Controlar y cumplir los plazos de los MASC gracias al programa de gestión
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Los software de gestión para abogados permiten controlar los plazos de los MASC para evitar consecuencias negativas para los clientes
A la hora de abordar cómo se pueden implementar los MASC en los despachos de abogados se está poniendo el foco en cuestiones como la forma de acreditar el intento de negociación mediante un MASC o el deber de garantizar confidencialidad de un MASC, pero no resulta menos relevante el control de los plazos de los MASC.
Así, la Ley de Eficiencia de la Justicia introduce varios plazos de los MASC que afectan tanto a la duración del proceso de negociación como al impacto de la misma en un posible procedimiento judicial.
A continuación, vamos a desgranar los principales plazos de los MASC y a explicar cómo se pueden cumplir con la máxima rigurosidad gracias a un software de gestión para abogados adaptados a este cambio normativo de gran envergadura en el ámbito civil.
¿Cuánto tiempo debe pasar para que se dé por cumplido el intento de iniciar una negociación?
La ley es clara: antes de presentar una demanda en el orden civil es imprescindible intentar negociar de manera extrajudicial recurriendo a un medio adecuado de solución de controversias (MASC). Ya sea la negociación directa, la mediación o la oferta confidencial vinculante, por mentar alguno de los mecanismos mentados en la ley.
Pero lo cierto es que la otra parte no está obligada a negociar. De hecho, ni siquiera tiene por qué responder a la solicitud de iniciar la negociación. Y aquí es donde entra en juego el primero de los plazos de los MASC.
La norma estipula que se entenderá efectuado el intento de negociación pasados 30 días desde que la otra parte recibió efectivamente la «solicitud inicial de negociación», si no se:
- Mantuvo la primera reunión.
- Llevó a cabo el primer contacto dirigido a conseguir un acuerdo.
- Obtuvo respuesta por escrito.
Por lo tanto, es fundamental que los abogados de los clientes a los que se les inquiere a participar en un MASC tengan en cuenta esta fecha límite.
De lo contrario, se exponen a que el incumplimiento de los plazos de los MASC derive en consecuencias negativas a la hora de fijar el abono de las costas en un proceso judicial.
¿Por qué? La ley es clara a este respecto, al establece que los tribunales deben «tener en consideración la colaboración de las partes respecto a la solución consensuada y el eventual abuso del servicio público de Justicia al pronunciarse sobre las costas o en su tasación».
¿Cuáles son los plazos de los MASC para dar por cerrada la negociación sin acuerdo?
Echémosle un ojo, ahora, a los conflictos en los que sí se llega a iniciar la negociación extrajudicial.
En estos casos es importante tener en cuenta dos plazos de los MASC diferentes.
Por un lado, si una vez comenzada la negociación, transcurren 30 días desde que una parte le ofreció a la otra «una propuesta concreta de acuerdo» y no se cierra el mismo, ni se obtiene una respuesta por escrito rechazándolo o presentando una contraoferta , se entiende que la negociación se cierra sin acuerdo. Al igual que otros plazos de los MASC, este comienza a correr cuando la otra parte recibe la propuesta.
Por otro lado, si pasan tres meses desde que se celebró la primera reunión entre las partes o sus abogados y no se ha alcanzado un acuerdo, el requisito de procedibilidad se da por cumplido.
¿Hay excepciones a estos plazos de los MASC sobre el fin de la negociación?
Sí. Los plazos de los MASC que venimos de señalar no entran en juego si:
- Las partes acuerdan seguir negociando aunque venzan los tres meses de duración estándar del procedimiento.
- Una de las partes «se dirige por escrito a la otra dando por terminadas las negociaciones».
En ambos casos debe existir una prueba documental que avale que la negociación se continúa o se finaliza sin tener en cuenta los plazos de los MASC fijados por la ley.
¿Cómo afecta el inicio de la negociación a la prescripción o a la caducidad?
El artículo 7 de la Ley de Eficiencia de la Justicia establece que la solicitud de iniciar un proceso de negociación extrajudicial en la que se defina con precisión el objeto de dicha negociación interrumpe la prescripción o suspende la caducidad de las acciones que puede poner en marcha la parte que busca activar el MASC.
¿Desde qué fecha se produce esta interrupción o suspensión? Desde el día en que se tenga constancia del intento de comunicación efectuado:
- En el domicilio de la otra parte o en su lugar de trabajo.
- A través de un medio electrónico si el mismo fue usado en las relaciones previas entre las partes involucradas en el conflicto.
Otra cuestión clave sobre los plazos de los MASC es saber en qué momento llega a su fin la interrupción de la prescripción o la suspensión de la caducidad. Pues bien, la ley dicta que se alargarán «hasta la fecha de la firma del acuerdo o de la terminación del proceso de negociación sin acuerdo».
Por lo que es importante tener en cuenta los plazos de los MASC anteriores:
- 30 días desde la recepción de la solicitud de participación en el MASC sin respuesta.
- 30 días desde que se realizó una propuesta de acuerdo sin respuesta o sin cerrar el acuerdo.
- Tres meses desde la primera reunión sin que haya pactado una solución.
¿Hay reglas especiales para algunos MASC especiales como la mediación o la conciliación?
Sí, la ley establece plazos especiales para algunos de los MASC.
En la mediación, el plazo de prescripción se interrumpe cuando recibe la solicitud de mediación el mediador o se hace el depósito ante la institución de mediación. Si pasados 15 días de esta fecha, el mediador no se pone en contacto con la otra parte, el plazo se reanuda. Lo mismo sucede si pasan 15 días desde que:
- La otra parte reciba la propuesta de participar en la mediación.
- Se intentó comunicarse con ella.
- No se lleve a cabo la primera reunión o no se obtenga una respuesta por escrito a la solicitud de mediación.
Los plazos de prescripción y caducidad estarán interrumpidos o suspendidos hasta que finalice la mediación con la firma del acuerdo o la firma del acta final.
En la conciliación, los plazos de prescripción y caducidad operan de manera prácticamente idéntica que en la mediación.
Si se opta por recabar la opinión de un tercero experto e independiente, se interrumpe la prescripción o se suspende la caducidad desde el día en que se designe a dicho profesional. Y se reinician o reanudan desde la fecha en la que se acepte el acuerdo o cuando el experto emita el certificado en el que se haga constar que no se llegó a un acuerdo, pero que sí se intentó la negociación y, por lo tanto, se cumplió el requisito de procedibilidad.
Finalmente, si en la negociación extrajudicial interviene un Letrado de la Administración de Justicia, habrá que cumplir lo establecido en la Ley de la Jurisdicción Voluntaria, una norma que también debe aplicarse cuando el conciliador es un notario o un registrador.
¿Cuál es el plazo para presentar una demanda tras un MASC?
Si se envía una solicitud para iniciar un proceso negociador y no se obtiene respuesta, se dispone de un año para presentar la demanda a contar desde la fecha en la que la otra parte recibió dicha solicitud.
Mientras que, en los casos en que sí comenzó la negociación, pero no se llegó a un acuerdo, se puede presentar la demanda en el plazo de un año desde que finalizó el proceso sin acuerdo.
¿Qué sucede si en el transcurso de la negociación se acordaron medidas cautelares? Será necesario «presentar la demanda ante el mismo tribunal que conoció de aquellas» en los 20 días siguientes a que finalice el proceso negociador, ya sea porque así se haya acordado o por lo establecido en los plazos de los MASC que abordamos antes.
¿Cuándo se debe acreditar que se intentó negociar?
En el momento de presentar el escrito de demanda se debe adjuntar un documento que permita al juez apreciar que se cumplió el requisito de procedibilidad. Para ello, resulta crítico poder usar un software de gestión para abogados que permita documentar todo el proceso de negociación de una forma eficaz y segura.
¿Es posible subsanar los problemas al acreditar un MASC después de presentar la demanda? La ley no aclara esta cuestión, pero la mayoría de tribunales y Letrados de la Administración de Justicia consideran que:
- Es posible corregir errores o completar información cuando se traten de fallos formales, pero no se pueden subsanar errores de fondo (no haber intentado la negociación de manera correcta).
- El plazo para hacerlo es extremadamente breve, de tan solo unos días, por lo que al controlar los plazos de los MASC es importante haber realizado el trabajo de acreditación antes de presentar la demanda.
¿Cómo se pueden cumplir los plazos de los MASC con las máximas garantías?
De esta guía sobre los plazos de los MASC podemos extraer una conclusión clara: hay bastantes fechas a tener en cuenta y varían en función de los medios negociadores empleados.
Para no perderse en la maraña de plazos de los MASC, es esencial disponer de un programa de gestión para abogados que permita:
- Automatizar el control de todos los plazos legales.
- Crear recordatorios automáticos de tareas pendientes para responder a la otra parte durante el proceso de negociación de manera ágil y respetando los plazos de los MASC.
- Enviar mensajes automáticos a los clientes en caso de que deban realizar alguna acción, como puede ser dar el visto bueno a una propuesta de acuerdo.
- Centralizar las comunicaciones por email o WhatsApp y poder demostrar de una forma sencilla en qué fechas se realizaron.
- Elaborar toda clase de documentos legales con rapidez para cumplir los plazos de los MASC y acreditar que se llevó a cabo la negociación.
- Firmar los documentos de acuerdos o acreditativos de los MASC ágilmente y automatizar el envío de copias a todos los actores involucrados.
- Controlar todas las fases procesales en caso de que no se alcance un acuerdo extrajudicial y sea necesario acudir a la Justicia.
En definitiva, los plazos de los MASC exigen a los abogados adaptar su forma de trabajar a las particularidades de estos medios de negociación. En esta tarea puede jugar un papel crítico un software de gestión para despachos integral que permita automatizar acciones y llevar un control total de los MASC sin esfuerzo y sin incurrir en errores.
