempo a la hora de seleccionar opciones.

Ruta | Más Módulos > Importación > Plantilla Historial

Ahorra tiempo a la hora de gestionar las cuestiones económicas de tu negocio

Los negocios están compuestos por múltiples departamentos y todos juegan un papel fundamental en su funcionamiento. Sin embargo, nadie duda de que áreas como la contabilidad, la facturación o la fiscalidad son especialmente sensibles, porque en ellas se gestionan los ingresos, gastos y beneficios de las empresas.

Por ello, a la hora de optimizar un software de gestión visual e intuitivo es crucial mejorar el diseño de los módulos que sirven para gestionar las cuestiones económicas.

Más formas de filtrar cobros y facturas

En lo que respecta a los cobros, hemos añadido el campo Banco del Cliente, de tal manera que ahora se pueden filtrar los cobros por este dato a la hora de hacer una remesa.

¿Por qué es esto útil? Pensemos en una gestoría que trabaja con dos bancos. Ahora puede filtrar todos los cobros recibidos para obtener un listado con los cobros de todos los clientes cuyo banco sea la entidad 1 y otro con los de los clientes de la entidad 2 y, acto seguido, enviar la pertinente remesa a cada una de esas entidades.

Esto facilita, sobre manera, la creación, gestión y envío de remesas.

Ruta | Paso 1 | En la ventana de Cobro > forma de cobro = recibo > pestaña Cliente > nuevo campo Banco

Paso 2 | Control de Cobros > columna y los filtros campo “Banco”

Mientras que en lo relativo a las facturas emitidas, se puede, a partir de esta versión, filtrar el listado por el campo Descripción.

Ruta | Módulo de Facturas > filtros rápidos y avanzados > Descripción

Nuevos campos en la facturación

En el terreno de la facturación también nos encontramos con la posibilidad de añadir nuevos campos de información.

Por un lado, se ha procedido a añadir los campos de Facturación Electrónica al Control de Facturas. De tal manera que en la ficha de cada cliente se muestra una pestaña con la información de la facturación electrónica, pero, a su vez, se pueden consultar los campos de dicha pestaña en el programa de facturación.

Ruta | Ajustes (Config. Generales) > Facturación > hay que activar “Mostrar facturación electrónica (facturae)”. En la ficha de los clientes se muestra la pestaña FACE. Los campos de esa pestaña se ven ahora en el módulo de Facturas.

Por otro lado, los negocios pueden, también, configurar un concepto para el pago de las facturas recibidas.

De tal manera que se ha añadido a la pestaña de forma de pago de la factura recibida un campo de concepto. Si dicho campo no se cubre, se genera el pago con el número y el año de la factura. En cambio, si el campo sí se cubre, se crea el pago con la descripción que se añada en el concepto. Esto puede resultar útil a la hora de buscar los pagos, gestionarlos u obtener estadísticas.

Impuestos, bienes de inversión y subcuentas contables

En lo que respecta a la fiscalidad y la contabilidad, la nueva versión de nuestro programa ha actualizado la exportación de Diario a A3. De tal manera que en los asientos con IVA o IRPF se volcarán los modelos. Mientras que en los asientos de factura recibida se exportará el campo Número. Documento.

Ruta | Desde diario > Opciones > Exportar a A3. En lugar de exportar

Pasando al terreno de los bienes de inversión, nuestro software visual e intuitivo permite ahora ver el importe, el total amortizado y lo que está pendiente de amortizar de cada bien de inversión del negocio. Esto es de gran ayuda tanto en términos contables y fiscales como en lo que respecta a la planificación y gestión de las inversiones.

Ruta | Facturación Recibida > Bienes de Inversión /Amortizaciones

La última mejora que optimiza la forma de gestionar la contabilidad gira en torno a las sumas y los saldos. A partir de esta versión, los profesionales van a poder elegir varios niveles de desglose de subcuentas, facilitando la realización y el control de la contabilidad de su negocio.

Ruta | Contabilidad > Sumas y Saldos > “Nivel de Desglose subcuentas”