Cómo reducir las horas improductivas de tu negocio

Reducir las horas improductivas es clave para que las empresas saquen el máximo partido al valioso tiempo de sus trabajadores e incrementen su rentabilidad

Steve Jobs, una de las personas clave del último medio siglo, el hombre que convirtió Apple en una compañía global creía que las reuniones lastraban, a menudo, la productividad de los profesionales y las empresas. Al fin y al cabo, ¿quién no ha tenido nunca una reunión en la que ha sentido que estaba perdiendo su valioso tiempo? Reducir las horas improductivas que acumulamos a lo largo de la semana laboral es clave para desterrar esa sensación y sentir que le estamos sacando todo el partido posible a nuestro tiempo.

Más allá de la reuniones, lo cierto es que en nuestro día a día tenemos que afrontar interrupciones y tareas administrativas que terminan por traducirse en horas improductivas. ¿Cuál es la mejor forma de reducirlas? Sabiendo cuántas son, en qué momentos se producen o cómo afectan a las tareas productivas y, así, poder tomar medidas para conseguir reducir las horas improductivas a final de mes y que sean insignificantes.

Para ayudar a los negocios y a los trabajadores en esta misión, en MN program hemos diseñado la herramienta Time Report que permite a las empresas y los profesionales imputar tiempos, diferenciar entre horas improductivas y productivas y visualizar cómo gestiona el tiempo una persona con el objetivo final de incrementar la productividad de las plantillas.

En este artículo vamos a abordar cómo se puede usar la herramienta Time Report del software de gestión de MN program para categorizar las tareas en función de su productividad y reducir las horas improductivas de los trabajadores.

Convierte la imputación de tiempos en un hábito diario

Para que la imputación de tiempos sea útil a la hora de reducir las horas improductivas de un profesional o un negocio ha de convertirse en un hábito diario. Es decir, no basta con imputar el tiempo de vez en cuando. Ni realizar esta acción una vez a la semana, porque se verá lastrada por inexactitudes.

Por eso, el software de gestión de MN program ayuda a los trabajadores a incorporar la imputación de tiempos a su rutina laboral. A través de funcionalidades como la Vista Semanal se pueden establecer en cuestión de segundos en qué actividades se han invertido las horas de cada profesional y visualizar todas las actuaciones realizadas a lo largo de una semana.

Además, la herramienta Time Report cuenta con un contador automático del tiempo. De tal forma que el trabajador solo tiene que pulsar en el icono Play cuando comienza a realizar una actividad. El programa contará el tiempo desde ese mismo momento. Cuando se finalice la actuación, bastará con que el profesional pulse en Stop y, acto seguido, seleccione la ficha de cliente o el proyecto al que desea imputar el tiempo contabilizado.

Además, puede añadir una descripción para establecer en qué se invirtió el tiempo, lo que resulta fundamental para llevar a cabo un análisis que permite reducir las horas improductivas.

Trabaja con actuaciones predefinidas para segmentar tus actividades

Precisamente, el software de gestión dispone de una funcionalidad que facilita el trabajo de análisis del tiempo. ¿Cuál? La posibilidad de crear actuaciones predefinidas y sistematizar la diferenciación entre tareas productivas e improductivas.

Por ejemplo, un ingeniero o un arquitecto pueden crear en el software actuaciones que sean «Proyecto». Esta tipología se seleccionará cuando se imputen tiempos dedicados a realizar un proyecto en concreto. Por ejemplo, el diseño de planos o múltiples operaciones de cálculo. A su vez, los profesionales pueden crear un tipo de actuación que sea «Otros». Estas actuaciones se escogerán cuando se traten de horas improductivas, por ejemplo, diversas conversaciones con otros compañeros, no imputables a un proyecto en concreto. O, directamente, para las interrupciones que todos sufrimos en nuestro día a día.

¿Por qué es útil esta clasificación? Permite visualizar con suma facilidad cuántas horas emplea un trabajador realizando tareas productivas, que generan ganancias económicas y cuántas, en cambio, no lo son.

Reducir las horas improductivas resultará, así, mucho más sencillo y esto redundará en un aumento de la productividad, pero también de la rentabilidad del trabajador y la empresa.

Analiza las actuaciones improductivas para reducirlas

Al fin y al cabo, al única forma de lograr reducir las horas improductivas es sabiendo con precisión cuándo se producen, qué dinámicas de trabajo las generan y cómo afectan a las actuaciones productivas.

Time Report puede ser un aliado fundamental en esta misión, porque permite obtener una panorámica precisa y muy visual sobre cómo gestiona su tiempo cada profesional.

Muchas veces, nuestro trabajo se ve lastrado por interrupciones y ni siquiera somos conscientes de cuándo se producen, cuánto se alargan y cómo repercuten en las actividades productivas que estábamos realizando. Identificar las interrupciones y situarlas en su contexto arrojará luz sobre las actividades improductivas.

Por otra parte, para optimizar la gestión de nuestro tiempo también resulta fundamental cuantificar cuántas horas le dedicamos a cada actividad que hacemos, sobre todo, en el caso de colectivos como los ingenieros o los arquitectos que trabajan por proyectos y realizan actividades análogas en todos ellos.

Así, una actuación productiva puede dejar de serlo si se realiza durante más horas de lo que se considera óptimo. Esto se traduciría en un retraso en la entrega del proyecto y en una desviación presupuestaria, puesto que la empresa debería invertir más horas de trabajo de las que había presupuestado, reduciéndose el margen de beneficio. Por ello, no basta con reducir las horas improductivas, sino que es fundamental optimizar la forma de trabajo y ajustar los tiempos que consumen las actuaciones que conforman un proyecto o que se ejecutan para prestarle el mejor servicio a un cliente.

Minimiza las horas improductivas y maximiza las productivas

Puede parecer una obviedad, pero todo negocio debe considerar que reducir las horas improductivas de sus profesionales es una prioridad empresarial y una misión estratégica. De lo contrario, su funcionamiento y sus resultados económicos serán peores de lo que deberían ser.

Los negocios son muy complejos, en ellos entran en juego múltiples derivadas y han de encajar los intereses de sus clientes, las cualidades de sus profesionales y los objetivos empresariales. Por eso mismo, han de atender a infinitas cuestiones y priorizar lo relevante. La captación de clientes, la fidelización de los consumidores, la gestión de los recursos humanos, la contabilidad y la realización de inversiones son actividades estratégicas. Sin embargo, analizar la productividad, optimizar la forma en la que se trabaja y reducir las horas improductivas también deben serlo.

Sobre todo, porque productividad y rentabilidad van de la mano. Si la productividad de un negocio es elevada y el tiempo se gestiona con eficacia, los resultados económicos serán mejores.

En definitiva, si quieres reducir las horas improductivas, potenciar las actuaciones productivas, evitar desviaciones y retrasos y poner en valor tu talento o el de tus profesionales puedes emplear el software de gestión para imputar tiempos, visualizarlos y analizarlos con suma facilidad.