¿Cómo cumplir las obligaciones contables de una empresa de forma sencilla?

Las obligaciones contables de una empresa incluyen la elaboración del Libro Diario

Índice

Las obligaciones contables de una empresa incluyen llevar la contabilidad, elaborar los libros contables, registrarlos y conservarlos

La contabilidad es un elemento esencial de la gestión de cualquier empresa. Sin ella, no se puede llevar un control de las financias de un negocio y, además, existen una serie de obligaciones contables de una empresa que se deben cumplir sí o sí.

¿En dónde aparecen fijadas las obligaciones contables de una empresa? En el Código de Comercio, una norma con casi 140 años de vida. 

Cuando el Código de Comercio se aprobó a finales del S.XIX, nuestros antepasados no podían ni concebir la era digital en la que vivimos. 

Por suerte, hoy en día se pueden cumplir las obligaciones contables de una empresa de una manera sencilla gracias a un programa de facturación y contabilidad ágil, completo e intuitivo. 

A continuación, vamos a repasar las obligaciones contables de una empresa y cómo se puede emplear un programa de facturación para llevarlas a cabo.

Llevanza de una contabilidad ordenada

El Código de Comercio es claro: todos los empresarios deben llevar una contabilidad. ¿Cómo debe ser dicha contabilidad?

  • Ordenada.
  • Facilitar el seguimiento cronológico de todas las operaciones económicas realizadas por el negocio.
  • Permitir la elaboración de balances e inventarios de manera periódica.

Esto debe traducirse en que tanto los libros contables como la documentación con trascendencia económica deben elaborarse y guardarse de manera sistemática:

  • Con claridad.
  • Por orden de fechas.
  • Sin espacios en blanco, tachaduras o rapaduras.
  • No pueden emplearse abreviaturas cuyo significado no sea fácil de dilucidar.
  • El valor económico debe expresarse en euros.

Cumplimentación del Libro Diario

El Libro Diario es un registro diario de todas las operaciones económicas de un negocio. Dichas operaciones se registran mediante los famosos asientos contables

Este documento es esencial para poder comprobar las operaciones económicas y la fiabilidad de la contabilidad de una empresa. Además, permite detectar cualquier incidencia y subsanarla a tiempo. De ahí que sea de capital importancia a la hora de hablar de las obligaciones contables de una empresa.  

Llevanza del Libro de Inventarios y Cuentas anuales

El otro libro esencial a la hora de realizar la contabilidad es el Libro de Inventarios y Cuentas anuales. ¿Qué se debe incluir en este documento?

  1. Un balance inicial al inicio del ejercicio económico.
  2. Balances de comprobación trimestrales con sumas y saldos.
  3. Inventario de cierre de ejercicio.
  4. Las cuentas anuales al finalizar el año económico.
Las obligaciones contables de una empresa incluyen la inscripción de los libros en el Registro Mercantil

Formulación de las cuentas anuales tras el cierre del ejercicio

Precisamente, la formulación de las cuentas anuales es una de las obligaciones contables de una empresa más importantes. El Código de Comercio estipula que en las cuentas anuales deben incluirse:

  • El balance.
  • La cuenta de pérdidas y ganancias.
  • Un estado en el que se puedan visualizar las variaciones del patrimonio neto a lo largo del ejercicio contable.
  • Un estado de flujos de efectivos.
  • La memoria.

Si bien los estados pueden no ser obligatorios si una ley lo establece.

Además, las cuentas anuales deben:

  • Ser redactadas con claridad.
  • Mostrar una imagen fidedigna de:
    • El patrimonio de la empresa.
    • La situación financiera del negocio.
    • Los resultados de la organización durante el año que ha finalizado.

Presentación de los libros contables en el Registro Mercantil

Otra de las obligaciones contables de una empresa que no se puede eludir es la presentación de los libros contables ante el Registro Mercantil para que proceda a legalizarlos. 

Conservación de los libros y documentación contable durante 6 años

Asimismo, las empresas están obligadas a conservar durante 6 años:

  • Los libros contables.
  • La correspondencia.
  • La documentación.
  • Los justificantes.

Este plazo temporal comienza a contar desde que se realiza el último asiento de los libros. Además, es importante que esta documentación se almacene de forma segura y ordenada para facilitar su consulta.

Un software para cumplir las obligaciones de contabilidad de una empresa de manera segura

Como apuntábamos al inicio, la contabilidad poco tiene que ver ya con cómo era a finales del S.XIX. Hoy en día, las tareas de la contabilidad se realizan usando soluciones digitales que permiten automatizar muchas acciones.

Así, mediante un programa de facturación se puede:

  • Realizar la facturación emitida y recibida.
  • Crear los asientos contables de manera automática a partir de la información de la facturación. De esta manera, se puede automatizar la cumplimentación del Libro Diario.
  • Llevar un control exhaustivo de las cuentas de la empresa, su solvencia y su liquidez.
  • Hacer previsiones económicas para lograr los mejores resultados.
  • Saber en todo momento cuánto dinero se ingresa y gasta en un negocio.
  • Emplear plantillas para cumplimentar toda clase de documentos con agilidad.
  • Disponer de herramientas de comprobación automáticas que rastrean errores en la facturación o la contabilidad y permiten subsanarlos con facilidad.
  • Cubrir los modelos tributarios de manera automática.
  • Almacenar de manera segura y sistematizada toda la documentación de índole económica.
  • Facilitar el acceso a los registros contables de los responsables de la empresa o los inspectores de Hacienda.

De esta manera, un programa de facturación fácil de usar y completo permite cumplir las obligaciones contables de una empresa sin cometer errores y ahorrando una ingente cantidad de tiempo administrativo.

Aunque la contabilidad sigue generando miedo en muchos empresarios, lo cierto es que nunca en la historia resultó más fácil cumplir las obligaciones contables de una empresa

La razón de ser de los grandes avances tecnológicos es facilitarnos nuestro día a día y ayudarnos a encarar los desafíos con éxito. Los software de facturación y contabilidad son fundamentales para realizar la gestión económica de una empresa con éxito, cumplir las obligaciones contables y cuidar al máximo su salud financiera.

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