Cómo prevenir los ciberfraudes contra empresas y profesionales con un programa de gestión
Prevenir los ciberfraudes contra empresas y profesionales es crítico
Un software de gestión ayuda a prevenir los ciberfraudes contra empresas y profesionales al centralizar las comunicaciones y la información
Al profesional a cargo de la facturación de una empresa le llega una factura de un proveedor del negocio a través de su email. No detecta nada extraño y procede a realizar una transferencia a la cuenta bancaria indicada en la factura. Por desgracia, quien envió la factura y recibió el cobro no fue el proveedor, sino un delincuente.
Prevenir los ciberfraudes contra empresas y profesionales es una tarea crítica para los negocios en esta década.
Los ataques contra compañías que buscan robarles dinero, sustraerles información o acceder a sus programas y equipos han crecido de forma exponencial en los últimos años. Y el eslabón más débil somos las personas.
¿De qué forma se pueden prevenir los ciberfraudes contra empresas y profesionales?
- Invirtiendo en formar a las plantillas de las empresas sobre phishing, smishing y otras técnicas de ingeniería social empleadas para engañar a los profesionales.
- Concienciando a trabajadores y empresarios sobre la importancia de actuar con sentido común y cautela.
- Estableciendo buenas prácticas en materia de ciberseguridad. Como comprobar en la ficha de un cliente o un proveedor la información facilitada en un email o usar un programa de gestión para asociar los emails recibidos de un cliente a su ficha, lo que facilita la detección de correos falsos.
A continuación, vamos a profundizar en cómo se pueden prevenir los ciberfraudes contra empresas y profesionales empleando un software de gestión integral. Además, también vamos a explicar cómo esta clase de solución facilita la tarea de limitar el impacto de un ataque y contribuye a proteger la información de un negocio.
La suplantación de identidad es la base de los ciberfraudes
Los ataques de ingeniería social contra empresas y profesionales se basan en el engaño y la suplantación.
Los delincuentes fingen ser superiores jerárquicos, compañeros, clientes o proveedores para conseguir que un profesional realice una acción concreta: autorizar un pago, descargar un archivo infectado con un malware, introducir en una página web falsa credenciales de acceso a software corporativo…
La vía tradicional de esta clase de ataques es el email corporativo, aunque también se pueden llevar a cabo a través de SMS, llamada telefónica o, incluso, las redes sociales. El abanico de clases de ciberestafas es tan amplio que las casuísticas son infinitas.
Por eso, es fundamental, a la hora de prevenir los ciberafraudes contra empresas, revisar bien cualquier email o SMS recibido y comprobar:
- La dirección de correo electrónico o de teléfono que ha enviado el mensaje.
- El texto de la comunicación.
- La apariencia visual.
- Los enlaces incluidos.
Si se desconfía, lo más seguro es acudir a la ficha del cliente o del proveedor que ha enviado el correo y:
- Comprobar si la dirección coincide con la empleada por el proveedor o cliente.
- Echarle un vistazo al historial de comunicaciones para determinar si el mensaje recibido es coherente.
- Cotejar el email enviado con correos anteriores para validar que tengan la misma imagen visual.
Si el email sospechoso procede de un miembro de la empresa, lo mejor es llamarlo por teléfono o enviarle un correo a la dirección que figura en su ficha para que valide la información transmitida en el correo potencialmente fraudulento.
Centralizar todas las comunicaciones con los clientes y asociar los emails y WhatsApps a sus fichas
Precisamente, los software de gestión son de gran ayuda a la hora de prevenir los ciberfraudes contra empresas y profesionales porque son capaces de:
- Asociar automáticamente los emails y WhatsApps enviados por los clientes y proveedores a sus fichas. Lo que implica que un correo enviado desde una dirección falsa no se asociará a la ficha, de tal forma que se puede realizar un cribado de correos maliciosos.
- Centralizar todas las comunicaciones intercambiadas con clientes y proveedores en un único software. En el historial de un cliente, un potencial o un proveedor se almacenan todos los emails y WhatsApps enviados y recibidos. De tal forma que de manera ágil se puede comprobar la evolución de la comunicación y detectar incongruencias entre los mensajes almacenados y los enviados recientemente.
Conocer a clientes y proveedores es esencial para prevenir los ciberfraudes contra empresas
Otra de las ventajas de usar un software de gestión en lo que respecta al desafío de prevenir los ciberfraudes contra empresas y profesionales es que en esta solución se almacenan datos verídicos y contrastables sobre los clientes.
Por ejemplo, es posible consultar su historial económico, analizar si tiene facturas pendientes de abonar o no, comprobar sus servicios contratados y su historial de compras o consultar sus datos de contacto y de facturación.
De esta forma, es más difícil que un correo electrónico o una llamada telefónica, por muy bien elaborado o dirigida que esté, consiga engañar a un profesional. Ya que es imposible que los delincuentes conozcan todos los datos almacenados por un negocio sobre sus clientes, pero también sobre sus proveedores.
Usar palabras clave para detectar llamadas falsas
A lo anterior debemos sumar otra cuestión de gran ayuda para prevenir los ciberfraudes contra empresas en el caso de llamadas telefónicas: el uso de palabras clave.
Desde hace un tiempo, las entidades financieras están usando palabras clave contras las estafas bancarias. ¿Con qué fin? Que tanto el banco como sus clientes sepan una palabra o una frase que nadie más puede conocer y que al pronunciarla permita verificar que la persona que está al otro lado del teléfono es quien dice ser.
En este sentido, es posible añadir a la ficha de un cliente o un proveedor en la base de datos del software de gestión la palabra clave pactada y consultarla en el transcurso de una llamada accediendo de una forma ágil y sencilla a la ficha.
Esta sencilla medida es cada vez más relevante, sobre todo, porque gracias a la IA generativa los ciberdelincuentes son capaces de hacer deepfakes de audio y suplantar la voz de personas conocidas por sus víctimas.
Realizar transferencias solo a cuentas registradas en el programa
Si un cliente solicita un reembolso o un proveedor demanda que se le abone un pago, antes de hacerlo es imprescindible consultar los datos sobre las operaciones económicas que figuran en el software de gestión de la empresa para detectar información falsa.
Además, en caso de que un supuesto superior jerárquico ordene un pago a una cuenta bancaria de un teórico proveedor, es clave acudir a su ficha y comprobar si la cuenta que figura en la factura falsa y demás información fiscal coincide con la registrada en el programa.
Prevenir los ciberfraudes contra empresas y profesionales no es una misión sencilla. De hecho, cada vez es una tarea más compleja porque los delincuentes diseñan técnicas y tácticas más sofisticadas, se dirigen contra víctimas concretas y usan la IA para que el engaño no sea fácilmente detectable.
Usar un programa de gestión permite a los negocios tener acceso a toda la información que necesitan para contrastar emails o llamadas que les hacen dudar, aunque sea mínimamente.
Además, desde esta clase de solución es posible gestionar de forma inteligente y segura las comunicaciones con clientes, proveedores o compañeros, así como el envío de documentación o la tramitación de pagos y cobros.
Si no es posible prevenir los ciberfraudes contra empresas, al menos limitar su impacto
¿Qué pasa cuando no se pueden prevenir los ciberfraudes contra empresas? En este peligroso escenario también es clave contar con un software de gestión. ¿Por qué? Como ya apuntamos antes, los ciberdelincuentes buscan:
- Robar dinero a las empresas, ya sea mediante la realización de pagos fraudulentos o a través de la extorsión.
- Conseguir información crítica de los negocios: datos de clientes, documentos estratégicos, propiedad intelectual, etc.
A la hora de abordar cómo prevenir los ciberfraudes contra empresas es fundamental contar con un software de gestión que esté certificado en materia de seguridad de la información, por ejemplo, mediante la ISO 27001 y que:
- Cuente con un sistema de doble autenticación para acceder al programa y limitar la posibilidad de que un delincuente entre en él tras robarle las credenciales de acceso a un usuario.
- Permita realizar una auditoría de logs para saber con precisión qué acciones se llevaron a cabo dentro del software y qué usuario las realizó.
- Disponga de un sistema de permisos de seguridad para limitar la información a la que puede acceder cada usuario, con el objetivo de contener los ataques y evitar que los delincuentes puedan robar ingentes cantidades de datos y archivos.
- Ejecute copias de seguridad periódicas para almacenar toda la información de forma segura y permitir recuperarla en caso de que sea necesario.
Prevenir los ciberfraudes contra empresas y profesionales es esencial para los negocios. Puesto que de lo contrario se exponen a:
- Pérdidas económicas cuantiosas.
- Daños reputacionales severos.
- Su operatividad y su continuidad de negocio se vean afectadas.
- Sanciones por infringir la normativa de protección de datos personales.
Puesto que prevenir los ciberfraudes contra empresas y profesionales es uno de los grandes desafíos de esta era, los negocios deben tomárselo muy en serio y:
- Formar a sus plantillas.
- Disponer de herramientas que faciliten la detección de fraudes y contribuyan a limitar el impacto de los ataques, como un software de gestión.