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Seguridad, automatización de procesos, agenda… Descubre las novedades de nuestro software

La automatización de procesos es esencial para el día a día de las empresas


La versión 23.05 de nuestro software incluye mejoras en materia de automatización de procesos, formularios web, oportunidades o agenda

«Sigue nadando, sigue nadando» se decía la pececita Dory a sí misma en el clásico de la animación Buscando a Nemo para imponerse a su olvidadiza mente y poder continuar hacia adelante. Por suerte, nosotros no tenemos problemas de memoria, pero sí que compartimos con ella el deseo de seguir avanzando. Por ello, acabamos de lanzar la versión 23.05 de nuestro software de gestión que incluye novedades en cuestiones capitales para las empresas hoy en día como la ciberseguridad o la automatización de procesos.

Resulta indudable que el mundo empresarial se ha transformado en las últimas décadas de una forma radical. La aparición y extensión de soluciones y dispositivos digitales ha revolucionado las manejas de trabajar de las empresas, ha creado nuevas oportunidades de negocio y, también, ha desencadenado nuevos desafíos.

El objetivo de MN program es ofrecer a todas las empresas que trabajan con nosotros un software de gestión integral que:

  • Facilita el trabajo diario y mejora la productividad de los negocios.
  • Ayuda a las empresas a incrementar su volumen de negocio y su capacidad de captación de clientes.
  • Contribuir a la seguridad de las empresas frente a las ciberamenazas.

Las novedades que hemos desarrollado e implementado en la versión 23.05 de nuestro software van encaminadas a conseguir estas metas y ayudar a las empresas a automatizar procesos, fortalecer su negocio y gestionar aspectos esenciales como la agenda o la contabilidad con agilidad y eficiencia.

A continuación, vamos a desgranar algunas de las novedades más importantes que pueden disfrutar todas las empresas que trabajan con el software de gestión de MN program y ya lo han actualizado a la última versión.

Doble autenticación, caducidad de contraseñas y otras novedades en materia de seguridad

En la versión 23.05 de nuestro programa hemos incorporado un nuevo módulo de seguridad para la versión Cloud, con el objetivo de optimizar la seguridad y la protección de la información empresarial de todos los negocios que emplean nuestro software. Desde este módulo se pueden gestionar con facilidad y agilidad permisos, accesos, niveles de seguridad, caducidad de las contraseñar y verificación en dos pasos.

Ruta | En Ajustes > Seguridad y desde el Menú de la Izquierda > Seguridad

Precisamente, algunas de las funcionalidades de seguridad que tienen a su disposición los negocios son:

  1. Doble autenticación. Para acceder al software de gestión se pedirá la contraseña del usuario, así como un código que le llegará a su cuenta de correo electrónico, a no ser que acceda al programa desde un equipo de confianza.
  2. Establecimiento de equipos de confianza. Se puede indicar en el software qué equipos son de confianza (por ejemplo, el ordenador del trabajo), para facilitar el acceso al software a través de estos dispositivos. Es posible definir a un equipo como dispositivo de confianza o revocar dicha categorización con suma agilidad.
  3. Caducidad de las contraseñas. Las claves de los usuarios caducarán cada seis meses. Siete días antes de que se produzca este hecho, aparecerá un mensaje para facilitar el reseteo de la contraseña. Este reseteo se lleva a cabo con suma facilidad. Solo hay que ingresar la contraseña que va a caducar (o que ya ha caducado) y la clave nueva.
    • Ruta | En Ajustes > Seguridad > Contraseñas > check “Caducidad de contraseña de acceso al programa cada 180 días”
  4. Impedir la exportación de datos a Excel. Un negocio puede estipular que sus trabajadores no puedan exportar información del software de gestión a un documento de Excel.
    • Ruta | En el menú de la izquierda > Seguridad > Permisos > No permitir exportar a Excel
  5. Cuando se da de baja a un trabajador, se deshabilita su acceso al software. Si un profesional ya no forma parte de un negocio, cuando se da de baja, automáticamente se revocan sus derechos de acceso al programa.

Automatización de procesos mediante la creación de reglas automáticas

El software de gestión de MN program cuenta con una solución RPA para ayudar a las empresas a llevar a cabo la automatización de procesos administrativos y mecánicos.

Tantas reglas automáticas como se necesiten

Tras esta nueva versión del programa, los negocios que trabajen con la herramienta de RPA podrán configurar todas las reglas automáticas que necesiten. ¿Qué significa esto?

Una empresa puede crear una regla en el software de gestión para que automatice una serie de actuaciones. Por ejemplo, si se registra en el programa que un cliente ha aceptado un presupuesto, se puede crear una regla para que se genere un documento automáticamente con el presupuesto para que sea firmado o se abra una actuación asociada al servicio que se le va a prestar al cliente.

Desde la versión 23.05 de nuestro software de gestión, las empresas pueden proceder a la automatización de procesos de una forma integral, disponiendo que una actuación dé paso a varias actuaciones o la creación de varios documentos. De esta forma, se pueden encadenar todas las acciones ligadas a cada uno de los procesos. ¿Qué se consigue con esto?

  • Ahorrar tiempo administrativo.
  • Sistematizar todos los procesos. Por ejemplo, la gestión de un presupuesto se realizará siempre de la misma forma, cumpliendo los mismos pasos, aunque sean profesionales diferentes los que gestionen un presupuesto u oportunidad.

Ruta | En Ajustes > Módulos premium > RPA > “Mostrar Reglas Automáticas”.
En Actuaciones Predefinidas > pestaña Reglas Automáticas

Actualizar campos y realizar preguntas

Hasta esta versión, la automatización de procesos en nuestro software de gestión se centraba en dos tipos de reglas: crear un documento o crear una actuación. Además de que ahora se pueden crear varios documentos y varias actuaciones, como venimos de señalar, la automatización de procesos se ve fortalecida por otra cuestión: hemos incorporado dos nuevos tipos de acciones automáticas:

  • Actualizar el valor de un campo.
  • Realizar una pregunta.

Veámoslo mejor a través del ejemplo anterior. Si un profesional envía un presupuesto a un cliente, se puede automatizar que se cambie el estado del expediente a «En presupuesto». Además, la automatización de procesos se puede completar estableciendo que el programa le realice la siguiente pregunta al profesional: ¿el cliente ha aceptado el presupuesto? Si se responde que sí, el software de gestión creará automáticamente una actuación y cambiará el estado del presupuesto a aceptado.

Ruta | En Actuaciones Predefinidas > pestaña Reglas Automáticas > Alta > Selecciona el tipo de acción automática.

La automatización de procesos se puede extender a la gestión de la agenda de un negocio

Agenda, recall y reserva online

Así como la automatización de procesos es esencial para incrementar la productividad y sistematizar los procedimientos de un negocio, la agenda es un activo empresarial y comercial de primer nivel. Por eso, en MN program trabajamos de forma continua en optimizar nuestra herramienta de agenda y convertirla en una solución más intuitiva y funcional.

Fruto de ese trabajo, hemos implementado una serie de mejoras que afectan a la agenda, la herramienta de reserva online y la solución de recall de nuestro software de gestión:

  1. A partir de esta versión, si se indica en el programa que un negocio también trabaja los sábados y no solo de lunes a viernes, al seleccionar la semana laboral en la agenda se mostrará también el sábado.
    • Ruta | En Ajustes > Agenda > Mostrar sábados como día hábil.
  2. Se puede imprimir un informe con la Vista Lista de la agenda y conseguir que se imprima con los datos seleccionados por el usuario, porque son importantes para planificar y realizar su trabajo.
    • Ruta | En Agenda > selecciona icono de Vista Lista (arriba a la derecha) > con el botón derecho sobre las columnas elige cuáles ver.
    • Ruta | En la botonera > Imprimir > Imprimir Agenda > Vista.
  3. Hemos implementado una funcionalidad que, al igual que la automatización de procesos, reduce el tiempo administrativo de una empresa en lo que respecta a la gestión de la agenda. Se trata de la posibilidad de generar recalls en bloque, ligados a actuaciones y clientes diferentes. Basta con seleccionar en la agenda todas las actuaciones, por ejemplo, las citas canceladas a lo largo de una semana, y crear el recall para todas ellas en un solo clic.
    • Ruta | Desde agenda vista selección múltiple > Selecciono varias actuaciones, por ejemplo, las citas canceladas de la semana > Botón derecho del ratón > Crear recall.
  4. En lo que respecta a la reserva online, el software de gestión está adaptado para analizar los huecos disponibles de los profesionales de un negocio y saber cuándo pueden prestar un servicio y cuándo no, en función de su duración. Por ejemplo, si un fisioterapeuta de una clínica tiene los huecos de su agenda estructurados en franjas de media hora y su jornada termina a las 20 h., si un cliente desea contratar un servicio de 1 hora de duración a las 19.30 h., aunque el hueco de 19.30 a 20 h. esté libre, la herramienta de reserva online no le dejará reservar la cita a esa hora. De esta forma, la reserva online y la agenda de la empresa y sus profesionales están 100% conectadas y guardan plena coherencia.
    • Ruta | En Actuaciones Predefinidas > campo Tiempo.

Impuestos, gastos contables y facturas

Si la automatización de procesos, la seguridad y la agenda son esenciales para los negocios, la gestión económica es, simple y llanamente, indispensable. Toda empresa tiene que gestionar con eficacia y exactitud su facturación, contabilidad y fiscalidad. El equipo de desarrollo y producto de MN program ha implementado algunas mejoras para facilitarles esta tarea:

  1. Validar los modelos contables. Hemos desarrollado una funcionalidad que permite validar los modelos contables y comprobar que toda la información que figura en ellos es la correcta antes de presentarlos a la AEAT.
    • Ruta | Empresas: Menú de la izquierda de programa > Contabilidad > Libros/Modelos AEAT > Comprobaciones Modelos.
    • Ruta | Autónomos: Menú de la izquierda de programa > Facturación> Libros/Modelos AEAT > Comprobaciones Modelos.
    • Ruta | Desde los módulos de Facturación Emitida y Facturación Recibida > botonera > Comprobaciones Modelos.
  2. Evitar contradicciones. Dentro de nuestra apuesta por la automatización de procesos, hemos incorporado una mejora que evita contradicciones contables y fiscales. Al dar de alta un gasto, si se indica que debe ir a los modelos 111 y 190, automáticamente se desmarca la opción de que ese gasto se incluya en los modelos 115 y 180. Y viceversa.
    • Ruta | En Facturación Recibida > Alta Concepto Gasto > pestaña Contable/Fiscal > check de los modelos.
  3. Facturas simplificadas.
    • Ruta | En Facturas > botón Alta > desplegable: Factura Simplificada.
  4. Generar facturas desde la ventana de Alta. En nuestro software de gestión ya era posible dar de alta una factura desde cualquier parte del programa. Ahora, además, es posible generar un documento de factura sin salir de la ventana de Alta de Factura. Lo que, al igual que la automatización de procesos, supone un ahorro de tiempo.
    • Ruta | Alta/Modificar Factura > botón Imprimir.
  5. Diferenciar entre tipos de facturas rectificativas en TicketBAI. Las empresas que operan en las tres provincias vascas pueden diferenciar, ya, en el XML que se envía a TicketBAI entre facturas rectificativas por sustitución y por diferencias.
    • Ruta | En la Factura Rectificativa > Pestaña Contable/Fiscal > campo Tipo de Rectificación.
La automatización de procesos como la captura de leads es muy valiosa

Oportunidades y presupuestos

La gestión de las oportunidades, los presupuestos y las tareas es de vital importancia para una empresa. La nueva versión de nuestro software de gestión incorpora algunas mejoras para conseguir que las empresas optimicen la gestión de oportunidades y puedan beneficiarse de la automatización de procesos vinculados a dicha gestión:

  1. Libre elección del orden de los conceptos. Ahora, cuando se genera un presupuesto se pueden incorporar todos los conceptos sin ningún orden y, antes de imprimirlo, ordenarlos en función de los intereses del negocio. Esto no solo es posible para los presupuestos, sino también para las tareas y para otro documento esencial: las facturas.
    • Ruta | Desde la ventana de CRM-Oportunidad > pestaña Conceptos > Arrastrar los conceptos para cambiar el orden en el que se muestran.
  2. Selección del centro de trabajo. Las empresas trabajan, a veces, con negocios que tienen varios centros de trabajo. Pensemos, por ejemplo, en una empresa de servicios de limpieza que le presta dichos servicios a una cadena de supermercados con 10 establecimientos en la misma ciudad. Ahora, al generar una oportunidad se puede indicar el centro del trabajo en el que se va a prestar el servicio. De tal forma que el presupuesto se dirija al centro correcto.
    • Ruta | En Parametrización > Clientes (o la BD que sea) > Mostrar pestaña Direcciones.
  3. Generación de Servicios Contratados a partir de una oportunidad. Por ejemplo, una empresa de mantenimiento de ascensores elabora un presupuesto para un potencial cliente y crea los servicios contratados asociados a ese acuerdo, puesto que de forma periódica realizará una revisión de los ascensores del cliente. Si el cliente acepta el presupuesto, la información sobre los servicios contratados (por ejemplo, el importe y la periodicidad) se traspasa automáticamente a la facturación. De tal forma que se consigue una automatización de procesos que reduce tiempo improductivo y errores.
    • Ruta | En Ajustes > Bases de datos tengo activado Mostrar Servicios Contratados, en CRM-Oportunidades > Opciones > Generar Servicios Contratados.

Capturar leads automáticamente

La búsqueda de leads es una acción de enorme valor dentro de la estrategia comercial de cualquier empresa. En MN program disponemos de una herramienta de formularios web de gran valor para acometer esta tarea y de la que hablaremos en el siguiente apartado. Pero, además, ayudamos a las empresas a incorporar los leads que consiguen a través de otra clase de formularios, así como de webs especializadas en la búsqueda de leads. ¿Cómo? A través de la herramienta de capturar leads automáticamente. Una funcionalidad que se suma a todas las soluciones que contribuyen a la automatización de procesos.

Esta herramienta analiza los correos que recibe una empresa sobre leads, extrae la información y genera una ficha automáticamente para cada lead. A partir de la versión 23.05, la extracción de datos es más completa e incluye:

  • Nombre
  • Email
  • Teléfono
  • Población
  • Nombre comercial
  • Consentimiento de comunicaciones comerciales

Toda esta información se incorpora a la ficha del lead que se crea automáticamente en la base de datos, facilitando una gestión más eficaz del lead, de cara a convertirlo en cliente del negocio.

Ruta | En Ajustes > Capturar Leads > Nueva Regla.

Formularios web más personalizables

Precisamente, el software de gestión de MN program cuenta con una herramienta esencial para ayudar a las empresas a captar leads: los formularios web.

La nueva versión del programa optimiza esta solución, ahondando en un aspecto muy importante para las empresas: la personalización. Esto se traduce en dos grandes novedades:

  1. Los negocios pueden añadir aclaraciones en los campos de los formularios web o sustituir las etiquetas por defecto. Pensemos, por ejemplo, en una escuela infantil. En el campo nombre se puede especificar que hay que poner el nombre y los apellidos del niño. Y, en el campo Cliente 1, pueden sustituir esta etiqueta, generada por defecto, por un texto en el que se señale que es necesario poner el nombre del tutor legal o del padre o de la madre del menor.
    • Ruta | Menú de la izquierda > Módulos Premium > Oficina Virtual > Formularios Web> Formularios de Registro/Solicitud de Información/Venta/Solicitud de Servicio > Alta/Modificar > Información a Solicitar en el Formulario Web > Opciones Avanzadas > Mostrar Aclaraciones.
  2. Incorporar a los formularios web un campo en el que los clientes o potenciales indiquen si prestan su consentimiento para recibir comunicaciones comerciales. El texto de este campo es totalmente personalizable, para que las empresas puedan decidir el mensaje. La opción que marque el cliente se trasladará automáticamente a su ficha, contribuyendo a la automatización de procesos y a la erradicación de los errores.
    • Ruta | Menú de la izquierda > Módulos Premium > Oficina Virtual > Formularios Web> Formularios de Registro/Solicitud de Información/Venta/Solicitud de Servicio > Alta/Modificar> Información a Solicitar en el Formulario Web > Opciones Avanzadas > Solicitar Consentimiento Comunicaciones Comerciales.

Comunicaciones comerciales y clientes

Precisamente, las comunicaciones comerciales son también protagonistas en esta versión de nuestro software de gestión, junto a otras materias como la seguridad o la automatización de procesos.

Además de lo que venimos de señalar sobre los formularios web, se ha incorporado a las bases de datos un campo de comunicaciones comerciales que es un desplegable de selección. Este campo indica si el cliente consiente o no que se le envíen esta clase de comunicaciones. En función de lo que se indique en el campo, el software de gestión implementa una automatización de procesos y cambia automáticamente el estado del correo y el móvil a baja comunicaciones comerciales o a alta. Si está en baja, el programa no dejará al negocio enviarle una comunicación comercial al cliente por email o WhatsApp.

Ruta Bases de Datos > ficha de cliente, paciente etc, > rueda de Configuración > Configuraciones Básicas > Campos.

Sin salirnos de las bases de datos, hemos implementado la posibilidad de imprimir en bloque con plantilla varias fichas a la vez. De tal forma que se generan dos documentos diferentes. Por un lado, se crea un documento general temporal que aglutina todas las fichas. Por otro lado, se genera un documento asociado a cada una de las fichas, que se almacena como adjunto en estas.

Ruta | En Clientes/Paciente/Alumnos > Seleccionar varios > Imprimir con plantilla.

En definitiva, todas las novedades de la versión 23.05 del software de gestión de MN program han sido diseñadas e implementadas para facilitar la automatización de procesos, incrementar la seguridad de los negocios y ayudarlos a gestionar cuestiones clave como la agenda, la facturación, los presupuestos o la captación de leads.

El mundo de las empresas es un océano infinito, en el que es fundamental seguir nadando para avanzar. Los desafíos en materia de seguridad y las oportunidades en lo que respecta a la automatización de procesos cambian todos los días y en MN program queremos seguir ayudando a las empresas que trabajan con nosotros a solventar los desafíos con éxito y exprimir todas las oportunidades que les ofrece la digitalización del mundo.

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