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¿Qué es la gestión de proyectos?

La organización de los recursos humanos es una de las claves que nos permiten comprender qué es la gestión de proyectos

12 claves para entender qué es la gestión de proyectos

Para saber qué es la gestión de proyectos hay que listar todas las tareas que incluye, desde el estudio de la viabilidad hasta el cierre de un proyecto

¿Cuál es la línea de salida de un proyecto? ¿El momento en el que se empieza a ejecutar? ¿En el instante en el que se cierra el presupuesto con el cliente? ¿O cuando se evalúa la rentabilidad de un proyecto a tenor de experiencias pasadas y previsiones de futuro? Para responder a estas preguntas hay que hallar, primero, la respuesta a una cuestión básica: ¿Qué es la gestión de proyectos?

A grandes rasgos, podríamos decir que es una de las actividades centrales de muchas empresas que ofrecen servicios a sus clientes que se desarrollan en torno a proyectos. Esta disciplina engloba todas las tareas que se deben realizar desde que surge la oportunidad de llevar a cabo un proyecto hasta que este finaliza y se evalúan los resultados cosechados.

Actualmente, la gestión de proyectos se efectúa gracias a soluciones digitales diseñadas expresamente dirigir proyectos a lo largo de todas sus fases. Estamos hablando de los software de gestión de proyectos. Estas herramientas permiten obtener información sobre cada proyecto que se realiza, organizar los recursos humanos, materiales y económicos y supervisar cada aspecto de un proyecto para lograr que sea lo más rentable posible y fortalecer la productividad del negocio.

En esta guía básica vamos a explicar qué es la gestión de proyectos a través de las 12 acciones que conforman esta actividad estratégica.

1. Estudiar la viabilidad de los proyectos

Antes de que un proyecto echar a andar es imprescindible constatar su viabilidad. 

En una economía tan competitiva como la actual, las empresas no pueden permitirse poner en marcha proyectos que no resultarán viables y que, por ende, no generarán beneficios, sino pérdidas.

Por eso, el primer paso de la gestión de proyectos es elaborar un análisis de viabilidad. Para ello, es imprescindible estudiar los datos de proyectos similares que se ejecutaron en el pasado. Así como tener claros los costes de un proyecto, los recursos humanos y materiales que se deberán emplear y los beneficios que se obtendrán tras realizarlo.

Si la inversión que se debe realizar para sacar adelante un proyecto es mayor que los ingresos que este generará, la viabilidad estará en entredicho. 

2. Cerrar los presupuestos de los proyectos

El siguiente paso de la gestión de proyectos es cerrar un acuerdo presupuestario. Por ejemplo, pensemos en una consultora o una gestoría a la que desea contratar una compañía para que lleve a cabo una asesoría laboral integral de cara a optimizar su gestión de los recursos humanos y asegurarse de que cumple con la normativa vigente. Si la empresa determina que debe emplear determinadas horas de trabajo, a la hora de negociar el presupuesto debe establecer un precio acorde y que incluya el pertinente margen de beneficio.

Por eso, la gestión de proyectos debe incluir la negociación de los presupuestos, de cara a evitar que el importe pactado no sea coherente con la inversión que se debe realizar.

3. Fijar las tareas a realizar y los plazos de ejecución

Una vez que el presupuesto se ha cerrado, los profesionales de gestión de proyectos deben listar con precisión todas las tareas y acciones que se deben realizar para ejecutar y completar un proyecto. 

Esta sistematización es esencial para lograr que un proyecto se realice de manera coherente, optimizando al máximo el tiempo y fortaleciendo la productividad. 

Junto a las tareas, es crítico fijar los plazos de ejecución del proyecto para evitar incumplir las deadlines pactadas con el cliente. 

Por eso, en la gestión de proyectos es tan importante el qué hay que hacer como el cuándo hay que hacerlo.

Los programas de gestión de proyectos permiten listar todas las tareas y asignarles plazos de ejecución. Además, las soluciones más avanzadas ofrecen la posibilidad de crear tareas predefinidas para cada clase de proyecto, de tal forma que una vez que se inicia un nuevo proyecto ya se pueden cargar todas las tareas de forma automática.

Esto resulta especialmente útil para aquellas empresas que llevan a cabo proyectos perfectamente sistematizados. Por ejemplo, un estudio de arquitectura que diseña una vivienda unifamiliar siempre realiza las mismas tareas para elaborar el proyecto arquitectónico.

Para comprender qué es la gestión de proyectos hay que tener en cuenta la forma en la que se organizan las tareas y los recursos humanos y materiales

4. Estimar las horas de trabajo, los recursos necesarios y los gastos

Asimismo, antes de que arranque la ejecución de un proyecto, el responsable a cargo de este debe estimar las horas de trabajo que se necesitan para completar cada tarea, así como los recursos materiales, equipos y software que se necesitan y los gastos que pueden acarrear las diferentes tareas.

El programa de gestión de proyectos es fundamental en esta tarea porque permite introducir toda esta información y compararla con los ingresos previstos de acuerdo al presupuesto firmado de cara a obtener la rentabilidad esperada.

Esta fase de la gestión de proyectos revela toda su importancia cuando el proyecto ya está en ejecución. Puesto que las estimaciones se pueden comparar de manera continua con los datos reales. Trabajar con un software de gestión de proyectos facilita la obtención de esta información, porque de una manera ágil y sencilla cada profesional puede registrar el tiempo que invierte en un proyecto o los gastos en los que incurre.

5. Asignar las tareas y los recursos

Tras estimar las horas de trabajo y los recursos que se consumirán, los profesionales a cargo de la gestión de proyectos deben encomendar las diferentes tareas a los profesionales que participarán en su ejecución.

Para ello, deben conocer las aptitudes de cada trabajador, su tiempo disponible e incluso su calendario laboral. 

Lo mismo sucede con los recursos, sobre todo, cuando se deben emplear equipamientos de la empresa, ya que es posible que más de un proyecto necesite usar un dispositivo o equipo determinado.

El programa de gestión de proyectos facilita sobremanera la asignación de tareas y recursos, puesto que permite a los profesionales saber con precisión qué tareas tienen asignadas, cuál es su plazo de ejecución, qué recursos tienen a su alcance y cuántas horas se estima que deben dedicar a cada tarea.

Gracias a este caudal de información, cada profesional puede gestionar su tiempo de la forma más productiva para cumplir con la carga de trabajo que tiene asignada.

6. Establecer los flujos de trabajo

Junto a la distribución de las tareas, otro aspecto esencial para entender qué es la gestión de proyectos es el diseño de los flujos de trabajo. Puesto que muchas tareas no se pueden realizar hasta que se ejecuten otras de las que dependen directamente. 

Existen múltiples metodologías para diseñar flujos de trabajo eficientes y que sean capaces de maximizar la productividad de una empresa. Los programas de gestión de proyectos ofrecen la posibilidad de organizar los flujos de trabajo de manera visual a través de esquemas y representaciones gráficas como el método Kanban o el diagrama de Gantt

Visualizar todas las tareas teniendo en cuenta la línea temporal es esencial para gestionar un proyecto de manera eficaz y evitar que los flujos de trabajo no estén diseñados de forma óptima y puedan dar lugar a cuellos de botella que lastren el desarrollo de todas las tareas. 

Las empresas emplean software para gestionar sus proyectos y poder controlarlos en todo momento

7. Supervisar la ejecución de las tareas y modificar el plan de trabajo

Hasta ahora, hemos abordado qué es la gestión de proyectos centrándonos en las fases previas a la ejecución, pero esta fase es crítica para entender en qué consiste esta actividad. 

Durante la ejecución de un proyecto es crítico llevar a cabo un control sobre las tareas para tener constancia de cuáles se han ejecutado, cuáles están en proceso de ejecución, qué acciones aún están pendientes y constatar si existe algún retraso con respecto al plan de trabajo prefijado

En las fases anteriores se lleva a cabo una planificación y una estimación de los trabajos, pero la realidad, en muchas ocasiones, modifica las previsiones. 

Por eso, al hablar de qué es la gestión de proyectos, debemos tener en cuenta que esta actividad estratégica sirve para controlar la ejecución de un proyecto y garantizar que un servicio se realiza en el tiempo acordado y sin desviarse de las previsiones para conseguir mantener la rentabilidad prevista.

Si una empresa tiene implementado un software de gestión de proyectos, la supervisión de la fase ejecución es muy sencilla y eficaz. De hecho, algunas soluciones permiten automatizar la generación y envío de informes a los responsables y a los trabajadores de un proyecto para estar permanentemente al tanto del nivel de ejecución. 

Asimismo, esta información es de vital importancia a la hora de tomar decisiones para agilizar o priorizar algunas tareas y modificar el plan de trabajo con el objetivo de garantizar la rentabilidad y llegar a la línea de meta a tiempo.

8. Controlar los costes y proteger el margen de beneficio

En línea con la clave anterior, cuando reflexionamos sobre qué es la gestión de proyectos debemos tener en cuenta que esta actividad tiene como misión controlar que los costes de los proyectos no se desvíen de lo previsto.

Gracias a los programas de gestión de proyectos es posible controlar de forma permanentemente actualizada la evolución de los gastos de un proyecto. Puesto que los profesionales pueden asignar en estas soluciones las horas que dedican a un proyecto, así como gastos asociados al mismo, como dietas, peajes o kilometraje.

La solución transforma automáticamente las horas de los trabajadores en coste salarial, teniendo en cuenta el salario de cada profesional. Puesto que un responsable de proyecto tiene un sueldo superior al de un profesional que no ocupa un cargo de responsabilidad. 

Gracias a ello, es posible comprobar si se produce alguna desviación en los costes en los que se incurre durante la realización de un proyecto e intentar ajustar los gastos futuros para reconducir la situación.

9. Dar respuesta a las incidencias

Al explicar qué es la gestión de proyectos, también debemos tener en cuenta que la persona al cargo de un proyecto debe gestionar las crisis que se puedan producir. 

Como señalamos antes, de forma habitual se produce una tensión entre las previsiones y la realidad. En el transcurso de un proyecto se pueden producir incidencias que alteren los planes y que requieran una toma de decisiones eficaz. 

Un software de gestión de proyectos agiliza la detección de las incidencias y facilita la puesta en marcha de soluciones para conseguir que la ejecución del proyecto prosiga y el resultado final, ya sea un servicio o un producto, no se vea afectado.

Estudiar la viabilidad de un proyecto, controlar su rentabilidad y analizar los datos tras su finalización son algunas de las acciones que debemos tener en cuenta para comprender qué es la gestión de proyectos

10. Elaborar informes de seguimiento y gestionar la comunicación con el cliente

En numerosos proyectos es imprescindible realizar informes de seguimiento para informar a los directivos de la empresa que presta los servicios y, sobre todo, al cliente sobre cómo evoluciona la ejecución de un proyecto.

Para elaborar estos informes de seguimiento, los profesionales pueden usar un software de gestión que permita disponer de plantillas para generar informes de manera sistematizada, volcar la información del proyecto de manera automática y consultar todos los datos para conformarlo. 

De tal forma que lo que podría resultar una tarea excesivamente laboriosa, se puede sacar adelante de manera ágil y precisa.

Los informes de seguimiento se pueden incorporar a los documentos de un proyecto en el software de gestión y enviarlos desde él a los clientes. Además, esta clase de solución permite marcar qué emails están relacionados con un proyecto concreto y consultarlos también desde el software para visualizar los comentarios del cliente en torno a un informe de seguimiento o cualquier tipo de mensaje que se intercambia con él.

11. Entregar el proyecto y evaluar la rentabilidad

Después de la ejecución… ¿qué pasa? ¿Qué otros aspectos debemos tener en cuenta para entender qué es la gestión de proyectos

Tras finalizar un proyecto y entregar un servicio o un producto al cliente, se debe dar por finalizado. 

Esto no implica, solo, la entrega al cliente, sino también el análisis final de la rentabilidad del proyecto

Un software de gestión de proyectos ofrece los datos exactos sobre los costes soportados, las ganancias obtenidas y el nivel de desviación con respecto a lo presupuestado y estimado. 

12. Sistematizar lo aprendido para enriquecer los estudios de viabilidad futuros

Visualizar los resultados finales de un proyecto permite a los responsables de su gestión dictaminar qué se puede mejorar de cara al futuro para incrementar más la rentabilidad. Además, si se dispone de información sobre retrasos en la ejecución se puede investigar qué fallos se han cometido y cómo se pueden optimizar la distribución de las tareas o el diseño de los flujos de trabajo.

Para comprender qué es la gestión de proyectos es necesario pensar más allá de su mera planificación y ejecución. Recopilar en un informe todas las claves de un proyecto puede ser muy útil. ¿Por qué? Sirve para sistematizar las lecciones aprendidas y poder aplicarlas al estudiar la viabilidad de los proyectos futuros. 

En definitiva, reflexionar sobre qué es la gestión de proyectos nos permite listar todas las funciones que incluye esta actividad crítica y contemplar la relevancia que tienen en el éxito de un proyecto. 

Hoy en día, no se puede comprender qué es la gestión de proyectos y su alcance sin hacer referencia a los software que emplean las empresas para organizar los múltiples aspectos y acciones que conforman un proyecto. Esta clase de soluciones han supuesto un antes y un después en términos de eficiencia y facilitan el trabajo de todos los profesionales involucrados en un proyecto.

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