Programa de facturación VeriFactu: ¿Por qué lo necesitas?
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En 2026 será obligatorio que empresas y profesionales usen un programa de facturación VeriFactu para emitir sus facturas
4 años. Este es el tiempo que ha pasado desde que el 10 de julio de 2021 se publicase en el BOE una norma conocida popularmente como Ley Antifraude. Sin embargo, una de sus medidas estrellas comienza su andadura ahora: el uso obligatorio de un programa de facturación VeriFactu por parte de las empresas y los autónomos españoles.
Así, desde el 29 de julio de 2025 es obligatorio que cualquier programa de facturación comercializado en nuestro país cumpla con la Ley Antifraude y el reglamento VeriFactu de cara a garantizar la fiabilidad de las facturas emitidas y permitir a los negocios enviarlas automáticamente a la Agencia Tributaria.
¿Cómo debe ser un programa de facturación VeriFactu? ¿Cuándo comienza a ser obligatorio disponer de uno? ¿Las empresas y los autónomos deben sí o sí usar el sistema VeriFactu y enviar sus facturas a la AEAT de forma automática o existe una alternativa? Aclaramos todas tus dudas sobre un cambio normativo clave para los negocios, de cara a ayudarte a que tu empresa esté preparada ante la entrada en vigor de VeriFactu.
Qué requisitos debe cumplir un programa de facturación VeriFactu
En primer lugar, es importante que las empresas y los profesionales sean conscientes de que no basta con dejar a un lado el papel o el Excel y usar un software para emitir facturas. La solución que se use para facturar debe ser un programa de facturación VeriFactu y cumplir con los siguientes requisitos:
- Permitir escoger a las empresas entre el sistema VeriFactu (y enviar las facturas automáticamente a la AEAT) y el sistema No VeriFactu (en el que no se produce este envío automático).
- Los registros de facturación generados en el programa deben mantenerse íntegros, accesibles, inalterables y legibles en todo momento, para evitar la manipulación indebida de facturas.
- Garantizar la trazabilidad de las facturas mediante técnicas como el encadenamiento y la secuenciación de las mismas para que no se puedan eliminar facturas sin dejar rastro.
- Contar con una herramienta de corrección de errores que permita consultar las facturas originales antes de ser modificadas para subsanar incidencias.
- Disponer de un registro de eventos para que se puedan auditar todas las acciones realizadas en el programa y evitar comportamientos que infrinjan la ley.
- Generar registros de facturación tanto en el caso de alta como de anulación de facturas erróneas.
- Incorporar una huella o hash a los registros de facturación para que se pueda comprobar su veracidad.
- Incluir la firma electrónica del profesional o la empresa que emite la factura si no se ha optado por el sistema VeriFactu.
- Almacenar los registros de facturación de forma segura.
Fechas límites para contar con un programa de facturación VeriFactu
Como apuntamos antes, desde el 29 de julio es obligatorio que todas las compañías que desarrollan y comercializan soluciones de facturación se aseguren de que sus programas están adaptados a la Ley Antifraude. Pero esto no quiere decir que las empresas y los autónomos ya estén obligados a usar un programa de facturación VeriFactu. Dicha obligación comenzará:
- El 1 de enero de 2026, para las empresas.
- El 1 de julio de 2026, para los autónomos.
¿Cómo se puede saber si una solución es un programa de facturación VeriFactu?
Las compañías que comercializan software para llevar a cabo la facturación de los negocios están obligadas a emitir una declaración responsable certificando que se cumplen todos los requisitos para que su solución sea un programa de facturación VeriFactu.
Esta declaración responsable debe estar visible y puede ser fácilmente consultable por cualquier empresa o profesional para asegurarse de que el software que contrata cumple con la ley.
Sanciones por usar un software que no cumpla con la normativa
Una vez que sea obligatorio para los negocios usar un programa de facturación VeriFactu, ¿a qué se exponen si no lo hacen?
La normativa contempla multas de 50.000€ por cada ejercicio fiscal en el que se usen software que no cumplen con los requisitos o que se hayan manipulado para modificar algunas de sus características indispensables.
Estamos, por lo tanto, ante una sanción económica de gran envergadura, sobre todo, para pymes y autónomos que pueden ver cómo su estabilidad financiera se resiente dramáticamente.
No es obligatorio enviar las facturas a Hacienda, solo es una opción
Como hemos ido deslizando a lo largo de este artículo, que sea obligatorio usar un programa de facturación VeriFactu para emitir facturas no implica que los negocios tengan que hacer uso del sistema VeriFactu. ¿Por qué?
La normativa permite a las empresas y a los autónomos escoger entre dos modalidades de facturación: la VeriFactu y la No VeriFactu. ¿Cuáles son las claves de cada una de ellas?
- Modalidad VeriFactu: El programa envía automáticamente y en tiempo real a la Agencia Tributaria los registros de facturación al emitir una factura. Las empresas y los profesionales no tienen que hacer nada más que crear la factura. Esta opción reduce la carga administrativa de los negocios y facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales, porque la AEAT ya dispone de toda la información.
- Modalidad No VeriFactu: En estos casos, los registros no se envían automáticamente a la AEAT. Lo que implica que sea más probable que Hacienda abra una inspección o solicite información. En estos casos, es obligatorio incluir la firma electrónica en cada factura para garantizar su integridad y trazabilidad y aumenta la carga administrativa, ya que la Agencia Tributaria no tiene la información sobre la facturación. Además, la AEAT puede requerir el envío de algunas facturas, de ahí que un programa de facturación VeriFactu deba estar preparado técnicamente para remitir facturas a Hacienda incluso cuando no se opte por la modalidad VeriFactu.
Pero elegir la modalidad VeriFactu te ahorra tiempo, trabajo y quebraderos de cabeza
¿De qué forma se escoge entre la modalidad VeriFactu y la No VeriFactu? Basta con comenzar a usar el programa de facturación VeriFactu en dicha modalidad. Para lo que los software habilitan un proceso tan ágil como darle a un botón.
Así, la Agencia Tributaria entiende que una empresa o un autónomo han optado por la modalidad VeriFactu cuando le llega a su plataforma el primer registro de facturación de forma automática. De tal forma que si se suministran los registros, la AEAT asume que el negocio ha optado por la modalidad No VeriFactu.
¿Es posible cambiar de modalidad? Sí, pero es importante que tengas en cuenta que una vez que hayas optado por el sistema VeriFactu no podrás pasarte al No VeriFactu hasta que termine el año natural.
¿Cuáles son las grandes ventajas del modelo VeriFactu? ¿Por qué los expertos en facturación y fiscalidad recomiendan a los negocios optar por este sistema?
- Una mayor transparencia con la AEAT reduce la posibilidad de verse inmerso en una inspección de Hacienda.
- El programa de facturación VeriFactu se encarga de enviar las facturas automáticamente cumpliendo todos los requisitos técnicos, el negocio no tiene que realizar ni una sola acción más allá de crear sus facturas.
- Se gana seguridad al registrar y almacenar las facturas, ya que estas también obran en posesión de la AEAT y no se corre el riesgo de sufrir pérdidas de registros.
- La huella o hash no solo permite verificar las facturas a la AEAT, sino que evidencian de cara a los clientes que el negocio las ha registrado y que, por lo tanto, cumple con sus obligaciones en materia de facturación y fiscalidad.
- No es necesario incluir la firma electrónica en las facturas.
- El proceso de elaborar los libros de facturas y las declaraciones tributarias se simplifica de forma notable.
- Se elimina la posibilidad de que haya incoherencias entre la información de facturación de la empresa y la que tiene a su disposición la AEAT.
No esperes al último día para implementar un programa de facturación VeriFactu en tu negocio
El refranero popular nunca falla: no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy.
Aunque en pleno verano el frío 1 de enero parezca lejano, lo cierto es que no lo está. Por eso, es fundamental que contrates en los próximos meses un programa de facturación VeriFactu que te permita:
- Cumplir con la obligación legal de tener un software de facturación adaptado a la Ley Antifraude.
- Evitar 50.000€ de multa e inspecciones de Hacienda.
- Crear facturas con facilidad, usando plantillas personalizadas que incorporen automáticamente múltiples datos.
- Solventar cualquier incidencia con las facturas de acuerdo a la normativa.
- Remitir las facturas por email o WhatsApp a tus clientes, así como imprimirlas o exportarlas en diversos formatos para hacérselas llegar a tu asesoría.
- Automatizar la incorporación de los registros de tus facturas emitidas y recibidas a tus libros contables y a tus modelos tributarios.
- Usar herramientas automatizadas para detectar errores o incidencias que afecten a tu gestión económica.
- Enviar automáticamente los registros de facturación a la AEAT para que puedas beneficiarte de todas las ventajas del sistema VeriFactu.
