¿Qué es un software de control de stock?
Índice
Un software de control de stock es una herramienta que permite inventariar todos los productos de un negocio y supervisar las compras y ventas
El stock de productos es uno de los aspectos centrales de muchos negocios: minoristas que comercializan múltiples productos, supermercados, bares y restaurantes, fábricas que elaboran diversos tipos de bienes… Toda empresa que venda productos o que adquiera bienes para elaborar otra clase objetos necesita controlar su stock. De hecho, en ámbitos como el de la salud, resulta aún más crítico evitar desabastecimiento de productos.
De ahí que en los últimos años se hayan popularizado los software de control de stock. Estas soluciones permiten inventariar de manera continua los insumos y los productos comercializables de un negocio.
De hecho, los software de gestión más completos incluyen una herramienta de control de stock para supervisar todo el ciclo de vida de un producto: desde que se hace el pedido hasta que se vende. Lo que facilita registro en la facturación y la contabilidad de una empresa.
A continuación, vamos a analizar las claves de los software de control de stock y las ventajas de disponer de un programa de gestión empresarial que permita supervisar el inventario de productos de un negocio, así como la gestión de las compras y de las ventas que realiza.
Evitar quedarse sin existencias
El principal motivo de emplear un software de control de stock es evitar problemas de desabastecimiento.
Ningún negocio que necesita insumos para producir los bienes que comercializa, ni ninguna empresa que se dedique a la venta de productos pueden permitirse incidencias de desabastecimiento. ¿Por qué?
- El desabastecimiento puede afectar a la continuidad de negocio y paralizar algunas de las actividades de una empresa.
- La falta de productos que demandan los clientes conlleva la imposibilidad de venderlos y, por ende, descienden los ingresos que se obtiene a través de la venta.
Un software de control de stock permite a un negocio saber en todo momento cuántas unidades de un determinado producto dispone sin necesidad de bajar al almacenamiento. Siempre que un producto entra en el inventario se registra en el programa, por ejemplo, mediante la inclusión del albarán en el que figura. Y cuando un producto se consume o se vende se registra su salida de tal manera que deje de figurar como disponible en el software de control de stock.
Planificar mejor las compras y optimizar la estructura de costes
Además de evitar problemas de desabastecimiento, el software de control de stock es crítico a la hora de planificar las compras de un negocio.
¿Por qué? Los precios de los bienes fluctúan a lo largo del tiempo. Por ende, una empresa debe planificar cuándo compra los productos que necesita o que comercializa para cerrar su adquisición en el momento más satisfactorio y, así, reducir los costes de compra en la medida de lo posible.
Minorar los costes de adquisición de bienes es fundamental para muchos negocios y puede tener un impacto trascendental en la obtención de beneficios a final de año.
A todo ello debemos sumar el hecho de que almacenar productos consume recursos y espacio y, por ende, genera gastos que debe asumir la empresa.
Sin olvidarnos, claro está, de que algunos bienes caducan o se vencen. Con lo que aquellos productos que no se han empleado o vendido y han superado su fecha de vencimiento no reportarán ingresos y, por ende, su compra habrá sido una pérdida económica que lastrará los resultados de la empresa.
Saber en todo momento dónde se encuentra cada producto
El software de control de stock también es una herramienta que permite a los negocios saber dónde se encuentra cada bien o producto de su inventario desde el momento en que entra en la empresa hasta que se consume o se vende.
Es más, los software de control de stock más completos permiten supervisar el estado de cada producto, de cada lote de bienes o de cada almacén en caso de empresas que dispongan de varios.
Así, es posible saber con precisión no solo cuántas unidades o cantidad de un bien se tiene, sino también en dónde se encuentra localizado. Por ejemplo, para una farmacia es imprescindible conocer con precisión en dónde se encuentra un producto concreto para no tener que invertir una gran cantidad de tiempo improductivo en buscarlo.
Potenciar la venta de productos que se acumulan en el almacén o pueden caducar
Como señalamos antes, uno de los aspectos esenciales de un software de control de stock es que permite a los negocios supervisar tanto el volumen de un producto como la caducidad de los diferentes bienes que tienen en su almacén.
Con esta información en la mano, una empresa puede diseñar una estrategia comercial para:
- Dar salida a los productos cuya fecha de caducidad se encuentra próxima o que pueden estar obsoletos en el corto plazo por la llegada de nuevos avances tecnológicos o innovaciones.
- Fomentar la venta de productos en los que se ha constatado un exceso de stock, en detrimento de otros bienes en los que el stock se encuentra bajo mínimos y que no podrán reponerse de manera inmediata porque:
- Su precio actual es demasiado elevado y generaría un desequilibrio en la planificación financiera y comercial de la empresa.
- Existen problemas en la cadena de suministro del producto que ralentizan su adquisición.
Es decir, el software de control de stock no es solo una herramienta organizativa de primer nivel, sino que también puede ser un arma comercial y ofrecer información valiosa para maximizar ingresos y reducir costes e, incluso, pérdidas económicas.
Clínicas, farmacias: un software de control de stock es clave en el sector sanitario
Como apuntamos al inicio de este artículo sobre el software de control de stock, en el sector de la salud juega un papel fundamental la supervisión del inventario.
Los hospitales, los centros médicos, las clínicas de estética o los odontólogos necesitan tener un control total de sus inventarios. Los productos sanitarios son especialmente sensibles porque entran en juego en el cuidado de la salud de las personas e, incluso, en intervenciones médicas tan relevantes como las cirugías.
De ahí que los centros sanitarios necesiten un software de control de stock que les permita:
- Programar sus compras con antelación para evitar quedarse sin bienes e insumos.
- Automatizar el control de las fechas de caducidad de los bienes.
- Saber en dónde se encuentra cada producto para suministrarlo con la máxima eficacia.
- Obtener información de gran valor para establecer previsiones de consumo de los productos médicos y, así, planificar mejor su adquisición, pero también las finanzas de la propia organización.
¿Por qué usar un software de gestión con control de stock?
Actualmente, no existen, solo, software de control de stock que disponen únicamente de funcionalidades relativas a la gestión y supervisión del inventario.
Los programas de gestión empresarial más avanzados incluyen soluciones de control de stock. ¿Por qué es más beneficioso para los negocios trabajar con esta clase de soluciones integrales?
- Del pedido a la contabilidad, pasando por el inventario. Los software de gestión permiten a los negocios llevar un control exhaustivo de cada producto desde que se encarga el pedido al proveedor hasta que el bien es comercializado o se emplea en la producción de bienes y servicios. Esta clase de programa dispone de una base de datos de proveedores, así como una herramienta de compras que permite:
- Registrar los pedidos.
- Centralizar las comunicaciones con los proveedores.
- Incluir los albaranes en el programa cuando llegan los pedidos.
- Comprobar que los albaranes y los pedidos coinciden.
- Vincular las facturas recibidas con los albaranes de los pedidos.
- Traspasar la información de la facturación a los libros contables y a los modelos tributarios.
- Interconectar el inventario con el CRM. Que el software de control de stock y la solución de gestión de clientes formen parte de un mismo entorno de trabajo permite que la información fluya de uno a otro. Esto trae consigo dos grandes ventajas:
- Cuando se vende un producto, automáticamente se da de baja en el inventario. De tal forma que se ahorra tiempo y se evita tener que abrir varios programas.
- Es posible asociar los productos a los clientes que los adquieren de manera regular o que los han encargado. De tal manera que cuando se registra un albarán en el software de control de stock que incluye el producto que un cliente va a adquirir, esta información se traspasa a su ficha y el negocio puede mandarle un email o un WhatsApp o llamarlo para informarle.
- Asociar los insumos y productos adquiridos con los proyectos de la empresa. Muchos negocios trabajan mediante proyectos. Si se dispone de un software de gestión con control de stock es posible asociar las compras de bienes que se lleven a cabo con los proyectos en los que se van a emplear los insumos. Lo que resulta esencial a la hora de cobrar los proyectos. Además, si el programa de gestión tiene una solución que permite evaluar la rentabilidad de los proyectos, se podrá sumar automáticamente el gasto en bienes junto con otros costes (salarios, dietas, etc.) y confrontarlos con los ingresos obtenidos.
En definitiva, miles de empresas necesitan disponer de un software de control de stock para inventariar sus productos e insumos, prever las necesidades de adquisición de bienes, evitar situaciones de desabastecimiento y adaptar su estrategia comercial a los niveles de stock de sus productos.
Los software de gestión con control de stock ofrecen todas estas funcionalidades pero, además, cuentan con la ventaja de interconectar el almacén de un negocio con la gestión de los clientes y las ventas, las herramientas de rentabilidad, la realización de la facturación, la contabilidad y la cumplimentación de los modelos tributarios.
