Cómo recibir las facturas de los clientes y otros documentos sin esfuerzo
La importancia de recibir las facturas de los clientes con éxito
Un software de gestión integral ayuda a las asesorías y los despachos a recibir las facturas de los clientes ahorrándoles tiempo y esfuerzo
«Se acerca el final del trimestre». Detrás de esta frase se esconden cientos de horas de trabajo y numerosos quebraderos de cabeza para asesorías, gestorías y despachos que se encargan de gestionar las declaraciones fiscales de profesionales y empresarios.
El trimestre, como cualquier empresario sabe bien, hace referencia a la presentación del modelo tributario 303 de autoliquidación del IVA que ha de realizarse cuatro veces al año.
Para poder realizar este trámite, las asesorías y los despachos necesitan recibir las facturas de los clientes. Tanto las emitidas, como las recibidas.
Esta acción, a priori tan sencilla, consume mucho tiempo y esfuerzo. ¿Por qué? Las empresas se olvidan de remitir las facturas. Los emails donde van adjuntas se traspapelan. La organización de todos los documentos de cientos de clientes se vuelve muy compleja….
¿Cómo pueden las asesorías y los despachos recibir las facturas de los clientes así como otros documentos clave para elaborar las nóminas o la contabilidad de una manera que resulte eficaz?
Actualmente, estos negocios tienen a su disposición software de gestión integrales que incluyen funcionalidades como un Portal de Clientes desde el que las empresas y los profesionales pueden enviar todos sus documentos de un forma cómoda y segura.
A continuación, vamos a abordar cómo se pueden recibir las facturas de los clientes y otros documentos con la máxima eficiencia para ayudar a las empresas y los profesionales a cumplir con sus obligaciones fiscales, contables o laborales.
Los problemas de recibir la documentación a través del email
El canal más habitual que usan las asesorías y los despachos para recibir las facturas de los clientes y el resto de documentación que necesitan para prestarles sus servicios es el email.
¿Cuáles son las principales desventajas de usar el correo electrónico para recibir las facturas de los clientes?
- Se corre el riesgo de que el gestor de correo colapse al recibir demasiados emails y adjuntos.
- Las asesorías pueden exponerse a quedarse sin almacenamiento disponible.
- Es probable que algún email y documento se traspapele.
- Resulta difícil organizar de una forma eficiente todos los documentos recibidos.
Los software de gestión para asesorías y despachos más avanzados permiten asociar automáticamente los emails recibidos a los expedientes de clientes con los que guardan relación.
De esta forma, es posible sortear uno de los principales problemas de recibir las facturas de los clientes a través del email. Ya que el programa establece autónomamente la conexión entre correos y expedientes. Así, el asesor que gestiona a un cliente puede consultar en su expediente todos los emails que le ha enviado y tener acceso a su documentación.
Los retrasos y olvidos de los clientes alteran la gestión de la carga de trabajo
Más allá de la organización de la documentación, las asesorías y los despachos se enfrentan a otro desafío de gran relevancia: que los clientes no se olviden de mandar a tiempo toda la documentación necesaria.
A la hora de hacer frente a este reto, las asesorías cuentan con la inestimable ayuda de los software de gestión. ¿Por qué?
Las soluciones más potentes del mercado permiten a los asesores:
- Enviar mensajes en bloque a sus clientes recordándoles que tienen pendiente el envío de documentación.
- Controlar la fase en la que se encuentra cada tarea en un solo vistazo. Por ejemplo, es posible saber qué declaraciones tributarias no se han presentado porque es necesario que las empresas y los profesionales den su aprobación al modelo tributario cumplimentado por la asesoría.
- Programar recordatorios automáticos por email o WhatsApp a los clientes para que no se olviden de que tienen que enviar documentos.
De esta forma, se logran reducir los retrasos al recibir las facturas de los clientes y, así, las asesorías disponen de más tiempo para organizar su carga de trabajo. Esta cuestión es crítica, sobre todo, en momentos pico del año como la finalización de los trimestres del IVA, la campaña de la Renta o el inicio de un nuevo año fiscal y contable.
En estos periodos especialmente sensibles, muchas asesorías se ven sobrepasadas como consecuencia del retraso en la recepción de los documentos que necesitan para presentar modelos tributarios, cerrar la contabilidad de un negocio o justificar una subvención.
Así, los software de gestión agilizan la recepción de todos los documentos y permiten a las asesorías trabajar de una forma más eficaz y organizada a lo largo de todo el año.
Incumplir plazos legales acarrea consecuencias negativas para los clientes
Si para las asesorías y los despachos recibir las facturas de los clientes con retrasos supone un hándicap a la hora de prestarles sus servicios, para las empresas y los profesionales puede conllevar consecuencias mucho más graves.
¿Por qué? Los negocios tienen que cumplir con sus obligaciones fiscales, contables y laborales en tiempo y forma. De lo contrario, se exponen a inspecciones de Trabajo y de Hacienda, cuantiosas multas y conflictos con los trabajadores.
Por eso, optimizar la forma de recibir las facturas de los clientes no es un objetivo crítico únicamente para las asesorías y los despachos, sino para los propios clientes.
Ni los empresarios ni los autónomos desean ser sancionados por presentar tarde un modelo tributario o tener problemas con sus trabajadores por retrasarse en la gestión y abono de sus nóminas.
Recordatorios automáticos para evitar que se traspapelen tareas y plazos
No solo los clientes se olvidan de enviar a sus asesores los documentos que necesitan. Al fin y al cabo, todos somos humanos y, por lo tanto, tendemos a equivocarnos y a ser víctimas de olvidos involuntarios.
¿Qué queremos decir con esto? A un asesor o gestor también se le puede olvidar presentar un modelo tributario, enviar a una empresa las nóminas de sus trabajadores en la fecha acordada o presentar una solicitud para que un profesional obtenga una subvención.
Por suerte, los software de gestión para empresas y autónomos permiten erradicar los olvidos. ¿Cómo? Activando alertas que informen a los usuarios de todas las tareas que tienen pendientes y del vencimiento de los plazos fijados para realizarlas.
De esta forma, un asesor no debe controlar de forma mental las actuaciones que tiene que realizar, sino que el programa se encarga de recordárselas para que pueda cumplir con todos los plazos.
Esta funcionalidad ahorrar múltiples quebraderos de cabeza y problemas a las asesorías y les permite prestar todos sus servicios a tiempo.
Portal de Clientes: Una forma sencilla de recibir facturas de los clientes
Como apuntamos al inicio de este artículo, algunos programas de gestión incluyen plataformas que se pueden poner a disposición de los clientes de asesorías y despachos de cara a recibir las facturas de los clientes con suma facilidad.
¿De qué manera funciona un Portal de Clientes? Se trata de una plataforma web a la que el cliente accede gracias a unas credenciales facilitadas por su asesoría o bufete.
En dicho portal, puede volcar todos los documentos que su asesor necesita para cumplimentar sus declaraciones fiscales, elaborar sus nóminas, dar de alta o de baja a trabajadores en la Seguridad Social, justificar subvenciones o elaborar la contabilidad.
El proceso de subida de documentos es rápido y seguro.
Además, como este portal depende del software de gestión, el programa automáticamente incorpora todos los documentos a los expedientes de los clientes, sin que la asesoría o el despacho tenga que realizar ninguna acción.
Un software de gestión ayuda a sistematizar la documentación
Las asesorías no solo necesitan ser eficaces al recibir las facturas de los clientes y otra clase de archivos, sino también en el proceso de organización de los documentos que elaboran ellas. ¿A qué nos referimos?
Por ejemplo, una asesoría o un despacho procede a presentar todas las declaraciones tributarias de sus clientes y obtiene los pertinentes justificantes. El siguiente paso que debe dar es organizarlos y almacenarlos en los expedientes de los clientes.
Otro tanto sucede, por ejemplo, a la hora de elaborar las nóminas de las empresas.
Los software de gestión no solo permiten recibir las facturas de los clientes con facilidad, sino que, además, los programas más avanzados emplean tecnología de vanguardia para archivar automáticamente documentos como justificantes fiscales o nóminas.
Así, una asesoría no debe invertir una ingente cantidad de tiempo improductivo en archivar los documentos que crea, sino que el software se dedica a hacerlo por ella. De tal forma que el programa asocia automáticamente nóminas, impuestos, justificaciones de subvenciones y otros documentos a las fichas de los clientes.
Dar acceso a los clientes a toda la información legal y fiscal que necesitan
El Portal de Clientes no solo sirve para que las asesorías puedan recibir las facturas de los clientes y el resto de su documentación con facilidad. A través de esta plataforma web, las empresas y los autónomos pueden consultar todos sus documentos y descargarse archivos como los justificantes de haber presentado los impuestos o los documentos con las nóminas de sus trabajadores.
Esto supone una auténtica revolución en la forma en que una asesoría o un despacho se relaciona con sus clientes. ¿Por qué?
- Ya no es necesario enviar los documentos a través de email.
- Es posible mandar emails o WhatsApps en bloque a los clientes informándoles de que tienen a su disposición determinado documento en el Portal de Clientes.
- Se reducen al mínimo las llamadas de clientes solicitando cuestiones como los justificantes de las declaraciones tributarias, ya que autónomamente pueden acceder a la plataforma y comprobar si ya están disponibles dichos justificantes.
- Las asesorías y los despachos pueden establecer a qué información y documentación tienen acceso sus clientes.
- Se acostumbra a las empresas y a los profesionales a emplear la plataforma, lo que contribuye a que la usen para enviar documentos y, así, las asesorías pueden recibir las facturas de los clientes de manera ágil, sencilla y eficaz.
En definitiva, para las asesorías y los despachos resulta absolutamente crítico recibir las facturas de los clientes y otros documentos de índole económica o legal. Al fin y al cabo, sin esta documentación no pueden prestarles sus servicios.
Por eso, es fundamental que dispongan de las herramientas adecuadas para:
- Evitar los retrasos y erradicar los olvidos en el envío de documentación.
- Automatizar las comunicaciones con los clientes y darles facilidades para el envío y la consulta de sus documentos.
- Programar alertas que les permitan llevar a cabo todas las tareas dentro de los plazos fijados.
- Organizar la carga de trabajo de un forma eficaz para maximizar su rentabilidad y productividad.
