Un programa para gestionar los recobros de forma integral

El módulo de recobros de MN program permite importar información, recalcular los intereses y gestionar los recobros con la máxima eficacia

En un mundo ideal, los clientes pagan los servicios que contratan a las empresas que se los suministran en tiempo y forma. Por desgracia, no vivimos en un mundo perfecto y, en ocasiones, los negocios se encuentran ante el hecho de que tienen clientes que no pagan sus facturas. Algunos negocios cuentan con departamentos dedicados a cobrar las deudas y gestionar los recobros. Mientras que otras empresas venden su cartera de deudores o ceden su gestión a compañías especializadas en gestionar los recobros para conseguir saldar las deudas de los clientes.

Acumular facturas no cobradas puede lastrar los resultados económicos de un negocio, afectar a su liquidez y afectar, incluso, a su funcionamiento diario y a su destino. De ahí que gestionar los recobros y las deudas sea una cuestión especialmente sensible para las empresas.

Además, este trabajo de gestión conlleva una serie de desafíos a nivel práctico, puesto que las deudas generan intereses y estos han de recalcularse, como mínimo, dos veces al año y cada vez que se produzca un aumento o disminución de la deuda. Si no disponen de un software de gestión que automatice estos cálculos y contribuya a gestionar los recobros de forma ágil, las empresas pueden verse obligadas a destinar una gran cantidad de recursos económicos y humanos a esta tarea.

Por ello, en MN program hemos diseñado e implementado un módulo de recobros integral y funcional que permite importar movimientos de recobros, calcular intereses y liquidaciones y llevar a cabo un control total sobre las deudas que no se han saldado aún. Analizamos las principales claves de esta herramienta a continuación.

Puedes gestionar los recobros si la cartera es tuya… y si no lo es

Como señalamos al inicio de este artículo, existen varias casuísticas en lo relativo a la gestión de las deudas:

• La empresa que tiene clientes deudores puede gestionar los recobros ella misma.
• El negocio puede vender su cartera de deudas a una empresa especializada en gestionar los recobros.
• La compañía puede ceder la gestión de su cartera a una empresa de recobros.

El software de MN program permite gestionar los recobros sea cual sea el escenario. Si la empresa que lleva a cabo esta tarea es la propietaria de la deuda, debe encargarse de introducir los movimientos de recobros en el programa. En cambio, si solo gestiona la cartera de deudas, puede emplear una funcionalidad que describiremos un poco más abajo y que permite importar los movimientos de recobro que notifica la empresa que posee las deudas.

Un sistema integral para atender a las diversas casuísticas

El módulo de recobros de nuestro software de gestión se basa en torno a un sistema muy sencillo en el que entran en juego dos grandes conceptos:

• Deudas
• Cobros

Si un cliente paga una factura que debe, se registra el cobro y se reduce la deuda. Además, claro está, de recalcular los intereses y las liquidaciones.

Pero, como ya indicamos al inicio de este artículo, ni el mundo es todo lo ideal que debería, ni la realidad es tan sencilla como nos gustaría. A la hora de gestionar los recobros pueden entrar en juego cuestiones como las facturas rectificativas o los embargos, en caso de que la Justicia decrete el embargo de bienes del deudor.

Pues bien, el software de gestión permite tener en cuenta estas casuísticas especiales, de tal forma que se pueden gestionar los recobros sin tener que acudir a otras herramientas.

Importar movimientos de recobros

Cuando la empresa que se encarga de gestionar los recobros no es la propietaria de la cartera resulta crucial la comunicación con el negocio que posee dicha cartera de deudas. ¿Por qué? Porque los clientes deudores no le pagan a la empresa gestora, sino al negocio con el que mantienen su deuda.

Veámoslo mejor con un ejemplo. Pensemos en una compañía que comercializa electricidad. En vez de tener un departamento interno para gestionar los recobros, ha cedido la gestión de su cartera de deudas a una firma de abogados especializada en esta misión.

Cada vez que un cliente paga su deuda o parte de ella, o en caso de que se produzcan embargos de bienes u otras casuísticas, la comercializadora de electricidad debe comunicárselo a la firma para que actualice la información y recalculo los intereses y las liquidaciones.

Pues bien, el software de gestión de MN program facilita este crucial trasvase de información. ¿Cómo? Permitiendo a las empresas importar los movimientos de recobro a partir de un simple archivo de Excel. De forma automática todos los movimientos se traspasan al programa.

Ruta | En menú de la izquierda > Más Módulos > Importación > Plantilla Movimientos recobro

Recalcular los intereses y las liquidaciones de forma automática

Todas las deudas tienen intereses, por ende, a la hora de gestionar los recobros hay que llevar a cabo un control exhaustivo de los intereses de cada deuda que se gestiona. Esta tarea puede resultar muy compleja si no se dispone de una herramienta que recalcule los intereses, para cumplir con la normativa en vigor y recalcularlos en función de la evolución de las deudas.

La suma entre el dinero adeudado y los intereses generados da lugar a las liquidaciones, es decir, el dinero total que debe un deudor y que, también, es necesario recalcular cada vez que se realiza un cobro, se suma otra factura impagada o se generan nuevos intereses.

El módulo de recobros del software de gestión de MN program permite a las empresas gestionar los recobros disminuyendo el trabajo administrativo y erradicando la comisión de errores. Gracias a las automatizaciones, el software recalcula intereses y liquidaciones, liberando a las empresas de este arduo trabajo.

Ruta | En Ajustes > Otros Módulos > Mostrar Módulo Cálculo de Intereses y en el Económico > pestaña “Movimientos Recobros” > botones “Recalcular Intereses” y “Liquidaciones”.

Libertad para configurar los tipos de interés

En el apartado anterior abordamos cómo el software de gestión permite recalcular los intereses con suma facilidad, pero, ¿cómo se configuran los tipos de interés? ¿Es posible modificar los tipos de interés a lo largo del tiempo?

Sí, el programa pone a disposición de las empresas una herramienta para establecer el tipo de interés de cada deuda y estipular el tipo de interés que se cobra en cada periodo de tiempo.

Ruta | Los porcentajes de interés se configuran en la pestaña Movimiento Recobros > Rueda de configuración > Tipos de Interés

Llevar un control exhaustivo de toda la información ligada a las deudas y automatizar procesos

Más allá de todas las acciones que se pueden acometer con el software de gestión de MN program para gestionar los recobros, debemos destacar una cuestión esencial: el programa permite realizar un control permanente y fidedigno del estado de las deudas y los recobros.

Toda la información sobre cada deuda sin cobrar figura en el programa y se puede ver de manera rápida y sencilla: cuánto se ha cobrado ya del total adeudado, cuántos intereses se han generado hasta la fecha, cuál es el saldo de la deuda…

Y, gracias a que se trata de un software integral, las empresas de recobros pueden enviarle un email al deudor con todas sus liquidaciones o con el extracto de la deuda, sin salir en ningún momento del programa.

Además, debemos destacar que gracias al módulo de RPA, es posible crear reglas automáticas para automatizar procesos y sistematizar procedimientos. ¿Cómo? Automatizando la generación de actuaciones y documentos, la realización de preguntas y la modificación de estados.

En definitiva, el módulo de recobros de MN program es una herramienta de enorme valor añadido para las empresas de recobros y para los negocios que gestionen sus deudas por sí mismos. Una solución que permite calcular intereses y liquidaciones y llevar a cabo un control total sobre el estado de las deudas de forma ágil e intuitiva.