Por qué trabajar con un programa de gestión con agenda

Un programa de gestión con agenda ayuda a las empresas a maximizar la ocupación de las agendas de los profesionales y evitar huecos libres

Para muchos negocios y profesionales su agenda es una hoja de ruta, un elemento clave en materia de organización y, ante todo, una herramienta comercial de primer orden. Por suerte, las agendas han evolucionado mucho en los últimos años. Ya no son solo un conjunto de hojas en las que figuran todos los días del año y se pueden escribir anotaciones a mano. Ahora, las empresas y los profesionales pueden trabajar con un programa de gestión con agenda que les permita concertar y administrar las citas de sus clientes, así como la comunicación con estos y el cobro de los servicios.

Trabajar con un programa de gestión con agenda supone dar un salto cualitativo en la digitalización de una empresa y, sobre todo, es fundamental para maximizar la ocupación de las agendas de los profesionales, evitar huecos libres y conseguir incrementar la rentabilidad de un negocio.

Hablando en plata, un hueco libre en la agenda de una empresa significa que el negocio ha perdido una oportunidad de generar ingresos y, por la contra, tiene que asumir una serie de costes aunque no haya prestado ningún servicio (sueldos, gastos fijos…).

Por eso, optimizar al máximo la gestión de la agenda puede marcar la diferencia entre un negocio próspero y en expansión y una empresa cuyos resultados no reflejan su verdadero potencial.

En este artículo, vamos a analizar qué acciones se pueden llevar a cabo en un negocio si se trabaja con un programa de gestión con agenda que permita automatizar acciones, controlar la agenda en todo momento y prestar un mejor servicio a los clientes.

Agendar las citas en tan solo un clic

¿Cuál es la acción más importante relacionada con la agenda de una empresa? Programar las citas. Si se trabaja con un software de gestión que cuente con una herramienta de agenda, esta acción se puede realizar de forma dinámica y en cuestión de segundos. ¿Por qué?

Un programa de gestión con agenda permite visualizar con facilidad todos los huecos disponibles de cada uno de los profesionales de un negocio.

Por ejemplo, pensemos en una clínica de fisioterapia en la que prestan sus servicios cinco profesionales diferentes.

La persona que gestiona la agenda del negocio puede concertar una cita para un paciente con suma facilidad observando la agenda y dándole diferentes opciones. Cuando el cliente se decida por una fecha en concreto, en un solo clic puede marcar la cita. El programa de gestión con agenda automáticamente incluye esta cita en la agenda del profesional que va a prestar la sesión de fisioterapia, para que sea consciente en todo momento de cuáles son sus citas y a qué pacientes va a tener que tratar.

Es más, un programa de gestión con agenda es una solución tan intuitiva que los propios profesionales pueden programar una cita en cuestión de segundos. Si retomamos el ejemplo, si un paciente debería volver a someterse a una sesión de fisioterapia, el profesional que lo trata puede dejar programada la próxima cita al final de la actual. Sin perder tiempo y sin correr el riesgo de que se traspapele la cita. A golpe de clic la deja marcada en su agenda y la de su clínica.

Disponer de toda la información sobre los clientes y sus citas en una solución

Una ventaja evidente de trabajar con un programa de gestión con agenda está relacionada con el acceso a la información. ¿Por qué? En un software de gestión se almacenan todos los datos de los clientes (de contacto, económicos, comunicaciones, aspectos clave para el negocio…). Y se pueden consultar y modificar en todo momento, evitando duplicidades. De hecho, desde la agenda es posible acceder a la ficha de cada cliente.

Así, un profesional puede visualizar con facilidad todos los datos de sus clientes antes de las citas que tiene programadas. ¿Para qué le sirve esta acción? Para preparar las citas con la máxima eficiencia. Si un profesional que realiza diversos tratamientos en una clínica estética sabe que su siguiente cita es para someterse a un tratamiento en concreto, preparará el equipo y los productos que necesita y tendrá todo a punto cuando llegue el paciente.

Además, usar un programa de gestión con agenda también es muy útil desde un punto de vista económico. ¿Por qué? Aunque no es lo deseable, en ocasiones los clientes tienen contraída una deuda con los negocios. Esta solución permite saber de antemano cuál es el histórico económico de un cliente que desea concertar una cita y, así, decidir si se puede programa o si, por la contra, el cliente debe saldar su deuda antes.

A mayores, esta clase de software permite a los profesionales incorporar nueva información sobre los clientes, que se almacenará en sus fichas y estará disponible para futuras citas, enriqueciendo de esta forma los servicios que se les prestan.

Consultar la agenda en un vistazo y desde cualquier lugar

Aunque pueda parecer baladí, una ventaja de trabajar con un programa de gestión con agenda es la forma en la que se visualizan las citas. ¿Por qué? Este tipo de solución permite observar todas las citas en un solo vistazo. De tal manera que un profesional se puede hacer una imagen precisa del estado de ocupación de su agenda a lo largo de la semana sin tener que ir día a día buscando las citas que tiene programadas.

A mayores, la mayoría de software dispone de múltiples opciones de vista para facilitar aún más la tarea de visualización. Lo que resulta especialmente interesante para las empresas que tienen encomendada la gestión de la agenda a un profesional en concreto. ¿Por qué? Este trabajador puede ver la agenda del negocio, pero también la de cada uno de sus profesionales. Así, si un profesional tiene su agenda prácticamente llena y, en cambio, otro aún dispone de muchos huecos libres, puede concertarle una cita al segundo en vez de al primero si ambos prestan el mismo servicio y el cliente no ha mostrado predilección por un profesional en concreto.

Otra funcionalidad típica de un programa de gestión con agenda es la posibilidad de consultar la agenda fuera del centro de trabajo. ¿Por qué es importante esta cuestión? Muchos profesionales se desplazan a lo largo de su jornada laboral. Pensemos, por ejemplo, en un veterinario que realiza una ruta de visitas a las granjas de sus clientes para comprobar el estado de salud de sus animales. Si dispone de un programa de gestión con agenda puede consultar todas las citas que tiene programadas desde el móvil, sin tener que confeccionarse la ruta de antemano y, además, en el software dispone de la información clave sobre los clientes y sus pacientes, que, en este caso, son los animales.

Así, poder acceder a la agenda y a la información esencial de los clientes en cualquier momento y lugar se convierte en un activo que ayuda a los profesionales a trabajar mejor y a optimizar los servicios que prestan.

Sincronizar las agendas de negocio y las personales

Gran parte de las personas usan los calendarios de Google o Microsoft para apuntar sus citas y eventos, tanto profesionales como personales. Por eso es fundamental que un programa de gestión con agenda ofrezca la posibilidad de sincronizarse con estos calendarios.

De esta manera, los profesionales se aseguran de que ninguna cita se traspapela y pueden consultar su agenda laboral sin tan siquiera tener que acceder al software de gestión.

Aunque este beneficio de trabajar con un programa de gestión con agenda pueda parecer menor con respecto a otras ventajas supone un ahorro de tiempo y de errores notable.

Adaptar la agenda a las necesidades de cada profesional

La sincronización de las agendas evidencia una de las claves de bóveda de esta clase de software: que sea capaz de adaptarse a las necesidades y casuísticas de los profesionales que lo van a usar.

En la mayoría de empresas que usan la agenda para organizar la carga de trabajo de sus profesionales, estos no tienen una jornada idéntica.

Pensemos, por ejemplo, en una clínica odontológica en la que trabajan diversos odontólogos. Cada uno de ellos tiene una jornada distinta. Uno acude todos los días de 17 a 20 h. Otro, en cambio, ofrece sus servicios de lunes a miércoles tanto por la mañana como por la tarde.

El programa de gestión con agenda que emplee esta clínica odontológica debe ser capaz de permitirle configurar un horario de cada profesional y adaptar sus agendas a dicho horario. ¿Por qué? De lo contrario, puede ser que se concierte una cita con un paciente en una hora en la que el profesional no está disponible.

A mayores, el programa de gestión con agenda también debe permitir a las empresas bloquear horas en la agenda de sus profesionales. ¿Por qué? Aunque a priori un trabajador está disponible en una franja temporal determinada, puede ser que algún día tenga un compromiso que le impida atender a sus clientes. Y, a la inversa, el programa de gestión con agenda ha de ser una herramienta abierta y dinámica que permita abrir huecos en la agenda de un profesional cuando haga falta.

Recordar a los clientes sus citas

Las acciones que hemos explorado hasta el momento ponen el foco en los beneficios para los profesionales que trae consigo el programa de gestión con agenda. Sin embargo, es fundamental tener en cuenta las ventajas para los clientes de las empresas y los profesionales. Por ejemplo, la posibilidad de enviar a los clientes recordatorios automatizados de sus citas.

Como la agenda está conectada con el resto de herramientas del software de gestión, como las bases de datos o el email, es posible programar el envío de un correo electrónico o un WhatsApp a los clientes que tienen una cita para recordársela y evitar que se olviden de ella.

Con esta acción salen ganando tanto el cliente como el negocio. ¿Por qué? El primero, no se pierde una cita que había concertado y en la que, por lo tanto, tiene interés. El segundo, evita huecos libres que lastren la rentabilidad y la productividad de sus profesionales.

Las obligaciones de nuestra vida diaria nos llevan, en muchas ocasiones, a no ser capaces de recordar todos los compromisos que tenemos adquiridos. Trabajar con un programa de gestión con agenda permite a las empresas evitar que sus clientes se puedan olvidar de sus citas y, además, contribuye a construir una relación de confianza con ellos. Todo ello sin tener que llamar o escribir a cada cliente de forma individualizada. El software se encarga de enviar los recordatorios. La empresa puede personalizar el texto del mensaje y establecer cuándo se envía.

Confirmar la asistencia de los clientes

¿Un programa de gestión con agenda solo permite enviar meros recordatorios? No. Al tratarse de una herramienta integral también ofrece permite añadir en los mensajes una opción para que los clientes confirmen o cancelen sus citas con antelación. ¿Cómo? Por ejemplo, incorporando una URL al email o al WhatsApp para que el cliente pinche en ella y con esta sencilla acción confirme o cancele su cita.

¿Por qué es importante confirmar la asistencia? De esta manera las empresas pueden planificar sus agendas de forma integral y tener de antemano una visión más precisa de cuál va a ser su grado de ocupación.

En la mayoría de negocios no se cobran los servicios de forma previa, es decir, en el momento de concertar la cita en la que estos servicios se van a prestar. Esto implica que si un cliente no acude a una cita no estará perdiendo su dinero, solo su hueco en la agenda del profesional o la empresa. En cambio, para el negocio sí supondrá una pérdida económica. Confirmar las citas dota de tranquilidad al negocio y, sobre todo, es de gran utilidad en aquellos casos en los que los profesionales deben realizar un trabajo previo.

Como la operativa es tan sencilla y poco invasiva, el cliente se verá predispuesto a confirmar su cita, ya que en un mero clic podrá realizar una acción de gran valor añadido para el negocio y que, en cambio, a él no le supone ningún esfuerzo.

Una vez que un cliente confirma una cita, esta aparecerá como confirmada en la agenda del negocio y el profesional asociado a la cita. Todo ello sin que ningún trabajador tenga que realizar acción alguna.

Gestionar las cancelaciones para evitar los huecos libres

Además de recordar y confirmar las citas, el programa de gestión con agenda es de gran utilidad a la hora de gestionar las cancelaciones. Si se incluye un enlace para cancelar una cita en los recordatorios que se envían a los clientes, estos podrán cancelar sus citas con suma facilidad y de forma anticipada. Todo ello sin tener que llamar a la empresa o ponerse en contacto de forma proactiva.

Aunque sea una característica humana de la que no nos sentimos especialmente orgullosos, es innegable que, en ocasiones, somos un poco egoístas. Algunas personas saben días antes que no van a poder acudir a una cita, pero les vence la pereza a la hora de informar a la empresa con la que la concertaron.

Por eso, es tan valioso para los negocios la posibilidad de tomar la iniciativa y ofrecer a los clientes la posibilidad de cancelar sus citas a golpe de clic.

Ninguna empresa desea que sus clientes cancelen sus citas, sin embargo, si este hecho se va a producir, lo mejor que puede pasar es que suceda cuanto antes. ¿Por qué? Si llega la hora de la cita y el cliente no hace acto de presencia, será imposible darle ese hueco libre a otro cliente. Por la contra, si se sabe con antelación, el negocio puede tomar la iniciativa para llenar el hueco que ha quedado disponible. ¿Cómo? Por ejemplo, poniéndose en contacto con clientes que tienen citas a posteriori para proponerles su adelanto.

Al igual que sucede con las confirmaciones, si un cliente cancela una cita, el programa de gestión con agenda automáticamente incorpora esta información a las agendas de la empresa y el profesional. De tal forma que ambos podrán ver el hueco libre de forma inmediata. De esta manera se garantiza que la información de la agenda se actualiza permanentemente.

Reprogramar citas canceladas para no perder a los clientes

¿Qué sucede con los clientes que han cancelado sus citas? ¿La empresa debe olvidarse de ellos? Por supuesto que no. Un sólido programa de gestión con agenda ayuda a los negocios a reprogramar las citas canceladas. ¿Cómo? Permitiéndoles tener a su disposición un listado con todos los clientes que han cancelado una cita para poder ponerse en contacto con ellos y agendar una nueva.

La comunicación es un aspecto esencial en la relación de un negocio con sus clientes. El programa de gestión con agenda facilita la tarea de reprogramación de citas y, además, permite registrar en la ficha de cada cliente todo lo que se ha hablado con él y disponer de un historial con todas las comunicaciones.

En la mayoría de los casos, cuando un cliente cancela una cita o no acude a ella se debe a que le ha surgido una situación imprevista, por lo tanto, no significa que ya no esté interesado en los servicios de la empresa. De ahí que sea tan importante a nivel de negocio que las empresas cuenten con un procedimiento para reprogramar citas ágil y eficiente. El programa de gestión con agenda convierte la reprogramación de citas en una tarea sencilla que consolida la relación con los clientes.

Permitir a los clientes concertar citas de forma autónoma

Hasta ahora hemos abordado cómo el programa de gestión con agenda ayuda a las empresas y a los profesionales a ser proactivos en la concertación de citas para ocupar sus agendas, pero esta solución también permite dotar de autonomía a los clientes. ¿Por qué? Gracias a esta herramienta es posible ofrecer a los clientes la posibilidad de que reserven sus citas de forma online.

¿Cómo? Mediante una agenda online que esté disponible para los clientes, por ejemplo, en la página web de la empresa, o bien, mediante un enlace que se le envíe a los clientes por email o WhatsApp o a través de las redes sociales.

De esta forma, los clientes podrán escoger libremente el servicio que desean contratar, el profesional con el que quieren tener una cita, así como el día y la hora. Como esta herramienta online está conectada al programa de gestión con agenda, solo se podrá seleccionar un hueco que, efectivamente, esté libre en la agenda del profesional.

¿Por qué es valiosa esta funcionalidad? En primer lugar, porque libera de carga de trabajo a los negocios, ya que no tienen que concertar las citas, sino que esta acción la llevan a cabo los clientes. En segundo lugar, porque abre una nueva vía para captar clientes y maximizar la ocupación de la agenda. En tercer lugar, porque mejora la experiencia de los clientes. La digitalización nos ha empoderado.

La mayoría de las personas desean realizar el máximo número de acciones desde sus smartphones u ordenadores personales. Reservar citas y decidir con plena libertad la fecha es una opción muy atractiva. En cuestión de segundos tendrás tu cita, sin necesidad de llamar por teléfono, acudir a la empresa o ponerte en contacto con ella a través de otros medios.

Cobrar los servicios sin salir de la agenda (e incluso de forma previa)

Como señalamos antes, uno de los principales atractivos de un programa de gestión con agenda es que esta se enriquece gracias a otras herramientas como las bases de datos o la facturación. Imagina que tienes un software que te ayuda a saber en un solo vistazo cuánto dinero te debe un cliente antes de concertar una cita y que, incluso, te permite cobrar los servicios que le has prestado sin salir de la agenda en ningún momento. Pues bien, precisamente esto es lo que hace un programa de gestión con agenda.

De tal manera que la gestión económica de los clientes se puede realizar desde la agenda, convirtiéndola en una herramienta integral y ahorrando ingentes cantidades de tiempo a los profesionales.

Además, al configurar la reserva online, también es posible establecer que los clientes que deseen programar una cita procedan a abonar el importe de la misma con antelación. ¿Qué se logra con esta opción? Que los clientes no se vean tentados a no acudir a sus citas, puesto que ya han pagado por ellas.

En la era analógica, cuando pensábamos en la agenda de un profesional, lo hacíamos, sobre todo, en términos de organización del trabajo. La irrupción de soluciones como el programa de gestión con agenda ha ampliado esta concepción. Ahora la agenda es una herramienta de negocio desde la que se puede, incluso, realizar cobros.

Al fin y al cabo, de nada sirve que un médico, un odontólogo, un fisioterapeuta, un electricista, un fontanero o un abogado tengan su agenda llena si no cobran por los servicios que realizan.

Emplear un programa de gestión con agenda para dinamizar las ventas

Precisamente, al hablar de un programa de gestión con agenda debemos hacer hincapié en que se trata, entre otras cosas, de una herramienta de negocio. ¿Por qué? No solo facilita la gestión de las citas, sino que también ayuda a las empresas a dinamizarlas. ¿Cómo?

• Usando los canales digitales para que los clientes puedan realizar reservas libremente.
• Facilitando la concertación de citas in situ, por ejemplo, para darle continuidad a un tratamiento médico.
• Agilizando la comunicación con los clientes para recordarles sus citas, pero también para que las confirmen o las cancelen en aquellos casos en los que no puedan acudir.
• Llenando los huecos libres y maximizando la ocupación. Por ejemplo, reprogramando o adelantando citas.
• Enfocando la gestión de la agenda desde un punto de vista comercial.

En definitiva, una agenda a plena ocupación se traduce en ingresos económicos y beneficios. Por eso es tan importante que las agendas de las empresas y sus profesionales no muestren huecos libres.

Un programa de gestión con agenda integral no solo permite administrar las citas con eficacia y reducir el tiempo improductivo que se dedica a ello, sino que es el mejor aliado para lograr cubrir los huecos libres, fidelizar a los clientes y maximizar los beneficios.