Crea reglas automáticas para agilizar y sistematizar los procesos de tu negocio
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El software de gestión se puede emplear para configurar reglas automáticas que permitan encadenar actuaciones y automatizar procesos
En los últimos meses, la Inteligencia Artificial ha acaparado todos los focos mediáticos, sociales y económicos. La irrupción de ChatGPT y otras inteligencias artificiales generativas ha puesto sobre la mesa la importancia de la automatización de tareas. Sin embargo, automatizar procesos es una acción estratégica que han implementado desde hace décadas sectores como el de la automoción o el de la alimentación.
La gran revolución en torno a la automatización ha venido de la mano de la aparición de soluciones como el software de gestión, que permite crear reglas automáticas para eliminar acciones puramente burocráticas y para las que no es necesario emplear la inteligencia y el talento humanos.
¿Por qué es tan importante la irrupción de los programas de gestión y las herramientas RPA (Robotic Process Automation)? Porque democratiza el acceso a la automatización, permitiendo a toda clase de negocios y profesionales, sin importar su sector económico ni su tamaño, establecer reglas automáticas para agilizar y sistematizar las formas en las que operan.
El software de gestión de MN program cuenta con un módulo RPA que permite crear reglas automáticas y reducir la carga administrativa de cualquier negocio. Y, tras la última versión del programa, la 23.05, las posibilidades de creación de reglas han aumentado, otorgando a las empresas una mayor libertad para definir sus procesos y aumentar su productividad.
Módulo de RPA: Mejorar los flujos de trabajo
El módulo RPA del software de gestión tiene como misión eliminar tareas repetitivas y que no aportan valor añadido, agilizar los flujos de trabajo y liberar a los profesionales de realizar acciones improductivas, en las que no pueden emplear todo su talento.
Gracias a esta herramienta, una empresa puede configurar atajos y generar automáticamente acciones ligadas a otras tareas. Por ejemplo, una empresa puede establecer que si un cliente acepta un presupuesto, automáticamente se genere un contrato para que sea firmado por las partes interesadas.
Por su parte, una academia de formación puede crear una regla automática para que, cuando se cambia el estado de un alumno a matriculado, se le envíe un correo automáticamente confirmándole que la matrícula se ha completado con éxito.
Ahora, pensemos en una caso común a todas las empresas. Se pueden crear reglas automáticas para que se envíen a los clientes las facturas a final de mes.
Las posibilidades de automatizar actuaciones en cualquier empresa son múltiples. La automatización de procesos no está, solo, al alcance de las grandes compañías. Las pymes y los autónomos también pueden configurar reglas automáticas y atajos para liberarse de carga de trabajo meramente burocrática.
Crea todas las actuaciones que necesites a través de las reglas automáticas
¿Qué son las reglas automáticas? La forma en la que se registra en el software de gestión qué acciones debe realizar el programa de forma autónoma. Por ejemplo, pensemos en una empresa de recobros. Puede crear una actuación que sea envío carta. Al marcarse como realizada, el software de gestión crea automáticamente un documento de Word que será la carta que ha de enviarse al deudor.
Pongamos otro ejemplo, una firma de abogados puede crear una regla automática para que cuando se marque como realizada la actuación de un juicio, la etapa del expediente del cliente se cambie directamente a esperando sentencia.
Hasta ahora, el software de gestión permitía crear reglas automáticas para asociar una acción con otra. Por ejemplo, si una empresa envía un presupuesto, generar una tarea de seguimiento. A partir de la versión 23.05 de nuestro programa, se puede automatizar la creación de tantas actuaciones y documentos como la empresa desee.
Así, una actuación puede dar lugar a varias acciones a la vez. Lo que permite establecer procesos a través de reglas automáticas de forma integral.
Ruta | En Ajustes>Módulos premium>RPA > “Mostrar Reglas Automáticas”.
En Actuaciones Predefinidas > pestaña Reglas Automáticas
Dos nuevas clases de reglas automáticas
La otra gran mejora con respecto a las reglas automáticas que trae consigo la versión 23.05 del software de gestión de MN program es la posibilidad de crear no solo más acciones, sino también más tipos de acciones.
Hasta el momento, mediante las reglas automáticas se podían generar actuaciones y documentos. A partir de ahora, además, se podrán realizar preguntas y cambiar estados.
Realizar una pregunta
Mediante esta opción, una empresa puede sistematizar al máximo todos sus procesos. ¿Por qué? Se crea una regla para que cuando se produzca una acción, el software realice una pregunta al profesional para activar o no una nueva actuación y, por lo tanto, continuar con el proceso.
Veámoslo mejor con un ejemplo. Si un profesional envía un contrato a un cliente, se puede establecer que el software le pregunte si el cliente ha firmado o no el contrato. En función de la respuesta, se producirá una acción u otra. Así, si la respuesta es un no, se le envía un correo recordándole que aún no ha firmado el contrato. Mientras que es un sí, el programa cambia automáticamente el estado del cliente a «alta». Lo que nos conduce directamente a la otra regla automática incorporada al software de gestión: cambiar estados.
Cambiar un estado
Los presupuestos, las facturas, los cobros… Hay muchos documentos claves en un negocio que pasan por diferentes estados. Que el estado de cada uno de ellos esté bien establecido en el programa es crucial para llevar un control exhaustivo y riguroso de los presupuestos, las facturas y los cobros.
Gracias a las reglas automáticas es posible automatizar esta tarea, reduciendo el trabajo administrativo, evitando descuidos y sistematizando la forma de gestionar aspectos tan importantes como la facturación o las oportunidades de negocio.
Por ejemplo, a través de las reglas automáticas se puede crear una actuación que sea «Documento LOPD». A través de dicha actuación se crea el documento sobre el consentimiento al tratamiento de los datos y se envía al cliente por correo. Cuando esta actuación se marca como realizada, el software de gestión cambia el estado del campo LOPD de la ficha de cliente a firmada.
Ruta | En Actuaciones Predefinidas > pestaña Reglas Automáticas > Alta > Selecciona el tipo de acción automática
Una herramienta para encadenar procesos
La posibilidad de crear todas las actuaciones que se necesiten y disponer de un variado catálogo de acciones que se pueden automatizar sirven para una cuestión que puede parecer menor, pero es esencial: encadenar procesos.
Gracias a esta funcionalidad, una empresa puede encadenar una acción a otras y, de esta forma, sistematizar todos los procesos para que:
- Se realicen siempre de la misma forma, siguiendo los mismos pasos.
- No se cometan errores o despistes
- Se agilicen los flujos de trabajo
- Se libere a los profesionales de tareas improductivas
La automatización de procesos es fundamental hoy en día. Y ya no solo para las compañías de sectores como los que mencionamos al inicio del artículo. Automatizar actuaciones digitales a través del software de gestión es una decisión estratégica muy útil para cualquier tipo de negocio. Para los abogados a la hora de relacionarse con sus clientes y prestar sus servicios. Para los profesionales de la educación a la hora de tratar a sus alumnos y gestionar sus negocios. Y así podríamos seguir hasta el infinito.
Desde que un cliente desea contratar un servicio o comprar un producto hasta que lo paga, se suceden muchas acciones que la empresa debe realizar. Mediante las reglas automáticas se pueden generar y encadenar todas las actuaciones para que el proceso se realice con la máxima eficiencia.
Bienvenidos a la era de la automatización al alcance de todas las empresas.
