10 requisitos de los programas de facturación certificados por la AEAT

Intercambiar facturas con otros negocios

Cuando se habla de la facturación electrónica, se obvia que, en realidad, esta modalidad ya es obligatoria en lo relativo a las relaciones con las Administraciones Públicas.

De tal manera que la obligación de la facturación electrónica se extenderá, ahora, a las relaciones comerciales. Es decir, al envío y recepción de facturas de otras empresas y autónomos. 

Por ello, uno de los requisitos de los programas de facturación certificados por la AEAT consiste en la capacidad de la solución de generar facturas, enviarlas y recibirlas, registrando toda la información tanto de la factura emitida como de la recibida. 

Esta cuestión es esencial, además, porque permite la introducción de los registros en los libros del IVA y el IRPF, una cuestión que trataremos más adelante.

Permitir la interconexión e interoperabilidad gratuita con todas las soluciones

En línea con el anterior, otro de los requisitos de los programas de facturación certificados por la AEAT gira en torno a cómo se comunican esta clase de soluciones entre sí.

Para posibilitar el envío, la recepción y la consulta del estado de las facturas es imprescindible que cada programa de facturación pueda intercambiar información con el resto de software del mercado.

Esta funcionalidad deberá ofrecerse de manera gratuita, para asegurar la correcta implementación de la facturación electrónica en las relaciones comerciales.

Además, la ley establece que el negocio que recibe una factura, no puede obligar a la empresa que la he emitido a usar un programa de facturación concreto. De ahí que la interconexión sea imprescindible y facilite el derecho a escoger libremente el proveedor de sistema de facturación. 

Posibilitar la consulta del estado de las facturas

Precisamente, otro de los requisitos de los programas de facturación certificados por la AEAT consistirá en que permitan consultar el estado de las facturas tanto a los negocios que las emiten, como a los que las reciben. 

A ello, debemos sumar el hecho de que si las empresas optan por remitir todos sus registros de facturación a la Agencia Tributaria, también se podrán consultar a través de ella para saber, por ejemplo, si una factura que se ha pagado, figura como cobrada en la AEAT.

Conservar el registro de las facturas durante 4 años

Tanto la Ley Crea y Crece como el reglamento que desarrolla la Ley Antifraudes hacen hincapié en el almacenamiento y la accesibilidad de los registros de facturación. 

Por eso, uno de los requisitos de los programas de facturación certificados por la AEAT ha de ser que estas soluciones permitan almacenar de forma segura y accesible todas las facturas durante, al menos, cuatro años.

De tal manera que tanto la Inspección de Hacienda como las personas destinatarias de las facturas puedan obtener una copia sin coste alguno.

Facilitar el envío de las facturas a los particulares y posibilitar el acceso de estos

¿Y qué pasa con los particulares? ¿También habrá que enviarles las facturas de manera electrónica? La respuesta que nos da la Ley Crea y Crece es ambivalente. ¿Por qué? Las empresas que operen en sectores como el financiero, el bancario, los seguros, las telecomunicaciones, el energético o el suministro de agua deberán crear y enviar facturas electrónicas a sus clientes particulares que acepten recibirlas o que las hayan solicitado expresamente.

Además, también estarán obligadas a emitir facturas electrónicas las empresas de transportes, las agencias de viaje y las compañías que realicen venta al por menor cuando comercialicen sus productos y servicios a través de internet. 

A mayores, el Gobierno podrá extender estas obligaciones a otras compañías en función del número de facturas y de su relevancia. 

La norma también contempla que estas empresas deberán permitir a los clientes acceder a las facturas, consultarlas, descargarlas e imprimirlas.

De tal manera que entre los requisitos de los programas de facturación certificados por la AEAT debemos contemplar la posibilidad de que no solo sirven para realizar la facturación electrónica de las relaciones comerciales, sino también para generar, enviar, registrar y almacenar las facturas que se les emiten a los ciudadanos particulares.

Garantizar la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de los registros

El principal objetivo de la Ley Antifraude y de la Ley Crea y Crece es evitar alteraciones en la facturación y la contabilidad de los negocios. Por ello, no es de extrañar que entre los requisitos de los programas de facturación certificados por la AEAT se encuentre la exigencia de que que estas soluciones garanticen:

• La integridad de los datos de facturación. Es decir, evitar que se puedan borrar u ocultar.
• La inalterabilidad de la facturación. O lo que es lo mismo, que no se produzcan cambios en las facturas de los que no quede rastro.
• La trazabilidad de los registros. Para que cualquier profesional y negocio pueda llevar a cabo un control continuo de cualquier factura electrónica.

A ello hay que sumar que los programas de facturación certificados por Hacienda deberán, también, garantizar la conservación, accesibilidad y legibilidad de todos los registros de facturación.

Disponer de un registro de eventos

En relación con los anteriores requisitos de los programas de facturación certificados por la AEAT, debemos señalar una obligación que impone el reglamento que desarrolla la Ley Antifraude: que estas soluciones dispongan de un registro de eventos.

¿Qué es exactamente un registro de eventos? Una funcionalidad que permita consultar en cualquier momento todas las interacciones que llevaron a cabo los usuarios con el software.

De esta manera se puede detectar qué personas realizaron una operación, en qué consistió y cuándo se llevó a cabo.

Diferenciar el acceso a la información tributaria de la consulta de datos confidenciales

Otro de los requisitos de los programas de facturación certificados por la AEAT que deberán cumplir estos software en cuestión de meses consiste en la posibilidad de disociar dos clases de datos:

• Información de índole tributaria y que, por ende, puede ser necesaria en el transcurso de una Inspección de Hacienda.
• Datos confidenciales de los negocios, relacionados con cuestiones estratégicas y sin repercusiones tributarias. 

De esta manera, los programas de facturación permitirán que un inspector pueda consultar los datos que necesite para el desarrollo de su trabajo sin comprometer la confidencialidad de la información empresarial.

Generar registros de alta y anulación de las facturas

Una de las claves de bóveda del RD 1007/2023 es la obligación de que los sistemas de facturación sean capaces de generar tanto registros de alta de cada factura como registros de anulación en caso de que sean anuladas por haberse cometido alguna clase de error. 

 Estos registros deberán incluir los datos esenciales de las facturas (NIF/CIF, número y serie de factura, fecha, importe…), un código que identifique al software con el que se han realizado, una huella o hash y la fecha y hora exactas en las que se creó o anuló una factura.

Remitir los registros de facturación a Hacienda e incluirlos en los libros del IVA y el IRPF

El reglamento de la Ley Antifraude contempla la posibilidad de que las empresas y los autónomos envíen voluntariamente todos sus registros de facturación a la AEAT y que estos se incluyan en los libros del IVA y el IRPF. 

Para ejercer esta opción, las soluciones que se empleen deberán tratarse de sistemas de emisión de facturas verificables, también conocidos como sistemas VERI*FACTU. 

De ahí que los software que cumplan con todos los requisitos de los programas de facturación certificados por la AEAT y permitan a los negocios enviar sus registros a Hacienda, gozarán de esta calificación y, además, estarán plenamente adaptados a las exigencias de la facturación electrónica que se desarrollarán a través de un reglamento cuya aprobación es inminente.

En definitiva, estos 10 requisitos de los programas de facturación certificados por la AEAT dan buena muestra de cómo deben ser los sistemas de facturación que emplean las empresas y los autónomos en su actividad diaria.

A falta de que se apruebe el reglamento de la facturación electrónica y, por lo tanto, se desarrolle lo establecido en la Ley Crea y Crece, estos son los requisitos de los programas de facturación certificados por la AEAT más importantes y que inciden en tres cuestiones clave:

• Evitar la existencia de una doble facturación en las empresas.
• Aprovechar la revolución digital para mejorar la gestión de las facturas y agilizar su cobro.
• Garantizar el acceso a las facturas electrónicas de las personas, empresas y administraciones que tengan intereses legítimos en esta información.

Los sistemas de facturación empresarial no solo son fundamentales para cumplir con las exigencias normativas, sino que, además, abren un amplio abanico de posibilidades para ayudar a las empresas a llevar a cabo su facturación de manera prácticamente automatizada, ahorrando tiempo y costes, evitando errores y agilizando el cobro de las facturas y la supervisión del estado de todas las facturas electrónicas emitidas y recibidas.