El nuevo módulo de seguridad de nuestro software de gestión
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MN program ha lanzado un nuevo módulo de seguridad que facilita la gestión de permisos y contraseñas de los profesionales de una empresa
La seguridad es uno de los temas centrales de esta era. El año pasado, España fue el tercer país del mundo que sufrió más ciberataques dirigidos contra empresas, administraciones públicas y ciudadanos. Aunque los ataques que sufren las multinacionales tienen una mayor difusión mediática, lo cierto es que las pymes son un objetivo prioritario de los ciberdelincuentes. Por eso, es fundamental que todos los negocios se tomen en serio la protección de sus activos tecnológicos (aplicaciones, equipos…). En esta línea, en MN program hemos estado trabajando para lanzar un nuevo módulo de seguridad dentro de las funcionalidades de nuestro software de gestión.
El objetivo de este nuevo módulo de seguridad es ayudar a todas las empresas y los profesionales que trabajan con nuestro software de gestión a que protejan al máximo la información disponible en esta herramienta crucial del día a día.
Un software de gestión integral como el de MN program es una solución que almacena, sistematiza y protege la información clave de un negocio: datos de clientes, información económica, comunicaciones estratégicas… Por eso resulta fundamental securizar el acceso al software de gestión.
El fraude y la suplantación de identidad son los incidentes de seguridad más habituales, para evitarlos es importante que todos los trabajadores de una empresa pongan en marcha prácticas seguras. El nuevo módulo de seguridad facilita esta labor, fortaleciendo la seguridad a la hora de acceder al software de gestión a través de la verificación en dos pasos, la caducidad de las contraseñas y la cancelación del acceso de los profesionales que ya no forman parte de la empresa.
En este artículo, desgranamos las claves del nuevo módulo de seguridad de MN program para ayudarte a gestionar con suma facilidad y agilidad quién puede acceder al software de gestión y qué información puede consultar, tanto en la versión de escritorio, como en la Cloud.
Verificación en dos pasos
El robo y vulneración de contraseñas es la principal puerta de acceso de los ciberdelincuentes a los activos tecnológicos de las compañías. Por ello, en los últimos años se ha incrementado la seguridad en el acceso a gestores de correo y programas como el software de gestión. ¿Cómo? A través de la autenticación multifactor. Es decir, introducir más elementos que la contraseña para asegurarse de que una persona es quien dice ser.
El nuevo módulo de seguridad de MN program incorpora la doble autenticación:
- El usuario introduce su nombre y contraseña.
- El software de gestión envía, automáticamente, un código al correo electrónico del usuario. Una vez introducido, ya podrá acceder a las herramientas de MN program.
¿Implica esto que para entrar al software de gestión siempre habrá que llevar a cabo la verificación en dos pasos? No, solo será necesario en dos casos:
- Cuando se reseteé la contraseña. Bien porque ha caducado, bien porque el usuario tomó la decisión de modificarla.
- Cuando el usuario acceda desde un dispositivo que no ha sido definido como equipo de confianza en el nuevo módulo de seguridad.
Establecer y revocar equipos de confianza
Precisamente, una de las claves del nuevo módulo de seguridad de nuestro software de gestión es que permite establecer equipos de confianza con suma facilidad. Pero, ¿qué significa este concepto?
Los equipos de confianza son aquellos que emplea cada trabajador en su día a día. Por ejemplo, el ordenador que tiene en la oficina. Al estar localizado ahí es difícil que alguien no autorizado pueda acceder al software de gestión desde él, de tal forma que se trata de un dispositivo de confianza.
Mientras que, por ejemplo, este trabajador puede acceder a la versión Cloud de nuestro software de gestión desde su portátil, porque necesita consultar la agenda, las fichas de sus clientes o el programa de facturación. Este acceso no es habitual, de tal forma que este equipo no figura en el listado de confianza.
Cuando un usuario intente acceder desde un equipo de confianza al software bastará con que introduzca su contraseña, sin necesidad de efectuar la verificación en dos pasos. Cuando el equipo no está en listado de confianza, se requerirá la doble autenticación. De esta manera, se incrementan los requisitos de seguridad, sin afectar en ningún momento a la agilidad en el uso del software de gestión.
Desde el nuevo módulo de seguridad se pueden establecer todos los dispositivos de confianza, consultarlos y revocarlos.
Esta última funcionalidad es muy útil para exigir de nuevo la doble autenticación en cualquier equipo siempre que así se desee.
Caducidad de las contraseñas cada seis meses
Además de la verificación en dos pasos, tanto en Cloud como en escritorio, los profesionales de MN program han diseñado una opción de caducidad de las contraseñas que se va a implementar en el software de gestión para todas las empresas que trabajan con él.
Esta caducidad está fijada en 6 meses y tiene como objetivo mejorar la fortaleza de las contraseñas de los usuarios e incrementar su resiliencia frente a los ciberataques.
Desde 7 días antes de que la contraseña del usuario caduque, el software de gestión lanzará un aviso informándole del tiempo que queda para que la contraseña deje de funcionar y ofreciéndole restablecerla en ese mismo momento, para anticiparse a la fecha de caducidad.
En caso de que el profesional no haya restablecido la contraseña, al cumplirse los 6 meses, no podrá acceder con ella al programa. El software de gestión le indicará en un mensaje cómo restablecerla. Esta operativa es muy sencilla: solo hay que introducir la contraseña caducada y la nueva contraseña. Así de simple, rápido y cómodo.
Derecho a la exportación de los datos del software a Excel
La exportación de la información almacenada de forma segura en el software de gestión es una cuestión muy delicada desde el punto de vista de la seguridad. Por eso, el nuevo módulo de seguridad de MN program permite regular el derecho a exportar datos de los profesionales que trabajan con el software.
Así, los negocios pueden decidir capar la funcionalidad de exportar datos a Excel, de cara a reducir la posibilidad de que se produzcan fugas de información o que el archivo en el que se vuelquen los datos sea vulnerabilizado por un actor malicioso.
Cancelación del acceso de un trabajador cuando se da de baja
¿Qué pasa cuando un trabajador se va de una empresa? ¿Cómo se gestiona su salida desde el punto de vista de la ciberseguridad? El nuevo módulo de seguridad de nuestro software de gestión automatiza un aspecto clave de este proceso. ¿Por qué?
Cuando se cambia el estado de un trabajador a baja, el programa le restringe, automáticamente, el acceso al software de gestión. De tal forma que cuando un profesional deja la empresa, ya no puede acceder a ninguna de las herramientas del software de gestión: CRM, programa de facturación, contabilidad, agenda…
Una de las características del software de gestión de MN program es que se trata de un programa multiempresa. Por ello, si solo se da de baja a un trabajador de una empresa, se le impedirá el acceso al entorno de dicho negocio, pero no al de las otras empresas en las que esté registrado y autorizado. Asimismo, si solo se tiene dada de alta una empresa, al dar de baja a un trabajador, se le quita el derecho de acceso al software en su totalidad.
Seguridad estés donde estés
Las mejoras en la movilidad y las comunicaciones han transformado nuestra sociedad y la forma en la que trabajan las empresas. Hoy en día, muchos trabajadores no se pasan toda la jornada laboral en la sede de su empresa. Los programas de gestión han sido cruciales a la hora de posibilitar que un profesional pueda trabajar desde cualquier lugar. Y el salto al Cloud ha profundizado en esta transformación. Pero, todo ello debe ir de la mano de una securización exhaustiva y eficaz de las herramientas digitales.
El nuevo módulo de seguridad de MN program profundiza en el compromiso de nuestra compañía con la seguridad y la protección de la información y los documentos de las empresas. Las diversas funcionalidades que hemos descrito en este artículo buscan incrementar la seguridad de las organizaciones, sin que la usabilidad de las herramientas se vea lastrada. Y, además, están concebidas para fortalecer la versión Cloud de nuestro software de gestión. Garantizando, de esta forma, que un trabajador puede usar el programa desde cualquier parte, en cualquier momento y siempre con la máxima seguridad.
Un nuevo módulo de seguridad integral e intuitivo
Como hemos ido señalando a lo largo de este artículo, el objetivo del nuevo módulo de seguridad de nuestro software de gestión es integrar en una única funcionalidad todos los aspectos clave relacionados con la seguridad que han de tener en cuenta los negocios.
De tal forma que, en un único módulo, las empresas y los profesionales podrán gestionar:
- Los permisos de seguridad. Es decir, establecer qué usuarios pueden acceder, modificar y eliminar determinados datos y documentos.
- La auditoría de logs. Para consultar qué usuarios, efectivamente, accedieron o modificaron datos del programa.
- El acceso de los usuarios y establecer los equipos de confianza.
- Las contraseñas y las claves caducadas.
En MN program somos conscientes de que la seguridad es una cuestión estratégica para las empresas y que, además, debe conjugarse con la usabilidad y la practicidad. Por eso, nuestro nuevo módulo de seguridad apuesta por centralizar todos los aspectos relacionados con el acceso al software y a la información que contiene, para ayudar a los profesionales a gestionarlos con la máxima eficacia.
