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5 requisitos de los programas de facturación adaptados a la Ley Antifraude

Los programas de facturación adaptados a la Ley Antifraude no pueden permitir realizar contabilidades paralelas

Índice

A partir del 1 de julio de 2025, las empresas y los profesionales solo podrán usar programas de facturación adaptados a la Ley Antifraude

Pocas normas han creado más debate en los últimos años que la Ley Antifraude. Este marco normativo se aprobó hace más de 3 años, sin embargo, las obligaciones que imponía en materia de facturación electrónica aún no han entrado en vigor. ¿Por qué? El Gobierno debía aprobar un reglamento que especificara los requisitos técnicos que deben cumplir los programas de facturación adaptados a la Ley Antifraude

Este reglamento se publicó en el BOE a finales de 2023 y estableció una fecha tope para que las empresas y los profesionales usen programas de facturación adaptados a la Ley Antifraude: 1 de julio de 2025.

Es decir, falta menos de 1 año para que las compañías que desarrollan y comercializan estas soluciones ofrecen a sus clientes programas de facturación adaptados a la Ley Antifraude.

En caso de no hacerlo, la norma contempla multas para:

  • Las empresas que fabriquen, produzcan o comercialicen programas de facturación que no estén adaptados a la ley.
  • Los negocios que dispongan de programas de facturación que no han sido certificados o que usen software certificados pero alterados. 

A continuación, vamos a desgranar los requisitos que debe cumplir un programa de facturación para estar adaptado a la normativa y vamos a listar las multas a las que se exponen las empresas y los profesionales que trabajen con programas de facturación que incumplan la Ley Antifraude.

1. Generación de registros de alta y anulación

La creación de las facturas es un momento de vital importancia en la gestión económica de cualquier negocio. La Ley Antifraude y el reglamento que la desarrollan establecen medidas específicas para regular el alta de las facturas y su anulación:

  • Cuando se expide una factura empleando un programa, se debe generar automáticamente un registro de facturación.
  • Si se ha emitido una factura de manera errónea, se puede anular empleando los programas de facturación adaptados a la Ley Antifraude. Este proceso deberá generar un registro de facturación de anulación. 
  • Los programas de facturación adaptados a la Ley Antifraude deben incorporar a los registros de alta y anulación una huella o «hash».
  • Además los software deben permitir firmar electrónicamente los registros de alta y anulación.

2. Los registros de facturación deben incluir un contenido mínimo

Los registros generados por los programas de facturación adaptados a la Ley Antifraude deben incluir:

  • NIF, nombre y apellidos o razón social del profesional o la empresa que expide la factura. Así como del receptor cuando se trate de un negocio o un autónomo.
  • Especificación de quién ha expedido la factura.
  • Número y serie de la factura.
  • Fecha de expedición de la factura y de las operaciones económicas recogidas en ella. Además, si se ha realizado un pago adelantado también debe reseñarse.
  • Tipo de factura: completa, simplificada, rectificativa (en este caso se deben desgranar las facturas que se rectifican).
  • Descripción de las operaciones económicas.
  • Importe total de la factura.
  • Regímenes del IVA aplicados a las operaciones de la factura.
  • Establecer si el destinatario de la factura es sujeto pasivo del IVA.
  • Base imponible de las operaciones, tipos impositivos y cuotas del IVA
  • Indicar si una operación económica no está sujeta al IVA y explicar la causa.
  • Un código que identifique a los programas de facturación adaptados a la Ley Antifraude para saber qué software generó el registro, cuáles son sus características, cuándo se instaló en la empresa y quién es su productor.
  • La fecha, la hora, el minuto y el segundo exacto en el que se genera el registro de facturación de alta.

3. Los programas de facturación adaptados a la Ley Antifraude deben garantizar la integridad de los registros

Además de todo lo que venimos de desgranar, los programas de facturación adaptados a la Ley Antifraude tendrán que cumplir con una serie de exigencias que van más allá de la creación y el contenido de los registros. De tal forma que sean capaces de garantizar que los registros:

  • Se mantienen íntegros tal y como fueron creados.
  • Se conservan de manera segura y no se pierden. En este sentido, los programas de facturación adaptados a la Ley Antifraude deben permitir la descarga, el volcado, la exportación y el archivo de los registros.
  • Están permanentemente accesibles, sobre todo, en caso de que se requieran en el transcurso de inspecciones de Hacienda.
  • Son fácilmente legibles, especialmente por los inspectores de la AEAT.
  • Se puede realizar la trazabilidad de cada registro desde el momento en que se genera. 
  • No se pueden alterar ni manipular sin que los programas de facturación adaptados a la Ley Antifraude detecten esta clase de actividades y alerten sobre ellas. Por ello, se contempla que los software dispongan de un registro de eventos que permita llevar un control de las interacciones con los registros. 

4. Las soluciones no pueden permitir alterar la contabilidad y la facturación real del negocio

Un aspecto interesante de los programas de facturación adaptados a la Ley Antifraude es que esta norma también establece una serie de acciones prohibidas. Es decir, deben estar desarrollados de tal forma que no permitan a ningún usuario:

  • Llevar contabilidades diferentes a la que se declara (lo que conocemos popularmente como contabilidad B).
  • No reflejar alguna anotación de transacciones y operaciones económicas realizadas por el negocio.
  • Realizar el registro de transacciones diferentes a las anotaciones que se han llevado a cabo.
  • Alterar transacciones ya registradas.

5. Los software tienen que estar certificados por la AEAT

La Ley Antifraude establece que los software que se empleen para registrar la facturación y la contabilidad deben estar certificados

¿En qué consiste el proceso de certificación?

  • Las compañías que desarrollen programas de facturación adaptados a la Ley Antifraude deberán, según el reglamento, emitir una declaración responsable en la que hagan constar que los software cumplen todos los requisitos que hemos ido desgranando.
  • Asimismo, debe incluirse en la declaración responsable:
    • El tipo de programa y sus funcionalidades.
    • Las características de instalación.
    • Los datos identificativos de la compañía que lo ha desarrollado y el momento en el que se ha firmado la declaración.
  • Esta declaración deberá figurar por escrito y estar visible en el propio software. Además, ha de estar disponible para las empresas y los profesionales en el momento en el que se adquiera el programa.
  • Las empresas que desarrollen programas de facturación adaptados a la Ley Antifraude deben facilitar las declaraciones responsables a la Agencia Tributaria y a los clientes cuando les sean solicitadas.
  • La AEAT podrá requerir a los productores y comercializadores de software toda la información necesaria para verificar que se tratan de programas de facturación adaptados a la Ley Antifraude.

Multas por emplear programas de facturación que no están adaptados a la Ley Antifraude

¿Cómo se va a garantizar el desarrollo, la comercialización y el uso de programas de facturación adaptados a la Ley Antifraude? La norma contempla dos tipos de sanciones económicas:

  1. 150.000 euros de multa a las compañías que produzcan o comercialicen software que soporten procesos contables y de facturación que no cumplan los requisitos anteriores salvo la falta de certificación. Esta multa se impondrá por cada ejercicio económico en el que se haya vendido el software. Asimismo, la ausencia de certificación del programa se sancionará con 1.000 euros por cada software no certificado debidamente. 
  2. Las empresas y los profesionales están obligados a usar solo programas de facturación certificados y no pueden alterar software certificados. En este caso la multa ascenderá a 50.000 euros por cada ejercicio económico.

Esto implica que la práctica totalidad del tejido productivo solo va a poder usar programas de facturación adaptados a la Ley Antifraude y desechar herramientas que no cumplan los requisitos de la norma. Puesto que el reglamento que desarrolla la ley es de obligado cumplimiento para:

    • Contribuyentes del IS.
    • Contribuyentes del IRPF que realicen actividades económicas.
    • Contribuyentes del IRNR que cosechen rentas por disponer de un establecimiento permanente.
    • Entidades en régimen de atribución de rentes que lleven a cabo actividades económicas.

En definitiva, el 1 de julio de 2025 está a la vuelta de la esquina. Por eso, es fundamental que las empresas y los profesionales cuenten, cuanto antes, con programas de facturación adaptados a la Ley Antifraude que les permitan cumplir con la normativa y beneficiarse de todas las funcionalidades de esta clase de software. 

Por ello, el equipo de producto y desarrollo de MN program implementa continuamente todos los requisitos legales para asegurarse de que todas las funcionalidades del software de gestión cumplen con la normativa en vigor, incluida la Ley Antifraude.

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